TỔNG HỢP BÀI TẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Khách hàng đến quán, gọi Nhân viên phục vụ và yêu cầu loại nước uống trong thực đơn.
NVPV ghi chép lại vào Danh sách rồi chuyển cho quầy pha chế. Tại quầy pha chế, Nhân viên
pha chế căn cứ vào Danh sách rồi pha chế nước uống, đánh dấu vào danh sách nước uống
những loại đã pha chế và chuyển cho nhân viên phục vụ để chuyển cho khách hàng. Sau khi
KH dùng xong nước uống và gọi tính tiền, NVPV sẽ lập 2 liên Hóa đơn theo loại nước uống
trên bàn và thu tiền. Liên 2 sẽ được gửi cho KH cùng lúc với việc thu tiền. Cuối ngày, toàn bộ
Hóa đơn sẽ được chuyển cho Kế toán để tổng hợp vào Nhật ký bán hàng. Chủ quán sẽ đối
chiếu số tiền thu được trong ngày với Nhật ký bán hàng ngay trong ngày.
BÀI 1: Tại công ty X có quy trình mua sắm trang thiết bị như sau:
KHÁCH
HÀNG
Thực thể Hoạt động B3 : HĐXL
KH Đến quán và gọi NVPV
YC loại nước uống trong thực đơn
Dùng xong nước uống
Gọi tính tiền
NVPV Ghi chép vào danh sách
Chuyển cho quầy pha chế
Lập 2 liên hóa đơn bán hàng
Thu tiền KH
Gửi liên 2 HĐBH cho khách
Chuyển HĐBH cho KẾ toan
Chuyển tiền cho chủ quán
X
X
NVPC Nhận danh sách
Pha chế nước uống
Đánh dấu vào danh sách nước uống những loại pha chế X
Kế toán NHận HĐBH từ NVPv
Tổng hợp HĐBH vào NKBH X
Chủ quán Nhận NKBH từ kế toán
Đối chiếu….
X
QT
BH -
TT
• Khi có nhu cầu mua sắm trang thiết bị, các phòng ban trong công ty gửi tờ trình mua sắm trang
thiết bị cho nhân viên phòng quản trị tài sản để chuyển cho Trưởng phòng QTTS. Trưởng phòng
QTTS duyệt tờ trình, chuyên tờ trình đã duyệt cho nhân viên của mình.Nhân viên phòng QTTS trả
lời cho các phòng ban.
• Sau đó, căn cứ vào nhu cầu của các phòng ban, nhân viên phòng QTTS tiến hành khảo sát nhà
cung cấp, lập bảng báo giá và đơn xin tạm ứng. Nhân viên phòng QTTS tập hợp bộ hồ sơ (gồm tờ
trình mua sắm đã duyệt, bảng báo giá, đơn tạm ứng) gửi cho phòng kế toán. Phòng kế toán xét
duyệt bộ hồ sơ tạm ứng và tạm ứng tiền (nếu hợp lý) cho nhân viên phòng quản trị tài sản.
BÀI 2: Tại công ty X đang hoạt động với quy trình đối hàng như sau: nhân viên kinh doanh
nhận yêu cầu đổi hàng hóa, kiểm tra số lượng, mặt hàng, lập biên bản đổi hàng và thông báo
cho trưởng phòng phê duyệt. Trưởng phòng kinh doanh khi nhận được giấy đề nghị đồi hàng,
xem xét phê duyệt biên bản. Nếu đồng ý, trưởng phòng kinh doanh ký tên vào biên bản trả
hàng, giao cho nhân viên kinh doanh.
Nhân viên kinh doanh tạo bản sao biên bản đối hàng thành 3 bản, gửi 1 bản cho khách hàng
để thông báo cho khách hàng biết yêu cầu được chấp nhận, 1 bản gửi cho nhân viên kho kèm
với hàng hóá, 1 bản lưu tại phòng.
Nhân viên kho dựa vào thông tin trên biên bản kiểm kê số lượng, lập phiếu nhập kho và ký
tên. Đồng thời, nhân viên kho cũng lập phiếu xuất kho 2 liên với số lượng hàng hóa tương ứng:
liên 2 giao cho khách hàng cùng hàng hóa. Liên 1 lưu ngay tại bộ phận.
