6 Sigma
6 Sigma là một phương pháp được tiến hành một cách chặt chẽ, khoa học,
tập trung vào việc thực hiện có hiệu quả các kỹ thuật và các nguyên tắc quản lý
chất lượng đã được thừa nhận. Bằng việc kết hợp các yếu tố trong nhiều lĩnh vực
công việc khác nhau, 6 Sigma tập trung vào việc làm thế nào để thực hiện công
việc mà không có lỗi hay khuyết tật
1. 6 Sigma là gì?
2. Các công cụ chủ yếu khi triển khai Six Sigma
3. ISO 9001 tương thích với 6 Sigma như thế nào?
1. 6 Sigma là gì?
Hiện nay, bên cạnh TQM và ISO 9000, 6 Sigma đang được nhiều công ty
quan tâm và áp dụng do các ưu việt của nó được rút kinh nghiệm từ thực tiễn áp
dụng tại các tập đoàn lớn như Motorola, Allied Signal hay GE (General Electric)...
Tại sao 6 Sigma?
Ðối với Motorola, nơi đầu tiên đề xuất 6 Sigma, thì câu trả lời thật đơn giản:
để tồn tại. Kể từ giữa thập kỷ 80, khi Motorola xem xét một cách nghiêm túc vấn
đề chất lượng, tập đoàn này đã có những bước tiến nhảy vọt chẳng hạn giải
thưởng chất lượng Malcom Baldrige năm 1988 và bí quyết thành công đó là cuộc
cách mạng về chất lượng với 6 Sigma. Sẽ là thiếu chính xác nếu nghĩ rằng 6
Sigma có nghĩa là đề cập đến chất lượng theo khái niệm truyền thống - đó là sự
thoả mãn các yêu cầu. 6 Sigma thực chất là giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận. Ðể
liên kết mục đích của 6 Sigma với khái niệm chất lượng, chúng ta cần có một định
nghĩa mới về chất lượng, đó là sự kết hợp của hai thành phần: Chất lượng tiềm
năng và chất lượng thực tế.
Chất lượng tiềm năng đó là hàm lượng giá trị gia tăng tối đa có thể đạt được
trên một đơn vị đầu vào. Chất lượng thực tế là phần giá trị gia tăng thực tế đạt
được. Hiệu số của hai giá trị trên chính là Lãng Phí. 6 Sigma tập trung vào việc cải
tiến chất lượng (có nghĩa là giảm lãng phí) bằng cách giúp tổ chức tạo ra các sản
phẩm/dịch vụ tốt hơn, nhanh hơn và rẻ hơn. Theo cách tiếp cận truyền thống, 6
Sigma tập trung phòng ngừa khuyết tật, rút ngắn thời gian sản xuất và cắt giảm chi
phí. Nhưng không giống như những sự cắt giảm chi phí thông thường có thể gây ra
suy giảm chất lượng hoặc giá trị sản phẩm, 6 Sigma xác định và loại bỏ các chi phí
mà không mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng, đó chính là những lãng phí.
Ðối với những công ty chưa đạt tới 6 Sigma, chi phí thông thường khá cao.
Chẳng hạn, với công ty đang hoạt động ở mức 3 hoặc 4 Sigma thường phi chi phí
khoảng 25 tới 40% tổng doanh thu để giải quyết các vấn đề về chất lượng. Chi phí
đó thường được gọi là chi phí cho chất lượng, hay chính xác hn là chi phí cho việc
kém chất lượng. Các công ty đang hoạt động ở 6 Sigma thường chi phí dưới 5%
doanh thu để giải quyết các vấn đề chất lượng
6 Sigma là một phương pháp được tiến hành một cách chặt chẽ, khoa học,
tập trung vào việc thực hiện có hiệu quả các kỹ thuật và các nguyên tắc quản lý
chất lượng đã được thừa nhận. Bằng việc kết hợp các yếu tố trong nhiều lĩnh vực
công việc khác nhau, 6 Sigma tập trung vào việc làm thế nào để thực hiện công
việc mà không có lỗi hay khuyết tật. Chữ Sigma (d) theo ký tự Hy lạp đã được
dùng trong kỹ thuật xác suất -thống kê để đánh giá sự sai lệch của các quá trình.
