Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:25

Thêm vào BST

Báo xấu

9
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư, tiếp tục đưa các thông tin có giá trị phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN TUẤN ANH QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2023
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Thị Thanh Hương Phản biện 1: PGS. TS. Nguyễn Thị Thu Vân Phản biện 2: TS. Trần Thanh Tùng Luận văn được bảo vệ tại Hồi đồng đánh giá luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng 4B, Nhà G - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia Số 77 – Đường Nguyễn Chí Thanh – Quận Đống Đa – Thành phố Hà Nội Thời gian: vào hồi 11 giờ 00 phút, ngày 17 tháng 7 năm 2023 Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên Trang thông tin điện tử của Ban QLĐT, Học viện Hành chính Quốc gia
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Quản lý nhà nước là sự tác động của các chủ thể có quyền lực nhà nước bằng pháp luật đến các đối tượng được quản lý nhằm thực hiện các chức năng của nhà nước. Hiểu theo nghĩa hẹp, quản lý nhà nước là thực hiện quyền hành pháp trên hai mặt là ban hành các văn bản quy phạm pháp luật dưới luật và tổ chức điều hành để đưa pháp luật vào cuộc sống. Hoạt động này được thực hiện bởi hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương mà đứng đầu là Chính phủ. Đó chính là nhiệm vụ của công tác lưu trữ, công tác này là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước, đó là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Kế hoạch và Đầu tư có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc phát triển hình thành các hệ thống văn bản ngành Kế hoạch Đầu tư, nó phản ánh toàn diện các hoạt động quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác kế hoạch, đầu tư phát triển toàn quốc. Cho nên việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một nội dung quan trọng được chú trọng đặc biệt tại Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Nhận thức được vai trò, tác dụng của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan nhà nước và quản lý công tác lưu trữ là một nội dung nghiên cứu của ngành học Quản lý công, tác giả bước đầu tìm hiểu tình hình, khảo sát hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ kế hoạch và Đầu tư và nhận thấy công tác này cần có những điều chỉnh, hoàn thiện để góp phần nâng cao chất lượng công tác đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của Bộ Kế hoạch và Đầu tư trong giai đoạn hiện nay, cho nên tôi chọn vấn đề: “Quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư’’ làm đề tài luận văn cao học chuyên ngành Quản lý công. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Trong thời gian qua đã có nhiều nghiên cứu liên quan đến cung cấp cơ sở lý luận cũng như thực trạng quản lý công tác lưu trữ với nhiều cấp độ và góc độ khác nhau. 1
Đến nay đã có một số công trình nghiên cứu, giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác lưu trữ được công bố và xuất bản: - Giáo trình “Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước” (Học viện Hành chính Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2004); - Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm; - Từ điển “Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước năm 1992; - Từ điển “Thuật ngữ công tác văn thư lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm. Trong thời gian qua đã có nhiều công trình nghiên cứu về lĩnh vực văn thư - lưu trữ, trong đó có quản lý công tác lưu trữ. Một số công trình có liên quan đến đề tài luận văn như: - Luận văn “Quản lý công tác lưu trữ của cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Đảng” của tác giả Nguyễn Thị Thư, luận văn thạc sĩ, ĐHKHXH và NV Hà Nội năm 2018; - Luận văn “Hoàn thiện hệ thống văn bản QLNN về chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay”, Luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia năm 2016, tác giả Vũ Hải Thanh; - Luận văn “Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các Bộ” của tác giả Cam Anh Tuấn;... Có thể nói, cho đến nay theo khảo sát của chúng tôi, chưa có một công trình nào nghiên cứu cụ thể về quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Do vậy, đề tài tôi lựa chọn nghiên cứu là cần thiết và có ý nghĩa thực tiễn to lớn trong giai đoạn hiện nay. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của Luận văn Đề tài nghiên cứu nhằm đạt được mục đích chủ yếu: Một là, nghiên cứu, đánh giá thực trạng quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư, chỉ ra những ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế. Hai là, trên cơ sở đó, Luận văn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư, tiếp tục đưa các 2
