Kế toán chi phí
Chương 1:
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA KẾ TOÁN CHI PHÍ
I. HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VÀ SỰ VẬN
ĐỘNG CỦA CHI PHÍ
1. Hoạt động cơ bản của doanh nghiệp sản xuất
Doanh nghiệp sản xuất là một đơn vị kinh tế , thực hiện quá trình đầu tư, sản xuất và tiêu thụ
sản phẩm nhằm mục đích thu được lợi nhuận.
Hoạt động của doanh nghiệp sản xuất thường chia thành các giai đoạn cơ bản như sau :
1.1. Giai đoạn nghiên cứu nhu cầu sản xuất :
Đây là giai đoạn đầu tiên trong quá trình sản xuất kinh doanh . Ở giai đoạn này người ta sẽ
tiến hành điều tra ,khảo sát, tìm hiểu nhu cầu của thị trường để trả lời các vấn đề như : sản xuất
loại sản phẩm nào ? Sản xuất cho đối tượng nào ? Để sản xuất phải dùng các phương thức ra sao?
Nguồn lực để sản xuất là gì ? Huy động ở đâu ? …
1.2. Giai đoạn đầu tư mua sắm các nguồn lực :
Đây là giai đoạn doanh nghiệp tập trung nguồn vốn để đầu tư mua sắm các nguồn lực để sử
dụng trong ngắn hạn và các nguồn lực sử dụng trong dài hạn :
Các nguồn vật lực sử dụng trong ngắn hạn như : nguyên liệu, vật liệu , công cụ dụng cụ .
Các nguồn vật lực sử dụng trong dài hạn như : tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô
hình.
Ngoài ra trong giai đoạn này còn phải chuẩn bị các nguồn nhân lực để phục vụ cả ngắn
hạn và dài hạn như : thuê mướn lao động, đào tạo lao động.
1.3. Giai đoạn sản xuất :
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ đưa các nguồn nhân lực , vật lực vào quy trình công
nghệ sản xuất để tạo thành sản phẩm dở dang nếu quá trình sản xuất chưa kết thúc hoặc tạo ra
thành phẩm nếu quá trình sản xuất đã kết thúc.
Đây là giai đoạn cơ bản trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp sản xuất . Các chi phí
phát sinh trong giai đoạn này cũng là đối tượng nghiên cứu chính của kế toán chi phí.
1.4. Giai đoạn tiêu thụ sản phẩm :
Đây là giai đoạn sản phẩm của doanh nghiệp làm ra được đưa vào thị trường để tiêu thụ.
Sản phẩm của doanh nghiệp sẽ được di chuyển từ lĩnh vực sản xuất chuyển sang lĩnh vực lưu
thông hoặc tiêu dùng . Khi giai đoạn này thực hiện xong doanh nghiệp sẽ thu được tiền để bù đắp
những chi phí đã bỏ ra trong sản xuất kinh doanh và tích lũy để phát triển , mở rộng quy mô hoạt
động sản xuất kinh doanh.
2. Sự vận động của chi phí trong doanh nghiệp sản xuất
2.1. Giai đoạn nghiên cứu nhu cầu của sản xuất
Trong giai đoạn này thường phát sinh các khoản chi phí nghiên cứu tìm hiểu thị trường, lập
phương án kinh doanh , thành lập doanh nghiệp. Chi phí phát sinh trong giai đoạn này lớn hay
nhỏ phụ thuộc vào quy mô hoạt động của doanh nghiệp , giải pháp thực hiện, nhân sự thực hiện,
thủ tục hành chính của từng địa phương trong từng quốc gia.
Chi phí trong giai đoạn này sẽ được vốn hóa thành tài sản cố định vô hình (nếu đủ điều kiện
ghi nhận là tài sản cố định vô hình ) hoặc vốn hóa thành chi phí trả trước dài hạn để được phân bổ
dần vào chi phí sản xuất kinh doanh .
