Tài liệu học tập Văn bản và lưu trữ học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN<br /> KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG<br /> BỘ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG<br /> <br /> TÀI LIỆU HỌC TẬP<br /> <br /> VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ HỌC<br /> (Giảng viên: ThS. Đặng Thanh Nam)<br /> <br /> TP.Hồ Chí Minh, 2016<br /> <br /> 1<br /> <br /> Chương 1<br /> MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN<br /> <br /> Nhu cầu giao tiếp, trao đổi hoạt động với nhau giữa con người với con người xuất hiện<br /> ngay từ khi xã hội loài người được hình thành. Thông qua giao tiếp, con người thể hiện và thực<br /> hiện được cuộc sống vật chất, tinh thần của mình. Trong bình diện xã hội, nhu cầu tổ chức các<br /> quan hệ xã hội, bảo đảm những điều kiện thiết yếu cho sự duy trì và phát triển xã hội cũng xuất<br /> hiện ngay từ buổi bình minh của loài người. Để thực hiện những nhu cầu trên, con người phải nhờ<br /> những công cụ, cách thức nhất định. Đầu tiên, con người thực hiện giao tiếp thông qua cử chỉ, qua<br /> các dấu hiệu được quy ước trong từng cộng đồng, tộc người. Ngôn ngữ và văn bản là những hình<br /> thức phát triển cao của các công cụ giao tiếp.<br /> Ngôn ngữ xuất hiện cùng với quá trình lao động, tổ chức lao động của con người, đánh dấu<br /> bước tiến lớn của nhân loại, mở ra một cuộc cách mạng thực sự trong hoạt động giao tiếp.<br /> Ngôn ngữ (bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết) ra đời tạo tiền đề cho sự xuất hiện một<br /> công cụ giao tiếp mới, chất lượng hơn, đó là văn bản. Đến một giai đoạn lịch sử nhất định, khi lực<br /> lượng sản xuất của xã hội phát triển, con người phát minh ra giấy và phát hiện ra những ưu việt<br /> của nó so với các chất liệu mang tin khác như: đá, gỗ, tre, trúc, xương… Và con người đã sử dụng<br /> nó thay cho các chất liệu này thì văn bản – theo nguyên nghĩa của từ (là phương tiện ghi chép và<br /> truyền đạt thông tin) – mới xuất hiện. Như vậy, xét một cách tổng quát, văn bản là một phương<br /> tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định. Nói cách khác,<br /> văn bản là những bản viết hoặc in một loại ngôn ngữ nhất định, thể hiện một lượng thông tin cần<br /> thiết cho hoạt động của cá nhân, tổ chức, cũng như cho việc quản lý xã hội. Trong hoạt động quản<br /> lý, văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện hoạt động của các tổ chức và cơ quan.<br /> Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – công nghệ, con người đã tạo ra nhiều<br /> công cụ giao tiếp mới, hiện đại, song văn bản vẫn là công cụ giao tiếp phổ biến, trong một thời<br /> gian dài khó có công cụ nào thay thế được.<br /> 1.1. Khái niệm về văn bản<br /> Dưới góc độ ngôn ngữ học, văn bản là hoạt động giao tiếp ở dạng chữ viết, mang tính hoàn<br /> chỉnh về thể thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một giao tiếp nào đó. Theo đó có nhiều thể<br /> loại văn bản với phong cách hành văn khác nhau như văn bản phong cách nghệ thuật (văn chương,<br /> thơ ca…), văn bản phong cách chính luận (bài báo, thời sự…), văn bản phong cách hành chính<br /> (quyết định, báo cáo…).<br /> Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất văn bản là vật mang tin<br /> được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định.<br /> Như vậy, có thể hiểu chung nhất thì văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin<br /> trên một loại vật liệu, bằng một ngôn ngữ cụ thể và theo một phong cách ngôn ngữ nhất định.<br /> <br /> 2<br /> <br /> Văn bản hành chính là văn bản được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ,<br /> dùng làm phương tiện giao tiếp trong lĩnh vực hành chính của các cơ quan, tổ chức và của các cá<br /> nhân liên quan đến lĩnh vực hành chính.<br /> Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành nhằm<br /> thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.