318
VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRONG KINH DOANH
Trần Anh Sơn
Khoa Công nghệ Thông tin. Trường Đại học Tài chính – Marketing
Email: tason@ufm.edu.vn
Tóm tắt: Trí tuệ kinh doanh then chốt có lẽ là chìa khóa để duy trì tính cạnh tranh của các
tổ chức trong bất kỳ một ngành công nghiệp nào mà hoạt động của nó dựa trên nền tảng dữ liệu
(data-driven industry). Quản lý dữ liệu được ví như là cột sống để kết nối tất cả các phân đoạn của
toàn bộ vòng đời thông tin. Quản lý dữ liệu được thực hiện một cách đồng bộ với quản lý các quy
trình, đảm bảo rằng tất cả các hành động mà nhóm thực hiện được thông báo bởi dữ liệu sạch
nhất, mới nhất hiện hữu, có nghĩa là quản lý, theo dõi các thay đổi và các xu hướng theo thời gian
thực. Vấn đề quan trọng là tổ chức hay doanh nghiệp của các bạn đã có kế hoạch quản lý dữ liệu
cần thiết để phát triển mạnh trên thị trường toàn cầu hay chưa?
Trong phạm vi bài tham luận này, tác giả đi sâu vào trình bày, phân tích những nội dung liên
quan đến dữ liệu kinh doanh và quản trị dữ liệu kinh doanh trong bối cảnh của cuộc cách mạng
công nghiệp 4.0 trên cả phương diện quản trị hoạt động kinh doanh và quản trị hệ thống Công
nghệ thông tin ứng dụng trong kinh doanh. Kết quả của bài tham luận sẽ là tài liệu hữu ích không
chỉ cho những nhà phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh số trong định hướng chiến
lược quản lý dữ liệu kinh doanh của mình mà nội dung của bài tham luận còn giúp cho tất cả
những ai muốn tìm hiểu, nghiên cứu về các dự án quản lý dữ liệu lớn nói chung cũng như các nhà
quản lý kinh doanh có cơ sở trong định hướng chiến lược công nghệ thông tin và quản lý dữ liệu
phù hợp với chiến lược hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Từ khóa: Dữ liệu kinh doanh, tài sản dữ liệu, quản lý dữ liệu kinh doanh
1. ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong thời đại của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, khi mà nhiều thành tựu
công nghệ như Big Data, IoT, AI,... đang dần trở nên phổ biến và mang tính toàn cầu thì dữ
liệu liên quan đến hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp càng trở thành một trong những
nguồn lực vô cùng quan trọng và rất có giá trị. Hiện tại, cuộc cách mạng về dữ liệu đang có
tiềm năng kinh tế rất lớn mà thậm chí một số người đã xem dữ liệu như là “nguồn dầu mỏ
mới”. Dữ liệu đối với hầu hết mọi người có thể không phải là vấn đề xa lạ. Tuy nhiên trong
Big Data, Data mining hay Data analytics thì đây là một nguồn lực cơ bản, phong phú và
không kém phần đa dạng. Chính vì vậy quản lý dữ liệu trở nên cần thiết và vô cùng quan
trọng hơn bao giờ hết đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Trong các dự án liên quan đến
319
Big Data, Data mining hay Data analytics thì quản lý dữ liệu đóng vai trò quyết định sự
thành bại của dự án. Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu cho biết rằng quản lý dữ liệu là bước
đầu tiên quan trọng trong việc xử lý dữ liệu lớn hoặc bắt đầu bất kỳ một dự án phân tích dữ
liệu nào. Tuy nhiên chúng ta thậm chí phải thừa nhận rằng vẫn còn có sự nhầm lẫn giữa
quản lý dữ liệu tổng thể và quản trị dữ liệu. Hãy luôn nhớ rằng, một chiến lược quản lý dữ
liệu không nên chỉ tập trung vào một vấn đề về dữ liệu mà cần phải tiến hành xem xét một
cách tổng thể tất cả các nội dung, các khía cạnh và các vấn đề có liên quan đến dữ liệu.
