TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
QUẢN TRỊ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC
Tiểu luận:
ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Nhóm 5 – Đêm 2 – K22
TP.HCM, tháng 05/2014
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
1
MỤC LỤC
Chương 1: PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 3
1.1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................................... 3
1.2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................... 4
1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................................... 4
1.4. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................................ 4
1.5. Kết cấu đề tài .......................................................................................................... 4
Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ...................................................................................... 5
2.1. Khái niệm ERP ....................................................................................................... 5
2.2. Vai trò của ERP ...................................................................................................... 6
2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả ...................................... 9
2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán ..................................................................................... 9
2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả ........................................................................ 13
Chương 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN .............................................. 15
3.1. Giới thiệu công ty VISSAN .................................................................................. 15
3.1.1. Tổng quan về Công ty VISSAN....................................................................... 15
3.1.2. Ngành nghề kinh doanh ................................................................................. 16
3.1.3. Phương hướng tương lai ................................................................................ 16
3.1.4. Phương thức hoạt động .................................................................................. 17
3.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN ................... 17
3.2.1. Đặc điểm môi trường ..................................................................................... 19
3.2.2. Đặc điểm của tổ chức ..................................................................................... 20
3.2.3. Đặc điểm của đổi mới .................................................................................... 21
3.3. Giải pháp thúc đẩy triển khai phần mềm .............................................................. 21
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
2
3.4. Giải pháp để triển khai ERP tại VISSAN ............................................................. 23
3.4.1. Đề xuất các bước triển khai về nghiệp vụ ...................................................... 23
3.4.2. Kế hoạch quản trị sự thay đổi ........................................................................ 25
3.4.2.1. Quyền tự chủ ......................................................................................... 26
3.4.2.2. Sự ủng hộ của lãnh đạo Công ty ........................................................... 26
3.4.2.3. Thay đổi về cơ cấu tổ chức .................................................................... 27
3.4.2.4. Thái độ nhân viên .................................................................................. 27
3.4.2.5. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên .......................................................... 27
3.4.2.6. Triển khai từng phần từng bộ phận ....................................................... 27
3.4.2.7. Chi phí triển khai ................................................................................... 28
3.4.2.8. Động viên, khen thưởng, đánh giá, điều chỉnh ..................................... 28
Chương 5: KẾT LUẬN .................................................................................................... 28
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
3
Chương 1: PHẦN MỞ ĐẦU
1.1. Lý do chọn đề tài
Đối với các doanh nghiệp, trong điều kiện phát triển kinh tế và hội nhập kinh tế toàn
cầu, để đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hội nhập
và ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Trong vài
năm trở lại đây, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, ERP (Enterprise Resources
Planning) đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công ty đầu tư thích đáng do
những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Trên thế giới, việc ứng dụng các giải pháp ERP với
nội dung chính là đưa ra giải pháp tổng thể cho tin học hóa tác nghiệp và quản trị trong các
tổ chức, doanh nghiệp đã được thực hiện từ lâu. Đây là một công cụ hiệu quả giúp đỡ các
nhà lãnh đạo trong việc quản lý các nguồn lực khác nhau (nhân lực - tài lực - vật lực) và
tác nghiệp, đồng thời giúp các tổ chức, doanh nghiệp hội nhập với một tiêu chuẩn quản
lý quốc tế. Ở Việt Nam, tốc độ tăng trưởng khá cao hàng năm và nhu cầu tăng cường năng
lực quản lý trong đó có ERP. Đây cũng là bức tranh chung của các nước đang phát triển với
nhu cầu cải cách công nghệ quản lý kinh tế không ngừng. Tuy nhiên, vì rất nhiều lý do cả
khách quan lẫn chủ quan, mà việc triển khai ERP của các doanh nghiệp tại Việt Nam chưa
được phổ biến.
Với hệ thống công nghệ thông tin hiện hành, tại Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ
Nghệ Súc Sản (VISSAN) đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, không linh
hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường, việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa
được chuẩn hóa và xuyên suốt.
Hiện nay, trong quá trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng mạng
lưới phân phối và bán lẻ bao phủ hầu hết các địa bàn trên cả nước, việc đổi mới công
nghệ thông tin trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với công tác quản lý của Công ty
VISSAN, nhất là công tác quản lý Tài chính – Kế toán.
Tuy nhiên, việc đổi mới công nghệ tại Công ty VISSAN gặp rất nhiều khó khăn,
nhiều rào cản ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ triển khai và không đáp ứng kịp thời nhu cầu
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
4
quản lý. Đề tài là một nghiên cứu cần thiết nhằm tìm ra nguyên nhân và kiến nghị những
giải pháp thích hợp trong việc ứng dụng ERP Công ty VISSAN.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
Kiến nghị giải pháp trong việc ứng dụng ERP tại Công ty VISSAN.
1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng phân tích của nghiên cứu là việc sử dụng phần mềm tại VISSAN.
Phạm vi nghiên cứu là ứng dụng ERP tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc tại
VISSAN.
1.4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu, thu thập tài liệu thông qua các nguồn sách, báo, các báo
cáo hội thảo về việc ứng dụng ERP tại Việt Nam. Các báo cáo về việc sử dụng phần mềm
ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc tại VISSAN. Dựa trên tham vấn ý kiến của các nhà
quản lý phòng ban để đưa ra giải pháp ứng dụng ERP tại VISSAN.
1.5. Kết cấu đề tài
Bài nghiên cứu được trình bày thông qua các nội dung chính như sau:
- Giới thiệu vấn đề và cơ sở lý thuyết.
- Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm tại công ty. Từ đó đề xuất những biện
pháp nhằm thúc đẩy triển khai phần mềm ERP tại công ty.
- Những động lực và sự kháng cự lại sự thay đổi.
