7/20/2015
Chöông 1:
Toång quan veà kieåm toaùn hoaït ñoäng
1
LOGO
LOGO
Nội dung
Khái niệm
Quy trình kiểm toán
Ví dụ minh họa
LOGO
Khái niệm
Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm toán hoạt động theo chuẩn mực kiểm toán. - Government Accountability Office (GAO) - IIA (The Institute of Internal Auditors)
- INTOSAI (The International Organization of Supreme Audit Institutions) - Việt Nam - ……
1
7/20/2015
LOGO
Thuật ngữ
Có nhiều thuật ngữ khác nhau về kiểm toán hoạt động. - Operational auditing - Performance auditing - Value – for – money auditing - Comprehensive auditing - Management auditing
LOGO
Khái niệm
to relating
financial and operational integrity of
“2120.A1 – The internal audit activity must evaluate risk exposures the organization’s governance, operations, and information systems regarding the: Reliability and information; Effectiveness and efficiency of operations and programs; Safeguarding of assets; and Compliance with laws, regulations, policies, procedures, and contracts.”
LOGO
Khái niệm
GAO:
in using to
“Performance audits are defined as audits that provide findings or conclusions based on an evaluation of sufficient, appropriate evidence against criteria. Performance audits provide objective analysis to assist management and those charged with governance and oversight the information improve program performance and operations, reduce costs, facilitate decision making by parties with responsibility to oversee or initiate corrective action, and contribute to public accountability. The term “program” is used in GAGAS to include government entities, organizations, programs, activities, and functions.”
2
7/20/2015
LOGO
Khái niệm
INTOSAI:
“Performance auditing is concerned with the audit of economy, efficiency and effectiveness and embraces: (a) audit of the economy of administrative activities in accordance with sound administrative principles and practices, and management policies; (b) audit of the efficiency of utilization of human, financial and other resources, including examination of information systems, performance measures and monitoring arrangements, and procedures followed by audited entities for remedying identified deficiencies; and (c) audit of the effectiveness of performance in relation to achievement of the objectiveness of the audited entity, and audit of the actual impact of activities compared with the intended impact.”
LOGO
Khái niệm
Theo Luật Kiểm toán Nhà nước Việt Nam (sửa đổi vào năm 2015)
(Điều 32)
“Kiểm toán hoạt động là việc kiểm toán để đánh giá tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả trong quản lý và sử dụng tài chính công, tài sản công.”
LOGO
Khái niệm
Theo Luật Kiểm toán độc lập Việt Nam: (Điều 5, khoản 11)
“Kiểm toán hoạt động là việc kiểm toán viên hành nghề, doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam kiểm tra, đưa ra ý kiến về tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả hoạt động của một bộ phận hoặc toàn bộ đơn vị được kiểm toán. “
3
7/20/2015
LOGO
Khái niệm
Tính kinh tế Tính hiệu quả Tính hiệu lực
LOGO
Khái niệm
Đầu vào
Quá trình thực hiện
Kết quả đầu ra
Input
Nguồn lực
sử dụng
Process Sử dụng nguồn lực để tạo ra kết quả
Output Sản phẩm, dịch vụ và sự ảnh hưởng, tác động
LOGO
An example of a performance audit
the existence of sufficient reliable data
DARE is a drug abuse prevention program that aims to reduce drug use among school-age children. The performance audit of the program measured the extent to which it was achieving its goals. The audit used an experimental design, comparing juvenile arrest rates for youth in the program (the intervention group) with those who did not (the control group). The demographic profiles (ethnicity, income levels, age) were identical. The audit found that students who participated in the program were arrested more frequently than the control group, for both drug-related and non- drug-related offences. The design of this audit was heavily dependent on for determining student involvement in the program and identifying their arrest information in the local juvenile correctional system. These conditions are often difficult to meet, unless such comparisons have been planned from the start.
Source: Location fictionalized from the 1994 audit of the Austin DARE Program, Office of the City Auditor, Austin, Texas as reported in Waring C and Morgan S, 2007. Public Sector Performance Auditing in Shah, A (ed): Performance Accountability and Combating Corruption, WBI, Washington DC
the Drug Abuse Resistance Education (DARE) Does Program Work?
4
7/20/2015
LOGO
Ví dụ
Quá trình mua hàng phải qua nhiều khâu xét duyệt không cần thiết. Chi phí sản xuất một sản phẩm cao hơn so với các doanh nghiệp trong ngành. Các than phiền của người nộp thuế tăng lên so với kỳ trước.
