Đề tài nghiên cứu khoa học: Hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:71

Thêm vào BST

Báo xấu

10
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà" nhằm nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng để từ đó có những đề xuất một số kiến nghị, đề xuất để nâng cao chất lượng hiệu quả công việc của văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học: Hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƢU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG TẠI TẬP ĐOÀN SƠN HÀ MÃ SỐ: ĐTSV.2022.116 Chủ nhiệm đề tài : Nghiêm Thị Uyên Lớp : 2005QTVA Khoa : Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng Giảng viên hướng dẫn : ThS. Đặng Văn Phong HÀ NỘI – 2023
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƢU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG TẠI TẬP ĐOÀN SƠN HÀ MÃ SỐ: ĐTSV.2022.116 Chủ nhiệm đề tài : Nghiêm Thị Uyên Thành viên : Đặng Hƣơng Giang Lƣu Ngọc Lan Lê Thị Nga Lớp : 2005QTVA Khoa : Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng Giảng viên hướng dẫn : ThS. Đặng Văn Phong HÀ NỘI – 2023
LỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn của thầy giáo ThS. Đặng Văn Phong. Nhóm nghiên cứu đã hoàn thành đề tài nghiên cứu “Hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà” Không có sự thành công nào mà không gắn với sự hỗ trợ, nỗ lực, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở Học viện đến nay, nhóm tác giả đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của thầy cô, bạn bè. Với lòng biết ơn vô cùng sâu sắc, nhóm tác giả xin gửi đến Quý Thầy Cô thuộc Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã cùng với những tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho nhóm tác giả. Đặc biệt, nhóm tác giả xin dành lòng kính trọng và tình cảm chân thành tới ThS. Thầy Đặng Văn Phong đã tâm huyết, nhiệt tình, chỉ bảo nhóm tác giả trong suốt quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu. Nhóm tác giả xin được cảm ơn Tập đoàn Sơn Hà đã nhiệt tình giúp đỡ và ủng hộ trong quá trình điều tra, khảo sát và thu thập tài liệu phục vụ cho đề tài. Mặc dù đã có nhiều cố gắng song khó tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Kính mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của Thầy, Cô trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, những người quan tâm để đề tài được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, ngày 04 tháng 06 năm 2023
LỜI CAM ĐOAN Nhóm tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng nhóm tác giả. Các tài liệu, số liệu được sử dụng trong bài có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy định. Nội dung phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn. Kết quả này chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác. Nhóm nghiên cứu xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng về sự cam đoan này. Hà Nội, ngày 04 tháng 06 năm 2023 Chủ nhiệm đề tài Uyên Nghiêm Thị Uyên
MỤC LỤC MỞ ĐẦU ...................................................................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................................... 1 2.Tổng quan nghiên cứu ............................................................................................................ 2 1.2.1. Các đề tài về hiện đại hóa............................................................................................................ 3 1.2.2. Các lý thuyết về hiện đại hóa văn phòng..................................................................................... 3 1.2.3. Các đề tài nghiên cứu về hiện đại hóa tại cơ quan, doanh nghiệp ............................................... 4 3. Mục tiêu nghiên cứu .............................................................................................................. 6 4. Đối tƣợng nghiên cứu ............................................................................................................ 6 5. Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................................... 6 6. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................................. 6 7. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................................................... 7 7.1. Phƣơng pháp luận .......................................................................................................................... 7 7.2. Phƣơng pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu ................................................................................ 7 7.3. Phƣơng pháp xử lý và phân tích số liệu ......................................................................................... 8 8. Đóng góp đề tài ....................................................................................................................... 9 9. Câu hỏi nghiên cứu ................................................................................................................ 