Bài giảng Khoa học quản lý đại cương: Chương 6 - ThS. Tạ Thị Bích Ngọc

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:5

Thêm vào BST

Báo xấu

16
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Khoa học quản lý đại cương: Chương 6 - Chức năng kiểm tra" cung cấp cho các em sinh viên những nội dung kiến thức như: định nghĩa kiểm tra; đặc điểm và vai trò của kiểm tra; phân loại kiểm tra; quy trình kiểm tra; phương pháp kiểm tra; yêu cầu của kiểm tra. Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Khoa học quản lý đại cương: Chương 6 - ThS. Tạ Thị Bích Ngọc

9/6/2021 KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG CHƯƠNG 6. CHỨC NĂNG KIỂM TRA ThS Tạ Thị Bích Ngọc KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG CHƯƠNG 6. CHỨC NĂNG KIỂM TRA ĐỊNH NGHĨA 6.1. Khái niệm “Kiểm tra” 6.1.1. Định nghĩa “Kiểm tra” Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt 6.1.2. Đặc điểm và vai trò của kiểm tra động của tổ chức trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác 6.1.3. Phân loại kiểm tra lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng 6.2 Quy trình, phương pháp và yêu cầu kiểm tra mục tiêu. 6.2.1. Quy trình kiểm tra 6.2.2. Phương pháp kiểm tra 6.2.3. Yêu cầu của kiểm tra 3 4 PHÂN BIỆT VỚI… ĐẶC ĐIỂM CỦA KIỂM TRA TRONG QUẢN LÝ Đánh giá Giám sát Thanh tra Kiểm soát Kiểm sát Kiểm toán Kiểm định là hoạt động là hoạt động là hoạt động là hoạt động là hoạt động là hoạt động là hoạt động nhằm nhận của một chủ gắn liền với nhằm phát pháp chế đặc kiểm tra tài đánh giá mức định giá trị để thể bên ngoài quyền lực hiện và ngăn biệt của Viện chính do một độ đáp ứng xếp/phân loại, hệ thống đối nhà nước có chặn kịp thời kiểm sát đơn vị độc các tiêu được thực với hệ thống mục đích những sai sót, nhân dân các lập tiến hành chuẩn chất hiện giữa chủ nhằm so sánh đảm bảo cho cấp đối với một lượng đã thể và đối thực tiễn hệ hệ thống vận tổ chức được công bố tượng trong thống với các hành theo 2 4 hệ thống quy định đúng quy định Là một quá Mục tiêu của trình kiểm tra là nhằm chỉ ra các 1 3 sai lệch của 5 Tồn tại trong Các tiêu chuẩn thực tế so với Tính phản hồi toàn bộ quy kiểm tra được mục tiêu được thể hiện trình quản lý xây dựng trên rõ qua việc thực cơ sở mục tiêu hiện chức năng của hoạt động kiểm tra 5 6 và của tổ chức 1
9/6/2021 KIỂM TRA TỒN TẠI TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÒNG LIÊN HỆ NGƯỢC THỂ HIỆN TÍNH PHẢN HỒI Đo lường Xác định So sánh Hoạt động và Hoạt động và Ưu & với Kết quả Kết quả Nhược điểm tiêu chuẩn hoạt động hoạt động Phân tích Xây dựng Thực hiện Nguyên nhân Kết quả các các Ưu & Mong muốn giải pháp giải pháp Nhược điểm 7 8 VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA TRONG QUẢN LÝ PHÂN LOẠI KIỂM TRA • Căn cứ vào phạm vi của hoạt động kiểm tra • Thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của NQL – Kiểm tra toàn bộ – Kiểm tra bộ phận • Giúp NQL nắm được tiến độ thực hiện công việc – Kiểm tra trọng điểm • Cung cấp cơ sở đánh giá quyết định quản lý • Căn cứ vào tần suất của hoạt động kiểm tra • Giúp thúc đẩy sự kết nối trong tổ chức – Kiểm tra đột xuất • Giúp tổ chức ứng phó với sự thay đổi môi trường – Kiểm tra định kỳ • Căn cứ vào quá trình thực hiện nhiệm vụ – Kiểm tra trước – Kiểm tra trong – Kiểm tra sau 9 10 QUY TRÌNH KIỂM TRA Thiết lập Đo lường các tiêu chuẩn việc thực hiện Xây dựng và thực thi giải pháp điều chỉnh QUY TRÌNH KIỂM TRA 11 12 2