Không có quy trình rõ ràng trong khâu điều độ sản xuất. Kết quả việc giảm bớt các bước trong quy trình sản xuất là tỷ lệ phế phẩm tăng lên.
Đổi nhà cung cấp nguyên liệu mới giúp tiết kiệm chi phí mua hàng nhưng việc giao hàng không đúng tiến độ. Mọi trường hợp mua hàng phải được duyệt bởi bộ phận sử
dụng, bộ phận mua hàng và Giám đốc công ty.
LOGO
Đặc điểm
Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nhà nước
Kiểm toán Hoạt động
Kiểm toán độc lập
LOGO
Đặc điểm
MANAGEMENT
Báo cáo tài chính
Các hoạt động
Kinh tế, hiệu quả và hiệu lực
Trung thực và hợp lý
Tuân thủ Hữu ích
5
7/20/2015
LOGO
Đặc điểm
Các kiến thức Kinh tế Tài chính (bao gồm cả kế toán) Quản trị Kỹ thuật… Các kỹ năng
Phân tích và tổng hợp Đối nhân Truyền thông Làm việc theo nhóm…
LOGO
Lợi ích
Phát hiện những vấn đề cần khắc phục trong hoạt động, nhận dạng các khả năng gia tăng hiệu quả hoạt động. Nhận dạng các vấn đề còn chưa rõ ràng trong việc xác định mục tiêu, kế hoạch hay quy trình triển khai, các tiêu chuẩn đánh giá.
Soát xét việc tuân thủ các quy định pháp luật và nội bộ, ngăn chặn hoặc phát hiện sớm các hành vi sai phạm hoặc nghiêm trọng hơn, phạm pháp trong đơn vị.
LOGO
Lợi ích
Đánh giá hệ thống thông tin và kiểm soát quản lý. Nhận dạng những vấn đề có thể phát sinh trong tương lai. Cung cấp các đề xuất thích hợp và khách quan cho việc cải thiện hoạt động của đơn vị.
Cung cấp một sự đánh giá độc lập, khách quan và có hệ thống đối với các hoạt động, các bộ phận trong đơn vị. Tạo lập một kênh thông tin kết nối giữa nhà quản lý cao cấp với những nhà quản lý ở các cấp dưới.
6
7/20/2015
LOGO
Quy trình kiểm toán
Thực hiện
Báo cáo
Lập kế hoạch
Xử lý phát hiện
• Kiểm tra
• Thực trạng
• Trao đổi
• Thu thập thông tin
• Phân tích
• Tiêu chuẩn
• Báo cáo
• Phân tích
• Đánh giá khả
• Hậu quả
• Lập chương
• Nguyên nhân
trình
năng cải thiện
• Kiến nghị
LOGO
Phân tích tình huống
CÔNG TY DƯỢC MINH HOÀNG
Kiểm toán bộ phận bán chịu
LOGO
Đặt vấn đề
Minh Hoàng là doanh nghiệp nhập khẩu dược phẩm và phân phối qua mạng lưới đại lý ở các tỉnh với doanh số hơn 1.200 tỷ đồng một năm.
Công tác bán chịu đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển của công ty cũng như duy trì tình trạng tài chính của công ty.
Thị trường dược phẩm nhập khẩu có mức độ cạnh tranh khá cao với mức chiết khấu và thời hạn bán chịu ưu đãi cho các đại lý.
7
7/20/2015
LOGO
Đặt vấn đề
Việc nhiều đại lý chiếm dụng vốn đã đặt công ty trước những khó khăn về vốn luân chuyển. Một số vụ vỡ nợ của các đại lý cũng gây lo lắng về số tiền nợ phải thu còn tồn đọng tại đại lý.
Bộ phận kinh doanh luôn thúc giục phải tăng cường doanh số hơn nữa qua mạng lưới đại lý và các chương trình hỗ trợ hơn nữa cho các đại lý.
Ban Giám đốc kỳ vọng cuộc kiểm toán hoạt động này sẽ giúp đánh giá được thực trạng nợ phải thu ở các đại lý và các cơ hội cải tiến công tác quản lý nợ tồn đọng.
LOGO
Lập kế hoạch
Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và nhân sự Thu thập các tài liệu về quy trình và chính sách bán chịu được phê duyệt.
Thu thập thông tin cần thiết từ bộ phận bán hàng, bao gồm các báo cáo trong 12 tháng gần nhất về tình hình doanh số và nợ phải thu của tất cả các đại lý. Yêu cầu cung cấp số liệu bán hàng, thu tiền của Phòng kế toán
Trao đổi với Trưởng phòng bán chịu Tìm hiểu về hệ thống thông tin phục vụ cho hoạt động bán hàng và theo dõi nợ phải thu.