9 10. Cấu trúc đề tài ...................................................................................................................... 9 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG VÀ ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU ..............................................................................10 1.1. Cơ sở lý thuyết về hiện đại hóa văn phòng ..................................................................... 10 1.1.1. Khái niệm văn phòng ................................................................................................................10 1.1.2. Khái niệm hiện đại hóa và khái niệm hiện đại hóa văn phòng ..................................................10 1.1.3. Nội dung các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng ....................................................12 1.1.4. Tầm quan trọng của hiện đại hóa Văn phòng ............................................................................14 1.2. Đề xuất mô hình nghiên cứu ............................................................................................ 15 1.2.1. Bảng tổng hợp các nghiên cứu có trước ....................................................................................15 1.2.2. Hình thành mô hình nghiên cứu ................................................................................................16 Tiểu kết Chƣơng 1 .....................................................................................................................................19 CHƢƠNG 2. KIỂM ĐỊNH CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG TẠI TẬP ĐOÀN SƠN HÀ ........................................................................................................................20 2.1. Giới thiệu về cơ quan ........................................................................................................ 20 2.2. Đặc điểm về mẫu nghiên cứu ........................................................................................... 23 2.2.1. Cơ sở nghiên cứu .....................................................................................................................23 2.2.2. Đặc điểm mẫu nghiên cứu theo nhân khẩu học ...................................................................23 2.3. Phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đến hiện đại hóa ....................................................... 24 2.3.1. Kiểm định Crobach’s Alpha .....................................................................................................24 2.3.2. Phƣơng pháp phân tích nhân tố khám phá EFA ......................................................................26 2.4. Mức độ ảnh hƣởng của các yếu tố văn phòng tại tập đoàn Sơn Hà ............................. 31 2.4.1. Kiểm định ý nghĩa các hệ số hồi quy: ......................................................................................31 2.4.2. Mức độ giải thích của mô hình.................................................................................................31
2.4.3. Mức độ phù hợp của mô hình ...................................................................................................32 2.4.4. Kiểm định hiện tƣợng cộng tuyến .............................................................................................32 2.4.5. Kiểm định hiện tƣợng tự tƣơng quan ......................................................................................33 2.5. Thảo luận kết quả hồi quy ............................................................................................... 34 Tiểu kết Chƣơng 2 .....................................................................................................................................36 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ GIÚP NÂNG CAO HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG TẠI TẬP ĐOÀN SƠN HÀ .........................................................................................................................................37 3.1. Cơ sở kiến nghị .................................................................................................................. 37 3.1.1. Cơ sở từ thuận lợi, khó khăn về hiện đại hóa văn phòng của Tập đoàn Sơn Hà ......................37 3.1.2. Cơ sở từ kết quả phân tích ........................................................................................................37 3.2. Một số kiến nghị ................................................................................................................ 38 3.2.1. Kiến nghị về “trang thiết bị văn phòng” ...................................................................................38 3.2.2. Kiến nghị về “nghiệp vụ văn phòng” ........................................................................................39 Tiểu kết chƣơng 3 ......................................................................................................................................40 KẾT LUẬN ................................................................................................................................................41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................42 PHỤ LỤC 1: GIỚI THIỆU VỀ TẬP ĐOÀN SƠN HÀ ..........................................................................45 PHỤ LỤC 2: BẢNG HỎI KHẢO SÁT ...................................................................................................48 PHỤ LỤC 3: KIỂM ĐỊNH CROBACH’S ALPHA ...............................................................................52 PHỤ LỤC 4: HÌNH ẢNH TẠI TẬP ĐOÀN SƠN HÀ ...........................................................................56
DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1. 1. Mô hình nghiên cứu đề xuất................................................................ 16 Hình 2. 1. Mô hình cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Sơn Hà ................................... 22 Hình 4. 1. Nhóm tác giả đến Tập đoàn Sơn Hà khảo sát ..................................... 56 Hình 4. 2. Slogan của Tập đoàn Sơn Hà .............................................................. 57 Hình 4. 3. Máy chấm công ................................................................................... 58 Hình 4. 4. Tủ lưu trữ tài liệu ................................................................................ 58 Hình 4. 5. Máy in, photo để bàn ........................................................................... 59 Hình 4. 6. Máy in, photo để trong văn phòng ...................................................... 60 Hình 4. 7. Không gian phòng làm việc của Tập đoàn.......................................... 61 Hình 4. 8. Bàn làm việc phòng Truyền thông - Marketing .................................. 62 Hình 4. 9. Vị trí họp của phòng nhân sự .............................................................. 63
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 1 HDH Hiện đại hóa 2 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 3 VN Việt Nam 4 TC – KT Tài chính - Kế toán 5 TT – MKT Truyền thông - Maketing 6 HM/CN Con người 7 EQ/TT Trang thiết bị 8 MJ/NV Nghiệp vụ hành chính 9 DC/BT Bài trí văn phòng 10 EV Môi trường làm việc 11 TN Công nghệ thôn tin 12 MTV Một thành viên 13 CP Cổ phần 14 TP Thành phố 15 PTGĐ Phó Tổng Giám đôc 16 BPT Biến phụ thuộc 17 VP Văn phòng
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Kinh tế Việt Nam đang có sự đổi mới và phát triển nhanh chóng dưới sự tác động của công nghiệp hóa hiện đại hóa. Tại Hội thảo “Phát triển các mô hình kinh doanh mới trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045” do Ban Kinh tế Trung ương tổ chức ngày 11/11/2021 đã xác định: “Mục tiêu Việt Nam thuộc nhóm 50 nƣớc dẫn đầu về Chính phủ điện tử; mục tiêu đến năm 2025, kinh tế số chiếm 20% GDP; tỷ trọng kinh tế số trong từng ngành, lĩnh vực đạt tối thiểu 10%. Đến năm 2030, kinh tế số chiếm 30% GDP; tỷ trọng kinh tế số trong từng ngành, lĩnh vực đạt tối thiểu 20%”[ 20]. Nền kinh tế Việt Nam trở nên đa dạng và phong phú, các loại hình sản xuất kinh doanh ngày càng được mở rộng và không ngừng phát triển, thị trường có quy mô rộng lớn hơn song vẫn có những thách thức nhất định. Khoa học công nghệ ngày một tân tiến đòi hỏi phải nắm bắt thông tin từng ngày từng giờ chính vì vậy đã diễn ra sự đổi mới trong quá trình quản lí thông tin. Quá trình quản lí thông tin trong mỗi doanh nghiệp được tiến hành bởi đội ngũ nhân lực vững chắc được làm việc trong văn phòng có xu hướng hiện đại đổi mới từng ngày đề phù hợp với tiến độ công nghệ và nhu cầu của thời đại. Tại Đại hội Đảng VIII toàn quốc diễn ra tại Hà Nội từ ngày 28/06 đến 01/07/1996 về vấn đề công nghiệp hóa hiện đại hóa đã chỉ rõ: “Mục tiêu của công nghiệp hóa, hiện đại hóa là xây dựng nƣớc ta thành một nƣớc công nghiệp có cơ sở vật chất-kỹ thuật hiện đại, cơ cấu kinh tế hợp lý, quan hệ sản xuất tiến bộ, phù hợp trình độ phát triển của lực lƣợng sản xuất, đời sống vật chất và tinh thần cao, quốc phòng, an ninh vững chắc, dân giàu, nƣớc mạnh, xã hội công bằng, văn minh”[10]. Đối với Việt Nam phát triển nói chung và tăng trưởng kinh tế nói riêng là vấn đề sống còn. Chỉ có phát triển nhanh và đúng hướng mới tránh được nguy cơ tụt hậu xa hơn, mới giữ vững được độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội. Đặt công nghiệp hóa, hiện đại hóa là nhiệm vụ trung tâm có nghĩa là coi việc phát triển lực lượng sản xuất là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu, là vấn đề ưu tiên số một. Mục tiêu quan trọng hàng đầu của đổi mới chính là giải phóng lực lượng sản xuất. Trong quá trình hiện đại hóa nền kinh tế đứng trước yêu cầu và nhiệm vụ cần được thực hiện đòi hỏi các lĩnh vực sản xuất liên tục phải đổi mới, các cơ quan tổ chức doanh nghiệp đoàn thể phải tân tiến hiện đại theo xu thế của thời đại. Từ đó những mô hình văn phòng hiện đại cũng dần ra đời đóng vai trò vô cùng quan 1