9/6/2021 1/ THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHUẨN 2/ ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN (1) • Tiêu chuẩn: • Đo lường là so sánh nhằm chỉ ra những tương đồng và – là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện khác biệt giữa đặc điểm của đối tượng cần đo với tiêu – Gồm: tiêu chuẩn định lượng & tiêu chuẩn định tính chuẩn có sẵn. • Cơ sở để thiết lập tiêu chuẩn: – Mục tiêu chung của tổ chức – Nguyên tắc của tổ chức – Tính chất công việc – Trình độ phát triển của tổ chức – Văn hóa tổ chức 13 14 2/ ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN (2) ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN (3) • Ghi nhận tình hình thực hiện hoạt động và kết quả hoạt động theo các nội dung tiêu chuẩn Vùng nguy hiểm Sai lệch trên • Đối chiếu với giá trị của các tiêu chuẩn • Sai lệch = khác biệt giữa thực tiễn và tiêu chuẩn chính Giá trị chuẩn – sai lệch tích cực (ưu điểm) Vùng cho phép – sai lệch tiêu cựu (nhược điểm, hạn chế). Sai lệch dưới Vùng nguy hiểm Thời gian • Ghi nhận, tìm hiểu và phân tích các nguyên nhân của sai lệch 15 16 ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN (4) 3/ XÂY DỰNG VÀ THỰC THI CÁC GIẢI PHÁP ĐIỀU CHỈNH Nguyên nhân 2 Nguyên nhân 1 • Giải pháp là những biện pháp được lựa chọn nhằm tác động vào các Nguyên nhân 2.1 nguyên nhân của thực trạng, giúp thực trạng chuyển biến theo hướng phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Nguyên nhân 2.2 Vấn đề Nguyên nhân 3.1 • Lưu ý: Nguyên nhân 3.2 – Căn cứ vào sai lệch và nguyên nhân của sai lệch để đề ra giải pháp Nguyên nhân 3 Nguyên nhân 4 – Áp dụng giải pháp Biểu đồ xương cá 17 18 3
9/6/2021 PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA CHỦ THỂ TIẾN HÀNH HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA • Là cách thức sử dụng các công cụ kiểm tra nhằm thực • NQL hoặc các cá nhân/tổ chức được NQL phân công hiện quy trình kiểm tra. • NQL có thể phân chia hoạt động kiểm tra thành các nhiệm vụ/công • Bao gồm: đoạn nhỏ và giao cho nhiều chủ thể khác nhau – Chủ thể kiểm tra – Công cụ kiểm tra • Căn cứ lựa chọn chủ thể – Cách thức kiểm tra – Nội dung, công đoạn kiểm tra – Chức vị, chuyên môn, năng lực, kinh nghiệm của chủ thể 19 20 CÔNG CỤ KIỂM TRA CÁCH THỨC KIỂM TRA (1) • Là các phương tiện, đồ dùng phù hợp được chủ thể kiểm tra • Là hình thức kiểm tra được chủ thể lựa chọn để thực sử dụng để kiểm tra. hiện hoạt động kiểm tra. • Gồm: – Công cụ thu thập các chỉ số định tính hay định lượng – Công cụ phân tích nguyên nhân - kết quả • Các hình thức kiểm tra thường dùng: – Các lý thuyết về động cơ thúc đẩy – kiểm tra trực tiếp và kiểm tra gián tiếp • Các công cụ thường dùng: – kiểm tra ngẫu nhiên và kiểm tra đương nhiên – Bản mô tả công việc – kiểm tra theo hệ thống – Bảng tiêu chuẩn công việc – kiểm tra chéo giữa các bộ phận – Nội quy của tổ chức – Biểu đồ Gantt, biểu đồ Ishikawa (Biểu đồ xương cá)... 21 22 CÁCH THỨC KIỂM TRA (2) Quan sát Đối với giai đoạn xây dựng và thực Phân tích báo cáo thống kê thi các giải pháp Phỏng vấn sâu điều chỉnh Điều tra bằng bảng hỏi ... Phân tích SWOT Đối với giai đoạn đo Phương pháp chuyên gia lường việc thực hiện Phương pháp Delphi ... YÊU CẦU CỦA KIỂM TRA 23 24 4