2.2. Giai đoạn đầu tư , mua sắm các nguồn lực
1
Kế toán chi phí
Trong giai đoạn này thường phát sinh các chi phí đầu tư, mua sắm các nguồn lực gắn liền
với nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , bao gồm các nguồn lực sử dụng
trong dài hạn như : đầu tư mua sắm đất đai, nhà xưởng , kho bãi, máy móc thiết bị,… và các
nguồn lực sử dụng trong ngắn hạn như: mua sắm dự trữ nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ . Ngoài
ra còn phát sinh các chi phí liên quan đến việc tìm kiếm , tuyển dụng , đào tạo lao động để phục
vụ cho hoạt động trước mắt cũng như lâu dài của doanh nghiệp.
Các chi phí phát sinh trong giai đoạn này thường được vốn hóa thành tài sản của doanh
nghiệp bao gồm tài sản lưu động , tài sản cố định và các khoản chi phí trả trước ngắn hạn hoặc dài
hạn.
2.3. Giai đoạn sản xuất
Trong giai đoạn này thường phát sinh các chi phí liên quan đến quá trình sản xuất của doanh
nghiệp , đó là sự tiêu hao các nguồn vật lực , nhân lực cần thiết để tiến hành sản xuất sản phẩm,
cụ thể gồm :
Chi phí được hình thành từ việc sử dụng các nguồn lực dài hạn trong sản xuất như :
chi phí sử dụng tài sản cố định ( khấu hao máy móc, thiết bị, nhà xưởng) ; chi phí sử dụng tài sản
vô hình (khấu hao bằng phát minh sáng chế, nhãn hiệu hàng hóa, phần mềm máy vi tính,…).
Các khoản chi phí này thường có tính chất ổn định tương đối và phát sinh nhiều hay ít
phụ thuộc vào các yếu tố như : phương pháp tính khấu hao , nguyên giá và thời gian khấu hao của
tài sản , công suất thiết kế và tình hình sử dụng thực tế ,...
Chi phí được hình thành từ việc sử dụng các nguồn lực ngắn hạn như : chi phí
nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí dịch vụ mua ngoài ( điện, nước,
điện thoại, thuê tài sản, thuê sửa chữa tài sản, …) phục vụ cho hoạt động sản xuất .
Các khoản chi phí này có mức phát sinh phụ thuộc vào quy mô của phương tiện sản
xuất, khối lượng sản phẩm sản xuất, tình hình thu mua dự trữ và sử dụng vật tư, sử dụng công cụ.
Các chi phí này có sự biến đổi qua các thời kỳ sản xuất và gắn liền với các quyết định của nhà
quản lý trong thời gian đương nhiệm.
Chi phí hình thành từ việc sử dụng các nguồn nhân lực như: chi phí tiền lương trả
cho công nhân sản xuất, công nhân thử việc, công nhân phục vụ máy móc và nhân viên quản lý
phân xưởng , chi phí mua bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao
động đang tham gia hoạt động sản xuất. Các chi phí này phát sinh phụ thuộc vào phương pháp
tính lương của đơn vị, số lượng lao động , năng suất lao động,…
2.4. Giai đoạn tiêu thụ sản phẩm
Trong giai đoạn này thường phát sinh các chi phí liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực
để thực hiện các chính sách, chiến lược và giải pháp tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiện như : chi
phí vận chuyển sản phẩm tiêu thụ, chi phí quảng cáo, chi phí khuyến mãi, chi phí bảo hành sản
phẩm, … Các chi phí này thường có xu hướng gia tăng trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh
tranh
Ngoài các chi phí phát sinh ở 4 giai đoạn trên , trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
còn phát sinh chi phí quản lý điều hành kiểm soát chung hoạt động của doanh nghiệp như : tiền
lương và các khoản trích theo lương của lao động làm công tác quản lý doanh nghiệp, chi phí vật
liệu và công cụ phục vụ quản lý doanh nghiệp, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong quản
lý doanh nghiệp, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí quản lý doanh nghiệp khác. Các chi phí này
phát sinh tùy thuộc quy mô hoạt động và năng lực quản lý của những lao động làm công tác quản
lý doanh nghiệp .