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
5
Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1. Khái niệm ERP
ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của
doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện
của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh
nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm
ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao
gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng
công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn
trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn. Rất
nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên
trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại
và nội. Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong
rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các
quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt
động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là công việc xây dựng hệ thống
khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả
các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất...) nên nếu module này
được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu. Thực tế thì nhu cầu
quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi
hoạch định nguồn lực. Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module Phần
Mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module
kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh
Phần Mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp vào
thành phần của hệ thống ERP.
Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản lý tổng thể
doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng
nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
6
kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có
thể rất khác nhau.
2.2. Vai trò của ERP
ERP là chữ viết tắt của từ Enterpise Resource Planning. Hệ thống ERP thật sự là
một hệ thống mang tính cách mạng cao. Những người tiên phong trong lĩnh vực này đã
đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên lại với
nhau. Vài từ viết tắt đã gây ra lộn xộn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và gần
đây là ERM.
Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:
MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.
MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất.
ERP: Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
ERM: Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp.
Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại
phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
7
nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không
tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên
khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau
và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể
truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau.
ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và công
ty chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ
thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng
vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán. Mọi nhân viên khi
cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và
quan trọng hơn, Nhà quản lý vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp một cách nhanh
chóng mà không phải chờ đợi các bộ phận gửi báo cáo trong một thời gian dài. Một công
ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không
cần phải mua hết cả bộ.Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng
công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau.
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
8
Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút,
các khu vực điền số liệu... cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nói cách khác,
ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty
triển khai ERP đến cho khách hàng của mình.
Một số vai trò cơ bản của ERP như sau:
Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi
nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng,
một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng
không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng
có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như
một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn
bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều
thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm
thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản
lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không
phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi
tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân
lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở
dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án,
người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người
quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có
cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp
hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà
thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu
năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
9
những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam
(công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP
LN theo chuẩn Việt Nam).
Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng,
hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm
vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập. Tất cả sẽ giúp giảm
chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ
làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính
lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong
nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên sẽ hài lòng
hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.
Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP có một nền tảng tên là Ming.le
cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn
thông tin. ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm,
xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,…
2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả
2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán
Khái niệm chẩn đoán tổ chức
Là quá trình cộng tác giữa các thành viên của tổ chức/nhóm có dự án OD với nhà tư
vấn OD để thu thập thông tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi. Cung cấp
thông tin đầu vào về những hiểu biết về tổ chức phục vụ cho quá trình hoạch định kế
hoạch hành động cho các can thiệp OD. Đây là đặc tính khác biệt và rõ ràng của một dự
án OD so với các dự án thay đổi ứng phó khác: phải chẩn đoán tổ chức trước khi can thiệp
=> Thay đổi có hoạch định
Mục đích của chẩn đoán
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
10
Problem-solving approach: Xác định các nguyên nhân của những vấn đề cần giải
quyết. Giống như bác sĩ chẩn đoán bệnh (Clinical diagnosis)
Positive approach (AI): Xác định các thế mạnh giúp vươn tới tầm nhìn của tổ chức.
Xem tổ chức là hệ thống mở (opensystem)
Xác định ranh giới của tổ chức => mức độ kiểm soát được của dự án OD
Nhận dạng các bộ phận của hệ thống (subsystems) => giảm bớt sự phức tạp của hệ
thống lớn
Xác định các yếu tố môi trường tác động
Xác định các tương tác hệ thống
Phân tích vấn đề
Đầu ra của việc chẩn đoán (outputs): vấn đề cần cải thiện, điểm yếu cần khắc phục,
điểm mạnh cần phát huy
Đề xuất căn cứ từ chẩn đoán
Mô hình (model) hay khung hướng dẫn (framework) thay đổi giúp có cái nhìn hệ
thống, kiểm tra các tiêu chí thay đổi, bảo đảm không bị sơ sót
Các can thiệp (interventions) cần thiết để phát triển tổ chức
Các vấn đề nghiên cứu trong OD liên quan đến chẩn đoán tổ chức
Sự phát triển của các mô hình chẩn đoán (development of organizational diagnostic
models);
Việc lựa chọn quy trình và phương pháp thu thập thông tin trong chẩn đoán (the
choice of procedures and methods for data collecting in diagnosis);
Phương pháp và kỹ thuật xử lý dữ liệu và kết luận (methods and techniques of data
processing and making conclusions)
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
11
Đối tượng chẩn đoán
Hai khía cạnh cơ bản nhất của tổ chức:
• Khía cạnh “cứng” (hard, formal): cấu trúc tổ chức và hệ thống
• Khía cạnh “mềm” (soft, informal): con người và hành vi của họ đối với người khác
Cân bằng giữa 2 khía cạnh này khi chẩn đoán để tránh sai lệch
Các cấp độ chẩn đoán: 3 cấp độ: Tổ chức, Nhóm, Cá nhân
Có thể thực hiện ở một cấp độ hoặc cả ba cấp độ
Thường thì chẩn đoán ở cấp độ cá nhân sẽ đi sau cấp độ tổ chức hoặc nhóm
Mô hình chẩn đoán ở cấp độ tổ chức
Mô hình chẩn đoán ở cấp độ nhóm
Thực hành chuẩn doán tổ chức dựa vào khung phân tích – mô hình chuẩn đoán
Hiện nay có nhiều mô hình chuẩn đoán trên thế giới, tuy nhiên nổi bật nhất là 3 mô
hình chuẩn đoán sau:
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
12
Mô hình chuẩn đoán “The six-box
Model”: Weisbord đã nhận dạng
được 6 mảng trọng yếu mà một tổ
chức muốn thành công thì phải
bảo đảm thực hiện đúng cách.
Theo ông, nhà tư vấn OD phải
chú ý đến cả các khía cạnh chính
thức và phi chính thức của từng
mảng.
Mô hình 7S của McKinsey: là mô
hình do Tom Peters và Robert
Waterman, nhân viên của tổ chức
tư vấn McKinsey và Company
phát triển vào những năm đầu của
thập niên 80. Theo đó, ý tưởng
chính của mô hình là có 7 yếu tố
nội tại trong một tổ chức cần phải
được dung hòa để tổ chức hoạt
động thành công.
