Nghệ thuật và khoa học xây dựng kế hoạch
M i t ch c đ u ph i c g ng h ng n l c c a m i cá nhân vào m c tiêuọ ổ ứ ề ả ố ắ ướ ỗ ự ủ ỗ ụ
chung. Do đó, khung k ho ch đ c các v trí qu n lý c p cao ho ch đ nh vàế ạ ượ ị ả ấ ạ ị
đi u ch nh là r t quan tr ng: h tr hình thành m c tiêu và chi n l c, t o nhề ỉ ấ ọ ỗ ợ ụ ế ượ ạ ả
h ng v i quá trình hình thành hành vi, và đ nh h ng ph ng th c giao ti p,ưở ớ ị ướ ươ ứ ế
đi u ph i và đi u khi n hành vi c a các thành viên nh m t o ra s th ng nh tề ố ề ể ủ ằ ạ ự ố ấ
trong ho t đ ng c a t ch c. B ng cách đó, t ch c đ t đ c m c tiêu mongạ ộ ủ ổ ứ ằ ổ ứ ạ ượ ụ
mu n.ố
H th ng l p k ho ch c a doanh nghi p có s n ph m là b n k ho ch t ngệ ố ậ ế ạ ủ ệ ả ẩ ả ế ạ ổ
th các ho t đ ng c n th c hi n nh m đ m b o tăng tr ng và th nh v ng lâuể ạ ộ ầ ự ệ ằ ả ả ưở ị ượ
dài. Nhi u nhà nghiên c u cho r ng quá trình l p k ho ch là m t ngh thu t.ề ứ ằ ậ ế ạ ộ ệ ậ
Các nhà nghiên c u khác l i kh ng đ nh đây là m t khoa h c. Trên th c t , quáứ ạ ẳ ị ộ ọ ự ế
trình l p k ho ch là c hai.ậ ế ạ ả Khó khăn n m ch xác đ nh ch c ch n v trí c aằ ở ỗ ị ắ ắ ị ủ
doanh nghi p trong quá trình phát tri n liên t c. M t h th ng ho t đ ng t tệ ể ụ ộ ệ ố ạ ộ ố
trong môi tr ng n đ nh không đ m b o s ti p t c v n hành tr n tru d i cácườ ổ ị ả ả ẽ ế ụ ậ ơ ướ
đi u ki n b t th ng. Mô hình ra quy t đ nh h p lý có tính phù h p cao nh t khiề ệ ấ ườ ế ị ợ ợ ấ
ng i ra quy t đ nh có th d báo hoàn h o các bi n đ i c a môi tr ng. ườ ế ị ể ự ả ế ổ ủ ườ
Khó khăn c a công tác l p k ho chủ ậ ế ạ th ng n y sinh trong các đi u ki n:ườ ả ề ệ
o Khi đ ph c t p c a v n đ c n quy t đ nh v t quá kh năng bao quát c aộ ứ ạ ủ ấ ề ầ ế ị ượ ả ủ
ng i ra quy t đ nh;ườ ế ị
o Khi ngu n l c c n thi t v t quá kh năng đáp ng c a doanh nghi p;ồ ự ầ ế ượ ả ứ ủ ệ
o Khi doanh nghi p ph i đ i m t v i quá nhi u s b t n; và,ệ ả ố ặ ớ ề ự ấ ổ
o Khi các đ ng thái c a đ i th c nh tranh làm vô hi u các chi n l c.ộ ủ ố ủ ạ ệ ế ượ
Hai nhân t có có tác đ ng ch đ o t i chi n l c quy t đ nhố ộ ủ ạ ớ ế ượ ế ị có th k t i là:ể ế ớ
ni m tin vào quan h nhân-quề ệ ả; và l a ch n k t c c có th x y raự ọ ế ụ ể ả . Phân chia
theo tính t t đ nh và b t đ nh có th đ a ra 4 lo i quy t đ nh: quy t đ nh d aấ ị ấ ị ể ư ạ ế ị ế ị ự
trên tính toán, quy t đ nh d a trên phán đoán, quy t đ nh tho hi p, ho c quy tế ị ự ế ị ả ệ ặ ế
đ nh gây áp l c.ị ự
M c đ ch c ch n c a môi tr ng ph thu c r t l n tính ph c t p và tính nứ ộ ắ ắ ủ ườ ụ ộ ấ ớ ứ ạ ổ
đ nh c a chính môi tr ng. Trong môi tr ng n đ nh, s k t c c là h u h n,ị ủ ườ ườ ổ ị ố ế ụ ữ ạ
