CHÖÔNG 3: PHAÂN BOÅ CHI PHÍ NGUOÀN LÖÏC ÑEÁN CAÙC
BOÄ PHAÄN HOAÏT ÑOÄNG
Taát caû caùc heä thoáng chi phí ñeàu baét ñaàu töø vieäc phaân boå
chi phí nguoàn löïc ñeán caùc ñoái töôïng chòu chi phí. Döõ lieäu töø heä
thoáng taøi chính cuûa doanh nghieäp, ví duï nhö heä thoáng thoâng tin keá
toaùn hay heä thoáng döï toaùn ngaân saùch, ñöôïc phaân loaïi theo töøng
nhoùm chi phí nguoàn löïc nhö: löông, phuï caáp löông, löông ngoaøi giôø, chi
phí tieän ích, nguyeân vaät lieäu giaùn tieáp, chi phí ñi laïi, chi phí vieãn
thoâng, chi phí söû duïng maùy tính, chi phí baûo trì, chi phí khaáu hao taøi
saûn coá ñònh... Thoâng tin veà chi phí treân heä thoáng soå saùch keá
toaùn ñöôïc söû duïng ñeå phaân boå chi phí nguoàn löïc söû duïng thöïc teá
trong kyø ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng vaø sau ñoù phaân boå chi phí
ôû caùc boä phaän hoaït ñoäng ñeán caùc saûn phaåm. Vieäc phaân boå chi
phí nguoàn löïc theo chi phí thöïc teá ñöôïc söû duïng ñeå ñaùnh giaù tính
hieäu quaû vaø khaû naêng sinh lôøi cuûa hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh
trong doanh nghieäp. Thoâng tin veà chi phí töø heä thoáng döï toaùn ngaân
saùch ñöôïc söû duïng ñeå phaân boå chi phí nguoàn löïc ñeán trung taâm
hoaït ñoäng nhaèm xaây döïng nhöõng ñònh möùc chi phí. Nhöõng ñònh
möùc chi phí naøy sau ñoù seõ ñöôïc söû duïng ñeå phuïc vuï cho vieäc ra
quyeát ñònh cuûa nhaø quaûn trò, ví duï nhö quyeát ñònh veà giaù, quyeát
ñònh veà tieáp tuïc saûn xuaát hay mua ngoaøi,... Tuy nhieân, vieäc thieát
keá vaø caáu truùc cuûa heä thoáng chi phí laø khoâng thay ñoåi cho duø chi
phí nguoàn löïc döï toaùn hay chi phí nguoàn löïc thöïc teá ñöôïc phaân boå.
Doanh nghieäp toå chöùc theo doõi ghi cheùp chi phí nguoàn löïc
phaùt sinh ñeå coù theå phaân loaïi theo töøng boä phaän, ñoù laø nhöõng
trung taâm traùch nhieäm, coù traùch nhieäm tröïc tieáp ñeán caùc nguoàn
löïc. Ví duï, chi phí cuûa vieäc cung caáp naêng löôïng ñöôïc ghi cheùp ôû boä
phaän ñieän, chi phí baûo trì maùy moùc thieát bò saûn xuaát ñöôïc ghi
cheùp ôû boä phaän baûo trì, chi phí vaän haønh maùy moùc ñöôïc ghi cheùp
ôû boä phaän saûn xuaát.
Doanh nghieäp thöôøng coù hai loaïi boä phaän: Boä phaän hoaït
ñoäng vaø boä phaän phuïc vuï. Boä phaän hoaït ñoäng laø boä phaän tröïc
tieáp saûn xuaát vaø phaân phoái saûn phaåm, dòch vuï ñaàu ra cuûa doanh
nghieäp, ví duï phaân xöôûng laép raùp oâ toâ ôû doanh nghieäp saûn xuaát
oâ toâ, phoøng moå trong beänh vieän,... Boä phaän phuïc vuï laø boä phaän
Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch - TS.Huyønh Lôïi
1
thöïc hieän caùc hoaït ñoäng hoã trôï cho boä phaän hoaït ñoäng vaø caùc
boä phaän phuïc vuï khaùc, ví duï boä phaän ñieän, baûo trì, mua haøng, keá
hoaïch, kieåm soaùt chaát löôïng, kho haøng, giao nhaän, veä sinh, mua
haøng, heä thoáng thoâng tin...
