Chương 3:
Nội dung
1 Khái quát
2 Nội dung xử lý phát hiện
3 Quy trình xử lý phát hiện
DVH
Khái quát
Khái niệm
Là những vấn đề cần phải sửa chữa, điều chỉnh mà kiểm toán viên tìm
thấy trong quá trình thực hiện kiểm toán.
Ý nghĩa
Là nội dung cơ bản của báo cáo kiểm toán. Quyết định sự thành công của cuộc kiểm toán
the basis
Audit findings are determinations about performance (favorable or unfavorable) that fulfill the audit's objectives and meet the standards of evidence. Findings are the substance of an audit’s for conclusions and results and, as such, are recommendations where warranted.
DVH
1
Khái quát
Tiêu chuẩn (Criteria)
Tác động/Hậu quả (Effect)
Nguyên nhân (Cause)
Thực trạng (Condition)
Kiến nghị (Recommendations)
DVH
Khái quát
Yêu cầu:
Tính xây dựng. Trao đổi ngay trong quá trình kiểm toán Cần có bằng chứng vững chắc Phát triển các nội dung một cách logic
DVH
Thực trạng
Thực trạng là những vấn đề kiểm toán viên phát hiện được trong thực
tế và cho rằng cần phải sửa chữa, hay điều chỉnh. Thí dụ: Tình trạng thực tế của một hoạt động. Tình trạng thực tế của một tài sản. Một thủ tục được thực hiện trong thực tế,. Một thủ tục không được thực hiện trong thực tế. Tình trạng của số liệu ghi chép hay báo cáo…
Condition: A situation that exists, or an actual situation compared to criteria – the extent to which the criteria are achieved.
DVH
2
Tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn là những điều lẽ ra phải được thực hiện. Tiêu chuẩn được đưa ra dựa trên các cơ sở sau:
Các yêu cầu bằng văn bản, cụ thể là các quy định của pháp luật, của đơn vị hay các chỉ thị, hướng dẫn đã được ban hành.
Criteria: What is required, or possible; the standard for assessing the adequacy of actual performance, prescribed procedures, or actual practices.
Các mục tiêu đã đề ra của tổ chức hay bộ phận. Ý kiến của chuyên gia. KTV tự xác định
DVH
Các phương pháp tự xác định
Phân tích so sánh
Phân tích hợp lý
So sánh kết quả kỳ này với kỳ trước. So sánh kết quả của đơn vị với các đơn vị khác trong cùng ngành. So sánh kết quả với các tiêu chuẩn ngành
Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của kiểm toán viên Sử dụng các tiêu chuẩn chung của xã hội Sử dụng các khảo sát hay điều tra cơ bản
DVH
Các nguồn của tiêu chuẩn
Các luật lệ và quy định Đơn vị được kiểm toán Các tổ chức bên ngoài Các chuẩn mực về kỹ thuật Các thông lệ và định chuẩn được chấp nhận Các khách hàng
DVH
3
Bài tập 1
Đưa ra cách xác định tiêu chuẩn trong trường hợp
các thực trạng được ghi nhận như sau: Sản phẩm sản xuất xong được giao cho thủ kho vào cuối ca sản xuất. Phiếu nhập được lập vào ngày hôm sau.
Số ngày thu tiền bình quân là 44,5 ngày. Thời gian xử lý một hồ sơ hoàn thuế bình quân là 28 ngày. Chỉ có 30% dân số được thụ hưởng chính sách bảo hiểm y tế. Thời gian lưu kho bình quân của sản phẩm máy tính xách tay là 208 ngày. Kho sản phẩm A có hai chìa khóa. Thủ kho giữ một chìa khóa và bảo vệ giữ một chìa khóa.
DVH
Bài tập thảo luận
Giả sử bạn là KTV nhà nước đang tiến hành kiểm toán dự án cung cấp nguồn nước sạch cho các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long. Bạn chỉ chú trọng đến tính hiệu quả và hữu hiệu của dự án.
Hãy xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cho 2 phương diện trên. Đồng thời cho biết nguồn để xây dựng các tiêu chuẩn này.
