Chương 3:
Nội dung
1 Khái quát
2 Các kỹ thuật
3 Hồ sơ kiểm toán
DVH
Khái quát
Nội dung cơ bản Căn cứ theo chương trình kiểm toán, để xem xét chi tiết.
Nếu thấy rằng những rủi ro hay yếu kém thực sự tồn tại, sẽ phân tích cụ thể hơn để phát triển những phát hiện kiểm toán.
DVH
1
Khái quát
Xem xét đồng thời hai vấn đề:
Tính tuân thủ. Tính kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu.
DVH
Các vấn đề thường gặp
Cách thức nhà quản lý chứng minh cho hiệu quả,
năng suất hay tình hình sử dụng hàng hóa, dịch vụ. Sự thiếu diễn giải rõ ràng, dễ hiểu trong những văn bản, thông báo Năng lực và kinh nghiệm của nhân viên không phù
hợp với công việc được giao.
DVH
Các vấn đề thường gặp
Không kiểm soát hoặc điều phối được các hoạt động Sự chồng chéo kiểm tra và quản lý cùng một vấn đề. Việc sử dụng nguồn nhân lực lãng phí Cơ cấu tổ chức rườm rà, qua nhiều tầng nấc trung gian và huy động nhiều nhân viên.
DVH
2
Các vấn đề thường gặp
Sử dụng lãng phí các nguồn lực tài chính Các tiến trình hay phương pháp xử lý không hợp lý. Những thay đổi trong hoạt động không được cập nhật
DVH
Các kỹ thuật thực hiện kiểm toán
Phỏng vấn Lập và phân tích lưu đồ Phân tích số liệu Thực hiện các thử nghiệm So sánh kết quả và kế hoạch
DVH
Phỏng vấn
Mục tiêu:
So sánh giữa thực tế với quy định hoặc lý thuyết. Thu thập các sự việc
thực tế, các ý kiến của “người trong cuộc” Tạo quan hệ hợp tác
DVH
3
Phỏng vấn
Lập lịch trình phỏng vấn
Lịch trình phỏng vấn bao gồm những nội dung trọng tâm và một số câu hỏi cơ bản cần được thực hiện
Lịch trình này có thể thay đổi Câu hỏi được soạn tùy theo đối tượng phỏng vấn
DVH
Phỏng vấn
Bố trí sắp xếp lịch phỏng vấn
• Nên phỏng vấn tại nơi làm việc của người được phỏng vấn • Tránh thời điểm tâm lý người được phỏng vấn không thoải mái
hoặc dễ bị phân tâm
Phải sắp xếp trước Thời gian và địa điểm tùy thuộc theo sự thuận tiện của người được phỏng vấn
DVH
Phỏng vấn
Chuẩn bị trước cho buổi phỏng vấn Cho người được phỏng vấn biết mục đích và nội dung cơ bản của buổi phỏng vấn
Nếu muốn thu thập tài liệu nên thông báo trước Cho biết rằng trước cuộc phỏng vấn chỉ có kiểm toán viên và người được phỏng vấn
DVH
4
Phỏng vấn
Bắt đầu cuộc phỏng vấn
Có mặt tại địa điểm phỏng vấn sớm hơn một chút Tạo không khí thoải mái bằng một cuộc nói chuyện nhẹ nhàng Cho người được phỏng vấn biết rằng thông tin được bảo mật. Cởi mở, khách quan và lịch sự.
DVH
Phỏng vấn
Đặt câu hỏi
Nên đặt những câu hỏi dạng mở Tránh các dạng câu hỏi mang tính chất gài bẫy
DVH
Phỏng vấn
Ghi chép và biết cách nghe
Không nên ghi chép từng câu chữ Biết lắng nghe và thu thập được những thông tin chính xác Nên yêu cầu người được phỏng vấn nhắc lại những vấn đề chưa rõ ràng Nên chủ động chừa ra những khoảng thời gian ngắn, yên lặng để cả hai cùng suy nghĩ thêm.
DVH
5
Phỏng vấn
Kết thúc buổi phỏng vấn Phải kết thúc cuộc phỏng vấn trong phạm vi thời gian cho phép
Cuối buổi phỏng vấn, cần tổng hợp lại những điểm trọng yếu và đảm bảo rằng thông tin và tài liệu đã được thu thập đầy đủ và chính xác. Nói cảm ơn
DVH
Phỏng vấn
Sắp xếp và tổng hợp thông tin Sau khi kết thúc phỏng vấn, nên sắp xếp lại và ghi
chép một cách có hệ thống những thông tin, tài liệu thu thập được càng nhanh càng tốt. Gửi kết quả nội dung buổi phỏng vấn đó cho người được phỏng vấn
DVH
Phỏng vấn
Một cuộc phỏng vấn thất
bại khi: Không chuẩn bị chu đáo Thiếu kỹ năng phỏng vấn
DVH
6
Bài tập
Ghi nhận những điểm không đúng trong cuộc phỏng vấn
DVH
Lập và phân tích lưu đồ
Lưu đồ cung cấp
những thông tin liên quan sau: Hoạt động thực tế của đơn vị.
Sự cần thiết và hữu ích của những bước công việc trong quy trình xử lý nghiệp vụ
Sự hiệu quả, hữu hiệu của việc kiểm soát.