Minh hoïa 3.1: Heä thoáng chi phí truyeàn thoáng 2 giai ñoaïn: Phaân
boå chi phí nguoàn löïc töø boä phaän phuïc vuï ñeán boä
phaän hoaït ñoäng vaø ñeán saûn phaåm
$ $ $
Sản phẩm
Chi phí bộ phận
phục vụ
Phân bổ chi phí
Chi phí bộ phận
hoạt động
Số giờ lao động
trực tiếp
Số giờ máy
Chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp
Chi phí nhân
công trực tiếp
Heä thoáng chi phí truyeàn thoáng coù caáu truùc ñôn giaûn goàm 2
giai ñoaïn nhö minh hoïa 3.1. Trong giai ñoaïn thöù nhaát, chi phí boä phaän
phuïc vuï ñöôïc phaân boå ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng. Beân caïnh
ñoù, chi phí tröïc tieáp phaùt sinh ôû caùc boä phaän hoaït ñoäng cuõng
phaûi ñöôïc taäp hôïp cho nhöõng boä phaän naøy. Vì vaäy, sau giai ñoaïn
thöù nhaát, taát caû chi phí phaùt sinh ñaõ ñöôïc phaân boå vaø taäp hôïp.
Trong giai ñoaïn thöù hai, chi phí boä phaän hoaït ñoäng ñöôïc tính cho töøng
loaïi saûn phaåm. Giai ñoaïn phaân boå ñaàu tieân cuûa heä thoáng chi phí
döïa treân hoaït ñoäng (ABC) cuõng coù caáu truùc töông töï nhö heä thoáng
chi phí truyeàn thoáng, tuy nhieân thay vì phaân boå chi phí nguoàn löïc töø
boä phaän phuïc vuï ñeán boä phaän hoaït ñoäng, ABC phaân boå chi phí
nguoàn löïc cuûa caû boä phaän hoaït ñoäng vaø boä phaän phuïc vuï ñeán
caùc hoaït ñoäng söû duïng caùc nguoàn löïc ñoù.
Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch - TS.Huyønh Lôïi
2
Chöông naøy seõ thaûo luaän veà giai ñoaïn thöù nhaát cuûa heä
thoáng chi phí, ñoù laø phaân boå vaø taäp hôïp chi phí nguoàn löïc ñeán
caùc boä phaän hoaït ñoäng. Chöông 4 seõ thaûo luaän veà heä thoáng chi
phí döïa treân hoaït ñoäng (ABC), trong ñoù chi phí nguoàn löïc ñöôïc phaân
boå ñeán caùc hoaït ñoäng. Chöông 4 cuõng seõ trình baøy veà giai ñoaïn
phaân boå thöù hai cuûa ABC, phaân boå chi phí töø caùc hoaït ñoäng ñeán
saûn phaåm.
Chi phí boä phaän phuïc vuï ñöôïc phaân boå vaø taäp hôïp ñeán caùc
boä phaän hoaït ñoäng vôùi hai muïc ñích: (1) Kieåm soaùt chi phí vaø hieäu
quaû hoaït ñoäng, (2) Tính laïi chi phí ñeán saûn phaåm cho hôïp lyù hôn.
Phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï vôùi muïc ñích kieåm soaùt chi phí vaø
hieäu quaû hoaït ñoäng caàn phaûi phaân bieät giöõa bieán phí ngaén haïn
(chi phí gaén lieàn vôùi caùc nguoàn löïc linh hoaït) vaø ñònh phí ngaén haïn
(chi phí gaén lieàn vôùi caùc nguoàn löïc baét buoäc). Trong chöông 4, khi
ñeà caäp ñeán heä thoáng chi phí döïa treân hoaït ñoäng (ABC), söï phaân
bieät naøy ít quan troïng hôn bôûi vì vai troø cuûa ABC laø höôùng nhaø
quaûn trò ñeán nhöõng haønh ñoäng coù aûnh höôûng ñeán nhöõng quyeát
ñònh caû veà nguoàn löïc linh hoaït laãn nguoàn löïc baét buoäc. Beân caïnh
ñoù, heä thoáng kieåm soaùt chi phí vaø hieäu quaû hoaït ñoäng ñoøi hoûi
moät ñoä chính xaùc trong ño löôøng chi phí nguoàn löïc ñöôïc cung caáp vaø
söû duïng bôûi caùc boä phaän khaùc nhau trong doanh nghieäp. Ñoái vôùi
ABC, nhöõng öôùc tính veà nguoàn löïc coù theå ñaày ñuû ñeå phuïc vuï cho
nhaø quaûn trò ra quyeát ñònh. Noùi chung, doanh nghieäp caàn nhöõng heä
thoáng sau: Heä thoáng giaùm saùt vaø kieåm soaùt nhöõng chi tieâu vaø chi
phí trong ngaén haïn cuõng nhö ABC ñeå ño löôøng chi phí hoaït ñoäng, giaù
thaønh vaø möùc sinh lôøi cuûa töøng loaïi saûn phaåm, dòch vuï, khaùch
haøng, boä phaän. Vôùi nhöõng khaùc nhau treân, coù theå taäp trung tìm
hieåu veà phaân boå vaø taäp hôïp chi phí boä phaän phuïc vuï vôùi muïc
ñích kieåm soaùt chi phí vaø hieäu quaû hoaït ñoäng.