trọng trong mọi doanh nghiệp, xuất hiện những xu thế mới trong đó xu thế hiện đại hóa văn phòng đang là một điểm lớn cho sự phát triển của các doanh nghiệp trong nước và ngoài nước. Theo tác giả Lgor (2021) cho rằng để có được một môi trường làm việc hiện đại chính là cốt lõi cho việc giữ chân nhân tài và giữ cho tinh thần nhân viên luôn vui vẻ qua đó góp phần nâng cao năng suất làm việc, chất lượng ngày một nâng lên và đạt được hiệu quả cao được trích từ bài báo 6 Way Businesses Can Mordernize their Office Space. Hiện đại hóa được phát triển trên nhiều lĩnh vực khác nhau song vẫn phải mang lại lợi ích chung cho đất nước đó là phát triển nền kinh tế giàu mạnh và bền vững theo đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. Hiện đại hóa văn phòng cũng vậy cũng là một phần không thể thiếu của đất nước ta nói riêng và cả thế giới nói chung. Sơn Hà được biết đến là một doanh nghiệp đa ngành phát triển trong những doanh nghiệp phát triển ở Việt Nam. Tập đoàn đã đạt được những thành tựu nhất định như: đội ngũ cán bộ nhân viên được làm việc trong môi trường với những nét văn hóa riêng, có ban lãnh đạo điều hành luôn khích lệ và tạo động lực thúc đẩy lòng trung thành của cán bộ nhân viên. Bên cạnh đó vẫn có những hạn chế trong việc đổi mới và tiếp thu xu thế văn phòng hiện đại. Các phòng ban chưa được bố trí khoa học, môi trường làm việc còn tồn đọng những yếu tố của văn phòng truyền thống, trang thiết bị chưa được nâng cấp phù hợp. Tập đoàn chưa áp dụng một số phần mềm về quản lý như: phần mềm đánh giá công việc của nhân viên, phần mềm quản lý nhận sự,...Chủ yếu tập đoàn quản lý bằng các ứng dụng thông thường (zalo, viber, văn bản giấy,…). Do đó, công việc còn chưa đạt hiệu quả cao, quản lý chưa được chặt chẽ. Chính vì thế, nhóm tác giả đã tiến hành nghiên cứu đề tài “Hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà” để kiểm định những yếu tố tác động đến quá trình hiện đại hóa văn phòng tại đây và xác định mức độ hiện đại hóa của tập đoàn đang đến giai đoạn nào. Qua đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công việc tại văn phòng và từ đó xây dựng mô hình văn phòng theo hướng hiện đại hơn. 2.Tổng quan nghiên cứu Tìm hiểu về đề tài hiện đại hóa văn phòng là chủ đề được các nhà quản lý, nhà khoa học, giảng viên, các sinh viên và học viên ngành Quản trị văn phòng hết sức quan tâm và nghiên cứu và có những tiếp cận ở các cấp độ khác nhau, cụ thể: 2
1.2.1. Các đề tài về hiện đại hóa Theo Bộ Công Thương Việt Nam (2022), “Công nghiệp hóa ở Việt Nam và quá trình phát triển kinh tế xã hội”. Bài viết trên trang điện tử Bộ Công Thương Việt Nan đã đưa ra nội dung: “Công nghiệp hóa, hiện đại hóa là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của quá trình phát triển nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng xã hội chủ nghĩa của đất nƣớc lên trình độ mới. Ở thời đại 4.0 hiện nay công nghiệp hóa hiện đại hóa diễn ra vô cùng mãnh mẽ và phát triển tạo nền tảng cho khoa học công nghệ”. Theo Edly Ferdin Ramly (2016), "Office moderzation-toward learn and efficient administration" [25]. Tác giả đã đưa ra nội dung hiện đại hoá dựa trên 3 tiêu chí: tài nguyên, không có giá trị gia tăng, không lãng phí. Tác giả xác định nguồn lực của tổ chức bao gồm: con người, máy móc và cơ sở hạ tầng, vật liệu, phương pháp và thông tin, tiền, thị trường và thương hiệu. Từ những lý luận đưa ra ban đầu, tác giả đã tiến hành đưa ra các quy trình và thực hiện tinh gọn bộ máy của tổ chức. 1.2.2. Các lý thuyết về hiện đại hóa văn phòng Vũ Thị Phụng (2021), “Lý luận về Quản trị văn phòng”, NXB Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Trong cuốn giáo trình tác giả đã nêu được tổng quan về văn phòng, tổ chức quản lý cơ sở vật chất trong văn phòng và đặc biệt tác giả đã đưa ra các phương pháp quản trị văn phòng hiện đại như là: về tư duy và nhận thức, về phương pháp quản trị, về công cụ quản trị. Nguyễn Thành Độ (2012), “Giáo trình quản trị văn phòng”, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. Trong cuốn giáo trình nội dung hiện đại hóa văn phòng được tác giả đã hệ thống hóa cơ sở những vấn đề về hiện đại hóa văn phòng. Trình bày về khái niệm văn phòng, cơ sở vật chất, trang thiết bị, cách bài trí văn phòng. Cuốn giáo trình này đã cung cấp các nội dung về hiện đại hóa văn phòng nhưng chưa nhắc đến nội dung về con người làm việc trong văn phòng. Văn Tất Thu (2020), “Quản trị văn phòng”, NXB Bách Khoa Hà Nội. Đây là cuốn giáo trình mới nhất về quản trị văn phòng. Trong cuốn giáo trình này tác giả đã chỉ rõ những vấn đề chung về văn phòng, quản trị văn phòng. Tổ chức bộ máy văn phòng, Quản trị nguồn nhân lực của văn phòng, … Thông qua các nội dung trên tác giả đã khẳng định quản trị văn phòng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, tổ chức. 3