Mô hình xương cá: được thiết kế để nhận biết những mối quan hệ nguyên nhân và
kết quả. Nó thực hiện điều này bằng việc hướng dẫn nhà quản lý thông qua một loạt
các bước theo một cách có hệ thống để nhận biết những nguyên nhân thực tế hoặc
tiềm ẩn mà có thể tạo ra một kết quả (đó có thể là một vấn đề khó khăn hoặc một cơ
hội cải tiến). Nó cũng được biết đến như là Biểu đồ Ishikawa, là người đã nghĩ ra
mô hình này.
Với mục tiêu ban đầu, nhóm thực hiện sẽ sử dụng mô hình nguyên nhân – kết quả
là phù hợp nhất để áp dụng trong nghiên cứu này nhằm ứng dụng ERP tại Công ty
VISSAN.
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
13
2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả
Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một kỹ thuật trong công tác bảo dưỡng thiết bị, áp
dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây ra hư hỏng và từ đó khắc phục triệt để tránh lặp lại
hoặc làm giảm hậu quả sau này.
Thông thường khi xảy ra một vấn đề thì nguyên nhân thường được đổ lỗi lòng vòng.
Điều này gây ra sự mẫu thuẫn trong nội bộ, cũng như sự thiếu trung thực, đổ lỗi lẫn cho
nhau dẫn tới việc mối quan hệ giữa các bên thất bại dẫn tới hoạt động hoặc dự án có thể bị
đổ vỡ. Cách tốt nhất giải quyết việc này là cần xác định được nguyên nhân cốt lõi (root
cause) của vấn đề thay vì chỉ quan sát bề ngoài của vấn đề (mà chúng ta gọi là hiện
tượng).
Cách thức mang tính hệ thống và có cơ cấu này người ta gọi là Root Cause Analysis.
Có nhiều công cụ ứng dụng để phát triển Root Cause Analysis thì cách phổ biến nhất
được nhiều công ty sử dụng là mô hình 5 TẠI SAO? (5 WHY?). Cơ bản công cụ này
được hiểu là việc sử dụng câu hỏi TẠI SAO nhiều lần cho đến khi tìm ra được yếu tố cốt
lõi nhất (atomic-yếu tố hạt nhân) nhưng phải đảm bảo có thể xử lý được (actionable). Để
mô hình hóa quy trình “5-WHY?” người ta áp dụng mô hình xương cá (Fishbone
Diagram hay Ishikawa diagram).
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
14
Biểu đồ xương cá (fishbone diagram) hay biểu đồ nguyên nhân – kết quả có tên gốc
là phương pháp Ishikawa là 1 phương pháp nhằm nhận diện vấn đề và đưa ra giải pháp
trong quản lý, lãnh đạo. Được xem là 1 trong 7 công cụ cơ bản của Quản lý chất lượng,
bao gồm Histogram, ParetoChar, checksheet, control chart, Flowchart và scatter diagram,
nó được gọi là xương cá vì biểu đồ này có hình dạng giống xương cá.
Phân tích biểu đồ nhân quả giúp tổ chức hình dung xuyên suốt những nguyên nhân
của một vấn đề, nó có thể bao gồm cả những nguyên nhân gốc rễ mà không phải chỉ là
các hiện tượng. Phát triển các kế hoạch để xác nhận rằng những nguyên nhân tiềm ẩn là
những nguyên nhân thực sự. Cung cấp cấu trúc cho nỗ lực xác định nguyên nhân.
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
15
Chương 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN
3.1. Giới thiệu công ty VISSAN
3.1.1. Tổng quan về Công ty VISSAN
Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN) là Công ty thành viên
của Tổng Công ty Thương Mại Sài Gòn, được thành lập từ những ngày đầu giải phóng
Miền Nam và thống nhất đất nước. Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản
hoạt động trong lĩnh vực công nghệ giết mổ gia súc, đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh, cung
cấp thịt tươi sống cho nhu cầu của nhân dân Thành phố trong thời kỳ nền kinh tế còn theo
cơ chế bao cấp. Sau đó, Công ty đã tham gia xuất khẩu thịt đông lạnh sang thị trường
Liên Xô và các nước Đông Âu chủ yếu là dưới hình thức Nghị định thư.
Vào những năm cuối của thập niên 80 do tình hình chính trị và kinh tế trên thế giới
có nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến các hoạt động xuất khẩu đồng thời Đảng và Nhà
nước có chủ trương chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, xóa bao cấp. Trong thời kỳ
này để tồn tại và phát triển, phát huy vai trò chủ đạo của thành phần kinh tế Nhà nước,
Công ty đã chủ động chuyển hướng sản xuất, mạnh dạn đầu tư trang thiết bị, lấy thị
trường nội địa làm đòn bẩy phát triển, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng kênh phân phối,
xây dựng chiến lược sản phẩm, giá cả phù hợp với thị hiếu và thu nhập của người dân. Do
đó, sau khi chuyển sang cơ chế thị trường đến nay Công ty đã không ngừng phát triển về
quy mô cũng như các lĩnh vực sản xuất. Trước đây, Công ty chỉ đơn thuần là giết mổ và
phân phối thịt gia súc thì hiện nay, Công ty mở rộng sang các ngành chế biến thực phẩm,
rau quả, chăn nuôi, đầu tư tài chính, xây dựng thành công thương hiệu “ VISSAN”, tạo
được uy tín lớn trên thị trường thực phẩm tươi sống và chế biến, là một trong những đơn
vị chế biến thực phẩm hàng đầu trên cả nước. Một số sản phẩm chế biến đã được xuất
khẩu sang các nước Đông Âu và Châu Á… Mặc dù số lượng còn ít tuy nhiên đây là thị
trường tiềm năng, Công ty sẽ tập trung đầu tư trong thời gian sắp tới nhất là thị trường
Việt Nam và sẽ tham gia với các tổ chức kinh tế thế giới và khu vực.