Vieäc phaân boå vaø taäp hôïp chi phí boä phaän phuïc vuï ñeán boä
phaän hoaït ñoäng coù theå ñaït muïc ñích kieåm soaùt chi phí vaø hieäu
quaû hoaït ñoäng baèng caùch:
1. Taïo ñoäng löïc ñeå caùc boä phaän phuïc vuï hoaït ñoäng coù
hieäu quaû.
Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch - TS.Huyønh Lôïi
3
I. MUÏC ÑÍCH CUÛA VIEÄC PHAÂN BOÅ VAØ TAÄP HÔÏP CHI PHÍ BOÄ PHAÄN
PHUÏC VUÏ
2. Khuyeán khích boä phaän hoaït ñoäng söû duïng thaän troïng dòch
vuï cuûa boä phaän phuïc vuï.
Neáu chi phí töø vieäc söû duïng dòch vuï ôû moät boä phaän phuïc vuï
khoâng ñöôïc phaân boå cho caùc boä phaän söû duïng dòch vuï (bao goàm
boä phaän hoaït ñoäng vaø boä phaän phuïc vuï khaùc), seõ coù nhöõng
khoù khaên sau:
Thöù nhaát, seõ coù nhieàu dòch vuï ñöôïc yeâu caàu hôn bôûi caùc
boä phaän söû duïng maø khoâng quan taâm ñeán tính tieát kieäm hay tính
kinh teá cuûa hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh. Neáu khoâng bò gaùnh
chòu chi phí söû duïng nhöõng nguoàn löïc cung caáp bôûi boä phaän phuïc
vuï, boä phaän hoaït ñoäng seõ söû duïng dòch vuï cho ñeán khi naøo lôïi ích
bieân teá ñoái vôùi hoï (lôïi ích taêng theâm khi söû duïng theâm moät ñôn
vò nguoàn löïc) baèng khoâng (0). Nhö vaäy, dòch vuï ñöôïc söû duïng seõ
vöôït quaù möùc dòch vuï söû duïng toái öu laø möùc söû duïng maø taïi ñoù
lôïi ích bieân cuûa moät ñôn vò dòch vuï söû duïng baèng chi phí bieân cuûa
ñôn vò dòch vuï söû duïng ñoù).
Thöù hai, neáu khoâng phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï, doanh
nghieäp khoâng theå xaùc ñònh xem caùc boä phaän phuïc vuï coù hoaït
ñoäng höõu hieäu hay khoâng. Neáu khoâng coù chi phí boä phaän phuïc vuï
tính cho caùc nhaø quaûn trò ôû caùc boä phaän quan taâm ñeán lôïi
nhuaän, boä phaän phuïc vuï phaûi ñöôïc xem nhö laø moät trung taâm chi
phí tuøy yù. Caùc khoaûn chi phí döï toaùn, ñöôïc xaây döïng döïa treân döõ
lieäu quaù khöù, coù theå khoâng ñaûm baûo raèng boä phaän phuïc vuï
ñang hoaït ñoäng höõu hieäu. Ngoaøi ra, khoâng coù daáu hieäu naøo laø
coù saün ñeå xaùc ñònh quy moâ hoaït ñoäng toái öu cuûa boä phaän phuïc
vuï. Taïi nhöõng thôøi ñieåm khoù khaên veà taøi chính, doanh nghieäp coù
theå giaûm quy moâ hoaït ñoäng cuûa caùc boä phaän phuïc vuï. Vieäc
giaûm quy moâ laø khoâng ñöôïc mong muoán neáu noù giôùi haïn hay laøm
giaûm khaû naêng hoaït ñoäng cuûa caùc boä phaän hoaït ñoäng trong khi
nhöõng boä phaän naøy saün saøng chi theâm tieàn ñeå traû cho nhöõng
dòch vuï caàn cung caáp theâm.