Theo Willis (2010), “Occupant action patterns regarding spatial and human factors in office environments", tác giả đã xác định các tác động của áp dụng các công nghệp hiện đại vào văn phòng để tăng hiệu suất làm việc hiệu quả. Qua phương pháp định lượng, tác giả đã gửi 31 câu hỏi đóng cho 67 nhà quản lý doanh nghiệp khu vực Duiban Westville và nhận được kết quả công nghệ có tác động mạnh đến hiệu quả hoạt động của văn phòng hiện đại. [25] 1.2.3. Các đề tài nghiên cứu về hiện đại hóa tại cơ quan, doanh nghiệp Bài nghiên cứu của tác giả Lê Thị Thu Hằng (2019), “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban Nhân dân quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội”, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Qua bài nghiên cứu tác giả đã nêu lên được các yếu tố về con người, trang thiết bị, nghiệp vụ hành chính và đưa ra được các giải pháp chủ yếu nhằm đổi mới nhận thức và góp phần lớn vào thực tế để nâng cao chất lượng. Cùng với đó tác giả cũng đã đưa ra cách giải quyết các vấn đề đang tồn tại trong văn phòng: quy chế phối hợp, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ các bộ, công chức về kỹ năng làm việc, kỹ năng sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin,… Bên cạnh đó tác giả chưa đề cập đến yếu tố về cách bài trí văn phòng, đây là một trong bốn yếu tố để có thể tạo nên một văn phòng theo hướng hiện đại. Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã kết hợp nhiều phương pháp khác nhau như: phương pháp luận, phương pháp kiểm soát thực tế, phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp thu thập số liệu và một số phương pháp khác. Bài nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Anh Thư (2021), “Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng yêu cầu Chính phủ điện tử”, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Qua bài nghiên cứu tác giả đã nêu nên được yếu tố con người, trang thiết bị, cùng với đó tác giả đã đưa ra các nguyên nhân và hạn chế về nhận thức con người và trang thiết bị. Bên cạnh đó tác giả đã đưa ra được các giải pháp về nâng cao nhận thức của con người, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng và việc đầu tư các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc công tác văn phòng. Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như: phương pháp kiểm soát thực tế, phương pháp phỏng vấn chuyên sâu, phương pháp thu thập và xử lý, phương pháp tổng hợp các thông tin, phương pháp so sánh đối chiếu, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích tổng hợp. Bài báo cáo khoa học của nhóm tác giả Lương Thị Hiền, Mai Thị Lan, Nguyễn Thị Nguyên, Cao Thị Trang (2010), “Cách bài trí văn phòng trong một số 4
doanh nghiệp hiện nay”, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn. Qua bài báo cáo khoa học nhóm tác giả đã nêu ra được các yếu tố ảnh hưởng đến việc bài trí văn phòng như: màu sắc, âm thanh, ánh sáng,… Bên cạnh đó hiện nay mọi cơ quan, doanh nghiệp đang tìm ra giải pháp khắc phục những khó khăn để xây dựng và phát triển mô hình văn phòng hiện đại tạo nên phong cách riêng nhưng vẫn mang đậm bản sắc của người Á Đông. Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như: phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quan sát thực tế, phương pháp phỏng vấn. Bài nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền (2022), “Hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban Nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Qua bài nghiên cứu tác giả đã nêu lên những cơ sở lý luận chung về hiện đại hóa văn phòng. Bên cạnh đó tác giả đã làm rõ được các yếu tố quyết định đến hiện đại hóa văn phòng và đưa ra được hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015. Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như: phương pháp thu thập và xử lý số liệu; phương pháp quan sát thực tế; phương pháp điều tra, khảo sát. Bài nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Hoa (2017), “Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Bài nghiên cứu tác giả đã chỉ ra cơ sở lý luận chung về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng. Bên cạnh đó tác giả cũng đã chỉ ra được các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng như: cơ sở vật chất, con người; nghiệp vụ hành chính; bài trí công sở hiện đại. Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau đó là phương pháp duy vật biện chứng; phương pháp thu thập số liệu, phương pháp so sánh thống kê, phương pháp tổng hợp, phân tích; phương pháp phỏng vấn, phương pháp quan sát. Các sách và giáo trình nói trên đã nghiên cứu một cách có hệ thống về văn phòng và quản trị văn phòng. Các khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng và các hoạt động văn phòng nhằm xây dựng văn phòng theo hường hiện đại. Những khái niệm này được nhóm tác giả kế thừa và tham khảo. Mặc dù đã có nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề hiện đại hóa văn phòng, tuy nhiên qua khảo sát một cách chi tiết và cụ thể thì chưa có một đề tài nào đề cập về “Hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà”. Bởi vậy, các nghiên cứu trên là cơ sở lý luận, thực tiễn quan trọng giúp nhóm tác giả có thêm tư liệu để thực hiện đề tài nghiên cứu của nhóm. 5