DVH
Hậu quả/Tác động
Là cơ sở để thuyết phục nhà quản lý thực hiện các hành động cần
thiết để cải thiện tình hình.
Việc phân tích hậu quả đòi hỏi kiểm toán viên phải nhận dạng các hậu
quả và đánh giá mức độ ảnh hưởng của nó.
Effect: The actual or potential consequences of the condition that varies (either positively or negatively) from the criteria used in the audit. Effect = Concequences
DVH
4
Nhận dạng hậu quả
Hoạt động
Thực trạng không đáp ứng tiêu chuẩn
Tài chính
Tuân thủ
DVH
Đánh giá mức độ ảnh hưởng
Cần đưa ra các thông tin định lượng trong mức tốt nhất có thể với các
thước đo giá trị, thời gian, số lượng nghiệp vụ…
Có thể phải thực hiện một số thủ tục để kiểm tra và thu thập thông tin
cho việc định lượng các tác động của một thực trạng.
Có thể phải sử dụng các kỹ thuật ước tính để mô tả được mức độ
quan trọng của vấn đề.
Ảnh hưởng/ Tác động có thể diễn đạt dưới dạng tiêu cực hay tích cực.
DVH
Agency Z wasted US $175,000 by not taking advantage of discount air fares. Agency Z can realize air travel savings by taking advantage of discount air fares. It could have saved US $175,000.
DVH
5
Bài tập 1 (tt)
Với các thực trạng và tiêu chuẩn đã xác định được, hãy đưa ra các
hậu quả/tác động có thể có và cách thức định lượng chúng
DVH
Nguyên nhân
Xác định đúng nguyên nhân của thực trạng là cơ sở quan trọng để
đưa ra các kiến nghị phù hợp để có thể cải thiện thực trạng. Nguyên nhân thường được xác định dựa trên các cơ sở sau:
Các kết quả kiểm tra trong quá trình thực hiện kiểm toán
Cause: Reason or explanation for the condition, be it good or poor.
Trao đổi với người quản lý Thái độ xây dựng Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện
DVH
Kết quả kiểm tra
Tôi đã đoán được nguyên nhân từ đầu nên đã chủ động thu thập bằng chứng trong quá trình kiểm toán
DVH
6
Trao đổi với người quản lý
Tôi nghĩ rằng anh đã biết về vấn đề này nhưng chắc có lý do gì khiến anh không sửa chữa được?
DVH
Thái độ xây dựng
không nghĩ Tôi lỗi rằng bạn có trong trường hợp này. Vấn đề là tìm kiếm nguyên nhân và thay đổi để mọi việc tốt hơn
DVH
Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện
Bạn ho là do bạn bị viêm họng. Vấn đề là chữa viêm họng chứ không đơn giản là uống thuốc ho
DVH
7
Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện
Nhân viên thiết kế không đủ năng lực
Hàng tồn Kho chậm lưu chuyển
Mẫu mã chậm thay đổi
Thông tin Không đủ ra quyết định
Phần cứng không đáp ứng nhu cầu của cơ sở dữ liệu
DVH
Các nguyên nhân thường gặp
Quan điểm bảo thủ không muốn thay đổi. Sai lầm trong chính sách về nguồn nhân lực, Cơ cấu tổ chức không phù hợp hoặc không còn thích hợp. Phân quyền quá rộng hoặc ngược lại, tập trung quyền lực vào một
số ít người.
DVH
Các nguyên nhân thường gặp
Hệ thống hoặc quy trình hoạch định yếu kém hoặc không đầy đủ. Thiếu nguồn lực, thí dụ như nhân sự, trang thiết bị, vật tư… Các quy trình, thủ tục thiếu chặt chẽ, kém hiệu quả, lỗi thời. Hệ thống thông tin yếu kém về phần cứng hoặc chương trình Thiếu giám sát đầy đủ và hữu hiệu các hoạt động.
DVH
8
Kiến nghị
Thành công của một cuộc kiểm toán chính là các kiến nghị có dẫn đến người quản lý đối tượng kiểm toán sẽ có các hành động điều chỉnh, sửa chữa để cải thiện được thực trạng hay không.
