Các yếu tố quyết định sự thành công của
chiến dịch quảng cáo báo trí
Để có được thành công cho chiến dịch tạo quan hệ với công chúng, bạn cần
phải làm quen với một số công cụ thông tin cơ bản. Chọn bất kỳ một trong số
những yếu tố dưới đây cho chiến lược quảng cáo báo trí để biết thêm về chúng,
cách thức sử dụng và khi nào bạn nên sử dụng chúng.
Bộ ấn phẩm dành cho giới báo chí
Bộ ấn phẩm là một bộ thông tin cần thiết cung cấp cho các nhà báo những thông
tin cơ bản về bạn và công ty của bạn. Thông thường, nó là một tờ gấp(thường có tên và
biểu tượng của công ty ở ngoài) bao gồm nhiều thông tin được mô tả dưới đây. Nhưng
nhớ rằng, nó không phải là quyển quảng cáo bán hàng -- nó là công cụ giúp ích cho
phóng viên viết những câu chuyện về công ty bạn.
Bạn cần chuẩn bị trước bộ ấn phẩm khi tổ chức họp báo; phỏng vấn và khi giới
thiệu cho ai nghe một câu chuyện nhưng họ chưa biết gì về công ty của bạn. Bạn cũng có
thể gửi bộ ấn phẩm đã được cập nhật mỗi năm một lần đến những người theo dõi công ty
bạn để họ nắm được những thông tin cập nhất về công ty của bạn. Nội dung của bộ ấn
phẩm này có thể thay đổi phụ thuộc vào thời gian bạn sử dụng nó. Nhìn chung, nó bao
gồm một vài hay tất cả những yếu tố dưới đây:
• Những thông cáo
• Thông tin cơ bản về công ty
• Một trang về thực trạng của công ty
• Tiểu sử của những nhân vật quan trọng trong công ty
• Ảnh của các sản phẩm của công ty (bao gồm cả chú thích)
• Ảnh của những nhân vật trong công ty (cần khi phỏng vấn)
• Tờ quảng cáo sản phẩm/ quyển quảng cáo thích hợp
• Tên và số điện thoại liên lạc
Ấn phẩm báo chí
Thông cáo báo chí là cách đầu tiên bạn có thể đưa thông tin về công ty bạn
lên phương tiện thông tin đại chúng. Các phóng viên, chủ bút và các nhà sản xuất
luôn khát tin, và họ thường dựa vào những thông tin về các sản phẩm, công ty, xu
hướng mới và lạ, những lời khuyên và mẹo nhỏ và các xu thế phát triển.
Thông cáo báo chí
Như là tên của nó cho thấy, thông cáo báo trí được sử dụng để thông tin về
cuộc họp báo, sự kiện đặc biệt, cuộc trình diễn hay bất kỳ một sự kiện đáng chú ý
nào. Nó giống như một thông cáo báo chí dài từ một đến hai khổ tập trung vào
những điều sắp xảy ra và tại sao các phương tiện thông tin lại quan tâm đến nó.
Bạn có thể coi đó là cách mời báo giới tham dự hoạt động của bạn. Đây là một số
trường hợp mà thông báo báo trí sẽ có hiệu quả:
• Công ty bạn đang triển lãm tại cuộc triển lãm thương mại và
sẽ có một nhân vật nổi tiếng tại gian hàng.
• Sẽ có một cuộc trình diễn được tổ chức tại gian hàng của
công ty
• Bạn đang trình bày một bài phát biểu nêu lên vấn đề quan
trọng với một tổ chức ở địa phương
• Bạn đang tổ chức lễ động thổ
• Công ty bạn đang tài trợ một sự kiện nhân đạo hay đang
quyên góp từ thiện
Một thông báo báo trí bao gồm:
• Cái gì đang xảy ra
• Tại sao điều đó quan trọng
• Điều đó xảy ra ở đâu
• Khi nào nó xảy ra
• Liên lạc với ai để có thêm thông tin
• Mời báo trí tham dự sự kiện
• Và đừng quên công bố rằng đây là cơ hội để chụp ảnh!
Tiểu sử
Bạn rất cần phải có tiểu sử được cập nhật của đội ngủ lãnh đạo cấp cao của
công ty. Điều này đặc biệt cần thiết khi bạn lập kế hoạch cho một cuộc phỏng vấn
và họp báo vì các nhà báo sẽ muốn tìm hiểu về cá nhân người được phỏng vấn
Tập trung bản tiểu sử vào vai trò hiện tại của họ. Ông/bà ta đảm nhiệm
chức năng gì trong công ty? Đây là thông tin quan trọng nhất mà bạn cần đề cập
và nên đặt ở ngay đầu tiên. (ví dụ ông John Smith giám sát công việc bán hàng của
công ty Anycompany). Nói cách khác, hãy viết chúng theo trật tự ngược lại về thời
gian -- Đầu tiên là thông tin gần đây nhất rồi tới thông tin cũ nhất. Bạn cũng có thể
sáng tạo -- đề cập đến điều gì làm cho ông/bà ta nổi bật hơn so với người khác,
điều gì làm cho ông/bà ta khác với người khác. Khi bạn viết bản tiêu sử, hãy đề
cập đến những phần:
• Con người này đã cống hiến gì cho công ty?
• Tại sao ông/bà ta thực hiện tốt công việc đó?
• Ông/bà ta có bằng cấp gì?
• Ông/bà ta đã làm gì trước đây? Nó có phù hợp với công việc
hiện nay không?
• Có điều gì thêm về con người này làm người đọc phải dừng
lại và tự hỏi "được, điều đó có thực thú vị không nhỉ?