II. KẾ TOÁN CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1. Khái niệm :
Kế toán chi phí là chuyên ngành kế toán đặt trọng tâm vào việc nhận diện, thu thập, phân
tích các khoản mục chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của doanh nghiệp.
2
Kế toán chi phí
Trong kinh tế học , chi phí nói chung và chi phí sản xuất nói riêng chiếm một chỗ đứng quan
trọng và có quan hệ với nhiều vấn đề khác nhau của một doanh nghiệp cũng như của xã hội. Chi
phí sản xuất không chỉ thu hút sự chú ý của công ty, của nhà sản xuất mà còn là mối quan tâm của
người tiêu dùng và của xã hội. Giảm chi phí sản xuất làm tăng lợi nhuận của đơn vị, tăng khả
năng cạnh tranh của sản phẩm , đồng thời cũng làm tăng lợi ích cho người tiêu dùng.
2. Mục tiêu của kế toán chi phí :
Cung cấp thông tin về chi phí , giá thành nhằm phục vụ cho việc xác định giá trị của
thành phẩm tồn kho, giá vốn hàng bán , lợi nhuận tiêu thụ sản phẩm. Trên cơ sở đó mà giúp cho
nhà quản trị ra các quyết định kinh tế liên quan đến quá trình sản xuất, phương hướng kinh doanh.
Cung cấp thông tin về chi phí , giá thành nhằm phục vụ cho việc kiểm soát chi phí
nhằm sử dụng chi phí một cách hợp lý, tiết kiệm từ đó mà gia tăng năng lực cạnh tranh của doanh
nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
Cung cấp thông tin về chi phí , giá thành nhằm phục vụ cho việc xây dựng và hoàn
thiện các định mức chi phí
3. Mối quan hệ giữa kế toán chi phí với kế toán tài chính và kế toán quản trị :
Kế toán chi phí , cũng như kế toán tài chính và kế toán quản trị đều sử dụng chung một
nguồn dữ liệu thông tin ban đầu lấy từ các chứng từ kế toán nhưng được xử lý điều chỉnh bằng
các phương pháp riêng nhằm phục vụ cho những mục tiêu quản lý khác nhau.
Kế toán chi phí hướng đến việc cung cấp thông tin về chi phí và giá thành cho các đối tượng
sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp , cụ thể :
Cung cấp thông tin cho kế toán quản trị nhằm phục vụ các quyết định quản trị nội bộ
thường đòi hỏi cao về tính cụ thể , linh hoạt, kịp thời , phù hợp với các quyết định xử lý nhanh
tình huống kinh doanh theo diễn biến của thị trường. Ngoài ra còn giúp cho việc quản lý , kiểm
soát chi phí và đánh giá năng lực , trách nhiệm đối với nhà quản lý các cấp trong đơn vị.
Cung cấp thông tin cho kế toán tài chính nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và công bố giá
trị tài sản, giá vốn, lợi nhuận chủ yếu cho các đối tượng sử dụng thông tin ở bên ngoài ( cơ quan
thuế, ngân hàng, nhà đầu tư,…) đòi hỏi phải chấp hành đúng các nguyên tắc , chuẩn mực và chế
độ kế toán.
