Thuê thiết bị
Mua các thiết bị mới - từ máy vi tính, hệ thống điện thoại đến các thiết bị cơ bản
và các phụ tùng khác mà bạn cần để công ty của bạn hoạt động là một vấn đề lớn
đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ. Đi thuê thay cho phải mua có thể là một cách
lựa chọn chi tiêu hiệu quả, đặc biệt là khi bạn không có tiền mặt trong tay, nhưng
lại cần thiết bị.
Thực tế, bạn có thể cân nhắc thuê ngay cả khi bạn có tiền để mua. Khi thuê, bạn sẽ
thấy là bạn có thể điều hoà dòng tiền của bạn hiệu quả hơn vì bạn có thể thấy trước
được các phần phải trả thường xuyên hàng tháng thay cho việc thanh toán gộp
chung lại. Thêm vào đó, đi thuê có thể giúp bạn tránh được các trùm cho vay, hoặc
bạn có thể sử dụng tiền cho các lĩnh vực kinh doanh khác của bạn.
Để biết thêm về việc đi thuê, bạn hãy nhấp chuột vào các chủ đề sau đây:
Thuê như thế nào
Khi bạn ký hợp đồng cho thuê có nghĩa là bạn đang nhượng lại quyền sử dụng
thiết bị cho người thuê. Người chủ thiết bị sẽ để cho bạn sử dụng thiết bị của họ và
để đổi lại, họ sẽ nhận được tiền thuê từ bạn. Dưới đây là một số cách để thuê được
thiết bị:
• Chính bạn sẽ lựa chọn thiết bị và sau đó bạn tìm nguồn vay qua người chủ
cho thuê. Bạn xác định thiết bị ở nơi người bán hàng của bạn và sau đó lập
ra bản thoả thuận để thuê thiết bị đó với công ty cho thuê. Trong cách này,
bạn vẫn nhận dịch vụ và sự hỗ trợ cho thiết bị từ người bán hơn là từ người
cho thuê.
• Lựa chọn thiết bị bằng cách làm việc với người bán lẻ hoặc nhà sản xuất
mà họ cũng có dịch vụ cho thuê qua các chi nhánh của họ. Ngay sau khi giá
mua được thoả thuận xong, người bán cho bạn sẽ dịch chuyển sang việc
cho thuê dựa trên những điều khoản mà bạn đã yêu cầu.
• Thuê thiết bị trực tiếp từ người cho thuê. Nếu bạn chọn cách này, bạn sẽ
làm việc với công ty cho thuê để xác định xem bạn cần những gì và khả
năng tài chính của bạn tới đâu. Trong cách này bạn sẽ thuê thiết bị trực tiếp
từ người cho thuê. Nếu bạn chọn thuê thiết bị từ người cho thuê, bạn
hãy xem xét kỹ lưỡng thiết bị trước khi quyết định thuê. Công ty cho thuê
không phải là nơi giúp bạn các thông tin về kỹ thuật.
Thuận lợi và bất lợi trong việc đi thuê
Dưới đây là một số vấn đề mà bạn cần cân nhắc khi bạn đi thuê:
• Quyền sở hữu - Một điều rất rõ ràng đối với việc cho thuê là trong thời
gian cho thuê, bạn không làm chủ thiết bị một chút nào. Tất nhiên đây có
thể là điểm thuận lợi của bạn, đặc biệt là đối với các thiết bị như máy vi
tính vì các nhu cầu công nghệ của bạn có thể thay đổi rất nhanh chóng.
• Tổng chi phí - Đi thuê thường đắt hơn là đi mua trong trường hợp bạn
không cần vay tiền để mua. Ví dụ, thuê một hệ thống vi tính giá ₫5,000
trong thời gian 3 năm (với mức giá điển hình là ₫40/ tháng cho mỗi ₫1,000)
sẽ làm cho bạn phải trả tổng số ₫7,200.
• Tìm nguồn tiền - Việc đi thuê thường dễ dàng hơn đi vay. Trong khi ngân
hàng có thể yêu cầu các báo cáo kinh doanh trong vòng 2-3 năm trước khi
giải quyết cho vay thì nhiều công ty cho thuê đánh giá quá khứ vay nợ của
bạn trong thời gian ngắn hơn (điển hình là 6 tháng). Điều này có thể là một
thuận lợi lớn cho những ai bắt đầu kinh doanh.
• Dòng tiền - Đây là điểm thuận lợi lớn nhất khi đi thuê. Nó loại trừ được các
chi phí lớn, đơn lẻ có thể làm cạn kiệt dòng tiền mặt của bạn, làm cho bạn
hết ngân sách dành cho hoạt động hàng ngày.
