Báo cáo thực tập tốt nghiệp
GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 1
LUẬN VĂN
Đánh giá công tác quản lí văn bản đi – đến và lập hồ sơ
tại Ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp. Hồ Chí Minh
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 2
PHẦN MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hoà nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có
những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành
chính.
Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan
Nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang
nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác Văn thư được xác
định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội
dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ
quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều
hành.
Đồng thời làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà
nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm
những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo
vệ đất nước của mỗi Quốc gia. .
Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến
mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh
nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề
quản lí văn bản đi – đến và song song với việc quản lí các văn bản là công tác lập hồ sơ
cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ
quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện
cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ
quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc
quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng
pháp luật.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 3
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lí văn bản cũng như việc lập hồ
sơ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Ủy ban
nhân dân phường 4, quận 6, Tp. Hồ Chí Minh nói riêng. Vì vậy đây cũng chính là lý do
và mục tiêu em chọn đề tài: “Đánh giá công tác quản lí văn bản đi – đến và lập hồ sơ
tại Ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp. Hồ Chí Minh” làm báo cáo thực tốt
nghiệp. Giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về công tác văn thư.
Để thực hiện tốt đề tài này em đã sử dụng một số phương pháp:
Một là, quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn để đánh giá
hoạt động quản lí văn bản đi – đến của Ủy ban nhân dân phường 4 quận 6 Tp.HCM.
Hai là, dựa vào và công văn 425 để làm căn cứ đối chiếu với tình hình thực tế tại cơ quan.
Ba là, dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút ra những
giải pháp mang tính khả thi.
Bốn là, sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp để khai thác thêm thông tin cho đề tài
này.
Cuối cùng, sử dụng bảng câu hỏi để tìm hiểu rõ về vấn đề
Bố cục bài báo cáo gồm 3 chương:
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ
LẬP HỒ SƠ
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4
QUẬN 6, TP. HỒ CHÍ MINH
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG, GIẢI PHÁP VỀ VẤN CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN
ĐI - ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP. HCM
Do hạn chế về thời gian nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những khiếm
khuyết. Kính mong Quý thầy, cô cùng các anh, chị và các bạn đóng góp ý kiến cho em để
bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 4
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC LẬP
HỒ SƠ
1.1. Khái quát về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến
1.1.1. Khái niệm
- Tổ chức quản lý văn bản: Là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ
được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng.
1.1.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi - đến
- Làm tốt công tác quản lý văn bản đi - đến sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác…hạn chế được bệnh quan lưu giấy tờ.
- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh
cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
- Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan.
1.2. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
1.2.1. Khái niệm văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan.
Tất cả văn bản đi được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi gửi đi.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 5
1.2.3. Quy trình quản lý văn bản đi
Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra văn bản
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện có sai sót phải
kịp thời báo cáo cho người giao trách nhiệm được xem xét và giải quyết
- Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định
Bước 2: Đóng dấu
Đóng dấu văn bản cơ quan : Việc đóng dấu được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3
điều 26 của Nghị định số 110/2004/ NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư
Kiểm tra
văn bản
(1)
Đóng
dấu
(2)
Đăng ký
văn bản đi
(3)
Làm thủ tục
chuyển phát và
theo dõi
(4)
Lưu
văn bản
đi
Kiểm tra
thể thức
hình thức
kỹ thuật
trình bày
Đóng
dấu cơ
quan
Đăng
ký văn
bản đi
bằng
sổ
Đăng ký
văn bản
đi bằng
máy tính
Làm
thủ tục
phát
hành
văn bản
Ghi số
ngày
tháng
năm
Đóng
dấu độ
khẩn mật
Chuyển
phát văn
bản
Nhân
bản
Theo dõi
việc
chuyển
phát văn
b
ản