- 223
VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ
RA QUYẾT ĐỊNH TRONG KINH DOANH THÔNG MINH
ThS Lâm Hoàng Trúc Mai
ThS Trương Xuân Hương
Trường Đại học Tài chính – Marketing
Tóm tắt: Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định trong kinh doanh – một loại hình đặc
thù của hệ thống thông tin – ngày càng được triển khai ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp
dưới hình thức các hệ thống kinh doanh thông minh (Business Intelligence) hoạt động độc
lập hoặc triển khai như một phân hệ nhằm khai thác sức mạnh quản lý và cơ sở dữ liệu tập
trung của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning –
ERP). Bài viết sử dụng các phương pháp nghiên cứu định tính và phân tích trên dữ liệu
thứ cấp nhằm làm rõ đặc điểm, các thành phần cũng như vai trò quan trọng của hệ thống
thông tin hỗ trợ ra quyết định đối với việc quản trị kinh doanh của các doanh nghiệp trong
bối cảnh bùng nổ của công nghệ thông tin và chuyển đổi số.
Từ khóa: hệ thống thông tin (Information System), hệ hỗ trợ ra quyết định (Decision
Support System), kinh doanh thông minh (Business Intelligence)
1. Giới thiệu: Từ dữ liệu đến thông tin và tri thức
Dữ liệu được hiểu là những dữ kiện, số liệu phát sinh từ các hoạt động nghiệp vụ hằng
ngày bên trong một tổ chức, doanh nghiệp. Dữ liệu được thu thập, lưu trữ và quản lý bởi
các hệ thống thông tin. Từ đó, những thao tác tổng hợp, tính toán, hay tìm kiếm, thống kê
được thực hiện trên dữ liệu để rút trích các thông tin hữu ích, phục vụ cho nhu cầu thông
tin từ các quy trình nghiệp vụ cũng như các báo cáo kiểm soát nội bộ. Dữ liệu và thông
tin lại tiếp tục được phân tích, đánh giá và kiểm định để đưa ra những giả thuyết đã được
kiểm chứng, phát hiện những quy luật hữu ích trên dữ liệu và thông tin; và các giả thuyết,
quy luật này được vận dụng như những tri thức cho nhà quản trị khi ra các quyết định trong
kinh doanh.
Hình 1 bên dưới minh họa kết quả của một quá trình phân tích từ dữ liệu kinh doanh
của hai sản phẩm hoặc hai nhóm sản phẩm. Kết quả này cho thấy có sự tương quan giữa
doanh số hai mặt hàng này khi phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ. Dữ liệu bán hàng
có thể được thu thập từ các đơn hàng bán ra hàng ngày (dữ liệu), tiếp theo các thông tin cần
quan tâm sẽ được rút trích và tính toán, thống kê, chẳng hạn thông tin về doanh số trung
bình theo ngày của từng sản phẩm cần quan tâm. Giả thuyết về sự tương quan có thể được
kiểm định từ các tập dữ liệu kiểm thử, và nếu đạt được một độ tin cậy và độ phổ biến nhất
224 -
định, sẽ được đưa vào ứng dụng như một tri thức cho nhà quản trị khi ra quyết định trong
kinh doanh.
Hình 1. Minh họa phân tích tương quan trong doanh số tiêu thụ của hai sản phẩm.
Trục hoành và trục tung lần lượt thể hiện doanh số của từng sản phẩm. Các điểm nút
là các bộ số liệu được thu thập theo định kỳ hàng ngày hoặc hàng tháng, hàng quý.
Một tri thức khác cũng có thể được phát hiện trong quá trình phân tích dữ liệu kinh
doanh của các sản phẩm đang được quan tâm. Đó là sự phụ thuộc trong thói quen tiêu dùng
của khách hàng. Thói quen tiêu dùng được hiểu ở đây là những tri thức có dạng “Nếu có/
không mua sản phẩm/nhóm sản phẩm X thì sẽ có/không mua sản phẩm/nhóm sản phẩm
Y”. Hình 2 bên dưới minh họa bảng số liệu được sử dụng như thông tin đầu vào của quá
trình phân tích.
Hình 2. Minh họa một bảng số liệu thu thập dữ liệu từ các đơn hàng. Cột đầu tiên là
mã đơn hàng, các cột còn lại cho biết sự hiện diện của sản phẩm có trong đơn hàng.