• Thuế - Đi thuê cho phép bạn chi tiêu cho các chi phí thiết bị, có nghĩa là các
chi phí thuê có thể được khấu trừ như các chi phí kinh doanh. Song, việc đi
mua cho phép bạn khấu trừ tối đa là ₫19,000 giá trị của thiết bị ở trong năm
mua nó (như là một phần chi phí của năm đầu tiên); bất cứ chi phí nào cao
hơn số tiền này sẽ khấu trừ qua các năm sau. Với việc khấu trừ chi phí của
năm đầu tiên, "chi phí thực" của hệ thống máy vi tính ₫5,000 có thể chỉ còn
₫3,400.
• Nhu cầu công nghệ - Công nghệ thay đổi với tốc độ nhanh. Nếu bạn mua
một máy vi tính công nghệ cao, bạn có thể thấy nó bị lạc hậu trong vòng 2-
3 năm mà không bán lại được cho người khác. Đi thuê cho phép bạn
dùng thiết bị mới và thiết bị bạn thuê để dùng luôn là những thiết bị có
công nghệ mới nhất. Song, nếu bạn có chính sách "chuyển xuống" ở trong
công ty (ở những nơi mà các thiết bị cũ hơn được chuyển xuống sử dụng ở
các phòng ban), thì việc đi mua có thể hiệu quả hơn.
Các điều khoản phải xem xét trong hợp đồng thuê
Dưới đây là một số vấn đề bạn có thể xem xét khi thương lượng việc thuê của bạn
hoặc xem xét hợp đồng thuê:
• Thời gian thuê- Thường được gọi là "điều khoản" thuê và thường là từ 12-
36 tháng. Nếu thời gian thuê ngắn hơn thì bạn phải trả tiền cao hơn. Thời
gian thuê 36 tháng thường được áp dụng cho việc thuê máy vi tính, mặc dù
bạn có thể thuê thời gian 24 tháng và sau đó thuê tiếp nhưng đổi công nghệ.
Chi phí cho 12 tháng thuê thường rất cao và nhiều chuyên gia khuyến cáo
rằng bạn chỉ nên xem xét sự lựa chọn này nếu bạn có lý do thuyết phục.
• Tổng chi phí - Bạn hãy phân tích tất cả các chi phí mà bạn phải trả trong
suốt thời gian thuê. Những chi phí này bao gồm các chi phí ban đầu, các chi
phí hàng tháng, tiền ký quỹ, các khoản tiền bảo hiểm, chi phí dịch vụ/ sửa
chữa, v.v.
• Điều khoản huỷ hợp đồng- Điều khoản này cho phép bạn huỷ hợp đồng
thuê, mặc dù bạn sẽ phải trả tiền phạt khá cao. Cách này chỉ nên áp dụng
khi bạn đóng cửa công việc kinh doanh của bạn, bạn thay đổi mục đích
kinh doanh, hoặc bạn không cần đến thiết bị đó nữa, hoặc bạn không có bổn
phận phải thuê hết thời gian.
• Chuyển nhượng - Nếu có thể bạn hãy tìm một đối tác mà bạn có thể chuyển
nhượng hợp đồng cho thuê, và nếu làm được như vậy thì bạn sẽ định
giá như thế nào.
• Thay thế thiết bị hiện đại - Nếu công nghệ thay đổi quá nhanh, bạn có thể
cân nhắc cách lựa chọn này. Cách này cho phép bạn hiện đại hoá và trao
đổi thiết bị của bạn, do vậy bạn sẽ không bị sa lầy với những thiết bị đã quá
lỗi thời.
• Các kế hoạch dịch vụ - nếu hợp đồng thuê của bạn có bao gồm dịch vụ tại
chỗ, bạn hãy xác định thời hạn của nó. Nếu thời hạn là 1 năm, bạn có thể
cần phải gia hạn thêm; nếu không bạn sẽ phải chịu trách nhiệm chi phí cho
toàn bộ công việc sửa chữa sau 12 tháng đầu tiên. Tương tự, hợp đồng
cũng phải giải thích rõ ràng khi nào thì dịch vụ sẽ được thực hiện (lý tưởng
là ngày làm việc tiếp theo).
Khi một hợp đồng thuê không chính xác là thuê
Bạn hãy đọc kỹ mọi hợp đồng thuê trước khi ký. Có thể có những điều khoản
giống như thuê nhưng lại là mua - có nghĩa là bạn sẽ không khấu trừ được vào các
chi phí hàng tháng. Việc mua bán lớn thường xảy ra nếu các điều khoản của hợp
đồng thuê được xây dựng để bạn đáp ứng được một trong các tiêu chí sau:
• Bạn có điều khoản "mặc cả mua đứt" và bạn có thể mua máy móc với trị
giá của số tiền đặt cọc khi hết hạn hợp đồng thuê.
• Bạn đang thuê máy để sử dụng cho đến khi hết 75% trị giá máy.
• Tổng số tiền thuê máy trong suốt quá trình thuê tương đương với hơn 90%
giá trị của máy trên thị trường. Bạn hãy lưu ý những chi phí thanh toán này
bao gồm chi phí tài chính và thuế bán hàng và chúng phải được khấu trừ để
xác định đúng giá mà bạn sẽ trả để mua thiết bị.