Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV)Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø
Quaûn Lyù Döï AÙn
CH NG 1ƯƠ
GI I THI U V D ÁN VÀ QU N LÝ D ÁNỚ Ệ Ề Ự Ả Ự
1. GI I THI U V D ÁNỚ Ệ Ề Ự
1.1. M t s khái ni m v d ánộ ố ệ ề ự
D án là gì ?ự Là m t quá trình g m các công tác, nhi m v có liên quan v i nhau, đ c th cộ ồ ệ ụ ớ ượ ự
hi n nh m đ t đ c m c tiêu đã đ ra trong đi u ki n ràng bu c v th i gian, ngu n l c vàệ ằ ạ ượ ụ ề ề ệ ộ ề ờ ồ ự
ngân sách.
M i d án g m các đ c đi m nh sauỗ ự ồ ặ ể ư :
a. M i d án ph i có m t ho c m t s ỗ ự ả ộ ặ ộ ố m c tiêu rõ ràngụ. Thông th ng ng i ta c g ng l ngườ ườ ố ắ ượ
hoá m c tiêu thành ra các ch tiêu c th .ụ ỉ ụ ể
M i d án là m t ỗ ự ộ quá trình t o ra m t k t qu c th . N u ch có k t qu cu i cùng mà k tạ ộ ế ả ụ ể ế ỉ ế ả ố ế
qu đó không ph i là k t qu c a m t ti n trình thì k t qu đó không đ c g i là d án.ả ả ế ả ủ ộ ế ế ả ượ ọ ự
b. M i d án đ u có m t ỗ ự ề ộ th i h n nh t đ nhờ ạ ấ ị (th ng < 3năm), nghĩa là ph i có th i đi m b tườ ả ờ ể ắ
đ u và th i đi m k t thúc.ầ ờ ể ế
D án đ c xem là m t chu i các ự ượ ộ ỗ ho t đ ng nh t th i. ạ ộ ấ ờ T ch c c a d án mang tính ch tổ ứ ủ ự ấ
t m th i, đ c t o d ng lên trong m t th i h n nh t đ nh đ đ t đ c m c tiêu đ ra, sau đóạ ờ ượ ạ ự ộ ờ ạ ấ ị ể ạ ượ ụ ề
t ch c này s gi i tán hay thay đ i c c u t ch c cho phù h p v i m c tiêu m i.ổ ứ ẽ ả ổ ơ ấ ổ ứ ợ ớ ụ ớ
Nghĩa là m i d án đ u có m t chu kỳ ho t đ ng. Chu kỳ ho t đ ng c a d án g m nhi uỗ ự ề ộ ạ ộ ạ ộ ủ ự ồ ề
giai đo n khác nhau:ạ
+ Kh i đ u d ánở ầ ự
+ Tri n khai d ánể ự
+ K t thúc d ánế ự
Khôûi ñaàu Trieån khai Keát thuùc
Chaäm
Nhanh
Chaäm
Thôøi gian
% hoaøn thaønh
döï aùn
100%
Ñieåm baét ñaàu Ñieåm keát thuùc
Giai đo n kh i đ u (Initiation phase)ạ ở ầ
+ Khái ni m (Conception):ệ
+ Đ nh nghĩa d án là gì ? (Definition)ị ự
+ Thi t k (Design)ế ế
+ Th m đ nh (Appraisal)ẩ ị
PM1.doc G.V. Cao Haøo Thi
1
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV)Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø
Quaûn Lyù Döï AÙn
+ L a ch n (Selection)ự ọ
+ B t đ u tri n khaiắ ầ ể
Tri n khai (Implementation phase)ể
+ Ho ch đ nh (Planning)ạ ị
+ L p ti n đ (Scheduling)ậ ế ộ
+ T ch c công vi c (Organizing)ổ ứ ệ
+ Giám sát (Monitoring)
+ Ki m soát (Controlling)ể
K t thúc (Termination phase)ế
+ Chuy n giao (Handover)ể
+ Đánh giá (Evaluation)
Chu kỳ ho t đ ng d án x y ra theo ti n trình ạ ộ ự ả ế ch m - nhanh – ch mậ ậ
N l c th c hi n d án trong các giai đo n cũng khác nhauỗ ự ự ệ ự ạ
Khaùi nieäm Löïa choïn HÑ, laäp tieán ñoä,
giaùm saùt, kieåm soaùt Ñaùnh giaù
Möùc noã löïc
cuûa DA
(Level of Effort) Ñænh (Peak)
Thôøi gian
Có nh ng d án không t n t i qua giai đo n khái ni m và đ nh nghĩa.ữ ự ồ ạ ạ ệ ị
Có nh ng d án khi g n k t thúc s chuy n sang d án m i nên n l c c a d án giai đo nữ ự ầ ế ẽ ể ự ớ ỗ ự ủ ự ở ạ