3. Mục tiêu nghiên cứu Nhóm tiến hành nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng để từ đó có những đề xuất một số kiến nghị, đề xuất để nâng cao chất lượng hiệu quả công việc của văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà. 4. Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu về các yếu tố tác động đến quá trình hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà. 5. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi mẫu: Theo Hair và cộng sự (2006), cỡ mẫu được xác định dựa vào: (i) mức tối thiểu và (ii) số lượng biến đưa vào phân tích của mô hình. Mức tối thiểu (Min) = 50. Tỷ lệ của số quan sát so với một biến phân tích (k) là: 5/1. Nếu mô hình có m thang đo; Pj: Số biến quan sát của thang đo thứ j. Cỡ mẫu được xác định: Cỡ mẫu được xác định: n= (6x4) x5 =120 người. Nếu n < mức tối thiểu, chọn mức tối thiểu là 120 người. Sai số Lấy dư 10%= 132 người. Phạm vi không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu về văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà. Phạm vi thời gian: Đề tài“Hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà” được nghiên cứu trong thời gian ngắn, nhóm tác giả tập trung nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà. Phạm vi nội dung: Do các nguồn lực có hạn, đặc biệt là thời gian nên nhóm nghiên cứu tập trung nghiên cứu về các yếu tố: con người làm văn phòng, trang thiết bị văn phòng, nghiệp vụ hành chính văn phòng, cách bài trí văn phòng, môi trường làm việc và công nghệ thông tin ảnh hưởng đến hiện đaị hoá văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà. 6. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được những mục tiêu nói trên nhóm tác giả tiền hành những nhiệm vụ sau: - Hệ thống hóa lý luận về hiện đại hóa, các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa - Xây dựng thang đo, đề xuất mô hình nghiên cứu. 6
- Sau khi xác định được các yếu tố và mức độ tác động nhóm tác giả tiến hành đưa ra đề xuất, kiến nghị có thể đem lại hiệu quả cao hơn trong văn phòng của Tập đoàn, giúp tập đoàn nâng cao chất lượng hiệu quả làm việc hơn, hoàn thiện và vững mạnh hơn. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu 7.1. Phương pháp luận Phương pháp luận là hệ thống các nguyên lý, quan điểm (trước hết là những nguyên lý, quan điểm liên quan đến thế giới quan) làm cơ sở, có tác dụng chỉ đạo, xây dựng các phương pháp, xác định phạm vi, khả năng áp dụng các phương pháp và định hướng cho việc nghiên cứu tìm tòi cũng như việc lựa chọn, vận dụng phương pháp [2]. Nói cách khác thì đây chính là lý luận về phương pháp, bao hàm hệ thống các phương pháp, thế giới quan và nhân sinh quan của người sử dụng phương pháp và các nguyên tắc để giải quyết các vấn đề đã đặt ra có hiệu quả nhất. 7.2. Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu 7.2.1. Tài liệu thứ cấp Tiến hành thu thập và nghiên cứu, phân tích thông tin về văn phòng của công ty Sơn Hà từ trang thông tin điện tử của công ty, các bài báo, thu thập trực tiếp từ công ty về vấn đề hiện đại hóa văn phòng. Các tài liệu thứ cấp được nhóm tác giả thu thập trong bài nghiên cứu gồm: - Các tài liệu có liên quan đến lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, hoạt động văn phòng của Tập đoàn Sơn Hà trên trang thông tin điện tử của công ty - Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty trên các văn bản quy định được văn phòng cung cấp - Thông tin về các yếu tổ ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng - Tài liệu về hiện đại hóa văn phòng trên các tạp chí, bài luận, nghiên cứu khoa học đã được thực hiện trước đó, các bài nghiên cứu về văn phòng xanh, về hiện đại hóa văn phòng tại Uỷ ban Nhân dân hay các phương pháp hiện đại hóa văn phòng…. 7.2.2. Tài liệu sơ cấp Thu thập các thông tin và số liệu dựa trên kết quả khảo sát các đối tượng có liên quan tại Tập đoàn Sơn Hà. Đối tượng khảo sát lấy số liệu sơ cấp: nhóm tác giả thu thập thông qua quá trình điều tra bằng bảng hỏi với đối tượng là các nhân nhiên viên văn phòng làm việc tại Tập đoàn Sơn Hà. 7
Các dữ liệu sơ cấp cần thu thập bằng các phương pháp: Thiết kế bảng câu hỏi trên Google Forms và làm phiếu khảo sát trực tiếp gửi đến từng đối tượng khảo sát để trả lời. Đồng thời, gửi phiếu khảo sát đến Zalo của các đối tượng không có mặt trực tiếp tại công ty để trả lời qua mạng Internet. 7.3. Phương pháp xử lý và phân tích số liệu Đề tài sử dụng các phương pháp phân tích thống kê mô tả, kiểm định thang đo, phân tích nhân tố khám phá và phân tích hồi quy với công cụ phân tích là phần mềm SPSS nhằm phân tích những yếu tố đã đưa ra [6] 7.3.1. Phƣơng pháp phân tích thống kê mô tả Trên cơ sở những số liệu thứ cấp đã thu thập được, đề tài nghiên cứu sử dụng phương pháp phân tích, thống kê, mô tả, tình bày số liệu để thấy rõ đặc điểm của mẫu điều tra. 7.3.2. Kiểm định độ tin cậy của thang đo Đề tài sử dụng Cronbach’s alpha trên SPSS để kiếm tra mức độ tin cậy của các tham số ước lượng trong nhóm các yếu tố thuộc mô hình đã đề xuất. Hệ số Cronbach's Alpha càng cao thể hiện độ tin cậy của thang đo càng cao và những biến số không đảm bảo độ tin cậy sẽ bị loại bỏ. Theo Hair và cộng sự (2009), một thang đo tốt nên đảm bảo tính đơn hướng và có độ tin cậy Cronbach’s Alpha từ 0.7 trở lên. Tuy nhiên, trong đề tài này, tác giả đánh giá có thể chấp nhận được ngưỡng Cronbach’s Alpha là 0.6. 