Kiểm soát nội bộ - Nhà Quản trị cần biết
Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến
lược kinh doanh khôn khéo và bạn cũng có một đội
ngũ nhân viên giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn
có dám chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ được
mọi người thực thi một cách hoàn hảo, nghĩa là đem
lại hiệu quả và thành công như mong muốn?
Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn
chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của
nhân viên? Với tư cách là người chủ doanh nghiệp,
bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ thống kiểm
soát nội bộ là cần thiết?
Tại sao bạn cần đến kiểm soát nội bộ?
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng
lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân
quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa
trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ
phận để phòng ngừa gian lận.
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó
bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro
làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...),
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…
Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,
Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật
pháp,
Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,
Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
Những yếu tố không thể thiếu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểm soát nội
bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần như sau:
1. Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ
thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên
của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận
thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ
chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản
các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh ... Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng
cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
2. Biện pháp xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác
nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các
yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định
các rủi ro.
3. Các yếu tố bên trong: Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề
nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ
tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản
xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan
tâm...
4. Các yếu tố bên ngoài: Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành;
thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh
không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay chính sách mới ...
Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn cần thường
xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả
tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được tổ chức
sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến
đúng người có trách nhiệm.
5. Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực
hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay
đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ, thường xuyên rà soát và báo
cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo
dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của
công ty hay không…
Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ra sao?
Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, bao gồm
cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn
về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh. Theo nghĩa rộng, kiểm soát nội
bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm soát sản xuất, kinh
doanh và phân phối của công ty. Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ
thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên
cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin
sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên
nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm soát.
Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho
giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực
hiện đúng nội quy, quy chế của công ty. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo
cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần
thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.
Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng. Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty
mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, thì bạn cần dành nhiều thời gian hơn để
chấn chỉnh:
Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều hành theo
“khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi.
Khi nhân viên chấp nhận làm việc“không công”. Có thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào
đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho mình.
Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót xảy
ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
Không yên tâm về tài chính công ty. Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại nhất cho thấy hệ
thống kiểm soát nội bộ của bạn đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống
kiểm soát nội bộ, nếu bạn cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính của công ty.
Thậm chí có khi bạn không biết hoạt động kinh doanh của công ty lãi hay lỗ, cho dù trên
giấy tờ hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.
Để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả
Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp bạn khắc phục những yếu kém của hệ thống
kiểm soát trong công ty bạn. Tuỳ từng công ty, tuỳ từng khuyết điểm mà bạn cần có
những biện pháp riêng biệt. Chẳng hạn như đối với việc kiểm soát hoạt động chi tiêu
trong công ty, bạn cần phải tìm được cách kiểm soát tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm
của công ty, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất. Theo nhiều chuyên gia tài chính thì
bạn đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. Bạn
phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệ: bất kỳ phòng ban
nào trong công ty muốn chi đều phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có trách
nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký đồng ý của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập
phiếu chi và ra lệnh chi. Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền. Còn nếu cẩn thận hơn thì bạn nên
tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ.
Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả để hạn chế
tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song song: kiểm tra đột xuất
và trả lương cao. Bạn nên trả lương thật cao cho những người làm ở bộ phận này, đồng
thời nói rõ rằng nếu công ty phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận hay ǎn chênh lệch
với nhà cung cấp, anh ta sẽ bị sa thải ngay. Như vậy nghĩa là họ sẽ mất đi một chỗ làm tốt
nếu để cho lòng tham làm mờ mắt. Bên cạnh đó, bạn nhất thiết phải có những kênh thông
tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu.
Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và
thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá
với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, bạn nên quy định rõ ràng khung
giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các
nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải
có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới
xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo
dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên
ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ.
Về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám
sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Để hệ thống này
vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi
trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy
định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn
nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm
soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện
pháp kiểm tra độc lập…
Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống
các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban
kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng
có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng
không... nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.
Ở các công ty lớn trên thế giới, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách, còn đối
với các công ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện.
Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp
“Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm
thiểu tác hại của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó, hoặc doanh nghiệp đã có biện
pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi
ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được”.
Muốn hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nó phải có đủ năm
thành phần và từng thành phần phải hoạt động hiệu quả, cụ thể là:
1) Môi trường kiểm soát: Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội
bộ được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban
lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả
việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả
nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng
đế nhân viên noi theo.
Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức,
quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiềm toán
Nhà nước và kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động
hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc
với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức.
Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt
động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân.
Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhát quy định chi tiết việc tuyển dụng. đào tạo,
đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm
chính, hiệu quả.
Doanh nghiệp đã sử dụng "Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất
lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.
Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách
ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng... bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối,
bất lương.
Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn
mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động SXKD của mình đảm bảo
kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm
toán không phù hợp.
Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm.
Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí
độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định.
2) Đánh giá rủi ro: Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:
Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và
phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.