trong khi đó, môi tr ng bi n đ ng cho m t kho ng r ng các k t qu . Thêm vàoườ ế ộ ộ ả ộ ế ả
đó, các đi u ki n th ng xuyên bi n đ i làm cho vi c ti p c n các thông tin c nề ệ ườ ế ổ ệ ế ậ ầ
thi t ph c v quá trình ra quy t đ nh càng khó khăn h n. Khi môi tr ng liên t cế ụ ụ ế ị ơ ườ ụ
bi n đ i, h th ng ph i không ng ng h c cách đi u ch nh. H th ng không thế ổ ệ ố ả ừ ọ ề ỉ ệ ố ể
ch d a vào các th t và kinh nghi m quá kh mà còn ph i có kh năng đ iỉ ự ủ ụ ệ ứ ả ả ố
m t v i tình hu ng m i trong đó, m i thành viên ph i h c cách v n d ng cácặ ớ ố ớ ỗ ả ọ ậ ụ
ph ng pháp m i.ươ ớ
Thành công c a doanh nghi p ph thu c vào vi c t p h p và huy đ ng các nủ ệ ụ ộ ệ ậ ợ ộ ỗ
l c cá nhân vì m c đích chung nhi u h n là t o áp l c v i m i thành viên. Hi uự ụ ề ơ ạ ự ớ ỗ ệ
qu s n xu t kinh doanh s đ c c i thi n thông qua: (1) nh n th c rõ ràng vaiả ả ấ ẽ ượ ả ệ ậ ứ
trò c a t ng thành viên trong doanh nghi p; và (2) s d ng h th ng k ho chủ ừ ệ ử ụ ệ ố ế ạ
phù h p. Trong m t s tình hu ng, thành viên c a doanh nghi p có nguy nợ ộ ố ố ủ ệ ệ
v ng và kh năng ra th c hi n yêu c u, hi u rõ kỳ v ng c a ng i đ a ra yêuọ ả ự ệ ầ ể ọ ủ ườ ư
c u, và nh n th c đ c c u trúc m ch l c và đ nh h ng rõ ràng là chìa khoáầ ậ ứ ượ ấ ạ ạ ị ướ
d n t i thành công. Trong nh ng tình hu ng nh v y, m i kh năng đ u đ cẫ ớ ữ ố ư ậ ọ ả ề ượ
xem xét, các k t c c đã đ c bi t tr c, và tiêu chí đánh giá quy t đ nh có thế ụ ượ ế ướ ế ị ể
đ c xác đ nh d dàng và tin c y. Ra quy t đ nh là v n đ c a ki m tra cácượ ị ễ ậ ế ị ấ ề ủ ể
ph ng án có kh năng thay th , và l a ch n ph ng án t i u. Nhà qu n lýươ ả ế ự ọ ươ ố ư ả
đ t ra m c tiêu và ki m soát nhân viên trong môi tr ng làm vi c g n bó v i cácặ ụ ể ườ ệ ắ ớ
công vi c và m c tiêu c th , đ ng th i quan tâm t i năng l c hoàn thành vàệ ụ ụ ể ồ ờ ớ ự
khen th ng d a trên k t qu công vi c.ưở ự ế ả ệ
M t đ nh h ng xác đ nh rõ vai trò c a m i thành viên và miêu t rõ ràng m cộ ị ướ ị ủ ỗ ả ụ
tiêu c a doanh nghi p cho phép các quy t đ nh có tính th ng nh t cao làủ ệ ế ị ố ấ
nguyên nhân c a hi u su t làm cao. B i khi đó, các quan h nhân-qu đ củ ệ ấ ở ệ ả ượ
hi u đ y đ môi tr ng t ng đ i n đ nh. Tuy nhiên, phong cách này cũng cóể ầ ủ ườ ươ ố ổ ị
th t o ra các k t qu b t ng do thay đ i quá nhanh c a hoàn c nh ho c quanể ạ ế ả ấ ờ ổ ủ ả ặ
h nhân-qu không rõ ràng. Trong tình th này, d a vào ý ki n và cam k t c aệ ả ế ự ế ế ủ
các thành viên đ đ a ra các c l ng và đi u ch nh c a nhóm là cách làmể ư ướ ượ ề ỉ ủ
thích h p.ợ
K t qu kinh doanh trong hoàn c nh c c u ra quy t đ nh có c u trúc y u sế ả ả ơ ấ ế ị ấ ế ẽ
đ c c i thi n khi quá trình hành vi đ c xem xét và qu n tr phù h p. Đó là vìượ ả ệ ượ ả ị ợ