7.3.3. Phân tích nhân tố khám phá Sau khi xác định được những biến số đảm bảo độ tin cậy, đề tài sẽ thông qua phân tích nhân tố khám phá EFA khi đáp ứng điều kiện của kiểm định Kaiser- Mever-Olkin (KMO) và Kiểm định Bartlett’s. Từ đó, phân tích nhân tố khám phá sẽ rút gọn các tham số ước lượng, nhận diện những nhân tố và chuẩn bị số liệu cho các phân tích tiếp theo. 7.3.4. Phân tích hồi quy tuyến tính Sau bước phân tích nhân tố khám phá, đề tài kiểm định mối tương quan tuyến tính của các biến trong mô hình thông qua sử dụng phương pháp hồi quy tuyến tính bội. Mô hình sau khi được hiệu chỉnh với mức ý nghĩa là 0.05 thì tiến hành hồi quy mô hình để xác định mức độ tác động, chiều hướng tác động của các yếu tố đến hiện đại hóa văn phòng. Hàm hồi quy tuyến tính có dạng: Y = β0 + β1*X1 + β2*X2 + β3*X3 +…+ Βn*Xn 8
Trong đó: - Y là Hiện đại hóa. - β là hệ số của các nhân tố. - X1, X2, X3, Xn là các nhân tố của mô hình. Nhằm đảm bảo độ tin cậy của ham hồi quy, đề tài sử dụng các kiểm định độc lập của phần dư (đại lượng thống kê Durbin-Watson), hiện tượng đa cộng tuyến (độ chấp nhận Tolerance và hệ số phóng đại VIF). Ngoài ra, phương pháp lựa chọn biến Enter tiến hành với hệ số xác định R2 nhằm xác định độ phù hợp của mô hình. Sau khi thu thập được số liệu khảo sát, nhóm chúng tôi tiến hành sử dụng phương pháp xử lý thông tin bằng cách dung phần mềm SPSS để tiến hành sàng lọc và phân tích những thông tin cần thiết. Từ đó có cơ sở đưa ra các nhận định: định lượng, tăng tính thuyết phục cho lập luận và các giả thuyết về hiện đại hóa văn phòng. Từ đó, đề xuất hệ thống giải pháp cụ thể cho vấn đề nhận định. 8. Đóng góp đề tài - Về mặt lý luận: + Đề tài đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận về hiện đại hóa văn phòng. + Xây dựng được các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình hiện đại hóa văn phòng để phù hợp với yêu cầu thời đại. - Về mặt thực tiễn: Thông qua kết quả nghiên cứu thực tế, đề tài đã chỉ ra được các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình hiện đại hóa. Từ đó đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động văn phòng ngày càng hoàn thiện hơn tại Tập đoàn Sơn Hà. 9. Câu hỏi nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu nhóm tác giả đưa ra các câu hỏi sau: - Yếu tố nào tác động đến quá trình hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà? - Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà? - Các kiến nghị nhằm nâng cao hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà? 10. Cấu trúc đề tài Chương 1: Cơ sở lí thuyết về các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng và đề xuất mô hình nghiên cứu. Chương 2: Kiểm định các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa văn phòng tại tập đoàn Sơn Hà. Chương 3: Một số kiến nghị giúp nâng cao hiện đại hóa văn phòng tại Tập đoàn Sơn Hà 9
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÕNG VÀ ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 1.1. Cơ sở lý thuyết về hiện đại hóa văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòng Văn phòng tồn tại gắn liền với mỗi cơ cấu, loại hình tôt chức và để trở giúp cho những nhà quản trị, nên việc xác định về phạm vi độc lập của văn phòng chỉ mang tính chất tương đối. Tuy nhiên khái niệm văn phòng hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau. Đã có nhiều tài liệu đưa ra những quan điểm về văn phòng như sau: Theo từ điển Tiếng Việt do Văn Tân chủ biên (1997): “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc của văn thƣ hành chính trong một cơ quan.” [15] Theo giáo trình Quản trị Văn phòng của tác giả Nguyễn Thành Độ (2012) có đưa ra khái niệm văn phòng theo hai nghĩa: Nghĩa rộng: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan điểm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp. Nghĩa hẹp: văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. [6] Trong cuốn Giáo trình Lý luận về Quản trị Văn phòng, tác giả Vũ Thị Phụng đã đưa ra định nghĩa tổng hợp về “văn phòng” như sau: “Văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi là kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính”. [12] Để đưa ra định nghĩa phù hợp với phạm vi nghiên cứu của bài nghiên cứu này, nhóm tác giả sẽ dựa trên những nội dung của văn phòng cũng như cách thức tiếp cận trên đây, nhóm tác giả xin đưa ra định nghĩa về văn phòng cơ quan, đơn vị như sau: Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các đièu kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. 1.1.2. Khái niệm hiện đại hóa và khái niệm hiện đại hóa văn phòng  Khái niệm hiện đại hóa 10
