Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán Chương 2: TS. Nguyễn Hữu Cường

Học phần Hệ thống thông tin kế toán

Biên soạn: TS Nguyễn Hữu Cường, Giảng viên Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng.

Email: cuonghien@gmail.com; cuonghien@due.edu.vn

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Chương 2 Tổ chức thu thập thông tin ban đầu

Prepared by: Nguyễn Hữu Cường, PhD (Queensland University of Technology) Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Mục tiêu Mục tiêu

thu thập thông tin ban đầu.

1. Hiểu được khái niệm và ý nghĩa của tổ chức Sau khi học xong Sau khi học xong chương này, bạn có chương này, bạn có 2. Nắm vững các nguyên tắc tổ chức thu thập thể: thể:

thông tin ban đầu.

3. Nắm vững các nội dung cơ bản của tổ chức

thu thập thông tin ban đầu.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Khái niệm và ý nghĩa

Khái niệm

Chứng từ kế toán?

Tổ chức thu thập thông tin ban Tổ chức thu thập thông tin ban đầu là việc xác định chủng loại đầu là việc xác định chủng loại chứng từ kế toán được sử dụng, chứng từ kế toán được sử dụng, cùng với quy chế quản lý quá cùng với quy chế quản lý quá trình lập và luân chuyển chứng trình lập và luân chuyển chứng từ để theo dõi sự phát sinh và vận từ để theo dõi sự phát sinh và vận động của các đối tượng kế toán động của các đối tượng kế toán trong một đơn vị. trong một đơn vị.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

An Example of Documents

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

An Example of Documents

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Khái niệm và ý nghĩa

Ý nghĩa

Về mặt quản lý: Cung cấp thông tin kịp thời  Giúp cho quản lý đề ra các quyết định tác

nghiệp hàng ngày được kịp thời.

 Giúp cho quản lý có thể giám sát chặt chẽ tình hình vận động của tài sản, nguồn vốn và các quá trình kinh doanh.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Khái niệm và ý nghĩa

Ý nghĩa

Về mặt kế toán: đảm bảo giá trị, hiệu lực pháp lý của số liệu ban đầu (dữ liệu) của kế toán  Làm căn cứ cho các giai đoạn xử lí thông tin

tiếp theo.

 Có ảnh hưởng quyết định đến tính chính xác, trung thực của thông tin kế toán được xử lý và cung cấp cho người sử dụng.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Các nguyên tắc tổ chức

Tuân thủ Luật và chế độ kế toán

 Chứng từ kế toán áp dụng cho các DN phải thực hiện

đúng quy định của Luật kế toán, Nghị định 129/2004/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung (về lập, ký, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán)  Lưu ý: Tất cả các chứng từ kế toán (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) đều là chứng từ hướng dẫn.  Các DN được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm HĐKD và yêu cầu quản lý của DN mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu (Điều 9 & 117)

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Các nguyên tắc tổ chức

Đảm bảo tính hiệu quả và hợp lý

 Vận dụng linh hoạt các chứng từ kế toán hướng dẫn

(được quy định trong chế độ kế toán)  Điều 117 (TT 200)

 Chủ động thiết lập thêm các chứng từ kế toán nếu chưa

có mẫu  Điều 19 (Luật kế toán số 03/2003/QH11)  Điều 18 (Luật kế toán số 88/2015/QH13)

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Các nguyên tắc tổ chức

Đảm bảo tính hiệu quả và hợp lý

Để đạt tính hiệu quả, việc tổ chức thu

thập thông tin ban đầu cần:  Giảm thiểu số lượng chứng từ đến

mức có thể.

 Giảm thiểu số liên chứng từ đến mức

tối đa.

 Đơn giản hóa nội dung của chứng từ.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Xác định loại chứng từ kế toán sử dụng

Xác định chứng từ phù hợp với nội dung kinh tế của nghiệp vụ

 Chứng từ lao động tiền lương  Chứng từ hàng tồn kho  Chứng từ bán hàng  Chứng từ tiền tệ.  Chứng từ TSCĐ.  Chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật

khác.