cu i s không b ng không.ố ẽ ằ
Chi phí c a d án (Cost of project)ủ ự
PM1.doc G.V. Cao Haøo Thi
2
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV)Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø
Quaûn Lyù Döï AÙn
Chi phí cuûa DA
Thôøi gian
giai đo n kh i đ u ---> chi phí th pỞ ạ ở ầ ấ
giai đo n tri n khai ---> chi phí tăngỞ ạ ể
Càng v sau thì chi phí càng tăngề
+ Vi c rút ng n ti n đ làm chi phí tăng lên r t nhi u.ệ ắ ế ộ ấ ề
+ Theo th i gian tính ch t b t đ nh c a chi phí s tăng d n lên ờ ấ ấ ị ủ ẽ ầ
c. M i d án đ u s d ng ngu n l c và ỗ ự ề ử ụ ồ ự ngu n l c này b h n chồ ự ị ạ ế. Ngu n l c g m: nhân l c,ồ ự ồ ự
nguyên v t li u, ngân sách.ậ ệ
Th gi i c a d án là ế ớ ủ ự th gi i c a các mâu thu nế ớ ủ ẫ . B t kỳ m t d án nào cũng t n t i trongấ ộ ự ồ ạ
m t th gi i đ y mâu thu n (The World of Conflicts) ộ ế ớ ầ ẫ
Mâu thu n đâu ra? + Gi a các b ph n trong d án ẫ ở ữ ộ ậ ự
+ Gi a các d án trong t ch c mữ ự ổ ứ ẹ
+ Gi a d án và khách hàngữ ự
d. M i d án đ u mang ỗ ự ề tính đ c đáoộ (Unique) đ i v i m c tiêu và vi c ph ng th c th c hi nố ớ ụ ệ ươ ứ ự ệ
d án. Không có s l p l i hoàn toàn gi a các d án.ự ự ặ ạ ữ ự
1.2 S khác bi t gi a ch ng trình, d án và nhi m vự ệ ữ ươ ự ệ ụ
Ch ng trìnhươ (Program) là m t k ho ch dài h n bao g m nhi u d án. Đôi khi v m tộ ế ạ ạ ồ ề ự ề ặ
thu t ng , ch ng trình đ c dùng đ ng nghĩa v i d án.ậ ữ ươ ượ ồ ớ ự
D ánự (Project) là m t quá trình g m các công tác, nhi m v có liên quan v i nhau, đ c th cộ ồ ệ ụ ớ ượ ự
hi n nh m đ t đ c m c tiêu đã đ ra trong đi u ki n ràng bu c v th i gian, ngu n l c vàệ ằ ạ ượ ụ ề ề ệ ộ ề ờ ồ ự
ngân sách.
Nhi m vệ ụ (Task) là n l c ng n h n trong vài tu n ho c vài tháng đ c th c hi n b i m tỗ ự ắ ạ ầ ặ ượ ự ệ ở ộ
t ch c nào đó, đ ng th i t ch c này có th k t h p v i các nhi m v khác đ th c hi n dổ ứ ồ ờ ổ ứ ể ế ợ ớ ệ ụ ể ự ệ ự
án.
PM1.doc G.V. Cao Haøo Thi
3
Ch ng trìnhươ
1
Ch ng trìnhươ
2
Chương
trì nh i
D án 1ự
D án 2ự
Dự án i
D án nự
(Project)
Nhi m vệ ụ
1
Nhi m vệ ụ
2
Nhi ệm
vụ i
Hệ thống
(System)
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV)Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø
Quaûn Lyù Döï AÙn
1.3 S khác bi t gi a d án và phòng ban ch c năngự ệ ữ ự ứ
D ánựPhòng ban ch c năngứ
1. Có chu kỳ ho t đ ng rõ ràngạ ộ 1. T n t i lâu dài, t năm này sang nămồ ạ ừ
khác
2. Th i đi m b t đ u và k t thúc theoờ ể ắ ầ ế
ngày l chị2. Không có đ c đi m c th liên quanặ ể ụ ể
đ n ngày l ch (ngo i tr ngân sáchế ị ạ ừ
tài chính hàng năm)
3. D án có th k t thúc đ t ng t khiự ể ế ộ ộ
không đ t m c tiêuạ ụ 3. T n t i liên t cồ ạ ụ
4. Do tính đ c đáo c a d án, côngộ ủ ự
vi c không b l p l iệ ị ặ ạ 4. Th c hi n các công vi c và ch cự ệ ệ ứ
năng đã bi tế
5. N l c t ng h p đ c hoàn thànhỗ ự ổ ợ ượ
trong ràng bu c v th i gian vàộ ề ờ
ngu n l cồ ự
5. Công vi c t i đa đ c th c hi n v iệ ố ượ ự ệ ớ