thông tin có giá trị phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, Luận văn đặt ra và giải quyết những nhiệm vụ chính sau: - Một là, hệ thống hoá cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý công tác lưu trữ - Hai là, tìm hiểu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư. - Ba là, nghiên cứu, khảo sát, đánh giá tình hình quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư, - Bốn là, nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn Đối tượng nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là hoạt động quản lý công tác lưu trữ trong Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung nghiên cứu: Trong phạm vi nghiên cứu của Luận văn, quản lý công tác lưu trữ được tập trung nghiên cứu ở các nội dung chủ yếu: Tổ chức bộ máy và nhân sự; Ban hành các văn bản quản lý; Hướng dẫn, tổ chức thực hiện; Công tác kiểm tra, đánh giá và bảo đảm cơ sở vật chất trong công tác lưu trữ. - Về thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu trong giai đoạn từ 2015 - nay. - Không gian nghiên cứu: Tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn nghiên cứu dựa trên cơ sở chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử được thể hiện trong các nguyên tắc của văn thư, lưu trữ. Trên cơ sở phương pháp luận, luận văn còn sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể như: Phương pháp hệ thống; Phương pháp khảo sát, thống kê; Phương pháp phân tích; Phương pháp tổng hợp; Phương pháp suy luận logíc. 3
6. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của Luận văn Đề tài hệ thống hoá một số vấn đề lý luận về quản lý, về công tác lưu trữ, góp phần làm sáng tỏ thêm vai trò, ý nghĩa của quản lý công tác lưu trữ trong việc ban hành các quyết định quản lý, xây dựng chính sách, pháp luật thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Đồng thời, luận văn đánh giá thực trạng việc quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư từ đó đưa ra các đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ phục vụ hoạt động của Văn phòng Bộ. 7. Kết cấu của Luận văn Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung Luận văn được chia thành 3 chương như sau: Chương 1. Tổng quan về quản lý công tác lưu trữ của văn phòng bộ Chương 2. Thực trạng quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư Chương 3. Các giải pháp nâng cao chất lượng quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư 4
CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG BỘ 1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1. Khái niệm quản lý Chúng ta có thể đưa ra định nghĩa về quản lý (trong phạm vi luận văn) như sau: quản lý là hoạt động nhằm tác động một cách có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý lên một đối tượng quản lý để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng quản lý theo những mục tiêu đã định. 1.1.2. Khái niệm tài liệu lƣu trữ, công tác lƣu trữ * Khái niệm tài liệu lưu trữ Định nghĩa về tài liệu lưu trữ (trong phạm vi luận văn) như sau: tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học của toàn xã hội. * Khái niệm công tác lưu trữ Trên cơ sở lý luận và pháp lý về lưu trữ, khái niệm về công tác lưu trữ được tác giả định nghĩa như sau: Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước. 1.1.3. Khái niệm quản lý công tác lƣu trữ * Khái niệm quản lý công tác lưu trữ theo tác giả, quản lý công tác lưu trữ đối với mỗi cơ quan, tổ chức là việc bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ; ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong hoạt động lưu trữ; đồng thời quản lý kho bảo quản, trang thiết bị tại bộ phận lưu trữ cơ quan, tổ chức được đảm bảo góp phần hiệu quả vào hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. 1.1.4. Văn phòng Bộ 5
Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ; thực hiện các nhiệm vụ khác do pháp luật quy định hoặc do Bộ trưởng giao. 1.2. Vai trò, nhiệm vụ của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ 1.2.1. Vai trò của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ Thứ nhất, công tác lưu trữ đã góp phần quan trọng trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Thứ hai, công tác lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu của công việc. Thứ ba, công tác lưu trữ tạo ra các công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Thứ tư, công tác lưu trữ góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. 1.2.2. Nhiệm vụ của công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ Thứ nhất, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Thứ hai, bảo quản an toàn tài liệu. Thứ ba, Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. 1.3. Nội dung quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ 1.3.1. Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lƣu trữ Quản lý công tác lưu trữ là công việc cần thiết trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ, vì vậy để thực hiện tốt việc quản lý công tác lưu trữ cần phải có hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật thống nhất, đầy đủ để xây 6
dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, làm tiền đề cho việc tổ chức thực hiện xây dựng các quy chế, quy định trong lưu trữ của Bộ. 1.3.2. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ Tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự đây là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu lực, hiệu quả trong công tác lưu trữ. Tại mỗi cơ quan, đơn vị cách sắp xếp và bố trí nhân sự là yếu tố then chốt để phát huy được khả năng làm việc, tư duy sáng tạo của nhân viên; bộ máy làm việc được tổ chức khoa học, bài bản, sắp xếp được đội ngũ cán bộ, chuyên viên đúng năng lực, đúng vị trí, phân công công việc hợp lý theo chuyên môn, nghiệp vụ, điểm mạnh sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc. 1.3.3. Tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ được thực hiện qua các nội dung cơ bản sau: - Công tác thu thập bổ sung các tài liệu lưu trữ; - Công tác chỉnh lý và xác định các giá trị tài liệu lưu trữ; - Thống kê kiểm tra các tài liệu lưu trữ; - Bảo quản các tài liệu lưu trữ; - Tổ chức sử dụng các tài liệu lưu trữ. 1.3.4. Kiểm tra, đánh giá trong thực hiện công tác lƣu trữ Kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ được xem là hoạt động thường xuyên và mang tính nội bộ. Việc thực hiện này nhằm đánh giá việc thực thi pháp luật về công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị đã đúng chưa, nhằm tìm ra những điểm tích cực, những điểm còn hạn chế và tồn tại trong công tác lưu trữ. 1.3.5. Tổ chức, bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ là một trong những yếu tố quan trọng, góp phần đảm bảo hiệu lực, hiệu quả, chất lượng công việc. Các trang thiết bị, cơ sở vật chất phải được đầu tư đầy đủ, đồng bộ, từng bước hiện đại đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của công việc. 1.4. Cơ sở pháp lý của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ Một số văn bản pháp lý quan trọng làm nền tảng pháp lý cho quản lý công tác lưu trữ trong Văn phòng Bộ như: 7
- Luật Lưu trữ 2011; - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/1/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; - Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 01/7/2016 của Chính phủ, về quản lý và sử dụng con dấu; - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Tiểu kết chƣơng 1 Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc tổ chức khoa học thông tin văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, việc quản lý công tác lưu trữ là cần thiết ở mỗi cơ quan, tổ chức nói chung và Văn phòng Bộ nói riêng. Tuy mỗi cơ quan Bộ có chức năng, nhiệm vụ khác nhau song Văn phòng Bộ đều nhiệm vụ tương đồng, trong đó có nhiệm vụ quản lý công tác lưu trữ nhằm tổ chức khoa học văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Bộ để phục vụ sử dụng khi cần thiết. Các nội dung quản lý công tác lưu trữ đã cơ bản được làm rõ trong Chương này, bên cạnh đó tác giả cũng đã hệ thống hóa và làm rõ cơ sở pháp lý để thực hiện quản lý công tác lưu trữ trong Văn phòng các Bộ hiện nay. Đây là tiền đề, là căn cứ, cơ sở để tìm hiểu hiện trạng quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư trong Chương 2. 8