9/6/2021 YÊU CẦU CHUNG Yêu cầu đối với giai đoạn thiết lập các tiêu chuẩn (1) • Nắm rõ vai trò và đặc điểm của chức năng kiểm tra Về nội dung tiêu chuẩn: • Vận dụng các phương pháp kiểm tra một cách thích hợp • Thiết lập trên cơ sở: • Đầu tư thích đáng cho cơ sở vật chất phục vụ kiểm tra – mục tiêu cụ thể của hoạt động/quá trình/kế hoạch đang kiểm tra • Lựa chọn người tiến hành hoạt động kiểm tra sao cho thích hợp – mục tiêu chung của tổ chức • Tạo cơ chế để việc kiểm tra được tiến hành trên cơ sở phối hợp: • Phủ khắp các điểm trọng yếu của kế hoạch, tránh phân tán nhỏ lẻ – Tự kiểm tra đánh giá của đối tượng quản lý • Phù hợp với: Đối tượng kiểm tra, Tính chất công việc, Trình độ phát – Kiểm tra gián tiếp của nhà quản lý trực tiếp triển của tổ chức, Văn hóa tổ chức. – Kiểm tra của nhà quản lý cấp trên • Minh bạch, chính xác, đơn nghĩa và dễ sử dụng 25 26 Yêu cầu đối với giai đoạn thiết lập các tiêu chuẩn (2) Yêu cầu đối với giai đoạn thiết lập các tiêu chuẩn (3) Thái độ làm việc Về việc thiết lập tiêu chuẩn: kỷ luật, đạo đức nghề nghiệp, tinh thần trách nhiệm, lòng yêu nghề, chí tiến thủ, tinh thần cống hiến, ý thức phục vụ, tinh Lưu ý: • Đầu tư nguồn lực để có bộ tiêu chuẩn phù hợp và hữu dụng thần tập thể… Với đối tượng kiểm tra là con người, • Lựa chọn cá nhân/tổ chức có đủ năng lực chuyên môn và am hiểu về tổ các tiêu chuẩn cần làm rõ 03 vấn đề… chức Năng lực trình độ kiến thức, kỹ năng… • Cần làm rõ các yêu cầu và mong muốn của mình để làm căn cứ Hiệu quả thực thi công việc mức độ hoàn thành mục tiêu công việc, độ phức tạp của mục tiêu, chất lượng mục tiêu đã hoàn thành, sáng kiến sửa đối phương thức làm việc và hiệu quả của sáng kiến, vai trò của 27 sáng kiến đối với mục tiêu của tổ chức 28 Yêu cầu đối với giai đoạn đo lường việc thực hiện Yêu cầu đối với giai đoạn xây dựng và thực thi các giải pháp điều chỉnh Không sử dụng tiêu Lựa chọn thời điểm Đo lường đúng đối chuẩn cho hoạt Ứng dụng khoa học kỹ tiến hành đo lường tượng, đúng tiêu động/kết quả hoạt thuật hiện đại để tăng • Giải pháp cần phải xuất phát từ nguyên nhân của các sai lệch sao cho dễ dàng phát chuẩn, đúng phạm vi, động này để đo lường độ tin cậy của kết quả hiện các sai lệch đúng thẩm quyền và hoạt động/kết quả đo lường đúng mục đích hoạt động khác 1 2 3 4 • Với đối tượng kiểm tra là con người, cần tính toán kỹ lưỡng hình thức công bố các kết luận của kiểm tra. 5 6 7 8 Tiến hành đo lường một cách tiết kiệm và Khách quan, chân thực, không để thành kiến cá Với đối tượng kiểm tra là con người, cần phân Không phát tán các kết quả đo lường khi chưa • Giải pháp cần có giá trị lâu dài, toàn diện và có tác động tích cực hiệu quả, không gây trở nhân chi phối việc đo biệt được thành tích cá có kết luận chính thức ngại không cần thiết lường, việc làm rõ các nhân với thành tích của đối với quá trình thực sai lệch, và việc chỉ ra bộ phận và nguyên hiện công việc của đối nguyên nhân của các nhân cụ thể tượng kiểm tra sai lệch đó 29 30 5