Theo cuốn sách Xã hội học số 2, (2005) của tác giả Trần Hữu Quang Trọng cho rằng: “Hiện đại hóa đƣợc hiểu là việc ứng dụng, trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình sản xuất kinh doanh, dịch vụ và quản lý kinh tế xã hội. Từ việc sử dụng sức lao động thủ công sang sử dụng sức lao động thủ công ứng dụng những thành tựu công nghệ. Đây là một thuật ngữ tổng quát nhằm biểu đạt tiến trình cải biến nhanh chóng khi con ngƣời nắm đƣợc khoa học kĩ thuật tiên tiến và dựa vào đó để phát triển xã hội với một tốc độ mau chóng chƣa từng thấy trong lịch sử.” [19] Theo Krishan Kumar - Giáo sư trường Đại học Virginia cho rằng: “ Hiện đại hóa là một quá trình liên tục và có kết thúc mở”. Hiện đại hóa không phải là một thành tựu một lần và mãi mãi. Dường như có một nguyên tắc được xây dựng trong cấu trúc của xã hội hiện đại không cho phép chúng ổn định hoặc đạt được trạng thái cân bằng. Sự phát triển của chúng luôn không đều và không đồng đều (Mondal, 2014) [25] Để đưa ra định nghĩa phù hợp với phạm vi nghiên cứu của bài nghiên cứu này, nhóm tác giả sẽ dựa trên những khái niệm của hiện đại hóa cũng như cách thức tiếp cận trên đây, nhóm tác giả xin đưa ra định nghĩa về hiện đại hóa như sau: Hiện đại hóa được hiểu là việc ứng dụng, trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình sản xuất kinh doanh, dịch vụ và quản lý kinh tế xã hội. Từ việc sử dụng sức lao động thủ công sang sử dụng sức lao động thủ công ứng dụng những thành tựu công nghệ. Đây là một thuật ngữ tổng quát nhằm biểu đạt tiến trình cải biến nhanh chóng khi con người nắm được khoa học kĩ thuật tiên tiến và dựa vào đó để phát triển xã hội với một tốc độ mau chóng chưa từng thấy trong lịch sử  Khái niệm hiện đại hóa văn phòng Ngày nay có rất nhiều khái niệm khác nhau khi nhắc đến hiện đại hóa văn phòng. Theo tác giả Trần Gia Nghi (2021) với bài báo Hiện đại hóa văn phòng chỉ ra rằng: “Hiện đại hóa văn phòng vừa là yêu cầu vừa là nhu cầu không thể thiếu ở mỗi doanh nghiệp. Ngày nay, khi công nghệ phát triển, cuộc sống của con ngƣời đƣợc hỗ trợ nhiều hơn bởi những công nghệ thông minh. Đặc biệt là sự phát triển của công nghệ trong văn phòng, biến những văn phòng cũ trở thành những văn phòng hiện đại. Quá trình hiện đại hóa văn phòng đang đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng và mạnh mẽ ở hầu hết các doanh nghiệp nhằm nâng cao năng suất làm việc, đem lại hiệu quả trong công việc”. [11] 11
Theo bài nghiên cứu tác giả Hoàng Thị Phương (2018), Hiện đại hóa văn phòng tại Bộ Tài Chính đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính đã cho rằng: “Hiện đại hóa văn phòng là quá trình cải tiến hoạt động của văn phòng trên tất cả các phƣơng tiện cấu thành của một văn phòng hiện đại, bao gồm: tài sản, công nghệ và con ngƣời”. [13] Cũng theo bài nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền (2022), cũng chỉ ra: “Hiện đại hóa văn phòng là ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. Là quá trình đổi mới về con ngƣời, cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn phòng cũng nhƣ thay đổi cách bài trí công sở tại phòng làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con ngƣời mà vẫn duy trì đƣợc năng suất lao động cao”. [8] Dựa trên các cách tìm hiểu về hiện đại hóa văn phòng nhóm tác giả đã đưa ra định nghĩa phù hợp với phạm vi nghiên cứu của bài nghiên cứu này như sau: Hiện đại hóa văn phòng là quá trình hiện diện một cách toàn diện, đồng bộ những thành tựu khoa học - kỹ thuật vào mục tiêu, nguồn lực và quy trình nghiệp vụ hoạt động của văn phòng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn phòng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thời đại. 1.1.3. Nội dung các yếu tố ảnh hƣởng đến hiện đại hóa văn phòng Theo nghiên cứu về Hiện đại hóa văn phòng tại Bộ Nông Nghiệp và phát triển nông thôn của tác giả Phan Thúy Quỳnh (2017) có viết :”Có rất nhiều quan điểm về nội dung của hiện đại hóa văn phòng, trong đó có quan điểm cho rằng cấu trúc ba mặt gồm con ngƣời, trang thiết bị, nghiệp vụ hành chính” . [14] Theo bài phát biểu của đồng chí Đỗ Mười (Nguyên Tổng Bí Thư) tại Đại hội Đảng bộ Văn phòng Trung ương Ngày 30 tháng 11 năm 1994:” Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để tăng cƣờng cơ sở vật chất cũng không khó lắm, các quan trọng là phải đào tạo con ngƣời thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc hiện đại”. [9] Từ những nhận định ở trên nhóm tác giả đã tham khảo và đưa ra nội dung của hiện đại hóa văn phòng như sau: Văn phòng kiểu cũ hay văn phòng kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc 3 mặt cơ bản là trang thiết bị kỹ thuật văn phòng, con người làm văn phòng, các nghiệp vụ hành chính văn phòng. Ba mặt trên có mối quan hệ chặt chẽ, tác động qua lại với nhau trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và do vậy cần được phát triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào. Khi chuyển lên văn phòng hiện đại, ba mặt đó được 12