Nghệ thuật đặt câu hỏi để
giao tiếp đúng trọng tâm!
Nghe thuat giao tiep: Nghệ thuật đặt câu hỏi để giao tiếp đúng trọng tâm
“Garbage in, Garbage out” là 1 thành ngữ phổ biến trong lĩnh vực phần mềm máy
tính: nếu bạn cung cấp thông tin đầu vào sai thì kết quả trả về sẽ bị sai. Đây cũng là
quy tắc phổ biến trong giao tiếp: Nếu bạn hỏi sai, bạn sẽ nhận được câu trả lời sai,
hoặc một câu trả lời không như trông đợi. Vậy đặt câu hỏi đúng trọng tâm và khiến
người phải trả lời cân nhắc kỹ lưỡng là cả một nghe thuat giao tiep.
Hỏi đúng sẽ khiến giao tiếp hiệu quả và trao đổi thông tin chính xác. Khi đặt câu
hỏi đúng trong một tình huống cụ thể, bạn có thể cải thiện khá tốt về kỹ năng giao
tiếp như thu thập thông tin và học được nhiều hơn; xây dựng mối quan hệ vững
chắc hơn, quản lý con người hiệu quả hơn, đồng thời giúp đỡ mọi người cùng học
hỏi.
Sau đây là một số phương pháp khá phổ biến khi đặt câu hỏi, khi nào nên (không
nên) sử dụng chúng:
1. Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng:
Câu hỏi đóng thường nhận được câu trả lời là một từ, hoặc câu trả lời rất ngắn. Ví
dụ khi bạn hỏi “Bạn có khát nước không?” chỉ câu trả lời nhận được sẽ là “Có”
hoặc “Không”; còn khi hỏi “Bạn sống ở đâu?” thông thường bạn sẽ được trả lời
bằng tên của toà nhà hoặc địa chỉ nơi bạn ở.
Câu hỏi mở sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ cái gì, tại
sao hay bằng cách nào. Một câu hỏi mở đánh vào kiến thức, sự hiểu biết, quan
điểm hoặc cảm xúc của người trả lời. Bạn cũng có thể sử dụng các cụm từ “Bạn
hãy kể với tôi…” hay “Hãy diễn giải…” để đặt câu hỏi mở. Ví dụ:
Chuyện gì đã xảy ra trong buổi họp?
Tại sao anh ta lại phản ứng theo cách đó?
Anh thấy buổi tiệc thế nào?
Hãy kể cho tôi nghe chuyện gì đã xảy ra sau đó.
Hãy trình bày các tình huống một cách chi tiết hơn.
Câu hỏi mở sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp:
1. Phát triển một cuộc trò chuyện mở: Anh đã làm gì trong dịp lễ?
2. Tìm kiếm thêm thông tin: “Chúng ta cần làm gì tiếp theo để đạt được thành
công?
3. Tham khảo ý kiến người khác: “Anh nghĩ thế nào về những thay đổi này?”
Còn câu hỏi đóng sẽ hiệu quả khi bạn muốn:
Kiểm tra khả năng hiểu vấn đề của bạn hoặc người khác: “Vậy nếu tôi đạt trình độ
này, tôi có được tăng lương không?”
Kết thúc một cuộc thảo luận hoặc ra quyết định: “Bây giờ chúng ta đã nắm được
vấn đề, mọi người đều đồng ý đây là quyết định đúng đắn phải không?”
Biểu mẫu: “Bạn có hài lòng với dịch vụ tại ngân hàng của bạn?”
Câu hỏi đóng đặt ra không đúng lúc có thể “giết chết” cuộc đối thoại và dẫn đến sự
im lặng đáng sợ. Tốt nhất chúng ta nên tránh các câu hỏi dạng này khi câu chuyện
đang trôi chảy.
2. Câu hỏi “hình nón”:
Kỹ thuật đặt câu hỏi dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung, sau đó đi vào
trọng tâm trong mỗi câu trả lời để hỏi sâu hơn theo từng cấp độ. Loại câu hỏi này
phổ biến khi người điều tra muốn lấy thông tin từ nhân chứng:
“Có bao nhiêu người tham gia vào trận ẩu đả?”
“Khoảng 10”
“Người lớn hay trẻ em?”
“Đa số là trẻ em”
“Đô tuổi của những đứa trẻ này là bao nhiêu?”
“Khoảng 14-15”
“Chúng có nét gì đặc biệt không?
“Có. Một vài đứa đội mũ bong chày màu đỏ”
“Trên nón có logo nào không?”
“ Ừm có, tôi nhớ đã thấy 1 chữ N lớn”
Bằng cách sử dung kỹ thuật này, nhân viên điều tra đã giúp người làm chứng xây
dựng lại tình huống và tập trung vào chi tiết hữu ích. Có thể anh ta sẽ nhận ra