Hiệu quả hoạt động của một công ty cũng được đo bằng mức Sigma mà công ty
đó đạt được đối với các quá trình sản xuất kinh doanh của họ. Các công ty truyền
thống thường đặt 3 hoặc 4 Sigma là mức Sigma chuẩn cho công ty, mặc dù ở mức
đó, xác suất lỗi có thể xảy ra là từ 6200 tới 67000 trên một triệu cơ hội. Nếu đạt tới
mức 6 Sigma, con số này chỉ còn là 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội. Ðiều này cho
phép đáp ứng được sự mong đợi ngày càng tăng của khách hàng cũng như sự
phức tạp của các sản phẩm và quy trình công nghệ mới ngày nay.
Nếu các bạn đang tìm kiếm một công nghệ mới, thì 6 Sigma không hẳn là
một kỹ thuật thống kê hay một công nghệ cao gây chấn động như một số các công
nghệ mới xuất hiện gần đây. 6 Sigma dựa trên chính những kỹ thuật đã được thử
nghiệm và được khẳng định giá trị từ hàng chục năm nay. Về thực chất, 6 Sigma
đã loại bỏ khá nhiều các yếu tố phức tạp, khó hiện thực của TQM (Quản lý chất
lượng toàn diện), mà theo thống kê sơ bộ của các chuyên gia trong lĩnh vực này thì
có tới hơn 400 các công cụ và kỹ thuật khác nhau. 6 Sigma chỉ lựa chọn các công
cụ hữu dụng nhất và đã được kiểm chứng và đào tạo cho một số nhỏ cán bộ kỹ
thuật chủ chốt. Những người này sẽ được gọi là "Ðai đen 6 Sigma" và có chức
năng làm đầu mối chỉ đạo việc triển khai thực hiện ở tầm vĩ mô. Vì vậy, các kỹ
thuật do nhóm đai đen này sử dụng thường là các ứng dụng công nghệ cao, chẳng
hạn như là các chương trình ứng dụng máy tính tiên tiến nhất. Còn các công cụ
được sử dụng phổ biến nhằm cải tiến hiệu quả hoạt động được gọi tắt là DMAIC
(viết tắt của các từ tiếng Anh: Define-xác định; Measure - đo lường; Analyze- phân
tích; Improve-cải tiến; Control- kiểm soát).
Nội dung các yếu tố này được mô tả trong bảng sau:
D
(Define) Xác định
Xác định mục tiêu của các hoạt động cải tiến. ở tầm vĩ mô
trong công ty, các mục tiêu này chính là mục tiêu chiến lược,
chẳng hạn như tăng lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI) hay tăng
thị phần. ở quy mô phòng ban chức năng, các mục tiêu này
có thể là năng suất hay hiệu quả hoạt động của một bộ phận
sản xuất. Còn ở quy mô tác nghiệp cụ thể thì đó có thể là
mục tiêu giảm tỷ lệ khuyết tật hoặc tăng số sản phẩm đầu ra
đạt chất lượng... Ðể xác định các mục tiêu cho hoạt động cải
tiến có thể dùng phương pháp phân tích dữ liệu thông kê để
tìm kiếm các cơ hội có thể cải tiến.
M
(Measure) Ðo lường
Ðo lường hệ thống hiện hành. Cần thiết lập một hệ thống có
đủ độ tin cậy cần thiết để giám sát các hoạt động cải tiến
đang được tiến hành để tiến tới mục tiêu. Bắt đầu bằng việc
xác định vị trí hiện tại. Có thể sử dụng các phương pháp phân
tích và mô tả dữ liệu nhằm dễ dàng nắm bắt vấn đề
A
(Analyze)
Phân
tích
Phân tích hệ thống nhằm tìm ra cách tốt nhất vượt qua
khoảng cách giữa hiệu quả đang đạt được của hệ thống hay
quá trình để đạt tới mục tiêu mong muốn. áp dụng các kỹ
thuật thống kê là một cách tốt để phân tích.
I (Improve) Cải tiến Cải tiến hệ thống. Cố gắng tìm tòi sáng tạo để tìm ra cách
thực hiện công việc một cách tốt hơn, rẻ hơn, nhanh hơn. Sử
dụng phương pháp quản lý dự án và các phương pháp hoạch
định và quản lý khác để quản lý việc triển khai các ý tưởng
cải tiến mới. Sử dụng kỹ thuật thống kê để đánh giá hiệu quả
của việc cải tiến.
