THI T K VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG VI CẾ Ế Ệ
Trong ph n này chúng ta s t p trung vào các ph n t đ c tr ng c a các côngầ ẽ ậ ầ ử ặ ư ủ
vi c đ c thi t k , phân tích các nghi p v thu c v các công vi c đó, các yêu c uệ ượ ế ế ệ ụ ộ ề ệ ầ
đ i v i công nhân và môi tr ng th c hi n công vi c.ố ớ ườ ự ệ ệ
1. Gi i thi uớ ệ
1.1. Phân tích nhi m vệ ụ
Phân tích nhi m v nh m tr l i câu h i “Cái gì” s đ c th c hi n. Các nhi mệ ụ ằ ả ờ ỏ ẽ ượ ự ệ ệ
v là ph m vi ho t đ ng riêng trong m t công vi c. Phân tích nhi m v , v c b n, làụ ạ ạ ộ ộ ệ ệ ụ ề ơ ả
xác đ nh m i nhi m v đ c th c hi n nh th nào và làm cách nào đ t t c cácị ỗ ệ ụ ượ ự ệ ư ế ể ấ ả
nhi m v riêng l đó ph i h p v i nhau trong m t công vi c.ệ ụ ẻ ố ợ ớ ộ ệ
Có m t s nhi m v mang tính quy t đ nh h n so v i các nhi m v khác và c nộ ố ệ ụ ế ị ơ ớ ệ ụ ầ
ph i đánh giá h u qu n u các công vi c không đ c th c hi n đúng theo các nhi mả ậ ả ế ệ ượ ự ệ ệ
v quan tr ng này; nghĩa là toàn b quá trình s n xu t có b nh h ng không, có d nụ ọ ộ ả ấ ị ả ưở ẫ
đ n nguy c m t an toàn không, ho c có nh h ng đ n ch t l ng không?ế ơ ấ ặ ả ưở ế ấ ượ
Các yêu c u th c hi n c a m t nhi m v có th g m có: Th i gian c n thi t đầ ự ệ ủ ộ ệ ụ ể ồ ờ ầ ế ể
hoàn thành công vi c, s chính xác trong th c hi n nhi m v v các m t đ c tr ng kệ ự ự ệ ệ ụ ề ặ ặ ư ỹ
thu t, l i ích c a s n xu t ho c đ c tính v ch t l ng.ậ ợ ủ ả ấ ặ ặ ề ấ ượ
Xem xét các kh năng sai l m là m t d ng đ tr l i câu h i: Cái gì có th x yả ầ ộ ạ ể ả ờ ỏ ể ả
ra, xác su t có th x y ra sai l m, đ ng th i cũng xác đ nh ph i th c hi n vi c ki mấ ể ả ầ ồ ờ ị ả ự ệ ệ ể
tra và giám sát nhi m v nhi u hay ít và b o d ng d phòng cao hay th p.ệ ụ ề ả ưỡ ự ấ
1.2. Phân tích nhân công
Phân tích nhân công là xác đ nh ai s th c hi n công vi c đó. Chính xác h n,ị ẽ ự ệ ệ ơ
công nhân ph i có ph m ch t và đ c tr ng nào đ tho mãn yêu c u công vi c, có khả ẩ ấ ặ ư ể ả ầ ệ ả
năng đáp ng công vi c nh th nào và v i nh ng kh năng đáp ng trong công vi cứ ệ ư ế ớ ữ ả ứ ệ
nh v y h s h ng l ng nh th nào ?ư ậ ọ ẽ ưở ươ ư ế
Công vi c đòi h i công nhân ph i có kh năng và trình đ tay ngh nh t đ nh.ệ ỏ ả ả ộ ề ấ ị
Tuy nhiên, hai đi u này có nh ng đ c đi m khác nhau. M t công nhân có th đ trìnhề ữ ặ ể ộ ể ủ
đ tay ngh đ th c hi n nhi u nhi m v riêng l , song ng i đó có th không độ ề ể ự ệ ề ệ ụ ẻ ườ ể ủ
kh năng đ i phó v i các sai l m c a nhi m v ho c ki m tra giám sát nhi m v đóả ố ớ ầ ủ ệ ụ ặ ể ệ ụ