ngân sách sàn / tr n hàng nămầ
(ceiling budget)
6. Vi c d báo th i gian hoàn thành vàệ ự ờ
chi phí g p khó khănặ6. T ng đ i đ n gi nươ ố ơ ả
7. Liên quan đ n nhi u k năng và kế ề ỹ ỷ
lu t trong nhi u t ch c và thay đ iậ ề ổ ứ ổ
theo giai đo n d ánạ ự
7. Ch liên quan đ n m t vài k năngỉ ế ộ ỹ
và k lu t trong m t t ch cỷ ậ ộ ổ ứ
8. T l và lo i chi phí thay đ i liênỷ ệ ạ ổ
t cụ8. T ng đ i n đ nhươ ố ổ ị
9. B n ch t năng đ ngả ấ ộ 9. B n ch t n đ nhả ấ ổ ị
1.4 Các lo i d ánạ ự
a. D án h p đ ng (Contractual project) ự ợ ồ - S n xu t s n ph mả ấ ả ẩ
- D ch vị ụ
b. D án nghiên c u và phát tri n (R & D Project)ự ứ ể
c. D án xây d ng (Contruction Project) ự ự
d. D án h th ng thông tin (Information System Project)ự ệ ố
e. D án đào t o và qu n lý (Management & Trainning Project)ự ạ ả
f. D án b o d ng l n (Major Maintenance Project)ự ả ưỡ ớ
g. D án vi n tr phát tri n / phúc l i công c ng (Public / Welfare / Development Project)ự ệ ợ ể ợ ộ
2. GI I THI U V QU N LÝ D ÁNỚ Ệ Ề Ả Ự
2.1. Qu n lý d án ả ự (Project Management)
Qu n lý d án là m t quá trình ho ch đ nh (Planning), tả ự ộ ạ ị ổ ch cứ (Organizing), lãnh đ oạ (Leading/
Directing) và ki m traể (Controlling) các công vi c và ngu n l c đ hoàn thành các m c tiêu đãệ ồ ự ể ụ
đ nh.ị
2.2. Các tiêu chu n đánh giá vi c qu n lý d ánẩ ệ ả ự
PM1.doc G.V. Cao Haøo Thi
4
Chi phí
Th i gianờ
Thành quả
Ngân sách
cho phép
Th i h nờ ạ
quy đ nhị
Yêu c u v ầ ề
thành quả
M c tiêuụ
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV)Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø
Quaûn Lyù Döï AÙn
M t ộd án thành côngự có các đ c đi m sau :ặ ể
- Hoàn thành trong th i h n quy đ nh (Within Time)ờ ạ ị
- Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)
- Đ t đ c thành qu mong mu n (Design Performance)ạ ượ ả ố
- S d ng ngu n l c đ c giao m t cách :ử ụ ồ ự ượ ộ
+ Hi u qu (Effective)ệ ả
+ H u hi u (Efficiency)ữ ệ
2.3. Nh ng tr l c trong qu n lý d án ữ ở ự ả ự (Obstacles in Project Management)
- Đ ph c t p c a d án ộ ứ ạ ủ ự
- Yêu c u đ c bi t c a khách hàng ầ ặ ệ ủ
- C u trúc l i t ch cấ ạ ổ ứ
- R i ro trong d ánủ ự
- Thay đ i công nghổ ệ
- K ho ch và giá c c đ nhế ạ ả ố ị
2.4. Các ch c năng qu n lý d ánứ ả ự
a. Ch c năng ho ch đ nhứ ạ ị
---> Xác đ nh cái gì c n ph i làm ? ị ầ ả
- Xác đ nh m c tiêuị ụ
- Đ nh ph ng h ng chi n l cị ươ ướ ế ượ
- Hình thành công c đ đ t đ n m c tiêu trong gi i h n v ngu n l c và ph i phù h pụ ể ạ ế ụ ớ ạ ề ồ ự ả ợ
v i môi tr ng ho t đ ng.ớ ườ ạ ộ
b. Ch c năng t ch cứ ổ ứ
---> Quy t đ nh công vi c đ c ti n hành nh th nào ?ế ị ệ ượ ế ư ế
---> Là cách th c huy đ ng và s p x p các ngu n l c m t cách h p lý đ th c hi n k ho chứ ộ ắ ế ồ ự ộ ợ ể ự ệ ế ạ
- Làm vi c gì ? ệ
- Ai làm ?
- Ph i h p công vi c ra sao ?ố ợ ệ
- Ai báo cáo cho ai ?
- Ch nào c n ra quy t đ nh ?ỗ ầ ế ị
PM1.doc G.V. Cao Haøo Thi
5