Quản lý dữ liệu kinh doanh là thực hành quản lý dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh
doanh của tổ chức như một nguồn tài nguyên có giá trị để mở khóa tiềm năng của dữ liệu
kinh doanh cho chính tổ chức đó. Quản lý dữ liệu kinh doanh hiệu quả đòi hỏi những nhà
quản trị phải có chiến lược về dữ liệu hoạt động kinh doanh và các phương pháp đáng tin
cậy để truy cập, tích hợp, làm sạch, quản lý, lưu trữ và chuẩn bị dữ liệu cho quá trình phân
tích. Trong thế giới kỹ thuật số hiện nay, dữ liệu đổ vào các tổ chức từ rất nhiều nguồn,
nhiều hệ thống hoạt động, nhiều giao dịch, hệ thống máy quét, cảm biến, các thiết bị thông
minh, các mạng xã hội, video và văn bản. Tuy nhiên, giá trị của dữ liệu kinh doanh không
hoàn toàn dựa trên nguồn, chất lượng hoặc định dạng của dữ liệu đó mà nó phụ thuộc vào
những gì bạn thực hiện với chính các dữ liệu đó.
Để khai thác và phát huy tối đa giá trị của “nguồn dầu mỏ mới” này thì những nhà
phát triển hệ thống thông tin quản lý cũng như những nhà quản lý hơn ai hết cần phải nghiên
cứu, tìm hiểu những vấn đề có liên quan đến nguồn lực này. Vậy: Quản lý dữ liệu là gì?
Quản lý dữ liệu và quản trị dữ liệu có gì khác nhau? Làm sao để quản lý tốt dữ liệu? Quản
lý dữ liệu có vai trò như thế nào đối với hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay?
Hay những nội dung nào liên quan đến quản lý dữ liệu? v.v.. Và để có thể trả lời chính xác
các câu hỏi này đồng thời có một cái nhìn tổng quan về quản trị, quản lý dữ liệu chúng ta
sẽ nên bắt đầu tìm hiểu từ những khái niệm đơn giản liên quan đến dữ liệu và quản lý dữ
liệu để từ đó đánh giá đúng vai trò của dữ liệu và quản trị dữ liệu đối với hoạt động của các
tổ chức nói riêng và của toàn bộ nền kinh tế số 4.0 hiện nay nói chung.
2. CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN LÝ DỮ LIỆU
2.1. Bối cảnh của quản lý dữ liệu
a). Khái niệm về quản lý dữ liệu:
❖ Trên phương diện của quản trị hoạt động của tổ chức thì:
320
Quản lý dữ liệu (Data management) là một tập hợp toàn diện các thực tiễn, khái niệm,
thủ tục, quy trình và một loạt các hệ thống đi kèm cho phép một tổ chức có được quyền
kiểm soát các tài nguyên dữ liệu của mình. Quản lý dữ liệu như một hoạt động tổng thể liên
quan đến toàn bộ vòng đời của chính tài sản dữ liệu bắt đầu từ thời điểm tạo lập ban đầu
đến khi thanh lý tài sản, cách nó tiến triển và thay đổi trong suốt vòng đời của nó thông qua
các luồng dữ liệu bên trong (nội bộ) và bên ngoài của một tổ chức, doanh nghiệp.
Theo cộng đồng quản trị dữ liệu toàn cầu (The Global Data Management Community)
thì quản trị dữ liệu là việc phát triển, thực hiện và giám sát các kế hoạch, chính sách, chương
trình hoạt động và các công việc thực tiễn để cung cấp, kiểm soát, bảo vệ và gia tăng giá trị
của tài sản dữ liệu, thông tin trong suốt vòng đời của nó.