(Read Appendix III – Circular 200/2014/TT-BTC, …)

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế

Tên chứng từ

Số hiệu

Chứng từ ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

I) Lao động tiền lương

Bảng chấm công

Bảng chấm công làm thêm giờ

Bảng thanh toán tiền lương

Bảng thanh toán tiền thưởng

Giấy đi đường

01a-LĐTL 01b-LĐTL 02-LĐTL 03-LĐTL 04-LĐTL

Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

05-LĐTL

Bảng thanh toán tiền làm thêm

06-LĐTL

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế

Tên chứng từ

Số hiệu

Chứng từ ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

I) Lao động tiền lương (tiếp theo)

Bảng thanh toán tiền thuê ngoài

Hợp đồng giao khoán

Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán

07-LĐTL 08-LĐTL 09-LĐTL

Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

10-LĐTL

Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

11-LĐTL

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế

Tên chứng từ

Số hiệu

Chứng từ ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

II) Hàng tồn kho

01-VT

Phiếu nhập kho

02-VT

Phiếu xuất kho

03-VT

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.

04-VT

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

05-VT

Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.

06-VT

Bảng kê mua hàng

07-VT

Bảng phân bổ NVL, CCDC

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế

Tên chứng từ

Số hiệu

Chứng từ ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC III) Bán hàng

01-BH

Bảng thanh toán hàng đại lí, kí gửi

02-BH

Thẻ quầy hàng

IV) Tiền tệ

01-TT

Phiếu thu

02-TT

Phiếu chi

03-TT

Giấy đề nghị tạm ứng

04-TT

Giấy thanh toán tiền tạm ứng

05-TT

Giấy đề nghị thanh toán

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế

Tên chứng từ

Số hiệu

Chứng từ ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

III) Tiền tệ

06-TT

Biên lai thu tiền

07-TT

Bảng kê vàng tiền tệ

08a-TT

Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)

08b-TT

Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ)

09-TT

Bảng kê chi tiền

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế

Tên chứng từ

Số hiệu

Chứng từ ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

V) Tài sản cố định

Biên bản giao nhận TSCĐ

Biên bản thanh lý TSCĐ

01-TSCĐ 02-TSCĐ

Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

03-TSCĐ

Biên đánh giá lại TSCĐ

04-TSCĐ

Biên bản kiểm kê TSCĐ

Biên bản tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

05-TSCĐ 06-TSCĐ

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế

Tên chứng từ

Số hiệu

Chứng từ ban hành theo các VB pháp luật khác

Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH

Danh sach người LĐ nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau thai sản

01GTKT-3LL

02GTKT-3LL

Hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn bán hàng

06TMH-3LL

Hóa đơn thu mua hàng nông, lâm thủy sản

03PXK-3LL

PXK kiêm vận chuyển nội bộ

04HDL-3LL

Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

06TTC-3LL

Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Xác định loại chứng từ kế toán sử dụng

Xác định chứng từ sử dụng phù hợp với công dụng của chứng từ

 Chứng từ mệnh lệnh:

 Truyền đạt mệnh lệnh của chủ thể quản lý.  Biểu thị một nghiệp vụ kinh tế, tài chính cần được thực hiện nhưng chưa chứng minh được kết quả của việc thực hiện nghiệp vụ đó.  Ví dụ: Giấy đề nghi tạm ứng, Giấy đề nghị

thanh toán, Lệnh chi tiền, Quyết định thanh lý TSCĐ, Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư, ...

 Chưa đủ căn cứ để ghi sổ kế toán  Là cơ sở để lập các chứng từ thực hiện

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Xác định loại chứng từ kế toán sử dụng

Chứng từ mệnh lệnh

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Xác định loại chứng từ kế toán sử dụng

 Chứng từ thực hiện:

 Phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã được

thực hiện.