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
16
3.1.2. Ngành nghề kinh doanh
Hoạt động của công ty chuyên về sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩm thịt
heo, trâu, bò, thịt gia cầm tươi sống và đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội cao cấp
theo công nghệ của Pháp, sản phẩm xúc xích thanh trùng theo công nghệ của Nhật Bản,
sản phẩm chế biến theo truyền thống Việt Nam, sản phẩm đóng hộp, trứng gà, vịt; kinh
doanh các mặt hàng công nghệ phẩm và tiêu dùng khác; sản xuất kinh doanh heo giống,
heo thịt, bò giống, bò thịt; sản xuất, kinh doanh thức ăn gia súc; dịch vụ kỹ thuật về chăn
nuôi heo, bò; kinh doanh ăn uống; kinh doanh nước trái cây, lương thực chế biến; sản
xuất kinh doanh rau củ quả các loại, rau quả chế biến, các loại gia vị và hàng nông sản.
Sản phẩm của VISSAN hiện nay đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, với
doanh thu và thị phần chiếm lĩnh. VISSAN được xem như một doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh ngành súc sản và rau củ quả đứng đầu cả nước.
3.1.3. Phương hướng tương lai
Với chiến lược mở rộng và phát triển không ngừng, trong thời gian tới công ty sẽ
tiếp tục phát triển thị trường nội địa, đưa sản phẩm tiếp cận thị trường thế giới và sẵn sàng
hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước trong các lĩnh vực:
Thương mại và phát triển xuất nhập khẩu.
Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm chế biến từ thịt, rau củ quả; thực phẩm đóng
hộp; thủy hải sản…
Nhập khẩu và kinh doanh hương liệu, phụ gia, phụ liệu cho ngành thực phẩm chế
biến.
Sản xuất và kinh doanh heo giống, heo hậu bị, heo thịt.
Sản xuất, chế biến và kinh doanh thức ăn gia súc, các chế phẩm phục vụ chăn nuôi,
dịch vụ, kỹ thuật về chăn nuôi heo.
Định hướng tìm kiếm thị trường giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới trong đó đặc biệt
chú trọng đến những thị trường tiềm năng như Campuchia, Lào, Myanmar và một
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
17
thị trường của đông đảo kiều bào tại Mỹ, châu Âu hết sức gắn bó với những sản
phẩm mang hương vị của quê hương như chả giò, giò lụa, lạp xưởng…
3.1.4. Phương thức hoạt động
Phương thức kinh doanh linh hoạt, tinh thần sẵn sàng hợp tác và quan tâm đến
quyền lợi của đối tác kinh doanh.
Công ty VISSAN là doanh nghiệp dẫn đầu trong việc cung cấp nhu cầu tiêu thụ thịt
heo, trâu, bò và rau củ quả tại Thành phố Hồ Chí Minh.
VISSAN đã xây dựng được một mạng lưới hệ thống phân phối bao gồm: Chi nhánh
tại Thành phố Hà Nội, Chi nhánh tại Thành phố Đà Nẵng, các Cửa hàng Thực phẩm
Quận, Cửa hàng Giới Thiệu Sản Phẩm, Siêu thị và đại lý phân phối rộng khắp cả nước.
3.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với các
doanh nghiệp hiện nay, nhất là đối với các doanh nghiệp lớn với quy trình quản lý phức
tạp, nhiều quy trình. Công ty VISSAN từ lâu đã nhận thức được điều đó và cố gắng triển
khai phần mềm tại Công ty.
Năm 2009, Công ty triển khai phần mềm bán hàng Xman, bắt đầu đi vào sử dụng từ
năm 2010 và đến nay phần mềm hoạt động tương đối ổn định áp dụng cho một số bộ phận
phòng ban trong Công ty (Phòng Kinh doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh
thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh – các kho), toàn bộ hệ thống cửa hàng giới thiệu sản
phẩm của Công ty và của khối cửa hàng Quận – Trạm, các dữ liệu từ các cửa hàng có thể
kết xuất về công ty để theo dõi. Tuy nhiên, do là phần mềm mới và chỉ phục vụ cho công
tác bán hàng nên hiện nay Công ty vẫn còn sử dụng phần mềm ứng dụng cũ là Foxpro ở
một số bộ phận để phục vụ cho công tác quản lý tài chính – kế toán. Ví dụ: Phòng Kinh
doanh thực phẩm tươi sống, Phòng kinh doanh thực phẩm chế biến, khu trữ lạnh –các kho
và Phòng Tài chính – kế toán.
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
18
Với hệ thống công nghệ thông tin hiện hành, Công ty VISSAN đang gặp nhiều khó
khăn trong công tác quản lý, không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường,
việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt.
Hiện nay, trong quá trình phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng mạng
lưới phân phối và bán lẻ bao phủ hầu hết các địa bàn trên cả nước, việc đổi mới công
nghệ thông tin trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với công tác quản lý của Công ty
VISSAN, nhất là công tác quản lý Tài chính – Kế toán.