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ 2.1. Khái quát về Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và tài liệu lƣu trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. 2.1.1. Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về kế hoạch, đầu tư phát triển và thống kê, bao gồm: Tham mưu tổng hợp về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch đầu tư công của quốc gia; cơ chế, chính sách quản lý kinh tế; đầu tư trong nước, đầu tư của nước ngoài vào Việt Nam và đầu tư của Việt Nam ra nước ngoài; khu kinh tế; nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), vốn vay ưu đãi và viện trợ phi chính phủ nước ngoài; đấu thầu; phát triển doanh nghiệp, kinh tế tập thể, hợp tác xã; thống kê; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật. 2.1.2. Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, điều phối các hoạt động của các đơn vị thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc của Bộ; kiểm soát thủ tục hành chính, tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ theo quy định của pháp luật; quản lý công tác kế hoạch - tài chính, tài sản của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và thực hiện công tác hành chính, quản trị, lễ tân đối với các hoạt động của cơ quan Bộ. 2.1.3. Khái quát về tài liệu lƣu trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ * Thành phần tài liệu lưu trữ: Hiện nay, tài liệu đang được bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan Bộ có thành phần đa dạng và phong phú. Thực tế trong Kho lưu trữ của Bộ hiện đang bảo quản tài liệu của hai phông, gồm Phông Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Phông Cục Đầu tư nước ngoài. * Nội dung tài liệu lưu trữ: 9
Phông lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư có nội dung phản ánh chức năng, nhiệm vụ của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ, tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan Bộ có số lượng rất lớn, đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung, phản ánh và chứa đựng nhiều thông tin khác nhau. Phông Cục Đầu tư nước ngoài chủ yếu phản ánh thông tin về các hoạt động đầu tư của nước ngoài vào Việt Nam và đầu tư của Việt Nam ra nước ngoài; khu kinh tế; nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), vốn vay ưu đãi và viện trợ phi chính phủ nước ngoài… * Khối lượng tài liệu lưu trữ: Tổng số hồ sơ của 02 phông hiện đang được bảo quản trong Kho lưu trữ là 10887 hồ sơ được đựng trong 3000 hộp tương đương với 374 mét giá hồ sơ, tài liệu. * Đặc điểm tài liệu lưu trữ: Một là, về thời gian hình thành tài liệu; Hai là, đặc điểm về tình trạng vật lý của tài liệu; Ba là, đặc điểm về ngôn ngữ trình bày trong văn bản; Bốn là, đặc điểm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 2.2. Quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ 2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ Phòng Văn thư - Lưu trữ gồm 2 bộ phận là bộ phận văn thư và bộ phận lưu trữ. Tổng số có 18 biên chế, trong đó có 01 Trưởng phòng phụ trách chung, 02 phó trưởng phòng phụ trách 02 bộ phận và 15 chuyên viên. Bộ phận lưu trữ có 06 công chức, trong đó trình độ đại học (05 người), sau đại học (01 người). 2.2.2. Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ * Về nhận thức của lãnh đạo Ban lãnh đạo Văn phòng đã nhận thức được sâu sắc vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ nói riêng. * Về xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ 10
Hằng năm, phòng Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng Bộ ban hành các văn bản để triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ và pháp luật về văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế. 2.2.3. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 2.2.3.1. Thu thập tài liệu lưu trữ * Nguồn thu thập tài liệu Nguồn tài liệu, hồ sơ vào Kho Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư gồm: Nguồn tài liệu từ các cá nhân, lãnh đạo cơ quan Bộ; Nguồn tài liệu từ các đơn vị thuộc Bộ; Nguồn tài liệu của các tổ chức… * Tình hình thu thập Văn phòng Bộ đã tiến hành thu được 72m giá tài liệu của các đơn vị thuộc Bộ. 2.2.3.2. Phân loại tài liệu Thứ nhất, toàn bộ tài liệu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư được chia thành 19 nhóm theo đặc trưng cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ, tài liệu của đơn vị nào để riêng ra đơn vị đó. Thứ hai, trong mỗi nhóm này, tài liệu được chia ra thành các nhóm nhỏ theo đặc trưng thời