LOGO
Lập kế hoạch
Kết quả phân tích thông tin thu thập:
Cơ cấu tổ chức phù hợp. Các quy trình và chính sách bán chịu đã được ban hành cách đây 2 năm và được cập nhật, điều chỉnh rất chặt chẽ vào năm trước.
Tình hình gia tăng của nợ phải thu là có thực với mức tăng lên cao hơn nhiều so với sự tăng trưởng doanh thu. Điều này đang làm cho doanh nghiệp thực sự khó khăn về tài chính khi các khoản vay đã tăng lên hơn 1,5 lần và chi phí lãi vay đã chiếm 5% doanh thu so với 2% của năm trước. Trưởng phòng bán chịu cho biết các quy trình và chính sách được tuân thủ nghiêm túc và nguyên nhân của tình hình nợ gia tăng là do phát triển mạng lưới đại lý trong điều kiện cạnh tranh gay gắt.
Hệ thống thông tin theo dõi tình hình bán chịu và nợ phải thu chưa được nâng cấp trong ba năm nay. Gần đây, một dự án nâng cấp đang được nghiên cứu.
8
7/20/2015
LOGO
Phát triển vấn đề
Chiến lược
Chính sách, thủ tục
Đánh giá và Điều chỉnh
Thực hiện
Hệ thống thông tin
Kết quả
LOGO
Chương trình kiểm toán
Xem xét các chính sách và quy trình bán chịu đã phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty chưa. Xem xét cơ cấu tổ chức, năng lực nhân viên, sự phân chia trách nhiệm trong thực tế. Kiểm tra việc tuân thủ các chính sách và quy trình bán chịu.
Đánh giá liệu hệ thống thông tin có cung cấp các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định bán chịu hay không.
LOGO
Thực hiện kiểm toán
Kiểm toán viên thực hiện các nội dung của chương trình kiểm toán thông qua áp dụng các thủ tục kiểm toán sau: Nghiên cứu các tài liệu về chính sách và quy trình bán chịu, đối chiếu với chiến lược thị trường của công ty.
Phỏng vấn các nhân viên của công ty, một số đại lý lớn của công ty về việc thực hiện chính sách bán chịu của công ty. Chọn mẫu một số giao dịch bán chịu để kiểm tra việc tuân thủ các chính sách và quy trình bán chịu.
9
7/20/2015
LOGO
Thực hiện kiểm toán
Kiểm toán viên thực hiện các nội dung của chương trình kiểm toán thông qua áp dụng các thủ tục kiểm toán sau (tiếp theo) Yêu cầu cung cấp các tài liệu về cơ cấu tổ chức, phân chia trách nhiệm… trong bộ phận bán chịu, phỏng vấn các nhân viên để đánh giá về năng lực và nỗ lực trong công việc.
Xem xét các báo cáo kết xuất từ hệ thống thông tin và phỏng vấn nhân viên phụ trách hệ thống về khả năng cung cấp thêm thông tin.
LOGO
Các phát hiện
Quá trình kiểm tra và phân tích cho thấy những thực
trạng yếu kém và cơ hội cải thiện sau: Chính sách bán chịu mới được cập nhật không phản ánh được chiến lược thị trường của công ty. Hệ thống thông tin thiếu khả năng cung cấp thông tin thích hợp Phương tiện làm việc không đáp ứng yêu cầu công việc
LOGO
Xử lý phát hiện
Chỉ có một chính sách bán chịu chung cho tất cả các đại lý,
không phân biệt doanh số, khu vực hay tình trạng trả nợ trong quá khứ.
Thực trạng:
Theo chiến lược thị trường của công ty, các tỉnh miền Tây Nam bộ là thị trường ưu tiên phát triển do kết quả điều tra thị trường cho thấy nhu cầu lớn nhưng các đại lý không đủ vốn để mở rộng hoạt động.
Thị trường TP.HCM tuy lớn nhưng đã bị các đối thủ cạnh tranh
chi phối; các đại lý khu vực này có thông lệ lợi dụng vốn tín dụng của nhà cung cấp yếu thế để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh có lợi cho mình, thí dụ họ ưu tiên thanh toán cho các nhà cung cấp lớn và có chiết khấu cao.
Tiêu chuẩn:
10
7/20/2015
LOGO
Xử lý phát hiện
Thị trường miền Tây không phát triển mặc dù tình hình nợ phải thu thấp và tình hình trả nợ tốt. Công ty đang bị ứ đọng vốn rất lớn tại một số đại lý ở TP.HCM.