<br /> 1.2. Phân loại văn bản<br /> Trong xã hội, văn bản gồm có nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức năng riêng, được ban<br /> hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể trong hoạt động quản lý. Việc phân loại văn bản giúp nắm<br /> được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản nhằm: lựa chọn loại văn bản phù hợp<br /> trong việc giải quyết từng trường hợp cụ thể; áp dụng phương pháp soạn thảo thích hợp; quản lý<br /> chặt chẽ văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.<br /> Có thể phân loại văn bản dưới nhiều góc độ khác nhau dựa vào những đặc điểm về nội<br /> dung, hình thức của chúng. Sau đây là một số cách phân loại thường áp dụng:<br /> 1.2.1. Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản<br /> - Văn bản của các cơ quan, tổ chức trong xã hội.<br /> - Văn bản của các chức danh nhà nước.<br /> - Văn bản của cá nhân.<br /> 1.2.2. Phân loại theo nguồn gốc của văn bản<br /> - Văn bản đi.<br /> - Văn bản đến.<br /> - Văn bản lưu hành nội bộ.<br /> 1.2.3. Phân loại theo nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản<br /> - Văn bản thông dụng.<br /> - Văn bản chuyên môn.<br /> 1.2.4. Phân loại theo phạm vi phổ biến của văn bản<br /> - Văn bản mật.<br /> - Văn bản nội bộ.<br /> - Văn bản phổ biến rộng rãi.<br /> 1.2.5. Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bản<br /> Theo Điều 4 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định các hình thức<br /> văn bản hình thnh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:<br /> <br /> 3<br /> <br /> - Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp<br /> luật ngày 12/11/1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm<br /> pháp luật ngày 16/12/2002 (Hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ<br /> thị, thông tư, nghị quyết và thông tư liên tịch).<br /> - Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương<br /> trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy<br /> chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên<br /> nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.<br /> - Văn bản chuyên ngành: văn bản của các ngành chuyên biệt như kế toán, tài chính, thống<br /> kê, nhân sự, địa chính…<br /> - Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – x hội: Văn bản của Đảng, công đoàn,<br /> đoàn thanh niên,…<br /> 1.3. Chức năng của văn bản<br /> Chức năng của văn bản nói chung là giá trị, công dụng của nó đối với con người, xã hội.<br /> Thường một văn bản đều mang nhiều chức năng như: chức năng thông tin, chức năng pháp lý,<br /> chức năng quản lý, chức năng văn hóa, chức năng thống kê… Việc khai thác đúng đắn các chức<br /> năng của văn bản cho phép nâng cao chất lượng giao tiếp, cũng là định hướng cho việc sử dụng,<br /> quản lý văn bản.<br /> 1.3.1. Chức năng thông tin<br /> Chức năng thông tin là chức năng cơ bản nhất của tất cả các loại văn bản trong đó có văn<br /> bản quản lý nhà nước. Cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại, sự phát triển mạnh của<br /> nền kinh tế quốc dân, hoạt động quản lý nhà nước và nhiều lĩnh vực khác của đời sống xã hội nói<br /> chung, hiện nay khối lượng thông tin cần truyền đạt của bộ máy quản lý nhà nước rất lớn. Trước<br /> tình hình đó, con người đã áp dụng nhiều hình thức để ghi chép và truyền tải thông tin nhằm thỏa<br /> mãn nhu cầu ngày càng tăng của hoạt động quản lý nhà nước. Trong các hình thức đó, văn bản có<br /> một vị trí quan trọng. Văn bản được con người làm ra trước hết nhằm ghi chép thông tin và truyền<br /> đạt thông tin. Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên,<br /> thông tin về luật pháp, quy định, quyết định quản lý của bộ máy nhà nước. Như vậy, chính nhu<br /> cầu ghi lại, lưu trữ thông tin là nguyên nhân hình thành văn bản.