m t cách đ y đ .ộ ầ ủ
M t s công vi c đòi h i lao đ ng chân tay và ph i có s c kho m t m c độ ố ệ ỏ ộ ả ứ ẻ ở ộ ứ ộ
nào đó. Yêu c u v s c kho này đ c xem xét không nh ng đ đ t ng i công nhânầ ề ứ ẻ ượ ữ ể ặ ườ
đúng vào v trí công vi c, mà còn đ t ra yêu c u v s c ch u đ ng căng th ng đ u ócị ệ ặ ầ ề ứ ị ự ẳ ầ
n a.ữ
1.3. Phân tích môi tr ngườ
Phân tích môi tr ng chú ý đ n v trí v t lý c a công vi c trong s n xu t ho cườ ế ị ậ ủ ệ ả ấ ặ
d ch v và các đi u ki n môi tr ng làm vi c. Các đi u ki n môi tr ng g m cóị ụ ề ệ ườ ệ ề ệ ườ ồ
nh ng y u t nh nhi t đ , ánh sáng, đ thoáng mát và ti ng n v a ph i. Ví d , s nữ ế ố ư ệ ộ ộ ế ồ ừ ả ụ ả
xu t vi m ch đi n t yêu c u ph i có m t môi tr ng s ch, khí h u đ c đi u hoà vàấ ạ ệ ử ầ ả ộ ườ ạ ậ ượ ề
kín. Các công bi c t m nh tr m tr hay thêu máy đòi h i ph i có ánh sáng thích h p.ệ ỉ ỉ ư ạ ổ ỏ ả ợ
M t s công vi c sinh ra b i nh x bông trong d t v i thì c n ph i thông gió t t…ộ ố ệ ụ ư ơ ệ ả ầ ả ố
2. Phân tích công vi cệ
M t ph n trong quá trình thi t k đ i v i m t công vi c là nghiên c u cácộ ầ ế ế ố ớ ộ ệ ứ
ph ng pháp đ c dùng trong công vi c đó đ bi t rõ công vi c đ c th c hi n ho cươ ượ ệ ể ế ệ ượ ự ệ ặ
s đ c th c hi n nh th nào. Cho nên, ph n này trong đ án công vi c quen g i làẽ ượ ự ệ ư ế ầ ồ ệ ọ
phân tích ph ng pháp ho c đ n gi n h n, các ph ng pháp làm vi c.ươ ặ ơ ả ơ ươ ệ
Phân tích ph ng pháp đ c ng d ng th ng xuyên h n đ thi t k ho c c iươ ượ ứ ụ ườ ơ ể ế ế ặ ả
ti n các công vi c hi n t i. Nhà phân tích s kh o sát công vi c hi n hành đ bi tế ệ ệ ạ ẽ ả ệ ệ ể ế
công vi c đó đ c hoàn thành nh th nào, nh m xác đ nh các nhi m v có đ c th cệ ượ ư ế ằ ị ệ ụ ượ ự
hi n v i hi u qu cao nh t hay không, có ph i các nhi m v đ u c n thi t h t hayệ ớ ệ ả ấ ả ệ ụ ề ầ ế ế
không, ho c có c n b sung thêm nhi m v m i nào n a không. Nhà phân tích đó cũngặ ầ ổ ệ ụ ớ ữ
c n bi t làm cách nào đ công vi c này ăn kh p v i các công vi c khác.ầ ế ể ệ ớ ớ ệ
Ph ng pháp phân tích cũng đ c dùng đ phát tri n các công vi c m i. Trongươ ượ ể ể ệ ớ
tr ng h p này nhà phân tích ph i làm vi c v i m t b n mô t ho c phác th o vườ ợ ả ệ ớ ộ ả ả ặ ả ề
công vi c đ c đ xu t và xây d ng m t b c tranh ý t ng v cách th c công vi c đóệ ượ ề ấ ự ộ ứ ưở ề ứ ệ
s đ c th c hiên nh th nào.ẽ ượ ự ư ế
Công c chính dùng cho phân tích ph ng pháp là các lo i bi u đ mô t theoụ ươ ạ ể ồ ả