❖ Trên phương diện của quản trị công nghệ thông tin thì:
Quản lý dữ liệu là quá trình tạo lập và thu thập dữ liệu của tổ chức được thực hiện
thông qua việc nhập, lưu trữ, tổ chức và duy trì dữ liệu đó. Quản lý dữ liệu hiệu quả là một
phần quan trọng trong việc triển khai các hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) chạy các
ứng dụng kinh doanh và cung cấp thông tin phân tích để giúp thúc đẩy việc ra quyết định
hoạt động và hoạch định chiến lược của các giám đốc điều hành công ty, giám đốc kinh
doanh và những người dùng cuối khác.
Quá trình quản lý dữ liệu bao gồm sự kết hợp của các chức năng khác nhau nhằm
mục đích chung là đảm bảo rằng dữ liệu trong các hệ thống của công ty là chính xác, sẵn
có và có thể truy cập được. Hầu hết các công việc bắt buộc được thực hiện bởi các nhóm
CNTT và quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, những người dùng khác trong doanh nghiệp thường
cũng phải tham gia vào một số giai đoạn của quy trình để đảm bảo rằng dữ liệu này đáp
ứng đúng nhu cầu của người sử dụng đồng thời đưa họ tiếp cận với các chính sách quản lý
việc sử dụng dữ liệu.
b). Quản lý dữ liệu trong một số lĩnh vực:
Quản lý dữ liệu hỗ trợ các quy trình cho mọi tổ chức thành công, trên tất cả các ngành.
Với nhiều dữ liệu hơn và khả năng truy cập để phân tích được dễ dàng hơn, các tổ chức,
doanh nghiệp có thể nắm bắt nhiều cơ hội hơn, đặt ra nhiều tình huống hơn và giải quyết
được nhiều vấn đề hơn. Bảng 1 mô tả cách mà một số ngành trên toàn thế giới đang sử dụng
quản lý dữ liệu để hỗ trợ các mục tiêu hoạt động của họ.
321
Bảng 1: Mô tả cách ứng dụng quản lý dữ liệu vào trong một số lĩnh vực.
TT
Lĩnh vực
Mô tả cách sử dụng quản lý dữ liệu
1
Bán lẻ
Việc hiểu khách hàng và đáp ứng kỳ vọng một cách thích hợp đòi hỏi bạn
phải có một cái nhìn chính xác, cập nhật về tất cả dữ liệu - cho dù dữ liệu
đó là dữ liệu trực tuyến, dựa trên đám mây hay được lưu trữ trong hồ dữ
liệu hoặc kho. Từ tiếp thị đến chính sách bán hàng, quản lý dữ liệu đáng
tin cậy là điều cần thiết để phục vụ cho hoạt động bán lẻ.
2
Sản xuất
Trong ngành công nghiệp sản xuất, không có gì nói lên thành công bằng
chất lượng. Với công nghệ quản lý dữ liệu vững chắc và chất lượng dữ
liệu, các nhà sản xuất có thể quản lý hiệu quả kho sản phẩm, đồng thời
tích hợp dữ liệu có cấu trúc và dữ liệu phi cấu trúc từ tất cả các nguồn để
có được cái nhìn doanh nghiệp về hiệu suất, thúc đẩy kết quả tốt hơn và
đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
3
Ngân
hàng
Hơn bao giờ hết, các vấn đề xung quanh quyền riêng tư, tuân thủ và số
hóa dữ liệu đòi hỏi các ngân hàng phải có một nền tảng dữ liệu đáng tin
cậy. Chỉ với cái nhìn tổng hợp, đầy đủ về tất cả dữ liệu của họ - và các kỹ
thuật hợp lý về chất lượng, quản trị và bảo vệ dữ liệu cá nhân - các ngân
hàng mới có thể lấy được lòng tin của khách hàng và theo đuổi các nỗ lực
chuyển đổi kỹ thuật số hướng tới tương lai.
