Bài 1: Tổng quan về hành vi tổ chức
MAN403_Bai 1_v1.0010112211 1
BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HÀNH VI TỔ CHỨC
Nội dung
Hành vi tổ chức là gì?
Tầm quan trọng và các chức năng của hành
vi tổ chức.
Cơ hội và thách thức đối với hành vi tổ
chức.
Hướng dẫn học Mục tiêu
Học viên nên đọc và ôn lại kiến thức
về tổ chức, quản lý cơ bản.
Đọc tài liệu: Quản trị học, Nguyễn Phùng
Minh Hằng, Chương trình đào tạo cử
nhân trực tuyến Topica: Bài 1: Tổng
quan về quản lý (từ trang 1 – trang 13),
Bài 4: Chức năng lập kế hoạch, Bài 5:
Chức năng tổ chức, Bài 6: Lãnh đạo,
Bài 7: Chức năng kiểm tra.
Đọc tài liệu và thảo luận với giảng
viên và các học viên khác về các vấn
đề chưa nắm rõ.
Tự lấy ví dụ nhằm làm rõ các khái
niệm.
Trả lời các câu hỏi ôn tập ở cuối bài.
Thời lượng học
6 tiết
Sau khi học bài này, người học cần:
Mô tả rõ ràng khái niệm về Hành vi tổ chức.
Xác định tầm quan trọng của Hành vi tổ chức.
Tóm tắt và phân biệt các chức năng của
Hành vi tổ chức.
Đánh giá những thách thức và cơ hội đối với
các nhà quản lý trong việc vận dụng khoa
học Hành vi tổ chức.
Bai 1: Tổng quan về hành vi tổ chức
2 MAN403_Bai 1_v1.0010112211
TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Tình huống
Nam, một sinh viên tốt nghiệp một Trường đại học
tại Hà Nội và hiện đang làm cho một công ty của Mỹ
tại Việt Nam. Công việc của Nam đòi hỏi anh phải
quản lý 8 nhân viên trong phòng.
Nam tâm sự: “Trong quá trình học tại Trường đại
học, tôi thực sự chưa được trang bị kiến thức và kỹ
năng để đối mặt với những thách thức có thể gặp phải
trong quá trình làm việc – hiểu và tạo động lực cho
nhân viên”. “Chẳng hạn, việc lên kế hoạch làm việc
với khách hàng cũng đủ làm cho tôi đau đầu. Cái mà tôi học hỏi được là khi công việc gặp trục
trặc thì hầu hết nguyên nhân đều xuất phát từ vấn đề liên quan đến con người. Tôi đã phải nỗ
lực rất nhiều để nhân viên trong phòng cảm thấy nơi làm việc như gia đình nhỏ và tôi cũng
phải học cách tạo động lực cho họ. Tuy nhiên, tất cả điều này tôi có được qua trải nghiệm. Tôi
chưa được học cách làm việc cùng với người khác ở trường”.
Câu hỏi
1. Nam đã và đang phải học kiến thức gì mà hầu hết các nhà quản lý đều phải học?
2. Kiến thức này sẽ mang lại lợi ích gì cho công việc quản lý của Nam?
Bài 1: Tổng quan về hành vi tổ chức
MAN403_Bai 1_v1.0010112211 3
1.1. Hành vi tổ chức và vai trò của hành vi tổ chức
1.1.1. Hành vi tổ chức là gì?
Hành vi tổ chức (HVTC) là môn khoa học quản lý
nghiên cứu một cách có hệ thống về các hành vi và
thái độ của con người trong một tổ chức và sự tương
tác giữa hành vi của con người với tổ chức.
Mỗi cá nhân mang đến tổ chức những đặc điểm
riêng về tính cách, ngành nghề chuyên môn và kinh
nghiệm của riêng mình. Tuy nhiên, các cá nhân
không làm việc đơn lẻ trong tổ chức. Họ còn có mối liên hệ với những đồng nghiệp,
người quản lý trực tiếp, thuộc cấp, với tổ chức thông qua các chính sách, luật lệ, quy
định và sự thay đổi diễn ra trong tổ chức. Khi cá nhân thay đổi qua quá trình làm việc
lâu dài trong tổ chức, thì đến lượt tổ chức sẽ chịu ảnh hưởng của sự thay đổi đó. Vì vậy,
nghiên cứu sự tương tác giữa cá nhân và tổ chức là rất cần thiết. Tổ chức tồn tại trước
khi cá nhân vào làm việc và tiếp tục tồn tại sau khi cá nhân rời bỏ tổ chức. Do vậy, bản
thân tổ chức là một khía cạnh thứ ba để nhìn nhận về hành vi tổ chức.
