Phương pháp đánh giá
các điểm mạnh và điểm
yếu của công ty
Không phải lúc nào cũng có thể xác định rõ ràng điểm mạnh và điểm yếu của
một công ty.
Một số người có thể nói: “Công ty chúng tôi khen thưởng cho thành tích hoạt
động tốt”,trong khi những nhân viên khác của công ty đó có thể sẽ nói điều
ngược lại.
Để tránh những nhận thức khác nhau n ày, bạn cần sử dụng một phương pháp
liên quan đến nhiều người có hiểu biết và đại diện cho những bộ phận khác
nhau trong tổ chức
Nhận xét tổng hợp của họ sẽ chính xác hơn là của một vài cá nhân nhìn nhận
vấn đề theo quan điểm riêng của họ.
Như James Surowiecki đã đề cập trong cuốn sách The Wisdom of Crowds:
“Nếu bạn tập hợp một nhóm gồm nhiều ng ười với nhiều thành phần đa dạng
rồi yêu cầu họ đưa ra các quyết định ảnh hưởng đến quyền lợi chung, chắc
chắn những quyết định của nhóm sẽ sáng suốt hơn là quyết định của từng cá
nhân đ ơn lẻ, dù cá nhân đó có thông minh và có kiến thức đến mức nào đi
nữa”. Sau đây là phương pháp tổ chức tư duy tập thể với chín bước thiết thực:
Bước 1. Chọn một cá nhân để việc phân tích dễ dàng. Người này nên được
mọi người tin tưởng và nể trọng, đồng thời phải được nhìn nhận là người
khách quan và không nghiêng về bất kỳ phe phái nào trong công ty.
Bước 2. Xây dựng nhóm SWOT gồm các cá nhân có kiến thức thuộc nhiều
lĩnh vực bộ phận khác nhau trong công ty. Giống như bước 1, các thành viên
trong nhóm nên đư ợc đồng nghiệp tin tưởng và nể trọng, đồng thời là những
người khách quan và trung thực.
Bước 3. Tư duy về các điểm mạnh của công ty hay phòng ban. Hãy t hu thập
ý kiến của
mọi người. Hãy xem xét năng lực cốt lõi, điều kiện tài chính, cách thức quản
lý và văn hóa tổ chức đã nêu trên. Ngoài ra, hãy chú ý đến vai trò lãnh đạo và
khả năng ra quyết định, sự đổi mới, tốc độ, năng suất, chất l ượng, dịch vụ,
hiệu suất và các quy trình công nghệ ứng dụng.
Bước 4. Ghi lại tất cả các đề xuất trên một sơ đồ. Tránh ghi chép trùng lắp.
Hãy làm rõ rằng một số vấn đề có thể xuất hiện ở nhiều mục. Ví dụ, điểm
mạnh của một công ty nằm ở dịch vụ khách hàng, nhưng điểm yếu cũng có
thể xuất phát từ dịch vụ này. Mục tiêu của bạn là nắm bắt được càng nhiều ý
tưởng trên các sơ đồ càng tốt. Việc đánh giá sẽ diễn ra sau đó.
Bước 5. Hợp nhất các ý tưởng. Đặt tất cả các trang sơ đồ lên bảng. Dù bạn đã
nỗ lực để tránh ghi chép trùng lắp, thì sự chồng chéo vẫn có thể xảy ra ở một
mức độ n ào đó. Hãy hợp nhất các điểm trùng lắp bằng cách hỏi nhóm xem
những mục n ào có thể kết hợp dưới cùng một tiêu đề. Hãy chống lại sự cám
dỗ hợp nhất quá mức bằng cách đưa nhiều ý tưởng vào cùng một chủ đề.
Nhưng lưu ý điều này thường dẫn đến sự thiếu tập trung .
Bước 6. Làm rõ các ý tưởng. Hãy rà soát từng mục trên danh sách đã được
hợp nhất và làm rõ bất kỳ mục nào mà những người tham gia còn thắc mắc.
Lặp lại ý nghĩa của từng mục trước khi thảo luận. Hãy kiên trì xác định các
điểm mạnh. Cố gắng kiềm chế không đưa ra bất kỳ giải pháp nào tại thời
điểm này.
Bước 7. Xác định ba điểm mạnh quan trọng nhất. Chỉ cần kiểm tra sự nhất trí,
bạn có thể dễ dàng nhận diện ba điểm mạnh quan trọng nhất n ày. Nếu khó
xác định điểm quan trọng
thì bạn hãy cho những người tham gia vài phút để chọn ra những vấn đề ưu
tiên hàng đầu của họ và biểu quyết chúng. Hãy cho phép từng thành viên
trong nhóm đưa ra ba đến năm lá phiếu biểu quyết (ba nếu danh sách vấn đề
gồm mười mục trở xuống, và năm nếu danh sách dài hơn). Nếu có sự ràng
buộc hoặc lần biểu quyết đầu ti ên vẫn chưa đi đến kết luận, hãy thảo luận về
những mục được nhiều người đánh giá cao từ lần biểu quyết đầu tiên, sau đó
hãy biểu quyết lại.
Bước 8. Tóm tắt các điểm mạnh của công ty. Một khi ba điểm mạnh quan
trọng nhất đã được xác định và thống nhất, hãy tóm tắt chúng vào một trang
sơ đồ riêng biệt.
Bước 9. Lặp lại từ bước 2 đến bước 6 về các điểm yếu. Cũng giống nh ư các
điểm mạnh, những lĩnh vực có điểm yếu của công ty hoặc phòng ban liên
quan đến năng lực cốt lõi, tài chính, sự quản lý và văn hóa, khả năng lãnh
đạo, khả năng ra quyết định, tốc độ, sự đổi mới, năng suất, chất l ượng, dịch
vụ, hiệu suất v à công nghệ.
(Lưu ý: Bạn có thể dùng phương pháp này để lấy ý kiến tập thể về các mối đe
dọa và cơ hội như đã được trình bày ở chương trước khi phân tích các yếu tố
b ên ngoài. Tuy nhiên, có thể bạn cũng cần mở rộng nhóm SWOT để bao gồm
cả những ng ười từ bên ngoài công ty, chẳng hạn như nhà cung ứng biết rõ
lĩnh vực bạn đang kinh doanh, những người mà bạn thường xuyên làm việc,
nhà tư vấn giàu kinh nghiệm trong ngành, v.v.)
Sau khi hoàn tất quy trình chín bước này, nhóm SWOT nên tổng hợp các phát
hiện của nhóm thành một báo cáo chính thức để trình cho các cấp lãnh đạo,
các nhà hoạch định chiến lược và các bên quan tâm khác. Và nếu bạn cũng đã
làm điều tương tự cho việc phân tích các yếu tố bên ngoài, công ty bạn xem
như đã sẵn sàng trong việc tạo lập chiến lược.