C (Control) Kiểm
soát
Kiểm soát hệ thống sau khi cải tiến. Thể chế hoá hệ thống
sau khi cải tiến bằng cách thay đổi các vấn đề về lương
thưởng, chính sách, các quy trình công việc, việc hoạch định
nguồn lực, ngân quỹ, hướng dẫn công việc và các vấn đề
quản lý khác. Sử dụng ISO 9000 để thể chế hoá và văn bản
hoá công việc là một phương tiện rất tốt trong trường hợp
này.
2. Các công cụ chủ yếu khi triển khai Six Sigma
1. Các nhà quản lý Morotola đã sử dụng một cách hệ thống các công
cụ truyền thống sau đây để giải quyết các vấn đề của mình.
STT Công cụMục đích của ứng dụng
1Kiểm soát quá trình bằng kỹ thuật
thống kê (SPC) và biểu đồ kiểm soát
Phát hiện vấn đề, phất hiện những
điểm yếu trong khâu sản xuất kinh
doanh
2Phân tích sai phân( sự biến động)
ANOVA ( Analyis of Variation)
Xác định vấn đề và các nguyên nhân
gốc rễ
3Phân tích hồi qui (Regression and
Correlation analyis)
Phân tích các nguyên nhân gốc rễ và
dự đoán các kết quả
4Thiết kế thông qua thử nghiệm DOE
(Design of Experiments)
Phân tích các giải pháp tối ưu và
đánh giá giá trị sử dụng của kết quả
cải tiến
5FMEA (Failure Modes and Effect
Analysis)
ưu tiên hoá các vấn đề và lập biện
pháp phòng ngừa
6Triển khai các chức năng chất lượng
QFD ( Quality Function Deployment)
Thiết kế quá trình, sản phẩm và dịch
vụ
2. Những bài học rút ra từ việc nghiên cứu áp dụng Six Sigma
Thông qua kinh nhiệm áp dụng Six Sigma của Morotola,GE chúng ta có thể
nhận thấy một số vấn đề sau:
∙ Triển khai Six Sigma là việc áp dụng một cách tổng hợp và hệ thống sự
phối hợp giưã các kỹ thuật cải tiến với tổ chức đào tạo nhân lực nhằm để đạt được
sự thoả mãn khách hàng với tiêu chuẩn là 3.4 DPMO
∙ Bản chất của áp dụng Six Sigma là việc loại trừ các sự lãng phí sinh ra do
sản phẩm không đạt yêu cầu, qua đó là giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận
cho doanh nghiệp.
∙ Cốt lõi của Six Sigma là việc sử dụng các kỹ thuật thống kê. Tuy nhiên
trong việc triển khai Six Sigma không phẩi phát minh ra nhũng kỹ thuật gì mới mà
chỉ tận dụng các phương pháp và công cụ truyền thống để kiểm soát và cải tiến
quá trình sản xuất.
∙ Six Sigma đòi hỏi việc đào tạo một cách có hệ thống các người lao động
trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất bao gồm đào tạo về kỹ thuật và tổ chức
quản lý để người lao động có đầy đủ kỹ năng làm chủ công việc của mình.
∙ Six Sigma đòi hỏi cách làm việc tập thể theo từng nhóm, tổ độ cải tiến như
mô hình QCC và phải có sự quan tâm của lãnh đạo để đảm bảo đi đến kết quả
cuôí cùng.
Bên cạnh những điểm cơ bản như vậy chúng ta còn thấy rằng với cách tiếp
cận mới như trên, Six Sigma không chỉ áp dụng cho các nhà sản xuất mà còn áp
dụng cho các nhà cung cấp dịch vụ. Với việc nâng cao chất lượng sản phảm qua
viẹc kiểm soát và cải tiến quá trình Six Sigma giúp ta giảm được chi phí sản xuất,
tiết kiệm được nguyên vật liệu tài nguyên. Ðiều đó có nghĩa là Six Sigma mang lại
lợi cho tất cả các đối tác có liên quan (stakeholder) bao gồm nhà sản xuất, khách
hàng, nhà đầu tư... Ta hãy làm một phép so sánh giữa năng lực của một hoạt động
(doanh nghiệp) điển hình với năng lực là 3.8 Sigma với việc đạt được năng lực là 6
Sigma.
3.8 Sigma 6 Sigma
5000 ca phẫu thuật thất bại hàng tuần 1.7 ca phẫu thuật thất bại hàng tuần
2 chuyến bay gặp sự cố mõi ngày Trong 5 năm mới có 1 chuyến bay gặp sự cố
200. 000 đơn thuốc bị kê sai mỗi năm 68 đơn thuốc kê sai mỗi năm