Các kiến nghị cần bảo đảm tính logic và hiện thực
Recommendations are effective when they are addressed to parties that have the authority to act, are directed at resolving the cause of identified problems, and when the recommended actions are specific, practical, cost effective, and mesurable.
DVH
Tính logic
Kiến nghị phải phù hợp về logic với các nội dung về thực trạng, tiêu
chuẩn và nguyên nhân. Các câu hỏi đặt ra là: Liệu các kiến nghị có nhằm vào giải quyết các nguyên nhân của thực
trạng hay là chỉ giải quyết các triệu chứng?
Liệu các kiến nghị có giải quyết căn cơ vấn đề hay chỉ là giải pháp tạm
thời đối với thực trạng được nêu?
DVH
Tính hiện thực
Tính hiện thực là khả năng thực hiện kiến nghị
trong thực tế. Điều này cần được phân tích dưới các góc độ: Đơn vị có những điều kiện cần thiết về con người,
phương tiện hay nguồn kinh phí để thực hiện kiến nghị hay không? Các kiến nghị có bảo đảm mối quan hệ lợi ích – chi phí hay không?
Các kiến nghị mặc dù sẽ giúp cải thiện thực trạng đang được xem xét nhưng liệu chúng có thể tác động tiêu cực đến các hoạt động khác hay không?
DVH
9
Quy trình thực hiện – Ví dụ
Kiểm toán viên Hùng đang xem xét tình hình tồn kho phụ tùng thay
thế tại Nhà máy X trực thuộc Công ty Y. Lý do khiến Hùng được giao nhiệm vụ này là do chi phí mua hàng của phòng Cơ điện tăng nhanh trong thời gian gần đây, trong khi máy móc thiết bị vẫn thường xuyên ngưng hoạt động để sửa chữa. Mục tiêu của cuộc kiểm toán là tìm kiếm khả năng tiết kiệm chi phí, đồng thời giảm tình trạng ngưng máy để sửa chữa.
Trong quá trình kiểm toán, Hùng chú ý đến việc quản lý công tác mua
vật tư, phụ tùng thay thế tại Nhà máy.
DVH
Bước 1
Hùng tìm hiểu theo quy định của Nhà máy, ai là người quyết định xét duyệt việc mua hàng.
Soát xét và phân tích các chính sách, quy trình và thực tế nhằm xác định liệu chúng có thích hợp và nhất quán với mục tiêu hay không.
Kết quả cho thấy, Trưởng phòng Cơ điện là người ký Phiếu đề nghị và Trưởng phòng Cung ứng là người ký Đơn đặt hàng.
DVH
Bước 2
Hùng thu thập các bằng chứng về việc xét duyệr các nghiệp vụ. Hùng chọn mẫu và xem xét toàn bộ quá trình.
Kết quả, hầu hết đều tuân thủ các quy định xét duyệt và không có trường hợp nào mua hàng vượt thẩm quyền. Như vậy, vấn đề không nằm ở việc mua hàng vượt thẩm quyền.
Tích lũy bằng chứng và kiểm tra tính xác thực thông qua phân tích nghiệp vụ, khẳng định kết quả thông qua việc lấy mẫu thống kê, phân tích quá trình ra quyết định, khảo sát bằng bảng câu hỏi
DVH
10
Bước 3
Hùng chuyển sang quan tâm các mục tiêu và chính sách về mua vật tư, phụ tùng.
So sánh giữa các
Kết quả cho thấy, theo quy định, vật tư, phụ tùng được dự trữ không quá 30 ngày. Các quy định này được tuân thủ khá tốt trong nhiều năm qua do máy móc thiết bị của Công ty đều là các sản phẩm của các hãng danh tiếng và có hướng dẫn kỹ thuật đầy đủ, quy trình bảo trì được thực hiện theo kế hoạch hàng quý.
Hùng cho rằng trong bối cảnh đó, có thể vấn đề nằm ở quy trình thực tế hơn là nằm ở chính sách.
nghiệp vụ với các thủ tục kiểm soát đã được quy định, qua đó xác định liệu chúng có được thực hiện đúng đắn hay không và kết quả có đúng như mong đợi hay không.