Chúng ta luôn có thói quen giải thích hiện tượng theo cảm tính của mình. Chẳng hạn
một người vắng mặt tại cơ quan, chúng ta cho ngay rằng anh ta bỏ việc đi chơi mà
chưa cần biết thực sự nguyên nhân là gì. Hành vi tổ chức đi vào giải thích các hiện
tượng như vậy một cách khoa học. Để làm được điều đó các kết luận của HVTC phải
dựa trên các nghiên cứu được tiến hành có hệ thống.
Hình 1: Mô hình hành vi tổ chức
Nghiên cứu hành động và thái độ một cách có hệ thống không có nghĩa là phải nghiên
cứu tất cả các hành vi và thái độ mà chỉ nghiên cứu những hành vi và thái độ quyết
định tới kết quả làm việc của người lao động. Trong HVTC, các dạng hành vi quyết
định tới kết quả làm việc của người lao động bao gồm các hành vi liên quan trực tiếp
tới năng suất, mức độ vắng mặt và thay đổi nhân lực. Thái độ của người lao động được đề
cập ở đây là thoả mãn công việc. Thoả mãn có quan hệ tới năng suất lao động, tỷ lệ
nghịch với mức độ vắng mặt của người lao động. Tạo và nâng cao sự thoả mãn công việc
còn là trách nhiệm của nhà quản lý đối với người lao động.
Điều cần lưu ý rằng, HVTC nghiên cứu hành vi, thái độ của người lao động liên quan tới
công việc và do đó nó phải được diễn ra trong tổ chức. Trong khoa học HVTC, tổ chức
được hiểu là cơ cấu chính thức của sự phối hợp có kế hoạch, đòi hỏi sự tham gia của hai
người trở lên và để đạt mục tiêu chung của tổ chức. Do vậy, đặc trưng của tổ chức là sự
phối hợp, tính kế hoạch mang mục tiêu chung, và có sự tham gia của nhiều người.
Môi tr
ư
ờng
Hành vi của cá nhân
trong tổ chức
Sự tương tác giữa các cá
nhân trong tổ chức
Bai 1: Tổng quan về hành vi tổ chức
4 MAN403_Bai 1_v1.0010112211
1.1.2. Vai trò của HVTC
Hành vi tổ chức hướng tới việc xem xét mối quan hệ
giữa người lao động với tổ chức trong những vai trò
khác nhau của người lao động trong tổ chức đó. Do
đó, HVTC có vai trò quan trọng nhằm đảm bảo duy
trì và phát triển quan hệ này một cách hiệu quả, giúp
người lao động gắn bó hơn với tổ chức của mình, và
có thể điều chỉnh thái độ và hành vi của mình cho
phù hợp với mục tiêu và các giá trị mà tổ chức theo
đuổi. Ngược lại tổ chức cũng phải điều chỉnh để tạo
sự gắn bó hơn giữa người lao động với tổ chức và để khuyến khích tính sáng tạo và
tạo động lực cho người lao động. Vai trò của HVTC được thể hiện cụ thể như sau:
Thứ nhất, HVTC có vai trò quan trọng trong việc tạo sự gắn kết giữa người lao
động và tổ chức trên cơ sở đảm bảo mục tiêu và các giá trị theo đuổi của tổ chức,
sự tôn trọng, đảm bảo các giá trị và lợi ích cá nhân của người lao động.
Thứ hai, HVTC giúp cho các nhà quản lý có được cách nhìn đầy đủ và toàn diện
về người lao động để đưa ra được các chính sách, biện pháp phù hợp nhằm khuyến
khích đổi mới, sáng tạo và tạo động lực cho người lao động. Đây là cơ sở quan
trọng để tăng năng suất lao động và hiệu quả công việc của người lao động.
Thứ ba, HVTC giúp các nhà quản lý tạo lập môi trường làm việc hiệu quả trong tổ
chức, trên cơ sở sự chia sẻ trách nhiệm và hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên
trong tổ chức.
Thứ tư, HVTC có vai trò quan trọng trong đảm bảo sự cân bằng, tin tưởng và gắn
kết người lao động với tổ chức nói chung và lãnh đạo tổ chức nói riêng. HVTC
giúp cho người lao động thay đổi được nhận thức, thái độ và do đó có hành vi ứng
xử phù hợp với mục tiêu và giá trị của tổ chức.
Kiến thức về HVTC rất cần thiết đối với các nhà quản lý nói chung và quản lý nhân sự
nói riêng. HVTC giúp nâng cao hiệu quả của công tác quản lý, phát huy vai trò con
người trong tổ chức, khai thác một cách tối ưu nguồn nhân lực, phát huy tính sáng tạo
của con người và tạo nên mối quan hệ gắn bó giữa con người với tổ chức.