gian, cụ thể thời gian được tính ở đây là năm, tài liệu của năm nào để riêng ra năm đó. Tài liệu năm nhỏ để trước, năm lớn hơn để sau. Thứ ba, trong mỗi nhóm nhỏ này, tài liệu lại tiếp tục được phân chia ra thành các hồ sơ công việc cụ thể, hồ sơ nào đưa về hồ sơ đó. 2.2.3.3. Các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ * Xác định giá trị tài liệu Để xác định giá trị tài liệu được chính xác, khách quan và có hiệu quả, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Thành phần hội đồng bao gồm: Thứ trưởng phụ trách công tác quản trị văn phòng cơ quan Bộ - Chủ tịch Hội đồng; Chánh Văn phòng Bộ - Phó chủ tịch Hội đồng; Trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ - Ủy viên; Đại diện lãnh đạo các đơn vị có tài liệu đưa ra xác định giá trị tài liệu - Ủy viên; Đại diện lãnh đạo một số đơn vị - Ủy viên; Phó trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ - Ủy viên, thư ký Hội đồng. * Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 11
Lưu trữ Bộ đã tiến hành chỉnh lý hoàn thiện 1026 hồ sơ, tài liệu (tương đương 19m giá) của các đơn vị nộp về, trong đó có 81 hồ sơ, tài liệu chỉ các mức độ mật; Sắp xếp, rà soát, đóng lưu 18m giá tập lưu công văn phát hành đi của cơ quan Bộ (từ tháng 10/2020 đến tháng 08/2021), trong đó có 2m giá tài liệu mật; Tiến hành rà soát, phân loại tài liệu bó gói của một số đơn vị còn tồn đọng trong kho lưu trữ. * Công tác phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu Lưu trữ cơ quan Bộ đã phục vụ 97 lượt sao y với 362 bản sao, 5.083 trang tài liệu được sao; Phục vụ sao chụp 59 lượt với 90 bản sao, 2.797 trang tài liệu; Phục vụ 10 lượt khai thác tại liệu tại chỗ; Phục vụ 82 lượt sao y bản chính văn bản chỉ các mức độ mật với 217 bản sao và 2.890 trang tài liệu được sao. * Công tác tiêu hủy tài liệu Văn phòng Bộ đã tiến hành thủ tục tiêu hủy 906 hồ sơ tài liệu hết giá trị của Phòng Tài vụ, Văn phòng Bộ, Phông Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư giai đoạn 1999 - 2006 theo Quyết định số 237/QĐ-BKHĐT ngày 19 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư. *Công tác bảo quản tài liệu Văn phòng Bộ đã cải tạo và nâng cấp kho lưu trữ; trang thiết bị kỹ thuật được trang bị đầy đủ và thường xuyên được bảo trì, bảo dưỡng, thay thế mới; tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Bước đầu bố trí được kho lưu trữ tổng diện tích 170m2 để bố trí bảo quản tài liệu. 2.2.4. Kiểm tra, đánh giá trong thực hiện công tác lƣu trữ Theo kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, trung bình mỗi năm Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư tổ chức ít nhất từ 02 (hai) đến 03 (ba) cuộc kiểm tra. Trong năm 2021, Văn phòng Bộ đã tổ chức 02 (hai) đợt kiểm tra tại phòng Văn thư – Lưu trữ, nội dung kiểm tra tập trung vào các công việc như: công tác quản lý, chỉ đạo và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tại lưu trữ Bộ; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử; bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị; sử dụng tài liệu lưu trữ. 12
2.2.5. Cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ Trong Kho Lưu trữ của Bộ, tài liệu được sắp xếp khoa học, ngăn nắp, có sơ đồ kho rõ ràng rất thuận tiện cho việc cất và lấy tài liệu. Qua khảo sát thực tế cho thấy, tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư đang bảo quản 10911 hồ sơ của các đơn vị thuộc Bộ gửi về được bảo quản trong 3001 hộp đựng tài liệu tương đương với khoảng 374 mét giá tài liệu và khoảng 391 mét giá tài liệu công văn, sổ sách các loại được bảo quản trong các kho lưu trữ với diện tích khoảng 170 m vuông mặt sàn. 2.2.6. Ứng dựng khoa học kỹ thuật vào công tác lƣu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10 tháng 10 năm 2007 của Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc ban hành hệ thống văn bản áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000 (Quyết định này được sửa đổi, bổ sung năm 2013 sau khi có Luật Lưu trữ ra đời), cùng với đó Bộ cũng sử dụng ứng dụng phần mềm e Ofice – Văn phòng điện tử vào trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cơ quan. 2.3. Nhận xét, đánh giá thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ 2.3.1. Ƣu điểm Thứ nhất, lãnh đạo Văn phòng Bộ bước đầu đã nhận thức đúng về ý nghĩa, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ nói riêng. Thứ hai, về bố trí công chức thực hiện công tác lưu trữ: Hiện tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư số lượng nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ là 18 người, riêng bộ phận lưu trữ là 06 người, nhân sự làm công tác lưu trữ đa phần đáp ứng được nội dung công việc. Thứ ba, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã tham mưu và giúp Bộ trưởng xây dựng và ban hành Quy chế về công tác văn thư – lưu trữ. Thứ tư, công tác lập hồ sơ đã được quan tâm, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2001 vào công tác văn thư – lưu trữ. 13