4
Chăm sóc
sức khỏe
Quản lý dữ liệu kinh doanh là công việc bắt buộc phải có trong ngành
chăm sóc sức khỏe. Ngành chăm sóc sức khỏe tin tưởng vào việc có thể
tích hợp dữ liệu từ tất cả các định dạng và nguồn - bao gồm dữ liệu từ
bên ngoài tổ chức - tất cả trong khi phát hiện dữ liệu trùng lặp, khắc phục
các vấn đề về chất lượng dữ liệu và tuân thủ các yêu cầu tuân thủ và quy
định nghiêm ngặt để bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư.
5
Dịch vụ
công
Chính quyền địa phương và quốc gia chịu trách nhiệm về một loạt các
dịch vụ và chương trình. Các công nghệ quản lý dữ liệu đáng tin cậy hỗ
trợ tất cả những nỗ lực đó - từ chống gian lận và thanh toán không phù
hợp đến đảm bảo an toàn cho công dân đến giám sát kết quả sức khỏe
dân số, phát triển kinh tế và các sáng kiến thành phố thông minh.
322
TT
Lĩnh vực
Mô tả cách sử dụng quản lý dữ liệu
6
Các doanh
nghiệp
vừa và
nhỏ
Khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động theo hướng chuyển đổi số,
họ cần triển khai các mô hình kinh doanh theo hướng dữ liệu và hiện đại
hóa CNTT kế thừa để có thể cạnh tranh với các đối thủ lớn hơn. Một cách
để đạt được điều đó là với công nghệ quản lý dữ liệu đáng tin cậy có thể
đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ hơn.
c). Công nghệ hỗ trợ quản lý dữ liệu:
Bên cạnh việc các doanh nghiệp thu thập dữ liệu thì họ còn phải quản lý dữ liệu đã
được thu thập đó sao cho tránh được vấn đề “rác” trong dữ liệu. Khi khối lượng, loại và
nguồn dữ liệu tăng cao, nhu cầu xử lý dữ liệu theo thời gian thực ngày càng mở rộng và
tính cấp thiết để quản lý tốt dữ liệu vẫn là ưu tiên hàng đầu đối với hiệu quả hoạt động của
doanh nghiệp. Một số công nghệ cốt lõi dưới đây sẽ là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong
các chức năng hay thành phần của quản lý dữ liệu.
❖ Công nghệ hỗ trợ truy xuất dữ liệu:
Dữ liệu quan trọng nằm ở nhiều nơi: tệp văn bản, cơ sở dữ liệu, email, hồ dữ liệu,
trang web và nguồn cấp dữ liệu truyền thông xã hội. Công nghệ truy cập tốt cho phép bạn
trích xuất dữ liệu hữu ích từ bất kỳ loại cơ chế hoặc định dạng lưu trữ dữ liệu nào có sẵn,
vì vậy bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để sử dụng dữ liệu mà không chỉ phải cố gắng
tìm kiếm.
Quyền truy cập dữ liệu là khả năng truy cập (hoặc truy xuất) thông tin từ bất kỳ nguồn
nào, ở bất kỳ nơi nào mà nó được lưu trữ. Một số công nghệ nhất định như các trình điều
khiển cơ sở dữ liệu, các trình chuyển đổi tài liệu sẽ giúp thực hiện các tác vụ này được dễ
dàng và hiệu quả hơn.
❖ Công nghệ hỗ trợ tích hợp dữ liệu:
Tích hợp dữ liệu tạo ra các kết hợp hỗn hợp của dữ liệu, rất hữu ích khi đưa ra quyết
định. Bởi vì nó kết hợp các yếu tố của nhiều tập dữ liệu riêng lẻ, dữ liệu tích hợp có thể tiết
lộ thông tin chi tiết mới và giúp bạn trả lời các câu hỏi khác nhau.
Tích hợp dữ liệu là một quá trình kết hợp các loại dữ liệu khác nhau để đưa ra kết quả
thống nhất. Với các công cụ tích hợp dữ liệu, bạn có thể thiết kế và tự động hóa các bước