 Thể hiện quy mô và mức độ (kết quả) thực

hiện các NVKT cũng như trách nhiệm vật chất của các bên có liên quan đến các NVKT đó.  Ví dụ: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho,

Phiếu xuất kho, ...

 Là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán  Để bảo đảm tính pháp lý, loại chứng từ này bắt buộc phải có chứng từ mệnh lệnh đính kem hoặc phải có yếu tố thể hiện sự phê duyệt của chủ thể quản lý thay thế cho chứng từ mệnh lệnh.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Xác định loại chứng từ kế toán sử dụng

Chứng từ thực hiện

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Xác định loại chứng từ kế toán sử dụng

 Chứng từ thủ tục kế toán:

 Dùng để tổng hợp các nghiệp vụ có liên quan

theo những đối tượng kế toán cụ thể.

 Ví dụ: Chứng từ ghi sổ chi tiền mặt, Chứng từ

ghi sổ thu tiền mặt, ...

 Loại chứng từ là những chứng từ trung gian, bản thân nó không có ý nghĩa pháp lí trong thanh tra, kiểm tra.

 Phải kèm với chứng từ ban đầu mới bảo đảm tính pháp lý và do vậy mới đủ cơ sở để ghi sổ kế toán.

 Chứng từ liên hợp:

 Là chứng từ kết hợp nhiều công dụng trên một

chứng từ.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Xác định loại chứng từ kế toán sử dụng

Xác định chứng từ sử dụng phù hợp với mức độ khái quát của thông tin phản ánh trên chứng từ  Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc):

 Phản ảnh trực tiếp NVKT phát sinh theo thời gian và địa điểm phát sinh, sao chụp nguyên hình sự biến động của đối tượng kế toán.  Bộ chứng từ gốc hoàn chỉnh về mặt pháp lý phải có cả chứng từ mệnh lệnh và thực hiện.  Có đầy đủ giá trị và hiệu lực pháp lý cho việc xử lý thông tin kế toán, là cơ sở cho việc thanh tra và xác định trách nhiệm vất chất của các bên có liên quan.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Xác định loại chứng từ kế toán sử dụng

 Chứng từ khái quát (chứng từ tổng hợp)

 Phản ánh gián tiếp các NVKT trên cơ sở các

chứng từ gốc cùng loại.

 Giúp cho việc hệ thống hóa thông tin kế toán trên các sổ kế toán được đơn giản hơn, thuận tiện hơn, và giảm nhẹ khối lượng công tác kế toán.

 Ví dụ: Chứng từ ghi sổ, Bảng tổng hợp chứng

từ gốc cùng loại, ...

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Tổ chức thu thập thông tin ban đầu

Nội dung công việc

 Tổ chức lập chứng từ  Tổ chức kiểm tra chứng từ  Tổ chức sử dụng chứng từ  Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Tổ chức thu thập thông tin ban đầu

Tổ chức lập chứng từ

 Các NVKT phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán và chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh;  Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu đã thiết kế;  Nội dung NVKT trên chứng từ không được: viết tắt, tẩy

xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo (...)

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Tổ chức thu thập thông tin ban đầu

Tổ chức lập chứng từ

 Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị

thanh toán và ghi sổ kế toán.

 Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

 Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.

Trường hợp phải lập nhiều liên để phản ánh một NVKT phát sinh thì nội dung trên các liên phải giống nhau.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Tổ chức thu thập thông tin ban đầu

Tổ chức lập chứng từ

 Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán;

 Nếu đơn vị sử dụng chứng từ điện tử thì phải bảo đảm

tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu trong quá trình sử dụng và lưuu trữ; và được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng;

 Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ; nếu không in ra giấy thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Tổ chức thu thập thông tin ban đầu

Tổ chức kiểm tra chứng từ

 Mục đích:

 Đảm bảo cho chứng từ được lập đúng và đầy

đủ các yếu tố của chứng từ.

