Quản lý và báo cáo tài chính
Phân công công việc cho những người
Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ
đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ
không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách
chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có
ý định thay đổi các con số của bạn để giấu diếm sự biển thủ của họ.
Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng
Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để huỷ
hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Người chủ doanh nghiệp
hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm
phong của ngân hàng và huỷ những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra những tấm
séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu
trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp:
*
Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn
không biết
*
Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối
với tiền mặt
*
Các chữ ký trông giả mạo
*
Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự
*
Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty
của bạn
*
Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của
bạn
Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn
Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong
ngăn tủ có khoá và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh
số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất. Bạn hãy
lập quy trình “séc mất hiệu lực” để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực.
Bạn hãy yêu cầu tất cả các tấm séc có trị giá cao hơn một trị giá đã được quy định nào
đó thì phải có hai chữ ký (một trong số đó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc khống.
Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương
Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn hãy
kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn
biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy đếm
mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với
số các tấm séc bạn xuất ra. Bạn hãy đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi hồ sơ thanh
toán gốc của công ty của bạn nếu không có sự đồng ý cùng với chữ ký của bạn. Có
một cách khác là bạn hãy mở một tài khoản riêng ở ngân hàng phục vụ cho việc thanh
toán và ký thác vào tài khoản đó một số tiền chính xác với số tiền mà bạn cần dùng để
trả lương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu điều hoà nhanh hàng tháng.
Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền
Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xác minh
các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vào đều được ký
hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu “chỉ để ký quỹ” và đóng chúng lên các
tấm séc đến – điều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt. Bạn hãy
đích thân điều tra các khiếu nại của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn
nhưng vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm
séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.
Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi
Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi ăn
cắp. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên có vẻ
rất trung thành – vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm – lại là
những người ăn cắp thực sự. Lý do để những người này luôn có mặt trong công sở là
để che dấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ. Bạn hãy tha thiết yêu cầu những
nhân viên làm công việc kế toán/ giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi
nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách
đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời gian này để nhờ ai đó khác nữa kiểm tra sổ sách
của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.
Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên
Bạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán sổ sách của bạn ít nhất là
một lần trong năm . Điều này làm cho những kẻ biển thủ công quỹ gặp khó khăn khi
cố gắng che dấu hành vi ăn cắp. Việc kiểm toán nên thực hiện bất ngờ và gây ngạc
nhiên; và bạn đừng để nó xảy ra vào cùng một thời gian trong mỗi năm. Nếu bạn nghi
ngờ có biển thủ gian lận, hãy cân nhắc việc yêu cầu cụ thể “kiểm toán tìm gian lận”
thay cho “kiểm toán chung”. Loại kiểm toán này được thiết kế để tìm ra và ngăn ngừa
những kiểu bị thất thoát như vậy.
Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và việc
giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu
thu. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty
bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể kiểm tra dễ dàng sổ kế toán
và đảm bảo không có gì sai sót. Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có
thể yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế toán, hoặc bạn
cũng có thể tham gia học một khoá kế toán ở ngay trường trong địa phương của bạn.
Việc trông cậy vào ai đó để theo dõi phần quan trọng nhất trong công việc kinh doanh
của bạn chỉ mở thêm cửa cho biển thủ gian lận mà thôi.
Bảo mật phần mềm kế toán của bạn
Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán
của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nối mạng nội bộ. Bạn hãy
đảm bảo rằng cả máy vi tính và phần mềm đều được cài mật khẩu. Bạn hãy thay đổi
mật khẩu thường xuyên để khoá không cho những người không được uỷ quyền vào
chương trình. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất chúng trong tủ có
khoá và bạn hãy giữ chìa khoá.