Thứ năm, công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu: Những năm qua công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu đã được Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Văn phòng Bộ quan tâm, các tài liệu sau khi đã được giải quyết công việc tại các đơn vị được lập hồ sơ và sau một năm số lượng tài liệu này đã được bàn giao cho các công chức phòng Văn thư – Lưu trữ để thực hiện lưu trữ. Thứ sáu, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ trong các kho lưu trữ của cơ quan Bộ được sắp xếp khoa học, ngăn nắp, có sơ đồ rõ ràng rất thuận tiện cho việc lấy và cất tài liệu. Thứ bảy, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ: Kho lưu trữ đều được trang bị các thiết bị chuyên dụng cho việc bảo quản tài liệu: cặp đựng tài liệu, giá đựng tài liệu, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động. Thứ tám, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã đầu tư xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000, cùng với đó Bộ đã và đang sử dụng đồng thời hai loại tra cứu hồ sơ, tài liệu là mục lục hồ sơ và lưu trữ điện tử. 2.3.2. Nhƣợc điểm Thứ nhất, một số đơn vị, phòng ban còn thiếu sự quan tâm và chưa thực sự có nhận thức đúng đắn về công tác lưu trữ. Thứ hai, công chức thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ có nhiều người chưa được đào tạo đúng chuyên ngành về văn thư – lưu trữ. Thứ ba, công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ chưa có những phương thức đa dạng để giúp công chức trong cơ quan nhận thức rõ, đầy đủ và toàn diện. Thứ tư, công tác thanh tra, kiểm tra, tổng kết công tác lưu trữ còn hình thức, chưa thực hiện thường xuyên. Thứ năm, việc quản lý đánh giá, kiểm tra chất lượng đội ngũ công chức thực hiện công tác lưu trữ cũng còn những điểm thiếu sót, sơ sài, phiến diện, còn cả nể trong khi đánh giá, giá xét. 14
Thứ sáu, mặc dù cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư – lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ nói riêng đã được lãnh đạo Bộ quan tâm, tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Thứ bảy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ chưa được đồng bộ và chưa đạt được hiệu quả như mong muốn. Thứ tám, một số bước của nghiệp vụ lưu trữ còn hạn chế. 2.3.3. Nguyên nhân Một là, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn ban hành còn chậm, chưa đồng bộ, trong một số trường hợp còn chưa đáp ứng được với yêu cầu thực tế. Hai là, kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ còn hạn chế. 15
Tiểu kết Chƣơng 2 Thứ nhất, Chương 2 giới thiệu khái quát về Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Văn phòng Bộ về lịch sử hình thành và phát triển; đã mô tả được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, biên chế của Bộ; chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ về công tác Văn thư – Lưu trữ (Phòng Văn thư – Lưu trữ). Thứ hai, khảo sát thực trạng hoạt động quản lý công tác Lưu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư, tập trung làm rõ tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác Lưu trữ; xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ; công tác bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện phục vụ hoạt động lưu trữ; công tác lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu, việc áp dụng ISO trong công tác quản lý Văn thư – Lưu trữ tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư; công tác kiểm tra, đánh giá, tình hình thực hiện nhiệm vụ hoạt động quản lý công tác lưu trữ. Thứ ba, phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Thứ tư, đưa ra ưu điểm, hạn chế và các nguyên nhân khách quan, chủ quan trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư. 16