ng i ra quy t đ nh không có ý th c v các tiêu chí, ph ng án thay th hay k tườ ế ị ứ ề ươ ế ế
qu đ xác đ nh hi n tr ng ho t đ ng c a doanh nghi p. Thêm vào đó, cácả ể ị ệ ạ ạ ộ ủ ệ
nhân t đ c xem xét là ph c t p và không th d dàng xác đ nh, gi i pháp t iố ượ ứ ạ ể ễ ị ả ố
u r t khó đ t đ c. Đ thay th , ng i tham gia quá trình ra quy t đ nh có thư ấ ạ ượ ể ế ườ ế ị ể
vi n d n các gi i thi t, tr c giác, “phán đoán”, kinh nghi m, và c v n may.ệ ẫ ả ế ự ệ ả ậ
Trong các tình hu ng thi u tính c u trúc, các quy t đ nh đ c đ a ra d a trênố ế ấ ế ị ượ ư ự
thông s t các cá nhân có trách nhi m và s n sàng chia s quy t đ nh vàố ừ ệ ẵ ẻ ế ị
thông tin trong b u không khí c i m . Nhà qu n lý trong h th ng k ho ch nhầ ở ở ả ệ ố ế ạ ư
th c n g t b các tr ng i trong giao ti p cá nhân đ có th ph i h p t t nh tế ầ ạ ỏ ở ạ ế ể ể ố ợ ố ấ
v i nhóm ra quy t đ nh. ớ ế ị
Công vi c c a nhân s qu n lý cao c p là xác đ nh h ng đi, đánh giá môiệ ủ ự ả ấ ị ướ
tr ng kinh doanh và quy t đ nh xem quá trình ra quy t đ nh s đ c chia s .ườ ế ị ế ị ẽ ượ ẻ
Các v trí lãnh đ o này cũng có trách nhi m c i thi n và khuyên khích hi u quị ạ ệ ả ệ ệ ả
ho t đ ng c a công ty. Tuy nhiên, khi c u trúc c a v n đ th ng xuyên thayạ ộ ủ ấ ủ ấ ề ườ
đ i, thì doanh nghi p s ph i thích ng b ng cách tìm ra v trí riêng bi t, anổ ệ ẽ ả ứ ằ ị ệ
toàn, và n đ nh ho c tìm cách ch ng môi tr ng v i chi n l c m nh m vàổ ị ặ ế ự ườ ớ ế ượ ạ ẽ
sáng t o v i các tính toán c n tr ng v r i ro. Phân tích ch t ch và đ nh h ngạ ớ ẩ ọ ề ủ ặ ẽ ị ướ
c th c a ng i lãnh đ o, không khí c i m gi a các thành viên c a nhóm raụ ể ủ ườ ạ ở ở ữ ủ
quy t đ nh, hay vi c phát tri n các k ch b n và tình hu ng n u đ tách r i sế ị ệ ể ị ả ố ế ể ờ ẽ
không đ m b o hi u qu ho t đ ng cao cho doanh nghi p. S k t h p hoànả ả ệ ả ạ ộ ệ ự ế ợ
h o th ng ch đ t đ c khi các m c tiêu c a doanh nghi p có s th ng nh tả ườ ỉ ạ ượ ụ ủ ệ ự ố ấ
cao. Trong hoàn c nh doanh nghi p không có đ c c u trúc này, quy t đ nhả ệ ượ ấ ế ị
c n có s tham gia c a nhi u thành viên. Vào các th i đi m mà đi u ki n môiầ ự ủ ề ờ ể ề ệ
tr ng liên t c bi n đ i và không ch c ch n, các quy t đ nh c n có tính linhườ ụ ế ổ ắ ắ ế ị ầ
ho t cao. Ng i l p k ho ch hi u qu nh n th c rõ ràng r ng đ có kh năngạ ườ ậ ế ạ ể ả ậ ứ ằ ể ả
l p k ho ch t t c n các k năng phân tích, c m nh n tr c quan, và giao ti pậ ế ạ ố ầ ỹ ả ậ ự ế
cũng nh n m đ c bí quy t áp d ng các h th ng l p k ho ch khác nhau đư ắ ượ ế ụ ệ ố ậ ế ạ ể
đ t đ c l i th t i đa trong t ng hoàn c nh.ạ ượ ợ ế ố ừ ả
Tr n Trí Dũngầ (T ng h pổ ợ )