Trong thời gian qua, Phòng TC-KT Công ty VISSAN vẫn sử dụng công cụ thủ công
Excel là chủ yếu trong việc ghi chép, hạch toán và báo cáo tài chính – kế toán. Điều này
gây ra khó khăn trong quá trình thu thập, tổng hợp số liệu, lập các báo cáo nhanh về kết
quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của Công ty trình Ban Tổng Giám
Đốc Công ty nhằm đưa ra những quyết định kịp thời. Mặt khác, việc kiểm tra dữ liệu kế
toán, tổng hợp số liệu và làm báo cáo hợp nhất rất phức tạp gây ảnh hưởng đến tính kịp
thời, chính xác, đầy đủ trong công tác kế toán. Cụ thể:
Có sự chồng chéo công việc trong nhân viên giữa các Phòng ban hoặc trong cùng
một Phòng ban, không có sự kế thừa dữ liệu, gây lãng phí thời gian và nguồn lực;
Kế toán thủ công, hay sử dụng excel thường mắc phải những sai sót trong quá trình
tính toán hay hạch toán;
Cần nhiều nhân lực trong công tác quản lý khi hệ thống Cửa hàng giới thiệu sản
phẩm ngày càng mở rộng;
Khó khăn trong việc kiểm soát và lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn;
Khó quản lý Tiền - Hàng – Công nợ;
Khả năng hỗ trợ ra quyết định, hoạch định thấp: không cập nhật kịp thời doanh thu,
chi phí, lợi nhuận, dòng tiền theo từng Đơn vị trực thuộc cũng như toàn Công ty
Bên cạnh đó, việc di dời khu vực Văn phòng Công ty đến Khu công nghiệp Tân
Tạo, còn các xưởng sản xuất đến Long An sẽ triển khai trong thời gian tới. Vì thế, vấn đề
liên kết thông tin giữa hai khu vực này cũng là một trong những vấn đề quan tâm hàng
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
19
đầu, Công ty dự kiến ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là các phần mềm quản lý mang
tính nhất quán toàn bộ hệ thống, liên kết dữ liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận,
phòng ban, Đơn vị ở hai khu vực này.
Tuy nhiên, với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay và những vấn
đề mang tính lịch sử để lại ví dụ như hệ thống phần cứng hiện có của Công ty chưa đủ
đáp ứng, trình độ công nghệ thông tin của nhân viên còn thấp và bảo mật thông tin sau khi
triển khai thì ứng dụng công nghệ thông tin không phải là vấn đề có thể thực hiện một
cách nhanh chóng mà cần có thời gian cũng như kế hoạch cụ thể để triển khai.
Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP
Đặc điểm của tổ chức
Đặc điểm của sự đổi mới
Sự phức tạp
Chuyên gia công nghệ thông tin Trình độ nhân viên
Quy mô công ty
Thái độ nhân viên
Lợi ích liên quan
Chi phí
Khó khăn việc ứng dụng ERP
Sự hổ trợ từ bên ngoài
Sức ép cạnh tranh
Các liên kết theo chiều ngang
Đặc điểm của môi trường
Sự ủng hộ của lãnh đạo
3.2.1. Đặc điểm môi trường
Sự hỗ trợ từ bên ngoài: Công ty VISSAN là công ty 100% vốn nhà nước nên chịu sức
ép về các thủ tục hành chính nặng nề, phải trải qua quá nhiều cấp phê duyệt khi muốn
triển khai ứng dụng từ khâu lựa chọn nhà cung cấp đến khâu thương thảo hợp đồng và
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
20
ngay cả quá trình ứng dụng. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ dự án
trong khi chủ trương là phải triển khai nhanh. Sự mâu thuẫn này làm dự án phải chạy
theo tiến độ và ít quan tâm đến chất lượng, hiệu quả của dự án mang lại => Không có
sự hỗ trợ từ phía cơ quan cấp trên mà còn gây sức ép không nhỏ về mặt thời gian
Sức ép cạnh tranh: như đã trình bày ở trên, công ty ngày càng mở rộng kinh doanh thì
việc cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Đối thủ luôn ứng dụng những công nghệ
mới nhất trong khâu quản lý buộc công ty phải cố gắng ứng dụng ERP để quản trị hệ
thống đồng bộ, tránh việc cập nhật thông tin không kịp thời, ảnh hưởng đến các quyết
định kinh doanh
Các liên kết theo chiều ngang: Nhà cung cấp và khách hàng luôn đòi hỏi phải cập
nhật số liệu, đối chiếu kịp thời trong khâu thanh toán. Mặt khác, việc ký hợp đồng với
các đại lý cũng đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ hơn, tránh việc lạm dụng, chồng chéo các
chính sách bán hàng của công ty.
3.2.2. Đặc điểm của tổ chức
Sự ủng hộ của lãnh đạo: Mặc dù Ban lãnh đạo công ty nhất trí chủ trương trong việc
triển khai ERP, tuy nhiên công việc quá nhiều khiến họ không theo sát được quá trình
triển khai dự án, chỉ định kỳ nghe nhân viên báo cáo => gây khó khăn rất nhiều vì
việc ứng dụng ERP đòi hỏi sự thay đổi cả một hệ thống, qui trình tác nghiệp của các
phòng ban, không có ban lãnh đạo chủ trì giải quyết các mâu thuẫn thì khó có thể
thống nhất => ảnh hưởng đến tiến độ dự án
Quy mô công ty: Công ty VISSAN đi vào hoạt động hơn 40 năm với quy mô phát
triển ngày càng lớn trong khâu kinh doanh, nhưng khâu quản lý còn lỏng lẻo, không
đáp ứng yêu cầu, quản lý theo kiểu mỗi khâu tự quản, không nhất quán. Khi triển khai
ERP, một phần do năng lực của đơn vị triển khai còn hạn chế, một phần do quy mô
quản lý của công ty quá phức tạp làm tốn rất nhiều thời gian để giải quyết từng sự
việc, đặc biệt là khi đề cập đến qui tắc đặt mã, liên kết dữ liệu giữa các phòng ban.
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
21
Chuyên gia công nghệ thông tin: Công ty đã lựa chọn, cân nhắc để chọn đơn vị triển
khai là một công ty phần mềm của Việt Nam, mặc dù ưu tiên customize cho khách
hàng nhưng năng lực của công ty này còn hạn chế.
Trình độ nhân viên: bản thân nội tại trình độ công nghệ thông tin của nhân viên còn
yếu kém gây nhiều khó khăn khi triển khai: đơn vị triển khai phải giải thích nhiều lần
mà vẫn không hiểu các thao tác sử dụng.
Thái độ nhân viên: Đa phần nhân viên tại Công ty do quen biết nên được tuyền dụng,
hầu hết đều là nhân viên lớn tuổi, ít chịu thay đổi, nhất là đối với việc ứng dụng các
công nghệ thông tin. Họ thờ ơ, hoặc chống đối rất nhiều trong quá trình triển khai
3.2.3. Đặc điểm của đổi mới
Chi phí: triển khai ERP tốn chi phí rất lớn khiến ban lãnh đạo phải cân nhắc rất kỹ khi
quyết định thực hiện. Đến khi triển khai lại phát sinh quá nhiều chi phí tăng thêm,
cộng thêm các thủ tục hành chính phê duyệt khó khăn, gây chậm tiến độ dự án.