các cách th c hi n khác nhau c a m t ph n công vi c ho c m t quá trình làm vi c.ự ệ ủ ộ ầ ệ ặ ộ ệ
L i ích đ u tiên c a nh ng bi u đ này là d hi u h n đ i v i các giám sát viên, qu nợ ầ ủ ữ ể ồ ễ ể ơ ố ớ ả
lý viên và công nhân so v i mô t b ng ch vi t. Chúng tôi s trình bày hai lo i bi uớ ả ằ ữ ế ẽ ạ ể
đ ph bi n nh t: L u đ quá trình và bi u đ công nhân - máy.ồ ổ ế ấ ư ồ ể ồ
2.1. L u đ quá trìnhư ồ
Ng i ta hay dùng l u đ quá trình đ phân tích các b c tu n t c a công vi cườ ư ồ ể ướ ầ ự ủ ệ
và cách th c mà m t nhóm công vi c l ng ghép vào dòng di n bi n t ng th quá trìnhứ ộ ệ ồ ễ ế ổ ể
s n xu t . Ví d , đ ng đi c a m t s n ph m hay m t quá trình s n xu t, ch bi nả ấ ụ ườ ủ ộ ả ẩ ộ ả ấ ế ế
m t món ăn, các ho t đ ng c a m t kíp m trong phòng m v.v….ộ ạ ộ ủ ộ ổ ổ
Ví d 1: Th c hi n đ n đ t hàng (v vi c đ t hàng t i công ty d t Vi t Th ng)ụ ự ệ ơ ặ ề ệ ặ ạ ệ ệ ắ
Vào lúc 8h30 văn phòng công ty nh n đ c m t đ n đ t hàng kh n. Đ u đápậ ượ ộ ơ ặ ẩ ề
ng yêu c u đ c bi t c a khách hàng, ph i th c hi n nh ng công vi c nh sau:ứ ầ ặ ệ ủ ả ự ệ ữ ệ ư
a) Chuy n ngay đ n đ t hàng kh n t phòng nh n đ n t i b ph n bán hàngể ơ ặ ẩ ừ ậ ơ ớ ộ ậ
(10’)
b) T i b ph n bán hàng, c n ki m tra t ng đ n đ t hàng m t cách s m nh t. ạ ộ ậ ầ ể ừ ơ ặ ộ ớ ấ
Th i gian đ i: 30’; th i gian ki m tra:10’ờ ợ ờ ể
Sau đó, các đ n đ t hàng kh n s đ c ng i đ a ngay đ n kho (10’)ơ ặ ẩ ẽ ượ ườ ư ế
c) Th kho ki m tra th kho (5’) xem có hàng đó không.ủ ể ẻ
N u không có đ hàng thi ph i vi t phi u đ t hàng t i x ng s n xu t (15’).ế ủ ả ế ế ặ ớ ưở ả ấ
Ng i đ a tin s đ a phi u này t i phòng k toán (10’)ườ ư ẽ ư ế ớ ế
Lúc này ng i đ a tin đang trên đ ng nên ph i ch (50’)ườ ư ườ ả ờ
d) Phòng k toán ki m tra tài kho n c a khách hàng và xác nh n xem khách hàngế ể ả ủ ậ
có ch m trong vi c thanh toán không (5’). Đ n hàng này là l i đ c ng i đ a tin ti pậ ệ ơ ạ ượ ườ ư ế
t c chuy n đ n văn phòng xác nh n đ n hàng ( VPXNĐH,10’).ụ ể ế ậ ơ
e) T i VPXNĐH, các nhân viên ph i vi t gi y xác nh n đ n hàng cho kháchạ ả ế ấ ậ ơ
hàng m t cách nhanh nh t. Th i gian vi t xác nh n: 15’. Tuy nhiên tr c đó th ngộ ấ ờ ế ậ ướ ườ
ph i ch đ i 125’. Sau khi vi t xong c n ki m tra ngay đ chính xác c a gi y xácả ở ợ ế ầ ể ộ ủ ấ
nh n (10’). Nh ng ng i đ a ph i ti p t c chuy n (10’) gi y xác nh n đ n đ t hàngậ ữ ườ ư ả ế ụ ể ấ ậ ơ ặ
t i tr m b u đi n, phi u đ t hàng t i b ph n bán hàng, phi u c p hàng t i kho. ớ ạ ư ệ ế ặ ớ ộ ậ ế ấ ớ