Như vậy có thể phân biệt giữa kế toán chi phí với kế toán tài chính và kế toán quản trị qua
các tiêu thức như sau :
Tiêu thức Kế toán tài chính Kế toán chi phí Kế toán quản trị
- Đối tượng
nghiên cứu
Tài sản và sự vận
động của tài sản
trong mối quan hệ hai
mặt kết cầu và nguồn
hình thành
Chi phí phát sinh trong
quá trình sản xuất và tiêu
thụ sản phẩm
Sự tuần hoàn của tài sản
trong quá trình sản xuất và
tái sản xuất một cách thật chi
tiết nhằm xác định chi phí,
doanh thu, lợi nhuận theo
từng đối tượng , từng bộ
phận, từng mục tiêu quản lý
- Phương
pháp nghiên
cứu
Hệ thống các phương
pháp kế toán như:
phương pháp chứng
từ, kiểm kê, tài
khoản, ghi sổ kép,
đánh giá , lập báo cáo
tài chính
Hệ thống các phương
pháp kế toán kèm thêm
hệ thống các phương
pháp tập hợp chi phí và
hệ thống các phương
pháp tính giá thành
Hệ thống các phương pháp
kế toán và các phương pháp
thống kê, toán học, phân tích
- Đối tượng sử
dụng thông tin
Các nhà quản trị
doanh nghiệp và các
tổ chức, cá nhân bên
Các nhà quản trị doanh
nghiệp và các tổ chức, cá
nhân bên ngoài doanh
Các nhà quản trị trong doanh
nghiệp
3
Kế toán chi phí
ngoài doanh nghiệp
nhưng chủ yếu là bên
ngoài
nghiệp, nhưng chủ yếu là
trong nội bộ doanh nghiệ
- Phạm vi số
liệu báo cáo
Toàn doanh nghiệp Các bộ phận sản xuất và
các bộ phận khác có phát
sinh chi phí
Các bộ phận, chi nhánh theo
cơ cấu tổ chức kinh doanh
của doanh nghiệp
- Loại báo cáo Hệ thống báo cáo tài
chính
Hệ thống báo cáo về chi
phí và giá thành
Hệ thống báo cáo nội bộ liên
quan đến quá trình hoạch
định, kiểm soát, điều hành và
ra quyết định của nhà quản
trị
- Thời kỳ báo
cáo
Định kỳ (tháng, quý,
năm)
Định kỳ và thường xuyên
theo yêu cầu sử dụng
thông tin về chi phí và
giá thành
Định kỳ và thường xuyên
theo yêu cầu sử dụng thông
tin của nhà quản trị về mọi
mặt hoạt động của doanh
nghiệp
III. PHÂN LOẠI CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH
1. Phân loại chi phí
Chi phí được xem là một trong những chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả quản lý hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí phát sinh một cách khách quan , thường xuyên biến
động và hết sức phong phú đa dạng. Do vậy để kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí phục vụ cho
yêu cầu quản lý đòi hỏi phải nhận diện, phân loại chi phí theo các tiêu thức khác nhau nhằm đáp
ứng những yêu cầu quản lý cụ thể.
1.1. Phân loại theo nội dung kinh tế (theo yếu tố chi phí)
Theo cách phân loại này, ta sẽ căn cứ vào nội dung kinh tế giống nhau của chi phí để sắp
xếp chi phí ra thành từng loại, mỗi loại còn được gọi là một yếu tố chi phí .
1.1.1. Nội dung phân loại :
Theo cách này chi phí được chia thành các yếu tố sau :
(1) Chi phí nguyên vật liệu : bao gồm giá trị (giá gốc) các loại Nguyên vật liệu chính, vật
liệu phụ, nhiên liệu , phụ tùng, công cụ dụng cụ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh
(2) Chi phí nhân công : bao gồm chi phí tiền lương tiền công trả cho người lao động và các
khoản trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy
định
(3) Chi phí khấu hao tài sản cố định : bao gồm số khấu hao của những TSCĐ phục vụ cho
hoạt động SXKD
(4) Chi phí dịch vụ mua ngoài : bao gồm chi phí trả cho các dịch vụ mua ngoài phục vụ
cho hoạt động SXKD như điện, nước, điện thoại, thuê tài sản, thuê sửa chữa tài sản, thuê kiểm
toán, thuê quảng cáo, thuê bán hàng,…
(5) Chi phí khác bằng tiền : gồm các chi phí khác phục vụ hoạt động SXKD ngoài các chi
phí trên như : chi phí giao dịch, tiếp khách, tổ chức hội nghị,..
1.1.2. Tác dụng của phân loại:
Là căn cứ giúp các nhà quản trị xác định được các loại chi phí ban đầu cần thiết phải bỏ ra
để phục vụ cho hoạt động SXKD.