Lợi ích liên quan: Khi thay đổi tức là ảnh hưởng tới quyền lợi, quyền hạn của một số
cá nhân trong công ty. Họ ngấm ngầm hoặc chống đối công khai quá trình ứng dụng
ERP, đồng thời tạo nên làn sóng lây lan cho những người đang lưỡng lự, chưa quyết
tâm triển khai. Cuối cùng hậu quả là người làm thì ít mà người “phá” thì nhiều.
Sự phức tạp: Ứng dụng công nghệ mới vào một mô hình quản lý lạc hậu, lỏng lẽo,
chồng chéo và có quy mô lớn là điều không hề dễ dàng và đó là một trong những khó
khăn chính mà công ty VISSAN đang gặp phải.
3.3. Giải pháp thúc đẩy triển khai phần mềm
Tuy gặp rất nhiệu khó khăn trong quá trình triển khai hệ thống ERP theo những
nguyên nhân được chẩn đoán như trên, nhưng Công ty VISSAN buộc phải triển khai ERP
để đáp ứng tính cấp bách, yêu cầu về mặt quản lý:
Kiểm soát thông tin khách hàng: với những mã khách hàng khác nhau do hai phòng
kinh doanh thực phẩm tươi sống và kinh doanh thực phẩm chế biến tự quản lý và tự
đặt mã mới bởi hai phần mềm khác nhau, theo đó xuất hiện trường hợp 1 khách hàng
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
22
mà có tới 2 mã khách (do khách hàng vừa mua thực phẩm tươi sống, vừa mua thực
phẩm chế biến), kết quả là đã tạo sự rối loạn rất lớn trong khâu quản lý như công nợ,
thanh toán. Khi ứng dụng ERP, dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong
công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, tuy nhiên vẫn phải phân
quyền theo cấp quản lý, việc theo dõi công nợ và thanh toán được dễ dàng hơn.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: Qui trình tác nghiệp bên
khâu sản xuất và quản lý kho sử dụng phần mềm Foxpro và Access, mặt khác hai
phòng kinh doanh sử dụng phần mềm Xman – một phần mềm bán hàng dành riêng
cho khối bán hàng. Như vậy, khi phòng kinh doanh muốn bán hàng cho khách nhưng
không thể cập nhật được số liệu tồn kho, nếu xuất hóa đơn trước trong trường hợp
kho không có hàng để cung cấp sẽ phải hủy hóa đơn, ảnh hưởng đến số liệu tài chính
– kế toán. Việc cung cấp hàng cho khách vì thế cũng bị ảnh hưởng. Nếu tích hợp
được ERP, mọi vấn đề sẽ được giải quyết khi số liệu đồng nhất.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: Ở khâu đầu vào, công ty thu mua nguyên vật
liệu từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, ngay cả kiểm tra chất lượng cũng nên nhập liệu
vào hệ thống để theo dõi chất lượng nguồn cung ứng, nhưng hiện nay, bộ phận KCS
thoe dõi thủ công bằng Excel, định kỳ lập các báo cáo để trình ban lãnh đạo. Do đó,
việc theo dõi chất lượng các nguồn cung ứng không kịp thời khi ban lãnh đạo muốn
muốn đưa ra các quyết định. Do đó, ERP là giải pháp hữu hiệu trong trường hợp này.
Kiểm soát thông tin tài chính: Từ khâu đầu vào đến khâu đầu ra, số liệu rời rạc nên
việc kiểm soát tài chính, lên các báo cáo kế toán trở nên cực kỳ phức tạp. ERP được
tích hợp sẽ tự động hóa lên các báo cáo tài chính, tiết kiệm được thời gian lập báo
cáo, bộ phận tài chính sẽ có nhiều thời gian để kiểm soát các vấn đề liên quan đến
công tác quản lý tài chính – kế toán.
Kiểm soát lượng tồn kho: Tồn kho của công ty VISSAN là rất lớn, nhất là các
nguyên liệu như bột mì, dè cá, thịt heo… các nguyên liệu này đặc thù có lượng hao
hụt rất lớn khi tồn trữ và phải tồn trữ, bảo quản ở nhiệt độ thích hợp. Nhưng hiện tại
do không có phần mềm nên việc kiểm soát số liệu xuất nhập tồn bằng Excel nên rất
dễ dẫn đến sai sót, đồng thời cũng không đáp ứng được yêu cầu về mặt quản lý hạn sử
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
23
dụng, quản lý theo lô… ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng
nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật
liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập. Tất cả sẽ giúp giảm chi
phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: Với số lượng nhân viên trên 4000 người, việc tính
toán lương, thưởng, theo dõi chấm công đã rất mất nhiều thời gian của Phòng tổ chức
nhân sự, không quan tâm nhiều đến đời sống, tâm lý và phát triển nhân viên. Công ty
VISSAN đồng thời còn quản lý số lượng nhân viên thời vụ, mậu dịch viên rất lớn với
tính chất biến động không nhỏ. Việc không có phần mềm đã ảnh hưởng rất lớn đến
công tác nhân sự. ERP sẽ giúp tính lương, thưởng, chấm công tự động hóa, đồng thời
có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã
làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân
viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau.
Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP có một nền tảng tên là Ming.le
cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn
thông tin. ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm,
xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,…
3.4. Giải pháp để triển khai ERP tại VISSAN
3.4.1. Đề xuất các bước triển khai về nghiệp vụ
Do công ty VISSAN quá lớn, qui trình quản lý phức tạp nên không thể triển khai
cùng một lúc tất cả các bộ phận, điều này sẽ gây rối loạn, ảnh hưởng đến sự thành công
của dự án, nhóm nghiên cứu đề xuất triển khai tại khu vực văn phòng công ty: Vì công ty
còn quản lý hệ thống các đơn vị trực thuộc là các cửa hàng thực phẩm quận, trạm, chi
nhánh, xí nghiệp, nên không thể triển khai cùng lúc toàn bộ hệ thống. Công ty nên triển
khai tại văn phòng công ty trước, mà cốt lõi là triển khai các khâu nhập liệu đầu vào theo
sơ đồ sau:
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
24
Đây là những bước tổng quát do ý kiến cá nhân của tác giả để triển ERP thành công
tại công ty VISSAN, tuy nhiên trong từng bước tổng quát cần triển khai các bước nhỏ chi
tiết hơn và xem xét phổ biến để phối hợp tất cả các bộ phận liên quan để thực hiện. Ví dụ:
Thống nhất nhất mã khách hàng đòi hỏi cần có sự thống nhất giữa Phòng Kinh Doanh
Thực Phẩm Chế Biến, Phòng Kinh Doanh Thực Phẩm Tươi Sống, bộ phận theo dõi công
nợ của Phòng Tài chính – Kế toán và Bộ phận IT… Vì thế cần xác định rõ những bên nào
ủng hộ việc triển khai, bên nào không ủng hộ hoặc ở trường phái trung dung để có kế
hoạch quản trị cho phù hợp.
Nhóm có mong muốn thay đổi và có năng lực để thay đổi
Tổng công ty Thương Mại Sài Gòn: Công ty mẹ đề xuất chủ trương muốn ứng dụng
ERP không chỉ ở VISSAN mà toàn bộ hệ thống Tổng công ty cùng sử dụng một phần
mềm thống nhất. Do đó, hết sức ủng hộ VISSAN trong việc ứng dụng phần mềm mới.
Ban Tổng Giám Đốc: Ban Tổng Giám Đốc có mong muốn thay đổi nhưng bận việc
nhiều nên không thể tham gia sát sao.
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
25
Phòng Tài chính – Kế toán: Vốn là bộ phận nghiệp vụ thừa kế dữ liệu là chính từ
những bộ phận khác, nhưng do dữ liệu rời rạc nên hiện nay việc tập hợp số liệu làm báo
cáo rất khó khăn, phòng rất mong muốn áp dụng phần mềm thống nhất càng nhanh càng
tốt. Với đội ngũ nhân viên có trình độ tương đối tốt, phòng hoàn toàn có khả năng nằm
trong đội tiên phong để triển khai.
Bộ phận kho: Do không quản lý được hạn sử dụng, lô một cách hệ thống nên rất khó
khăn trong việc thống kê số liệu, do đó bộ phận kho rất ủng hộ việc triển khai phần mềm
Nhóm có mong muốn thay đổi nhưng không có năng lực để thay đổi
Bộ phận giao hàng: Đây là đội ngũ rất mong muốn có phần mềm để theo dõi thông
tin vận chuyển hàng hóa. Vì mỗi lần giao hàng, nhân viên phải đứng chờ lấy hóa đơn giao
cho khách hàng rất lâu, tốn nhiều thời gian vì Phòng kinh doanh mất khoảng thời gian để
xác định dưới kho có hàng hay không.
Nhóm không mong muốn thay đổi nhưng có năng lực để thay đổi
Phòng kinh doanh tươi sống và phòng kinh doanh chế biến: hai bộ phận này đang sử
dụng phần mềm Xman phục vụ tốt cho công tác bán hàng, họ không chịu thay đổi phần
mềm mới để tránh xáo trộn.
Nhóm không mong muốn thay đổi và không có năng lực thay đổi
Phòng hành chính: Đây là bộ phận quan liêu và tác nghiệp chậm nhất công ty, với
suy nghĩ “ lương nhu tháng trước”, họ không muốn thay đổi bất cứ gì cả, ngay cả sử dụng
phần mềm trong công việc hàng ngày cũng ít nên họ không muốn thay đổi
3.4.2. Kế hoạch quản trị sự thay đổi
Trước nhiều khó khăn trong quá trình thay đổi Ban lãnh đạo Công ty VISSAN cần
nổ lực để giải quyết được những khó khăn đang gặp phải và hướng tới ổn định quá trình
thay đổi hay nói cách khác đó là quản lý sự thay đổi.
Ban lãnh đạo nên đưa ra những con số về tình hình hoạt động kinh doanh của Công
ty, về thị phần và mối đe dọa từ phía các đối thủ cạnh tranh, chia sẻ với nhân viên Công ty
các thông tin này để nhân viên hiểu sự cần cần thiết phải đổi mới trong hoạt động như thế
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
26
nào, Công ty sẽ không tồn tại và cạnh tranh được nếu không có thay đổi. Từ đó tạo cho
nhân viên thấy được sự cấp thiết của thay đổi và cũng là cách làm cho họ đặt việc thay đổi
là ưu tiên hàng đầu trong các công việc của họ đang làm.
Ban lãnh đạo chỉ ra cho các nhân viên của mình thấy công ty sẽ đạt được những lợi
ích gì khi thực hiện quá trình thay đổi và lợi ích đó có liên quan như thế nào đến từng
phòng ban, bộ phận, cá nhân trong công ty.
Ban lãnh đạo yêu cầu các trưởng phòng phải làm gương và quan tâm đúng mức về
việc thay đổi của Công ty và có những biện pháp chế tài nhất định đối với những ai không
thực hiện hay không làm gương. Ban lãnh đạo cho rằng trưởng phòng cũng giống như
thuyền trưởng của một con tàu, muốn con tàu đi hướng nào là tùy thuộc vào người thuyền
trưởng. Nếu tất cả các thuyền trưởng đều nắm chắc hướng đi của mình thì đoàn tàu mới đi
đúng hướng, vượt qua những cơn bão và không thể để cho con tàu nào mắc cạn, vì quá
trình thay đổi phải đồng bộ và thống nhất. Ban lãnh đạo Công ty đôn đốc và theo dõi sát
sao quá trình thay đổi và có những điều chỉnh kịp thời khi phát sinh các vấn đề mới.