Hậu quả:
Không có sự trao đổi thông tin giữa bộ phận nghiên cứu thị trường với những người chịu trách nhiệm thiết lập chính sách bán chịu.
Hệ thống thông tin của bộ phận bán chịu không cung cấp được thông tin chi tiết cho việc phân tích các báo cáo của bộ phận bán chịu, cũng như ở các cấp cao hơn.
Nguyên nhân:
Cần tổ chức một nhóm cải cách chính sách bán chịu bao gồm bộ phận bán chịu, bộ phận nghiên cứu thị trường dưới sự chủ trì của Ban Giám đốc công ty.
Thúc đẩy tiến độ dự án nâng cấp hệ thống thông tin.
Kiến nghị:
LOGO
Báo cáo kiểm toán
Trong cuộc họp với bộ phận bán chịu, Trưởng phòng đã thừa nhận những vấn đề trên và trước mắt đề nghị ban hành một chính sách bán chịu tạm thời, trong đó siết chặt hạn mức bán chịu tại một số đại lý có dấu hiệu chiếm dụng vốn của công ty và mở rộng các điều kiện bán chịu cũng như hạn mức cho các thị trường tiềm năng.
Dự án nâng cấp hệ thống thông tin cũng được đem ra mổ xẻ và đã xác định được nguyên nhân là do người phụ trách dự án quá nhiều công việc. Một cán bộ có năng lực hơn được đề cử thay thế.
Kiểm toán viên phát hành báo cáo kiểm toán, trong đó nêu lên các phát hiện và kiến nghị, cũng như các đánh giá về quan điểm và nỗ lực của Trưởng phòng bán chịu trong việc thực hiện các đề xuất.
Kiểm toán viên cũng yêu cầu bộ phận này báo cáo về tình hình thực hiện các biện pháp tiếp theo và các kết quả đạt được. Một cuộc kiểm toán nhằm đánh giá tình hình cải tiến sẽ được thực hiện sau đó ba tháng.
LOGO
Thảo luận
Phân tích tính kinh tế, tính hiệu quả và tính hữu hiệu của hoạt động bán chịu
11
7/20/2015
LOGO
Quy trình (mở rộng)
Xác định đối tượng ưu tiên và lập một kế hoạch cho cả năm phù hợp với nguồn lực
Lựa chọn Đối tượng kiểm toán
Thực hiện
Báo cáo
Lập kế hoạch
Xử lý Phát hiện
Xem xét các biện pháp sửa chữa có được tiến hành và các rủi ro có được giảm thiểu không
Theo dõi sau kiểm toán
LOGO
Phân tích tình huống
CÔNG TY KỲ HÒA
KIỂM TOÁN TÌNH HÌNH MUA HÀNG
LOGO
Đặt vấn đề
Công ty Kỳ Hòa là một doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm thực phẩm như nước chấm, mì ăn liền… với doanh thu lên đến 2.000 tỷ đồng/năm. Ban Giám đốc công ty lo lắng vì lượng tồn kho nguyên liệu tăng lên đáng kể.
Bộ phận Mua hàng giải thích rằng do chủng loại sản phẩm tăng lên đáng kể trong năm qua, nên nguyên liệu mua vào hết sức đa dạng, và do đó, lượng nguyên liệu tồn kho tăng lên; và nếu không dự trữ đủ nguyên liệu, các nhà máy của công ty có thể bị gián đoạn hoạt động sản xuất.
12
7/20/2015
LOGO
Đặt vấn đề
Do công ty dựa vào vốn vay ngắn hạn ngân hàng để tài trợ cho hàng tồn kho nên sự gia tăng nói trên có thể làm công ty phải đối mặt với chi phí lãi vay tăng lên quá mức chịu đựng.
Ban Giám đốc yêu cầu tiến hành ngay một cuộc kiểm toán hoạt động để đánh giá về hoạt động mua hàng và đề xuất các giải pháp để cải thiện hoạt động này.
LOGO
Thảo luận
Xác định các thông tin cần thu thập để có thể nhận dạng được vấn đề. Phân tích tính kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu của hoạt
động mua hàng.
LOGO
Thảo luận
Kiểm toán hoạt động khác với kiểm toán báo cáo tài chính: Vấn đề không phải làm thế nào là đúng nhất, mà là làm thế nào là tốt nhất? Hãy chứng minh bằng cách so sánh quy trình kiểm toán của 2 loại kiểm toán trên
13
7/20/2015
www.themegallery.com
40
LOGO