Các phòng ban Có nhu cầu mua sắm thì gửi tờ trình mua sắm
cho NV PQT TS
NV phòng quản trị ts Chuyển trờ trình mua sắm cho trưởng phòng
qtts
Trả lời cho các phòng ban
Khảo sát nhà cung cấp
Lập bảng báo giá và đơn xin tạm ứng
Tập hợp bộ hồ sơ và gửi cho phòng kế toán
Trưởng phòng qtts Duyệt tờ trình
Chuyển tờ trình cho nhân viên
Phòng kế toán Duyệt bộ hồ sơ
Thực thể Hoạt động HĐXL
Khách hàng Gửi yêu cầu đổi hàng
Nhận bản sao biên bản yêu cầu được chấp
nhận từ nhân viên kinh doanh
Nhận liên 2 từ nhân viên kho
Nhân viên kinh doanh Nhận yêu cầu đổi hàng hóa
Kiểm tra số lượng, mặt hàng
Lập biên bảng đổi hàng
Thông báo cho trưởng phòng phê duyệt
Nhận biên bản từ trưởng phòng
Tạo bản sao biên bản
X
X
X
3.2 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD luận lý ( cấp 1)
Bước 1,2,3,4: Tương tự như cách vẽ DFD tổng quát
Bước 5: Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ thống
Bước 6: Vẽ vòng tròn biểu diễn quá trình xử lý dữ liệu. Nhóm các hoạt động xử lý
dữ liệu trên cơ sở:
• Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng 1 thời điểm
• Nhóm các hoạt động xảy ra khác nơi nhưng cùng thời điểm
• Nhóm các hoạt động xảy ra có liên quan đến cùng một nội dung.
Bước 7: Đánh số thứ tự các hình tròn theo thứ tự quá trình xử lý dữ liệu
Bước 8: Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và hình chữ nhật. Đặt tên cho các dòng
dữ liệu (theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu)
Bước 9: Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu, nêu nội dụng lưu trữ trong ký hiệu
Chú ý: Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp
Gửi 1 bản sao cho khách hàng, gửi 1 bản sao
cho nhân viên kho kèm với hàng hóa, lưu 1
bản lưu tại phòng
ư
Trưởng phòng kinh doanh Nhận giấy đề nghị đổi hàng
Xem xét phê duyệt biên bản
Đồng ý thì ký tên vào biên bản trả hàng
Giao biên bản cho nhân viên kinh doanh
X
X
Nhân viên kho Nhận bản sao biên bản kèm với hàng hóa từ
nhân viên kinh doanh
Kiểm kê số lượng
Lập phiếu nhập kho và ký tên
Lập phiếu xuất kho
Giao liên 2 cho khách hàng
Lưu 1 liên tại bộ phận
X
X
X
3.3. Kỹ thuật vẽ lưu đồ
Lưu đồ là một hệ thống các biểu tượng hình vẽ được sắp xếp để mô tả quá trình xử
lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) đồng thời mô tả các hoạt động
chức năng như nhập, xuất, mua bán... gồm người thực hiện, các hoạt động, trình tự
thực hiện) dòng đi của dữ liệu hay các bước xử lý của hệ thống.
Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống
Lưu đồ thường được sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống
Lưu đồ bao gồm:
• Lưu đồ tài liệu (Document Flowcharts)
+ Điểm bắt đầu và kết thúc của chứng từ
+ Trình tự luân chuyển chứng từ
+ Mục đích sử dụng chứng từ
+Cách thức lưu trữ chứng từ
• Lưu đồ hệ thống (System Flowchart)
NHƯNG
Nhóm biểu tượng đầu vào, đầu ra
(Input/Output symbols): phản ảnh các
thiết bị hoặc phương tiện cung cấp đầu
vào hoặc các bản ghi chép đầu ra từ một
quá trình xử lý cụ thể.
Nhóm biểu tượng lưu trữ (Storage symbols): phản ảnh
loại thiết bị được sử dụng để lưu trữ dữ liệu hoặc lưu trữ
thủ công
Nhóm biểu tượng xử lý (Processing symbols): phản ảnh
loại thiết bị được sử dụng để xử lý dữ liệu hoặc xử lý thủ
công
Các biểu tượng kết nối
CÁCH VẼ LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ
Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả
Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó
Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2
Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột
• Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ
• Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải
Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột
• Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động
• Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới, từ
trái sang phải
Bước 6: Hoàn thành lưu đồ
• Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
• Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều
các đường kẻ ngang/dọc
• Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)