 Đảm bảo chứng từ có đầy đủ giá trị và hiệu

lực pháp lý.

 Nhằm ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm trong việc quản lý cũng như sử dụng tài sản tại đơn vị nếu có.

 Chỉ với những chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và xác minh tính pháp lý mới được sử dụng cho các bước tiếp theo trong quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Minh họa mẫu chứng từ

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Tổ chức kiểm tra chứng từ

Nội dung kiểm tra

 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của

các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ. Về nội dung, chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:

 Tên và số hiệu của chứng từ;  Ngày, tháng, năm lập chứng từ;  Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập

chứng từ;

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Tổ chức kiểm tra chứng từ

Nội dung kiểm tra

 Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận

chứng từ;

 Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát

sinh;

 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ

kinh tế, tài chính (Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ)

 Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Tổ chức kiểm tra chứng từ

Nội dung kiểm tra

 Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ.  Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác

có liên quan.

 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin

trên chứng từ kế toán.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Tổ chức thu thập thông tin ban đầu

Tổ chức sử dụng chứng từ

 Sau khi hoàn tất các giai đoạn trên chứng từ sẽ được đưa vào sử dụng, số liệu trên chứng từ kế toán sẽ được hệ thống hóa theo trình tự thời gian phát sinh và theo đối tượng trên các sổ kế toán.

 Để sử dụng tốt chứng từ kế toán, cần phải tổ chức khoa học quy trình luân chuẩn chứng từ để cung cấp thông tin nhanh chóng và kịp thời về nghiệp vụ, phục vụ cho việc chỉ đạo hàng ngày.

 Để thuận tiện cho quá trình sử dụng, chứng từ cần phải

được phân loại và sắp xếp có khoa học.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Tổ chức thu thập thông tin ban đầu

Tổ chức bảo quản và lưu trữ

 Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an

toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Trong quá trình sử dụng, từng người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình.

 Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp

luật cho từng loại tài liệu kế toán.

 Nếu tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, thì phải có biên

bản kèm theo bản sao chụp tài liệu đó.

 Nếu tài liệu ké toán bị mất hoặc bị huỷ hoại thì thì phải

có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ

 Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

 Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

 Tuân thủ về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Lưu trữ chứng từ đối với đơn vị KD

Lưu trữ tối thiểu 5 năm

 Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường

xuyên của đơn vị kế toán, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được, như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của phòng kế toán.

 Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành và

chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Lưu trữ chứng từ đối với đơn vị KD

Lưu trữ tối thiếu 10 năm

 Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, BCTC tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập BCTC, trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán.

 Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định  Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu

kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Lưu trữ chứng từ đối với đơn vị KD

Lưu trữ tối thiếu 10 năm

 Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản đơn vị kế toán.

 Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó  Tài liệu, hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính của các tổ

chức kiểm toán độc lập.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Lưu trữ chứng từ đối với đơn vị KD

Lưu trữ vĩnh viễn

 Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

 Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên hoặc được tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Lưu trữ chứng từ đối với đơn vị KD

Lưu trữ chứng từ điện tử

 Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.

 Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra

giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ

Khái niệm

 Thiết lập đường đi cho tất cả các chứng từ kế toán nhằm chuyển tải thông tin nghiệp vụ đã được phản ánh trên các chứng từ kế toán đến các bộ phận có liên quan và phục vụ cho công tác lưu trữ.

