Tạo ấn tượng với đối tác thông qua thư tín
thương mại
Nhiều người biết tiếng Anh thường lo ngại rằng trình độ ngoại ngữ của mình
chưa đủ để viết những bức thư giao dịch hiệu quả và chất lượng. Thực ra vấn
đề không hề phức tạp như họ vẫn nghĩ. Một bức thư thương mại hiệu quả
thường sử dụng những câu đơn giản, ngắn gọn cùng ngôn ngữ dễ hiểu. Bức
thư càng dễ hiểu thì hiệu quả nó đem lại càng cao. Khó khăn lớn nhất chỉ là
diễn đạt sao cho bức thư mạch lạc, các câu liên kết chặt chẽ với nhau theo
một logic hợp lý.
Cách xưng hô
Trước hết, đảm bảo rằng bạn viết chính xác tên của người nhận. Bạn cũng
nên xác nhận giới tính và chức danh chính xác của người đó. Người Anh
thường dùng Ms. cho nữ giới và Mr. cho nam giới. Chỉ sử dụng Mrs. khi
bạn hoàn toàn chắc chắn rằng người phụ nữ ấy đã kết hôn. Người bản xứ
thường chỉ dùng tên không đầy đủ trong những trường hợp thân mật hoặc
sau khi đã trao đổi, qua lại trong một thời gian khá dài. Khi không biết tên
của người nhận và không thể tìm được thông tin này ban có thể viết “To
Whom It May Concern” (tới những ai có liên quan). Trong văn viết của
người Mỹ, sau lời đầu thư bạn sẽ cần thêm dấu phẩy. Ví dụ: Dear Ms
Mackenzie, …
Đoạn đầu tiên
Đối với hầu hết các loại thư tín thương mại, câu đầu tiên thường là lời hỏi
thăm thể hiện sự quan tâm của bạn đối với người đọc. Ví dụ:
I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có một
mùa hè thú vị).
Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài vì bức
thư ngày 5/1).
I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi vô tình
nhìn thấy quảng cáo của công ty anh trên tờ The Star ngày hôm nay).
It was a pleasure meeting you at the conference this month. (Rất hân
hạnh vì đã được gặp ngài tại buổi hội thảo vừa qua).
I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi đánh giá cao
sự kiên nhẫn chờ đợi hồi âm của ngài).
Sau lời hỏi thăm đầu thư ngắn gọn, hãy nêu những điểm chính của bức thư
trong một hoặc hai câu. Ví dụ:
I'm writing to enquire about... (Tôi viết thư để yêu cầu….)
I'm interested in the job opening posted on your company website.
(Tôi rất quan tâm đến vị trí tuyển dụng mà công ty ngài đã đăng trên
trang web của công ty).
We'd like to invite you to a members only luncheon on April 5th.
(Chúng tôi rất mong ngài có mặt trong bữa ăn trưa với các thành viên
khác vào ngày 5/4).
Những đoạn tiếp theo
Sử dụng vài đoạn văn ngắn gọn để nêu những chi tiết cụ thể hơn của vấn đề
bạn đang muốn đề cập. Nếu một đoạn văn đã diễn đạt đủ ý của bạn, đừng cố
viết thêm để làm bức thư trông dài hơn. Nếu bạn muốn đề cập đến những
vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên
anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì
mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy
dễ chịu thuộc loại này:
We regret to inform you... (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với
ông/bà rằng…)
It is with great sadness that we... (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
After careful consideration we have decided... (Sau khi đã xem xét cân
nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
Đoạn kết
Đoạn kết trong bức thư của bạn cần có những yêu cầu, ghi chú về những tài
liệu gửi kèm theo (nếu có). Nếu cần thiết, hãy thêm cả địa chỉ liên lạc của
bạn trong đoạn văn cuối thư. Dưới đây là một số cách diễn đạt thông dụng
để viết đoạn kết một bức thư thương mại:
I look forward to... (Tôi rất trông đợi…)
Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi
các ngài có thể).
I should also remind you that the next board meeting is on February
5th. (Tôi cũng xin được nhắc lại với ngài về cuộc họp ban giám đốc
sắp tới vào ngày 5/2).
For futher details... (Để có những chi tiết cụ thể hơn…)
If you require more information... (Nếu ngài cần thêm thông tin…)
Thank you for taking this into consideration. (Cảm ơn ngài đã dành
thời gian xem xét điều này).
I appreciate any feedback you may have. (Tôi rất hoan nghênh mọi
nhận xét, đánh giá từ phía ngài).
Enclosed you will find... (Ngài sẽ tìm thấy gửi kèm theo lá thư này
có…)
Feel free to contact me by phone or email. (Ngài có thể liên lạc với tôi
qua điện thoại hoặc hòm thư điện tử).
Lời cuối thư
Dưới đây là một số cách thông thường để kết thúc một bức thư giao dịch.
Sử dụng dấu phẩy sau tên viết tay hoặc đánh máy của bạn (nếu là thư điện
tử). Tuy nhiên, nếu bạn không sử dụng dấu phẩy hoặc hai chấm sau lời đầu
thư, bạn có thể bỏ qua dấu này khi kết thư. Ví dụ: Yours truly, Yours
sincerely, Sincerely, Sincerely yours, Thank you, Best wishes, All the best,
Best of luck, Warm regards v.v…
Ngoài ra để bức thư của bạn thật sự ấn tượng, đừng bỏ qua những lời
khuyên nho nhỏ dưới đây:
Dùng giọng văn như khi bạn đang nói chuyện với người đọc.
Đặt ra những câu hỏi trực tiếp.
Kiểm tra kỹ giới tính và cách viết tên của người nhận.
Sử dụng dạng thức chủ động bất cứ khi nào bạn có thể.
Sử dụng những động từ khuyết thiếu mang sắc thái trang trọng (như
dùng would thay cho will).
Luôn nói về bản thân bằng đại từ I (tôi)
Chỉ sửu dụng đại từ we (chúng tôi) khi người nghe hiểu rõ những ai
đang được đề cập đến.
Viết lại tất cả những câu nói hoặc yêu cầu không rõ ràng.
Đừng quên ghi ngày tháng vào trong thư. Để tránh nhầm lẫn, hãy viết
tháng thành chữ thay vì số. Ví dụ: July 5th, 2007.