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ 3.1. Xu hƣớng phát triển của công tác lƣu trữ trong giai đoạn hiện nay Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (còn được gọi là công nghiệp 4.0) là sự kết hợp của công nghệ trong các lĩnh vực: vật lý, công nghệ số và sinh học, tạo ra những khả năng sản xuất hoàn toàn mới và có tác động sâu sắc đến đời sống kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới cũng như ở Việt Nam. Đảng và Nhà nước cũng đã kịp thời ban hành nhiều chủ trương, chính sách, pháp luật nhằm thích ứng với bối cảnh mới, hướng tới xây dựng và phát triển chính phủ điện tử dựa trên dữ liệu và dữ liệu mở hướng tới chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số; bảo đảm an toàn thông tin và an ninh mạng. Với sự vận động của cả hệ thống chính trị, bộ máy nhà nước thì công tác văn thư, lưu trữ nói chung cũng có sự thay đổi, điều chỉnh để phù hợp với hoạt động quản lý nhà nước. Cách mạng 4.0 đang tác động và thúc đẩy xu hướng chuyển dịch của ngành Lưu trữ từ lưu trữ tài liệu truyền thống sang lưu trữ tài liệu điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin để số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống, tự động hóa với các nội dung như: môi trường thông tin số, tác động của Internet đến công tác lưu trữ, hay vai trò của Big Data và quản lý tài liệu điện tử trong lưu trữ… Với tính năng tiện ích của công nghệ và hệ thống phần mềm được xây dựng phù hợp sẽ làm cho việc tổ chức quản lí tài liệu hiện đại hơn, truy xuất nhanh hơn, khai thác tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả cao, nhiều tiện ích; đẩy mạnh việc công bố - khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng để thông tin tài liệu lưu trữ đến với công chúng, đến với xã hội nhanh, hiệu quả hơn thông qua khả năng lan truyền nhanh, rộng của mạng xã hội và truyền thông xã hội theo đúng quy định của pháp luật nói chung và pháp luật về Lưu trữ nói riêng. Xu hướng phát triển của ngành Lưu trữ trong tương lai sẽ gắn với những yếu tố của thời đại khoa học và công nghệ, nhất là những yếu tố mới của Cuộc cách mạng công nghiệp số 4.0 - được mệnh danh là cuộc cách mạng số, hàm chứa sự thay đổi lớn lao, không chỉ biến đổi kinh tế, mà cả văn hóa, xã hội một cách toàn diện. Xu hướng này sẽ giúp những người làm lưu trữ thu thập, tìm kiếm, quản lý hồ sơ, tài liệu 17
một cách tự động, thuận tiện và nhanh chóng, lợi ích mà nó đem lại là vô cùng lớn, dần dần xóa bỏ cơ chế xin cho mà hướng tới mục đích phục vụ người sử dụng có nhu cầu chính đáng. 3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ 3.2.1. Tăng cƣờng sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Bộ đối với hoạt động quản lý công tác lƣu trữ Sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác lưu trữ là nguyên nhân góp phần đưa đến sự thành công của công tác lưu trữ. Để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư cần có sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Văn phòng Bộ, lãnh đạo Phòng Văn thư, lưu trữ. Văn phòng Bộ cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả, kiểm điểm làm rõ những mặt làm được, những mặt chưa được của các hoạt động nghiệp vụ. Hình thức kiểm tra có thể thực hiện thông qua sổ sách và khảo sát hoạt động thực tế. Sau khi kiểm tra cần tiến hành các phương pháp phân tích về số lượng, chất lượng các nội dung hoạt động. Trên cơ sở kiểm tra đưa ra đánh giá, kết luận về những điểm mạnh, cũng như những vấn đề còn tồn tại để có những phương hướng phù hợp. 3.2.2. Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện các văn bản quản lý về công tác lƣu trữ Xây dựng và hoàn thiện các văn bản quản lý lưu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư có ý nghĩa quan trọng để hiện thực hóa các mục tiêu của công tác lưu trữ. Đây có thể coi là các quy chuẩn, điều lệ mà công chức lưu trữ cần tuân thủ chấp hành, là cơ sở để đảm bảo ổn định công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ. Văn phòng Bộ cần nghiên cứu xây dựng, ban hành các văn bản chuẩn hóa hệ thống công cụ hướng dẫn nghiệp vụ và thể chế hóa những quy định của pháp luật về hoạt động lưu trữ, cụ thể: - Ban hành Bản danh mục hồ sơ mới phù hợp với quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư để làm cơ sở hướng dẫn công tác lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ vào Lưu trữ Bộ. - Hướng dẫn nội dung, thành phần hồ sơ tài liệu cần nộp vào Kho lưu trữ Văn phòng Bộ; 18