HƯNG DN V LƯU Đ
CHNG T
GV: H TH LINH
LƯU Đ CHỨNG TỪ
•Mô tả các chứng từ và thông tin trong một
doanh nghiệp.
•Thể hiện nguồn gốc của mỗi chứng từ,số
liên chứng từ, quá trình luân chuyển, trình tự
xử lý cũng như bộ phận tham gia vào quá
trình xử lý,phương thức thực hiện các hoạt
động xử lý, tính chất lưu trữ trong môi
trường thủ công của hệ thống.
Hệ thống ký hiệu
Ví dụ minh họa tại công ty Tiến Đạt
Bước 1: Mô tả hệ thống
•Sau khi nhận phiếu xuất kho do thủ kho
chuyển sang, bộ phận gửi hàng đóng gói
hàng và lập “phiếu gửi hàng”ba liên: liên 1
gửi cho khách hàng (KH) cùng hàng hóa;
liên 2gửi cho bộ phận lập hóa đơn;liên 3
gửi cho kế toán, lưu phiếu xuất kho (PXK)
theo số thứ tự.
•Sau khi nhận được phiếu gửi hàng (PGH),
bộ phận lập hóa đơn căn cứ vào các thông
tin này lập “Hóa đơn” hai liên và lưu PGH
theo số thứ tự tại bộ phận lập hóa đơn. Liên
1 hóa đơn (HĐ) gửi cho khách hàng, liên 2
gửi cho kế toán.
•Định kỳ,kế toán đối chiếu PGH và HĐ, ghi
sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu các
chứng từ trên theo tên khách hàng.