DVH
Bước 3 (tiếp theo)
Hùng thu thập thông tin về tình hình mua và tồn kho của vật tư, phụ tùng.
Thông tin thu thập cho thấy khoảng 60% hàng tồn kho được dự trữ phù hợp với quy định. 40% hàng tồn kho còn lại có thời gian dự trữ từ 2 tháng đến 4 tháng.
Nếu có những thiếu sót trong thực hiện hoặc thực hiện tốt nhưng chưa đạt được kết quả mong muốn, kiểm toán viên sẽ tiếp tục các bước kế tiếp.
DVH
Bước 4 Định lượng hậu quả
Hùng tính toán số tiền tiết kiệm được nếu việc dự trữ số vật tư, phụ tùng đúng quy định.
Kết quả cho thấy, công ty sẽ tiết kiệm được khoảng 300 triệu đồng chi phí bảo quản, chi phí vốn vay… nếu số hàng tồn kho nói trên giảm thời gian tồn trữ xuống còn 30 ngày. Số tiền này đáng kể so với chi phí hoạt động của phòng Cơ điện
dưới dạng số tiền thiệt hại hoặc các thước đo khác do những thiếu sót hay hạn chế đã tìm thấy ở bước 3.
DVH
11
Bước 5
Hùng phân tích hệ thống quản lý hàng tồn kho của Nhà máy.
Kết quả cho thấy hệ thống bị rối loạn từ 6 tháng qua do bị giảm diện tích để xây dựng nhà ăn. Do vật tư, phụ tùng rất đa dạng nên khi kho chật, không thể xác định được vị trí. Vì thế, khi máy móc thiết bị hư hỏng, do không tìm được phụ tùng trong kho nên đơn vị phải tiếp tục mua thêm dù biết rằng vẫn còn trong kho.
Phân tích nguyên nhân và thu thập các bằng chứng cần thiết để củng cố cho quyết định của mình.
DVH
Bước 6
Hùng trao đổi với Ban giám đốc Nhà máy về giải pháp mở rộng mặt bằng của kho hay xây một kho mới.
Ban giám đốc trả lời họ biết về tình trạng này nhưng không nghĩ vấn đề nghiêm trọng đến thế. Họ cho biết không cần mở rộng kho hay xây kho mới mà chỉ cần chuyển đổi với kho bao bì. Trong hai ngày sau đó, toàn bộ quá trình chuyển kho đã được thực hiện.
Đề xuất các kiến nghị thích hợp nhằm nâng cao tính kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu của hoạt động.
DVH
Bảng tóm tắt
Thực trạng Hàng tồn kho là vật tư, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ bình quân từ 2 đến 4 tháng.
Tiêu chuẩn Chính sách của công ty là thời hạn dự trữ tối đa của các mặt hàng này là 30 ngày. Hậu quả Việc dự trữ quá mức làm chi phí tăng thêm 300 triệu đồng.
Nguyên nhân Mặt bằng kho bị thu hẹp quá mức do việc xây dựng nhà ăn công nhân. Kiến nghị Chuyển đổi một vị trí khác rộng hơn cho kho vật tư, phụ tùng thay thế.
DVH
12
Bài tập 4
Nhận xét về cách xử lý phát hiện kiểm toán trong một công ty dệt nhuộm
DVH
Bài tập 4
Thực trạng
Phân tích về hàng tồn kho cho thấy thường xuyên thiếu hụt theo chu kỳ về một loại thuốc nhuộm cần thiết cho một loại vải.
Tiêu chuẩn
Hàng tồn kho phải được kiểm kê và ghi nhận hàng tháng để bổ sung nguyên vật liệu cần thiết cho kho.
Hậu quả Việc thường xuyên thiếu hụt loại màu nhuộm cần thiết dẫn đến sự trì trệ trong quá trình sản xuất của loại vải nói trên.
Nguyên nhân
Đặt hàng không thường xuyên nên không duy trì được nguồn cung cấp nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất.
Kiến nghị Thiết lập một lịch trình đặc biệt để đặt hàng hàng tuần về loại
màu nhuộm này.
DVH
Nội dung
1 Khái quát
2 Các kỹ thuật
3 Hồ sơ kiểm toán