Thöù ba, neáu dòch vuï cung caáp bôûi boä phaän phuïc vuï khoâng
ñöôïc tính tieàn, seõ coù raát ít höôùng daãn cho doanh nghieäp vôùi quyeát
ñònh neân tieáp tuïc hoaït ñoäng hay ngöøng boä phaän phuïc vuï (tieáp tuïc
thöïc hieän vaø cung dòch vuï noäi boä hay mua dòch vuï töø nhaø cung caáp
beân ngoaøi). Ñoái vôùi nhieàu loaïi dòch vuï, doanh nghieäp coù theå coù söï
löïa choïn mua töø nhaø cung caáp beân ngoaøi. Ví duï caùc dòch vuï tieän
Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch - TS.Huyønh Lôïi
4
ích, xöû lyù döõ lieäu, veä sinh, phaùp lyù, baûo trì, baûo veä ... coù theå
ñöôïc töï cung caáp vaø söû duïng beân trong doanh nghieäp nhöng cuõng
coù theå ñöôïc mua ngoaøi. Neáu khoâng coù heä thoáng giaù ñeå so saùnh
vôùi chi phí töông öùng cuûa nhöõng dòch vuï naøy, doanh nghieäp seõ
khoâng bieát ñöôïc giaù dòch vuï cung caáp beân trong doanh nghieäp laø
ñaét hôn beân ngoaøi, bôûi vì boä phaän phuïc vuï hoaït ñoäng khoâng hieäu
quaû hoaëc quy moâ hoaït ñoäng laø quaù nhoû vaø khoâng mang tính kinh
teá.
Cuoái cuøng, neáu chi phí boä phaän phuïc vuï khoâng ñöôïc phaân
boå ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng, caùc nhaø quaûn trò seõ coù raát ít
höôùng daãn veà möùc dòch vuï caàn ñöôïc cung caáp hay yeâu caàu. Moät
boä phaän phuïc vuï coù theå mong muoán traùnh khoûi nhöõng phaøn naøn
töø nhöõng boä phaän söû duïng baèng caùch cung caáp dòch vuï toát nhaát
vaø kòp thôøi nhaát. Neáu boä phaän hoaït ñoäng phaûi chòu chi phí cuûa
dòch vuï maø hoï söû duïng, hoï seõ phaûi söû duïng dòch vuï ôû möùc toái
öu vaø ít toán keùm hôn. Neáu khoâng coù thoâng tin veà chi phí boä phaän
phuïc vuï, boä phaän hoaït ñoäng seõ coù raát ít cô hoäi ñeå thoâng tin veà
söï haøi loøng cuûa hoï veà chi phí cuõng nhö chaát löôïng dòch vuï.
Thoâng qua vieäc phaân boå chi phí boä phaän phuïc vuï, boán khoù
khaên treân seõ ñöôïc giaûi quyeát. Nhaø quaûn trò ôû boä phaän hoaït
ñoäng khi nhaän ñöôïc chi phí phaân boå töø boä phaän phuïc vuï, döïa vaøo
soá löôïng vaø chaát löôïng cuûa dòch vuï ñöôïc nhaän, hoï seõ:
1. Thöïc hieän nhieàu hoaït ñoäng kieåm soaùt hôn ñoái vôùi vieäc
söû duïng dòch vuï
2. So saùnh chi phí cuûa vieäc söû duïng dòch vuï noäi boä vôùi chi
phí dòch vuï mua ngoaøi
3. Coá gaéng thoâng tin ñeán boä phaän phuïc vuï veà chaát löôïng
dòch vuï mong muoán ñoàng thôøi cho bieát khaû naêng saün
saøng chi traû theâm ñeå coù ñöôïc dòch vuï toát hôn hay cho bieát
seõ chaáp nhaän dòch vuï vôùi chaát löôïng thaáp hôn ñeå traû ít
tieàn hôn.
Nhaø quaûn trò ôû boä phaän phuïc vuï cuõng seõ nhaän bieát raèng
chi phí phaân boå ñeán caùc boä phaän hoaït ñoäng seõ ñöôïc kieåm tra kyõ
löôõng bôûi caùc boä phaän chòu chi phí. Vì vaäy, nhaø quaûn trò boä phaän
phuïc vuï cuõng coù ñoäng löïc ñeå giaûm chi phí phuïc vuï. Hoï seõ coá
gaéng ñoåi môùi veà hoaït ñoäng cuõng nhö toå chöùc ñieàu haønh coâng
vieäc trong boä phaän ñeå cung caáp dòch vuï ñeå thoûa maõn nhu caàu veà
Phaân boå nguoàn löïc söû duïng cho caùc boä phaän – Baøi dòch - TS.Huyønh Lôïi
5