Nghĩ "nhỏ" cho những dự án IT "lớn"
1. Tạo ra giá trị thương mại ngay từ đầu và thường xuyên. Điều này có nghĩa
là xác định xem sự kết hợp giữa con người, quy trình, và sự thay đổi công nghệ
nào cần được thay thế để đem lại lợi ích hỗ trợ cho các tình huống kinh doanh.
Phần khó khăn nhất của bản phân tích này đang chuyển thành việc hiểu rõ lý do
thực sự rằng các lợi ích vẫn còn đang tranh cãi và thực sự vẫn chưa đi đến hồi kết.
Trong nhiều trường hợp các lợi tích không phụ thuộc vào công nghệ mới bởi vì
nguyên nhân cốt lõi chính là con người, chứ không phải công nghệ. Ví dụ, việc
chuyển đổi sang hệ thống thu mua hàng toàn cầu phụ thuộc vào việc chuyển dịch
thẩm quyền quyết định từ các vùng sang trung tâm toàn cầu. Một khi việc thâu
tóm quyền lực được phân loại xuyên suốt, quy trình hỗ trợ và sự thay đổi công
nghệ chỉ là tương đối nhỏ.
Tăng cường nhận thức được giá trị bằng cách xác định chuỗi các lợi ích - điều gì
phải xảy ra để nhận thức được giá trị - và tạo ra sự phụ thuộc lẫn nhau.
2. Đưa ra một phần của giải pháp tối ưu vào mỗi dự án. Hãy tưởng tượng xây
một ngôi nhà, một phòng đồng thời. Khi xây dựng xong, bạn cần phải biết chắc
rằng ngôi nhà sẽ phù hợp với cuộc sống của bạn, hài hoà với khu vực xung quanh,
và tiết kiệm nhất. Không cần đến một kế hoạch tổng thể, cửa chính có thể mở vào
phòng tắm, lối đi duy nhất vào bếp có thể đi qua ga-ra, và các tiện ích khác có thể
không phù hợp với kích thước của ngôi nhà hoặc, thậm chí tệ hơn nữa, không liên
kết với hệ thống của thành phố. Như vậy, các hệ thống đòi hỏi một nền tảng vững
chắc (phần cứng, hệ thống điều hành, bảo mật) và cần phải liên kết các quy trình
kinh doanh, dữ liệu và các hệ thống hiện tại.
Thực hiện mọi thay đổi đồng thời đòi hỏi phải có khả năng nhìn vào quá khứ và
tương lai với các quy trình kinh doanh, dữ liệu và công nghệ. Ví dụ, việc chuyển
đổi thẩm quyền quyết định đòi hỏi chúng ta phải chuyển dịch một phần quy trình
kinh doanh (ví dụ nguồn lực) sang trung tâm toàn cầu trong khi phải đảm bảo rằng
việc đặt hàng ở khu vực vẫn tiếp diễn bình thường. Bởi vì thực thi đơn thuần kinh
doanh đòi hỏi việc đơn giản hoá từ đầu đến cuối toàn bộ quá trình thu mua hàng
hoá, bất kỳ sự thay đổi quá trình, dữ liệu và công nghệ cần phải được thiết kế theo
cách "cắm vào và chạy" với mục tiêu rõ ràng.
Giải phương trình đa biến này thật là khó, do vậy cần phải biết chắc rằng bạn có
những nhân viên thật sự - với các kỹ năng về kiến trúc công nghệ thông tin, phân
tích kinh doanh, và quản lý dự án - để giúp bạn phát triển khả năng hiểu rõ ở mức
độ cao về những gì thích hợp và những gì cần phải xây dựng.
3. Kiếm tiền, nhưng chi tiêu hợp lý. Ở nhiều công ty, các cơ chế nội bộ đã vô
tình khích lệ các dự án lớn so với các dự án nhỏ. Hãy cùng lắng nghe chúng ta thu
được gì theo cách này:
Phê duyệt dự án: "Nhu cầu thì luôn bị dồn nén bởi kinh doanh toàn phần đòi hỏi
một khi dự án đã được phê duyệt, thì việc kinh doanh miễn cưỡng bị mở rộng ra"
Tài trợ vốn: "Đổ lỗi cho kế toán! Khi tôi cố gắng mở rộng một dự án lớn, nghĩa là
tôi đang chịu một rủi ro cao bị mất trắng nguồn vốn của một trong việc mở rộng
đó bởi vì hoặc a) một ưu tiên cao hơn có thể xuất hiện hoặc b) tôi không thể đạt
được một lợi nhuận trên vốn đầu tư đủ tốt do vậy tổ chức tài chính của tôi sẽ làm
tiêu tan dự án đó".
Phần thưởng: "Tôi cảm thấy mình đã tham gia vào quá nhiều cuộc họp mà ở đó
tôi đã đưa ra một kế hoạch hoàn hảo về những thành công có phát sinh lợi nhuận,
chỉ bị đẩy sang một bên bởi các nhà lãnh đạo công nghệ thông tin hoặc các đối tác
kinh doanh. Sau cùng, thì thành công ở đâu khi chỉ đạt được những tiến quá nhỏ?"
Nếu những rào cản đó vẫn còn tồn tại, thay vì cố gắng làm điều đúng đắn, hãy
làm gì thực tế hơn. Hỗ trợ các chương trình lớn và nắm giữ nguồn vốn. Sau đó hãy
chi tiêu nguồn vốn đó bằng cách phân bổ theo các giai đoạn dựa trên chu trình
nhanh, kế hoạch lặp lại mà tạo ra giá trị trong cả quá trình.
Phải mất nhiều năm để tạo ra các quy trình và hệ thống kinh doanh hỗn độn và
vụn vặt và cũng sẽ mất nhiều năm để sửa lại hệ thống đó. Điều đó đòi hỏi phải suy
nghĩ sâu sa để tìm ra cách phát triển lớn hơn bằng cách phát triển từ nhỏ hơn. Nếu
bạn mất quá nhiều thời gian và tiền bạc để cố gắng tìm ra giải pháp tối ưu, thì
dường như nguồn vốn của bạn sẽ bị cạn kiệt và bạn sẽ phải chịu nợ nần với những
gì bạn có. Hãy nên suy nghĩ ở quy mô nhỏ.