Mỗi dòng mô tả về một đơn hàng (thể hiện một lần mua sắm của một khách hàng).
- 225
Từ bảng số liệu ở Hình 2, các tri thức được phát hiện có dạng: “Nếu khách hàng mua
trứng, thường sẽ mua thêm dầu”, với một độ tin cậy và một độ phổ biến được tính toán cụ thể.
Việc xác định được các tri thức như trên sẽ rất có ý nghĩa đối với nhà quản trị khi cần
phải đưa ra quyết định trong các tình huống như: xây dựng kế hoạch nhập hàng; sắp xếp
hàng trong kho, nơi trưng bày; lên kế hoạch quảng bá sản phẩm, các chương trình khuyến
mãi,... Trong trường hợp bảng số liệu trên có rất nhiều dòng và rất nhiều cột (như dữ liệu
kinh doanh trong một năm của một siêu thị chẳng hạn), thì việc xác định được các qui luật
như trên là không dễ dàng. Hơn nữa, thói quen tiêu dùng của khách hàng có thể thay đổi
tùy theo đối tượng với các tiêu chí phân loại như khu vực địa lý (quốc gia, vùng/miền), độ
tuổi, giới tính, thu nhập, vai trò trong gia đình,…
Để tổ chức và quản lý hiệu quả dữ liệu từ đó cung cấp các chức năng khai thác thông
tin, tri thức phục vụ cho việc quản lý và quản trị trong một tổ chức nói chung và doanh
nghiệp nói riêng, khái niệm hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định được đặt ra như một giải
pháp phù hợp trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của hạ tầng công nghệ thông tin, Internet
và điện toán đám mây ngày nay. Phần tiếp theo của bài viết phân tích về khái niệm hệ thống
thông tin hỗ trợ ra quyết định và ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp dưới hình thức của
một hệ thống kinh doanh thông minh (Business Intelligence – BI).
2. Hệ thống thông tin
Cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ phần cứng máy tính cũng như cơ sở hạ
tầng viễn thông trên toàn thế giới, ngày càng có nhiều tổ chức quản lý, doanh nghiệp triển
khai áp dụng hệ thống thông tin, dựa trên nền tảng công nghệ thông tin, vào trong công tác
quản lý ở mọi cấp độ từ các bộ phận tác nghiệp đến trung tâm điều hành cao nhất, mà ta
tạm gọi các hệ thống này là Hệ thống thông tin. Đặc điểm lợi ích tiêu biểu của một doanh
nghiệp khi đã triển khai tốt Hệ thống thông tin chính là khả năng luân chuyển thông tin
trong toàn bộ doanh nghiệp cũng như khả năng tổng hợp thông tin mới từ dữ liệu (Ahmad,
2011; Power, 2016), từ đó giúp nhà quản lý có thể kiểm soát công việc một cách dễ dàng,
chủ động nắm bắt, dự báo rủi ro và có nhiều cơ sở để đưa ra các quyết định tối ưu trong
điều hành doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin được ví dụ ở trên đóng vai trò thu thập và tổ chức lưu trữ, khai thác
các dữ liệu bán hàng hàng ngày, từ đó cung cấp các tính năng phân tích dữ liệu theo thời
gian thực từ cơ sở dữ liệu trung tâm. Do đó, nhà quản lý có thể lập tức quan sát, theo dõi và
phân tích kịp thời sự tương quan biến động trong sản lượng tiêu thụ hoặc doanh thu giữa
tất cả các mặt hàng, từ đó, có thể đưa ra các quyết định kịp thời trong các mảng nghiệp vụ
như: lên kế hoạch nhập hàng, cân đối nguồn hàng giữa các kho, điểm tiêu thụ,...
226 -
Ngày nay, hệ thống thông tin được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực: giáo dục, thương
mại điện tử, kế toán tài chính, hệ thống thông tin địa lý (GIS), quản lý doanh nghiệp, hệ
thống thông tin sức khỏe,...