1.2. Hành vi tổ chức với chức năng, vai trò và các kỹ năng cơ bản của quản lý
1.2.1. Các chức năng cơ bản của quản lý
Lập kế hoạch là một quá trình bao gồm việc
xác định mục tiêu, thiết lập chiến lược và quyết
định phương án hành động để đạt được mục
tiêu đã đặt ra.
Tổ chức là quá trình thiết kế công việc, xác định
những nhiệm vụ công việc cần phải thực hiện,
nhóm những công việc thành những bộ phận,
phân công người thực hiện những nhiệm vụ công việc đó, thiết lập mối quan hệ báo
cáo quyền lực giữa công việc các bộ phận.
Bài 1: Tổng quan về hành vi tổ chức
MAN403_Bai 1_v1.0010112211 5
Lãnh đạo là quá trình chỉ đạo, hướng dẫn, tạo động cơ làm việc cho các thành
viên trong tổ chức, khuyến khích phối hợp làm việc, lựa chọn các kênh giao tiếp
hiệu quả nhất và giải quyết xung đột.
Kiểm soát là quá trình quản lý, điều chỉnh các hoạt động của tổ chức, hướng dẫn
các thành viên trong tổ chức thực hiện đúng mục tiêu đề ra.
1.2.2. Vai trò cơ bản của quản lý
Vai trò quan hệ con người: Bất kỳ nhà quản lý
nào cũng đều phải thực hiện nhiệm vụ ở vị trí mà
họ đảm nhiệm. Nghĩa là họ có quyền lực nhất định
trong tổ chức. Bên cạnh đó, tất cả các nhà quản lý
đều có vai trò lãnh đạo. Họ có quyền tuyển dụng,
đào tạo, tạo động lực làm việc cho người lao động,
hay khen thưởng và kỷ luật người lao động. Các
nhà quản lý còn có vai trò duy trì mạng lưới quan
hệ với những người bên ngoài, những người cung
cấp thông tin cho các nhà quản lý.
Chẳng hạn, khi cán bộ phụ trách marketing muốn có thông tin về nhân sự trong bộ
phận của mình từ cán bộ quản lý nhân sự, khi đó anh ta có vai trò quan hệ nội bộ.
Khi cán bộ marketing của doanh nghiệp liên hệ với những người phụ trách
marketing của các doanh nghiệp khác thông qua hiệp hội marketing, thì anh ta có
quan hệ giao tiếp với bên ngoài.
“ Một thập kỷ trước, Ed Ludwig đảm nhận vai trò CEO của Becton Dickinson, một
công ty công nghệ y tế toàn cầu và ông đã cho thấy sự cởi mở và minh bạch hiếm có
ở một lãnh đạo cấp cao nhưng đó cũng sẽ là một đặc tính cần thiết của một nhà lãnh
đạo trong tương lai.
Ông cho phép mọi người toàn quyền nói lên sự thật dù điều này vốn rất khó khăn vì
những người cấp dưới luôn ngần ngại phải nói sự thật và những người cấp trên thì
cảm thấy bị đe dọa bởi điều đó. Nhưng Ed Ludwig thì không như vậy.
Quay trở lại năm 2000, công ty đang phải đối mặt với những vấn đề nghiêm trọng
về hiệu quả. Thay vì thuê tư vấn và đưa ra quyết định từ nhóm quản lý cấp cao, ông
triệu tập những nhà quản lý giỏi nhất để giao nhiệm vụ cho họ phỏng vấn 100 người
trên khắp thế giới về việc điều gì cản trở việc đạt được hiệu quả tốt hơn. Sau đó ông
yêu cầu họ chia sẻ những gì họ tìm được trong một cuộc họp nơi các nhà quản lý
cấp cao ngồi ngoài và không được tham gia tranh luận với những kết quả hoặc đặt
ra những câu hỏi có thể làm cho những người được giao nhiệm vụ cảm thấy rằng tốt
hơn hết họ không nên nói ra sự thật.
Một phát hiện được đưa ra là sự phát triển của hệ thống doanh nghiệp 50 triệu đô
từng thuộc trách nhiệm của ông khi làm giám đốc tài chính đang gặp rắc rối nghiêm
trọng. Phản ứng của Ludwig là công khai nhận trách nhiệm cho thất bại này và vạch
ra một kế hoạch nhằm thay đổi tình hình. Ông cũng áp dụng biện pháp tương tự cho
những phát hiện khác…”