f) Trình đ n đ t hàng t i b ph n bán hàng, ch (5’) cho đ n khi hàng đ cơ ặ ạ ộ ậ ờ ế ượ
chuy n t kho t i.ể ừ ớ
Các b c ti n hành phân tích:ướ ế
1. Đánh d u toàn b nh ng v trí làm vi c trong tình hu ng trên. ấ ộ ữ ị ệ ố
2. Đánh d u toàn b các công vi c ấ ộ ệ
3. Phân lo i tính ch t các công vi c ạ ấ ệ
4. Ch n ký hi u bi u t ng cho các công vi c cùng lo i ọ ệ ể ượ ệ ạ
5. Trình bày s đ bi u di n quy trình trên. ơ ồ ể ễ
2.2. Bi u đ công nhân – máyề ồ
Khi m t công nhân và m t máy ho t đ ng cùng v i nhau đ th c hi n quá trìnhộ ộ ạ ộ ớ ể ự ệ
s n xu t, m i quan tâm s nh m vào hi u năng s d ng th i gian c a ng i côngả ấ ố ẽ ằ ệ ử ụ ờ ủ ườ
nhân và th i gian máy. Khi th i gian ho t đ ng c a ng i v n hành nh h n th i gianờ ờ ạ ộ ủ ườ ậ ỏ ơ ờ
ho t đ ng c a thi t b , thì s r t h u ích n u ta có đ c m t công c đ phân tích.ạ ộ ủ ế ị ẽ ấ ữ ế ượ ộ ụ ể
N u ng i v n hành có th đi u hành m t s ph n c a thi t b , thì v n đ đ t ra làế ườ ậ ể ề ộ ố ầ ủ ế ị ấ ể ặ
tìm ra m t s ph i h p kinh t nh t gi a ng i và máy, đó là gi m thi u chi phí doộ ự ố ợ ế ấ ữ ườ ả ể
th i gian d ng c a máy và th i gian d ng c a công nhân. ờ ừ ủ ờ ừ ủ
Ví d 2: Bi u đ Ng i – Máy (th c đo là đ dài th i gian)ụ ể ồ ườ ướ ộ ờ
C a hàng Photocopy Hùng Dũng còn có c d ch v làm th h c sinh cho các h cử ả ị ụ ẻ ọ ọ
sinh trung h c và th nhân viên cho các nhà máy và công ty. Nhân viên c a c a hàng sọ ẻ ủ ử ẽ
đánh máy d li u c a các khách hàng lên m t t m th in s n theo m u yêu c u. Thữ ệ ủ ộ ấ ẻ ẵ ẫ ầ ẻ
này s đ c đ t vào máy ch p làm th . Khách hàng li n đó s đ c đ a vào v tríẽ ượ ặ ụ ẻ ề ẽ ượ ư ị
tr c máy ch p hình và đ c máy ch p hình. Sau đó, máy s x lý và cho ra m t t mướ ụ ượ ụ ẽ ử ộ ấ
th đã dán hình.ẻ
3. Đ nh m c công vi cị ứ ệ
Đ nh m c là m t n n t ng đ c ch p nh n r ng rãi và đ c dùng đ so sánh.ị ứ ộ ề ả ượ ấ ậ ộ ượ ể
V ph ng di n đánh giá công vi c, chúng th ng đ c g i là các đ nh m c lao đ ngề ươ ệ ệ ườ ượ ọ ị ứ ộ
ho c các đ nh m c máy. Đ nh m c lao đ ng khó xây d ng h n so v i đ nh m c máyặ ị ứ ị ứ ộ ự ơ ớ ị ứ
móc, vì các y u t nh tay ngh , s c l c và kh năng ch u đ ng không gi ng nhauế ố ư ề ứ ự ả ị ự ố
gi a ng i này và ng i khác.ữ ườ ườ
L y đ nh m c công vi c làm công c qu n lý, các nhà qu n lý đã x d ng cácấ ị ứ ệ ụ ả ả ử ụ
đ nh m c này theo nhi u cách:ị ứ ề
(a) Khuy n khích công nhân: Có th dùng các đ nh m c đ xác đ nh kh i l ngế ể ị ứ ể ị ố ượ