Một số hệ thống thông tin quản lý tiêu biểu:
– Hệ thống quản lý nhân sự,
– Hệ thống thông tin kế toán của một doanh nghiệp,
– Hệ thống quản lý kinh doanh,
– Hệ thống quản lý sinh viên của một trường đại học,
…
Với qui mô của các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng phát triển, việc chuyên nghiệp
hóa các hoạt động tổ chức, quản lý đang là các vấn đề cấp bách cần phải được giải quyết
để doanh nghiệp có thể thực sự hội nhập và phát triển lên một tầm cao mới. Ngày càng có
nhiều doanh nghiệp trong nước nhận thức được tầm quan trọng và chấp nhận đầu tư triển
khai các hệ thống thông tin tích hợp dựa trên nền tảng của Công nghệ thông tin như Hệ
thống hỗ trợ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning),
Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM – Supply Chain Management), Hệ thống quản lý
mối quan hệ nhà cung cấp (Supplier relationship management – SRM), Hệ thống quản lý
mối quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management), Hệ hỗ trợ ra quyết
định trong kinh doanh,...
3. Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định trong doanh nghiệp
Trong kỷ nguyên bùng nổ công nghệ thông tin ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh
mẽ của các phương pháp khai thác thông tin toàn cầu, như truyền hình, Internet,… việc
quản lý và khai thác thông tin là hoạt động nghiệp vụ quan trọng, đóng vai trò quyết định
đối với mọi đơn vị, tổ chức, và đặc biệt là các doanh nghiệp, không chỉ là thông tin liên
quan trực tiếp đến các hoạt động nghiệp vụ, mà còn là thông tin liên quan đến toàn bộ lĩnh
vực mà doanh nghiệp đang hoạt động.
Đứng trên góc độ nhà quản lý, có thể phân loại hệ thống thông tin theo các loại sau: hệ
thống xử lý tác nghiệp, hệ thống thông tin quản lý, hệ hỗ trợ ra quyết định và hệ hỗ trợ điều
hành. Trong đó, hệ thống xử lý tác nghiệp bao gồm các bộ phận, phòng ban, đơn vị trực
thuộc tham gia trực tiếp vào các hoạt động nghiệp vụ diễn ra hàng ngày của doanh nghiệp;
hệ ra quyết định/hệ hỗ trợ điều hành bao gồm các cấp lãnh đạo (CEO – Chief Executive
Officer), đóng vai trò tổ chức, lãnh đạo, đưa ra các quyết định quan trọng trong việc điều
khiển các hoạt động mang tính chiến lược; và hệ thông tin đóng vai trò tổ chức quản lý và
- 227
phục vụ truyền tải, khai thác thông tin cho các hệ còn lại. Hình 3 minh họa cấu trúc ba hệ
thống của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
Hệ hỗ trợ ra
quyết định
Hệ thống
thông tin
Hệ thống
tác nghiệp
Dữ liệu
Thu thập
Thu thập
Dữ liệu
Hình 3. Mô hình hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Đối với hệ tác nghiệp, nhu cầu được cung cấp và khai thác thông tin thường gồm:
– Tìm kiếm, tính toán trên số liệu,
– Phân tích số liệu để lập danh sách báo cáo, bảng biểu thống kê phục vụ cho các
bước nghiệp vụ.
…
Đối với hệ hỗ trợ ra quyết định, nhu cầu khai thác thông tin được thể hiện ở mức cao
hơn và tổng quát hơn (thường mang tính thống kê dự báo):
– Phân tích số liệu để kiểm định, đánh giá về tính hiệu quả, hay độ tin cậy của một
nhận định then chốt trước khi đưa ra quyết định.
– Khảo sát trên lượng thông tin, dữ liệu lớn hay cực lớn để khám phá, tìm ra các nhận
định mới, mà trước đây, nhà lãnh đạo doanh nghiệp không hoặc không thể nghĩ đến.
Hệ hỗ trợ ra quyết định trong doanh nghiệp hướng vào việc tìm ra các tri thức thông
qua việc phân tích, tính toán, thống kê trên dữ liệu kinh doanh phát sinh từ các nghiệp vụ
diễn ra hàng ngày. Trọng tâm của Hệ hỗ trợ ra quyết định là các phương pháp khai phá tri
thức từ dữ liệu. Các phương pháp khai phá tri thức từ dữ liệu của Hệ hỗ trợ ra quyết định
được xây dựng trên cơ sở của khoa học thống kê và khoa học máy tính. Trong đó, khoa học
máy tính cung cấp các nền tảng lý thuyết cũng như phương tiện để thu thập, tổ chức lưu trữ
và khai thác trên khối lượng dữ liệu lớn hoặc cực lớn. Bên cạnh đó, các phương pháp còn