Yêu cầu

 Đảm bảo tính ổn định, khoa học và hợp lý.  Phải đáp ứng được yêu cầu về tính hiệu quả.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Nội dung kế hoạch luân chuyển chứng từ

 Lập hoặc tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán  Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt

 Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản & ghi sổ kế toán  Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

Cơ sở xác định nội dung KHLCCT

 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán.  Thực trạng về tổ chức hệ thống thông tin kinh tế ở đơn vị  Yêu cầu quản lý của đơn vị  Đặc thù của từng loại chứng từ kế toán

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Cách thức thiết lập KH LCCT

 Luân chuyển chứng từ kiểu liên tiếp

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Cách thức thiết lập KH LCCT

 Luân chuyển chứng từ kiểu song song

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thu TM

Người nộp tiền Kế toán tiền mặt

Kế toán liên quan Thủ quỹ

KTT, Giám đốc

Phiếu thu

Yêu cầu nộp tiền

(2)

(1)

(3a)

(4)

Phiếu thu

(3b)

Phiếu thu (Liên 2, 3) (5b)

Phiếu thu (Liên 1)

(5a)

Nộp tiền

Thu tiền

(5c)

(6a)

Phiếu thu (Liên 2, 3)

(6c)

(6b)

(7b)

Phiếu thu (Liên 3)

Phiếu thu (Liên 2)

(7a)

(8b)

Phiếu thu (Liên 3)

(8a)

(9)

Sổ quỹ

Sổ kế toán TM

(10)

Lưu chứng từ PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền mặt

Kế toán tiền mặt

Thủ quỹ

Bộ phận duyệt chi

Người nhận tiền

Kế toán trưởng, Giám đốc

Bộ phận kế toán liên quan

(3)

(2)

Phiếu chi

(1)

Phiếu chi (Liên 2, 3)

(4a)

(4c)

Phiếu chi

(5a)

Chi tiền

(4b)

(5b)

Phiếu chi (Liên 1)

(5c)

Phiếu chi (Liên 2, 3)

Nhận tiền

(5d)

(5f)

Phiếu chi (Liên 2)

(7c)

(7a)

(6)

Phiếu chi (Liên 2, 3)

Phiếu chi (Liên 2)

(9)

(7b)

(8)

Sổ quỹ

(5e)

Sổ kế toán tiền

Phiếu chi (Liên 3)

Sổ kế toán liên quan

Lưu chứng từ

- Hoá đơn mua hàng; - Giấy đề nghị t/ ứng; - Giấy đề nghị t/toán; - Giấy nộp tiền; .. - Hoá đơn mua hàng; - Giấy đề nghị t/ ứng; - Giấy đề nghị t/toán; - Giấy nộp tiền; ...

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Câu hỏi ôn tập

1. Trình bày khái niệm và ý nghĩa của tổ chức thu

thập thông tin ban đầu.

2. Phân tích các nguyên tắc tổ chức thu thập thông

tin ban đầu.

3. Trình bày các loại chứng từ kế toán sử dụng để

thu thập thông tin ban đầu.

4. Trình bày nội dung tổ chức thu thập thông tin ban

đầu.

5. Thế nào là kế hoạch luân chuyển chứng từ? Xây

dựng kế hoạch luân chuyển cho một loại chứng từ cụ thể.

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Tài liệu tham khảo

1. Luật kế toán (Luật số 03/2003/QH11,

88/2015/QH13) các Nghị định số 128/2004/NĐ-CP và 129/2004/NĐ-CP.

2. Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 20/12/2014. 3. Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002. 4. TS. Hoàng Tùng, ThS. Đường Nguyễn Hưng,

‘Bàn về quy trình xử lý thông tin trong các hình thức kế toán hiên nay’, Tạp chí nghiên cứu tài chính kế toán, Số 1(54) – 2008

5. PGS-TS Đoàn Xuân Tiên, Giáo trình tổ chức công

tác kế toán, Nxb Thống Kê, 2006.

6. TS. Trần Đình Khôi Nguyên (Chủ biên), Nguyên

lý kế toán, Nxb Giáo Dục, 2007

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

The End

Chương 2

PowerPoint Presentation by Nguyễn Hữu Cường Lecturer of Accounting Faculty, Danang University of Economics The University of Danang.

No part of this work is to be reproduced without the written permission of the author.

Bài giảng học phần Hệ thống thông tin kế toán: Chương 2 - TS. Nguyễn Hữu Cường

Chủ đề:

Hệ thống thông tin kế toán