công vi c trong m t ngày, do đó s khuy n khích công nhân tăng năng su t. Ví d : V iệ ộ ẽ ế ấ ụ ớ
k ho ch tr l ng khuy n khích, công nhân s nh n đ c ph n th ng x ng đángế ạ ả ươ ế ẽ ậ ượ ầ ưở ứ
khi làm ra s n ph m v t đ nh m c.ả ẩ ượ ị ứ
(b) So sánh v i thi t k c a quá trình t ng t có th thay th nhau. Các đ nhớ ế ế ủ ươ ự ể ế ị
m c th i gian đ c dùng đ so sánh các quy trình s n xu t khác nhau cho cùng m tứ ờ ượ ể ả ấ ộ
s n ph m. Nhà qu n lý cũng có th dùng đ nh m c th i gian đ đánh giá các ph ngả ẩ ả ể ị ứ ờ ể ươ
pháp làm vi c m i và đ c l ng nh ng u đi m c a vi c s d ng thi t b m i.ệ ớ ể ướ ượ ữ ư ể ủ ệ ử ụ ế ị ớ
(c) Lên l ch trình. Nhà qu n lý c n có đ nh m c th i gian đ giao nhi m v choị ả ầ ị ứ ờ ể ệ ụ
công nhân và cho máy móc nh m s d ng các ti m năng m t cách hi u qu nh t.ằ ử ụ ề ộ ệ ả ấ
(d) Ho ch đ nh năng l c s n xu t. Nh có đ nh m c th i gian c a các nhi m v ,ạ ị ự ả ấ ờ ị ứ ờ ủ ệ ụ
nhà qu n lý có th xác đ nh các yêu c u v năng l c s n xu t hi n t i và d ki n choả ể ị ầ ề ự ả ấ ệ ạ ự ế
t ng lai đ i v i các yêu c u mang tính b t bu c đã đ t ra. Các quy t đ nh v đ u tươ ố ớ ầ ắ ộ ặ ế ị ề ầ ư
v n và l c l ng s n xu t cho dài h n có th cũng c n đ n các c l ng th i gianố ự ượ ả ấ ạ ể ầ ế ướ ượ ờ
này.
(e) Xác đ nh giá thành và giá c . Trên c s đ nh m c lao đ ng và đ nh m c máyị ả ơ ở ị ứ ộ ị ứ
móc, nhà qu n lý có th xây d ng các đ nh m c v giá thành cho các s n ph m hi nả ể ự ị ứ ề ả ẩ ệ
t i cũng nh s n ph m m i sau này. Đ nh m c chi phí cũng có th đ c dùng đ xâyạ ư ả ẩ ớ ị ứ ể ượ ể
d ng ngân sách, xác đ nh giá c và l a ch n quy t đ nh s n xu t hay mua s n.ự ị ả ự ọ ế ị ả ấ ẵ
(f) Đánh giá hi u su t: L ng thành ph m c a m t công nhân có th đ c soệ ấ ượ ẩ ủ ộ ể ượ
sánh v i l ng thành ph m đ nh m c trong m t kho ng th i gian đ xác đ nh ng iớ ượ ẩ ị ứ ộ ả ờ ể ị ườ
đó th c hi n t t hay không t t nh th nào. Ng i ta cũng dùng đ nh m c th i gian đự ệ ố ố ư ế ườ ị ứ ờ ể
c l ng t l th i gian ch t, công nhân không làm ra thành ph m.ướ ượ ỷ ệ ờ ế ẩ
4. Các ph ng pháp đánh giá công vi cươ ệ
Có nhi u ph ng pháp đánh giá công vi c đ ng i qu n lý s d ng, nh ngề ươ ệ ể ườ ả ử ụ ư
ch n ph ng pháp nào là tuỳ thu c vào yêu c u v s li u. Vì v y, ng i qu n lý cóọ ươ ộ ầ ề ố ệ ậ ườ ả
th dùng nhi u cách đ thu th p các thông tin đánh giá công vi c c n thi t. Chúng tôiể ề ể ậ ệ ầ ế
s gi i thi u b n ph ng pháp trong các ph ng pháp ph bi n nh t: Ph ng phápẽ ớ ệ ố ươ ươ ổ ế ấ ươ