<br /> Để ghi chép và truyền đạt thông tin cần có một phương tiện nhất định. Phương tiện đó là<br /> ngôn ngữ. Ngôn ngữ bao gồm hai dạng: tiếng nói và chữ viết. Trong quá trình hình thành và phát<br /> triển xã hội, không phải lúc nào loài người cũng có đủ hai dạng tín hiệu của ngôn ngữ. Ở xã hội<br /> nguyên thuỷ, loài người trao đổi thông tin chủ yếu bằng tiếng nói. Tiếng nói chỉ cho phép trao đổi<br /> thông tin trực tiếp trong một khoảng cách gần. Việc ghi lại thông tin và lưu trữ thông tin được thực<br /> hiện bằng bộ óc của con người. Một bộ óc dù đặc biệt cũng chỉ lưu trữ được một lượng thông tin<br /> nhất định. Những thông tin này có độ chính xác không lớn và độ chính xác này giảm đi theo thời<br /> gian.<br /> <br /> 4<br /> <br /> Xét về mặt lịch sử, việc ghi chép và truyền đạt thông tin bằng hình thức văn bản chỉ xuất<br /> hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết. Sự ra đời của chữ viết đã đánh dấu một bước phát<br /> triển quan trọng trong tiến trình lịch sử của xã hội loài người nói chung và của từng quốc gia nói<br /> riêng.<br /> Chữ viết ra đời, văn bản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời<br /> sống x hội, khắc phục được những hạn chế về không gian và thời gian của việc thông tin bằng<br /> ngôn ngữ nói và trở thành động lực thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người.<br /> Trong quá trình tồn tại và phát triển, loài người đã sử dụng nhiều loại vật liệu để làm văn<br /> bản như đất sét, bia đá, tre, gỗ, da… Những vật liệu này cho phép ghi chép được nhiều hiện<br /> tượng, sự vật xảy ra trong tự nhiên và xã hội.<br /> Ví dụ: Các dân tộc vùng Lưỡng Hà đã dùng đất sét, đá để ghi chép các đạo luật, các sắc dụ,<br /> các hiệp ước, thư từ trao đổi, thơ ca, truyện kể, số học, hình học, thiên văn, lời cầu nguyện, tên các<br /> thần thánh…<br /> Chức năng thông tin của văn bản được thể hiện ở hai mặt:<br /> - Ghi chép các thông tin.<br /> - Truyền đạt các thông tin.<br /> Ngày nay, các quốc gia chủ yếu dùng giấy để làm văn bản nhằm ghi chép và truyền đạt<br /> thông tin trong hoạt động quản lý, ngồi ra còn xuất hiện một số loại vật liệu khác để làm ra văn<br /> bản như các tài liệu điện tử…<br /> Ở nước ta, văn bản được sử dụng để ghi chép và truyền đạt thông tin về chủ trương, đường<br /> lối, chính sách của Đảng và Nhà nước (thông tin quy phạm pháp luật, nhằm điều tiết các mối quan<br /> hệ xã hội); thông tin về tổ chức, nhân sự, chương trình, kế hoạch; phản ánh tình hình hoạt động<br /> lên cấp trên; về hoạt động của các cơ sở; kiến nghị, đề nghị; trao đổi công việc...<br /> Theo quan điểm thông tin, giá trị của văn bản được bảo đảm bởi giá trị thông tin chứa đựng<br /> trong đó. Giá trị thông tin chứa trong văn bản phụ thuộc vào tính chính xác, mức độ đầy đủ và sự<br /> không lặp lại cái cũ của các thông tin mà văn bản mang lại cho quá trình quản lý.<br /> Việc khai thác chức năng thông tin của văn bản là hết sức quan trọng trong hoạt động quản<br /> lý. Bởi vì, thực chất của quản lý là việc thu thập, xử lý thông tin, từ đó có các quyết định quản lý<br /> và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. Để thu thập thông tin, chủ thể quản lý có thể khai<br /> thác, sử dụng nhiều nguồn khác nhau, có thể truyền tải các quyết định quản lý bằng nhiều công cụ<br /> khác nhau, nhưng văn bản quản lý nhà nước bao giờ cũng là nguồn, là công cụ quan trọng nhất,<br /> đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu của quản lý nhà nước. Bởi lẽ, thứ nhất, nó là nguồn thông tin<br /> hết sức phong phú, đa dạng, về tất cả các lĩnh vực của đời sống vật chất, tinh thần của con người,<br /> của xã hội; thứ hai, thông tin mà văn bản quản lý nhà nước cung cấp mang tính toàn diện, cả<br /> thông tin quá khứ, thông tin hiện tại và thông tin tương lai; thứ ba, đó là nguồn thông tin có độ tin<br /> cậy cao nhất, được bảo đảm bởi giá trị và hiệu lực pháp lý.<br /> <br /> 5<br /> <br />