Bên cạnh vai trò của Ban Lãnh đạo, chúng ta cần có một kế hoạch thay đổi cụ thể
như sau:
3.4.2.1. Quyền tự chủ
Do đặc điểm là Công ty nhà nước trực thuộc tổng công ty thương mại Sài Gòn nên
khi triển khai bất kỳ điều gì cũng cần xin ý kiến từ cấp trên gây tốn thời gian là gia tăng
thêm chi phí do đó quyền tự chủ là điều rất quan trọng: xin được tự quyết trong việc triển
khai công nghệ mới và ngân sách cho dự án. Do Công ty trong các năm qua đều có nguồn
lợi nhuận lớn nên ngân sách để thực hiện dự án sẽ lấy từ lợi nhuận và quỹ khoa học công
nghệ của công ty, việc sử dụng lợi nhuận và các quỹ sẽ do Công ty tự quyết định không
cần xin ý kiến từ Tổng Công ty. Việc này sẽ giúp Công ty có thể thực hiện những dự án,
những sự thay đổi nhanh chóng, tránh được rủi ro về sự ngăn cản từ Tổng Công ty.
3.4.2.2. Sự ủng hộ của lãnh đạo Công ty
Do các lãnh đạo của Công ty có nhiều công việc cần giải quyết nên mặc dù rất muốn
triển khai ERP nhưng không có thời gian để theo sát tiến độ dự án mà chỉ nghe báo cáo
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
27
định kỳ của nhân viên => Lập ra một ban đổi mới và áp dụng ERP, ban này được trao
quyền về điều động nhân sự, tài chính => giải quyết được các mâu thuẫn giữa các phòng
ban. Ban này chỉ dưới quyền của giám đốc Công ty, báo cáo trực tiếp với giám đốc,
trưởng ban có quyền ngang với một phó giám đốc.
3.4.2.3. Thay đổi về cơ cấu tổ chức
Đây là một việc làm rất khó, cần phải có một dự án riêng về vấn đề này nhưng ở đây
nhóm đề xuất ở mặt thủ tục hành chính: ban hành ra những văn bản quy chuẩn về thủ tục
hành chính, cơ cấu tổ chức từ trên xuống dưới, quyền hạn và nhiệm vụ của từng bộ phận,
chức danh được phân chia rõ ràng. Điều này tạo được tiền đề để có thể áp dụng được ERP
do phần mềm này cũng được thiết kế theo các quy chuẩn của Công ty.
3.4.2.4. Thái độ nhân viên
Thay đổi trong một công ty lớn là rất khó do đó nên có các bước chuẩn bị trước khi
thông báo về thay đổi: tiến hành khảo sát để có thể xác định thái độ nhân viên đối với việc
sử dụng ERP. Xác định được thái độ nhân viên từ đó lập ra ban đổi mới, tuyên truyền tính
cấp thiết và các lợi ích của ERP đối với Công ty, có chính sách khen thưởng đối với các
nhân viên tích cực học hỏi ủng hộ sự đổi mới.
3.4.2.5. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
Do nhân viên của Công ty được tuyển dụng đa phần là qua quen biết, nhưng đây vẫn
có thể là nguồn tuyển chất lượng nếu đưa ra tiêu chuẩn để vào công ty dù là quen biết vẫn
phải đáp ứng các yêu cầu mới có thể là việc tại công ty. Đối với các nhân viên hiện tại sẽ
tiến hành phân loại để đào tạo: đối với các nhân viên có năng lực và có thể đào tạo Công
ty sẽ tạo điều kiện để đi học nâng cao trình độ, tập huấn sử dụng phần mềm; đối với các
nhân viên không thể tiếp thu sẽ luân chuyển về các bộ phận ít phải sự dụng tới ERP.
3.4.2.6. Triển khai từng phần từng bộ phận
Do ERP là một ứng dụng lớn nếu triển khai cùng một lúc rất khó thành công do đó
cần chia nhỏ ra thành từng phần để triển khai, qua đó đánh giá hiệu quả và rút kinh
nghiệm: Xác định bộ phận nào cần có ERP nhất, bộ phận nào đội ngũ nhân viện ủng hộ
GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh
SVTH: Trương Nguyễn Quang Minh
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
28
nhất, bộ phận nào có lãnh đạo tâm huyết với việc áp dụng nhất => triển khai ERP ở các
bộ phận này thành công sẽ tạo tiền để để nhân rộng.
3.4.2.7. Chi phí triển khai
ERP cần được triển khai tại tất cả phòng ban, chi nhánh của Công ty nhưng việc này
tốn chi phí rất cao do đó cần xác định nơi triển khai trước để giảm chi phí: triển khai tại
TP.HCM do đây là thị trường chính, nhiều áp lực cạnh tranh và áp lực từ nhà cung cấp do
đó cần đổi mới kịp thời.
3.4.2.8. Động viên, khen thưởng, đánh giá, điều chỉnh
Trong quá trình triển khai sẽ có nhiều người chống đối cũng như ủng hộ do đó cần
có biện pháp động viên khen thưởng thích hợp với các cá nhân tích cực. Xây dựng các
thang đo rõ ràng để đánh giá hiệu quả của từng giai đoạn để tưởng thưởng kịp thời hoặc
tiến hành điều chỉnh cho phù hợp với thực tế của Công ty.
Chương 5: KẾT LUẬN
Như vậy triển khai phần mềm ERP là quyết định khó khăn của đội ngũ quản lý tại
công ty VISSAN, quyết định thay đổi này vấp phải nhiều sự kháng cự của nhân viên lẫn
các nhà quản trị. Do đó, điều tiên quyết là phải có sự cam kết của Ban lãnh đạo ngay từ
đầu và cần triển khai một kế hoạch quản trị sự thay đổi một cách cụ thể, thực hiện và theo
sát kế hoạch để điều chỉnh cho phù hợp mới mong thành công.