Là căn cứ để lập dự toán chi phí theo yếu tố và kiểm tra tình hình thực hiện dự toán chi phí
theo yếu tố .
4
Kế toán chi phí
1.2. Phân loại theo công dụng kinh tế (theo khoản mục chi phí)
Theo cách phân loại này, ta sẽ căn cứ vào công dụng kinh tế giống nhau của chi phí để sắp
xếp chi phí ra thành từng loại, mỗi loại còn được gọi là một khoản mục chi phí .
1.2.1. Nội dung:
Theo cách này chi phí được chia thành các khoản mục như sau :
(1) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá gốc các loại nguyên vật liệu chính, vật
liệu phụ ,… được sử dụng trực tiếp cho việc sản xuất chế biến sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ .
Ví dụ : Vải, chỉ, nút áo, dây kéo,…để may quần áo trong doanh nghiệp May; Hạt nhựa, bột
màu,… dùng để sản xuất bàn nhựa, ghế nhựa,… trong doanh nghiệp sản xuất mặt hàng Nhựa.
Thực phẩm (thịt, tôm , cua, cá, gia vị,…) dùng để chế biến món ăn trong doanh nghiệp kinh
doanh Nhà hàng.
(2) Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm các khoản chi phí phải trả cho công nhân trực
tiếp sản xuất sản phẩm như : tiền lương chính, tiền lương phụ, các khoản phụ cấp lương và các
khoản trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp tính theo tỷ
lệ quy định trên tiền lương của công nhân trực tiếp
(3) Chi phí sản xuất chung : bao gồm các chi phí cho hoạt động sản xuất sản phẩm , cung
ứng dịch vụ ngoài hai khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp .
Đó là các chi phí phát sinh nhằm phục vụ cho việc tổ chức quản lý hoạt động ở các phân xưởng ,
các bộ phận sản xuất như chi phí nhân viên phân xưởng , chi phí vật liệu và công cụ dùng cho
quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao TSCĐ của phân xưởng , chi phí dịch vụ mua ngoài và chi
phí quản lý khác dùng cho phân xưởng.
(4) Chi phí bán hàng : bao gồm các chi phí phát sinh nhằm phục vụ cho hoạt động tiêu thụ
sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu và công cụ dùng
cho bộ phận bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm,
chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác dùng cho bộ phận bán hàng .
(5) Chi phí quản lý doanh nghiệp : bao gồm các chi phí phát sinh nhằm phục vụ cho công
tác hành chính quản trị doanh nghiệp như : chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí vật
liệu và công cụ dùng cho bộ phận QLDN, chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận QLDN, chi phí về
thuế và phí có liên quan chung tới hoạt động của doanh nghiệp, chi phí dự phòng nợ phải thu khó
đòi , chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác dùng cho bộ phận QLDN .
1.2.2. Tác dụng:
Là căn cứ để tính giá thành sản xuất và giá thành toàn bộ của sản phẩm . Giá thành sản
xuất gồm khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản
xuất chung. Giá thành toàn bộ bao gồm giá thành sản xuất của sản phẩm tiêu thụ cộng thêm chi
phí bán hàng và chi phí QLDN.
Là căn cứ để phân tích, xác định mức độ ảnh hưởng của từng khoản mục chi phí đến sự
biến động của giá thành. Khi phân tích giá thành , các nhà quản trị thường so sánh từng khoản
mục trong giá thành sản phẩm của kỳ này với từng khoản mục trong giá thành sản phẩm của kỳ
trước để biết được giá thành bị biến động xuất phát từ khoản mục nào, từ đó mà tìm hiểu nguyên
nhân để có biện pháp xử lý thích hợp
Là căn cứ để lập dự toán chi phí theo khoản mục và kiểm tra tình hình thực hiện dự toán
chi phí theo khoản mục.
1.3. Phân loại theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh
1.3.1. Nội dung :
Theo tiêu thức này , chi phí được chia thành :
Chi phí sản phẩm : bao gồm các chi phí có liên quan đến việc sản xuất sản phẩm như chi
phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung
5