DVH
Lập lưu đồ
Những vấn đề cần lưu ý: Những hoạt động bao gồm nhiều công việc xử lý cần được phân tích thành các phần việc nhỏ hơn.
Phải cân đối giữa mức chi tiết và tổng thể Các ký hiệu phải sử dụng chính xác theo quy ước hoặc chú thích
DVH
7
Lập lưu đồ
Những vấn đề cần lưu ý (tiếp theo): Cần chỉ rõ các hoạt động kiểm soát, bao gồm cả đầu vào và đầu ra. Cần chú ý mô tả đầy đủ và đúng thứ tự của tiến trình xử lý công việc. Tất cả các tài liệu cần xác định kết thúc cuối cùng (lưu trữ, chuyển cho bên ngoài hoặc hủy bỏ).
DVH
Phân tích lưu đồ
Những vấn đề cần lưu ý: Các chứng từ chuyển đến các cá nhân/bộ phận không cần thiết Cách thức lưu chuyển kém hiệu quả hoặc không phù hợp với yêu cầu kiểm soát.
Những thông tin không được sử dụng, ghi chép. Lập kế hoạch và phân chia công việc không phù hợp.
DVH
Phân tích lưu đồ
Những vấn đề cần lưu ý (tiếp theo): Các trường hợp kiêm nhiệm nguy hiểm hoặc cơ cấu tổ chức không phù hợp. Thiếu hướng dẫn, tiêu chuẩn hay chính sách cần thiết.
Trang thiết bị, dụng cụ thiếu thốn hay dư thừa. . Yếu kém trong hệ thống báo cáo.
DVH
8
Bài tập
Phân tích lưu đồ của công ty Nam Việt
DVH
Phân tích số liệu
Bao gồm: Phân tích xu hướng và tỷ số
Phân tích dữ liệu Phân tích biến động Phân tích lợi ích – chi phí
DVH
Phân tích xu hướng và tỷ số
Về cơ bản, những tỷ số và xu hướng được sử dụng
trong giai đoạn thực hiện kiểm toán cũng tương tự như giai đoạn lập kế hoạch.
Điểm khác biệt là bây giờ kiểm toán viên đã tiếp cận với các thông tin chi tiết hơn nên có điều kiện phân tích sâu hơn.
DVH
9
Bài tập 3
Khi đọc Báo cáo tài chính năm nay, anh/chị nhận thấy số vòng quay hàng tồn kho sụt giảm lớn từ 8,2 vòng của năm ngoái chỉ còn 5,8 vòng của năm nay. Sau đây là các giải thích của các giám đốc:
Giám đốc kinh doanh cho rằng do không kiểm soát được tình hình dự trữ nguyên vật liệu và quy trình sản xuất kéo dài hơn bình thường.
Giám đốc sản xuất cho rằng tình hình kinh doanh không thuận lợi do cạnh tranh gay gắt trong ngành nên hàng bán chậm. Giám đốc tài chính cho rằng có nhiều mặt hàng lỗi thời không
bán được.
Yêu cầu Theo anh/chị, thủ tục phân tích nào sẽ giúp làm rõ được vấn đề đang nằm ở khâu nào trong quá trình hoạt động của đơn vị.
DVH
Phân tích dữ liệu
Phân phối tần suất Xem xét phân phối tần suất giúp nhận thấy tần suất
hay số lần xuất hiện của một giá trị trong các khoảng được xác định.
DVH
Bài tập 5
Số hồ sơ hoàn thành
tương ứng
Số ngày hoàn thành
Số hồ sơ hoàn thành tương ứng
Số ngày hoàn thành
2
6
14
4
15
3
3
7
16
2
4
8
17
3
4
9
18
2
11
10
19
3
23
11
20
2
28
12
Cộng
100
6
13
DVH
10
Phân tích bình quân
Kiểm toán viên thường sử dụng giá trị trung bình để
đánh giá tầm quan trọng của một giao dịch hay so sánh với tiêu chuẩn, chính sách được xác định. Việc sử dụng giá trị trung bình trong nhiều trường hợp
cần phải xem xét thêm độ lệch chuẩn (standard deviation).
DVH
Bài tập 5
Tính số ngày hoàn thành hồ sơ bình quân, độ lệch chuẩn và nêu nhận xét.
DVH
Phân tích biến động
Phân tích biến động (variance analysis) là phương pháp sử dụng để xem xét ảnh hưởng định lượng của các nhân tố đến kết quả. Biến động được chia thành biến động thuận lợi và biến động bất lợi Việc phân tích cần suy nghĩ sâu sắc vì biến động thuận lợi chưa chắc là tốt.
DVH
11
Bài tập 6
Phân tích biến động giá thành sản phẩm công ty X
DVH
Phân tích tương quan
Phân tích tương quan (correlation analysis) là nghiên cứu mối quan hệ giữa hai biến. Có 2 phương pháp:
Phân tích bằng biểu đồ Phân tích xu hướng tương quan
DVH
Phân tích biểu đồ
DVH
12
Bài tập 4
Lãi suất Chi phí lãi vay tương ứng (triệu đồng)
8% 75.210
9% 86.320
10% 101.600
11% 1.134.020
12% 118.020
DVH
Phân tích lợi ích – chi phí
Phân tích quan hệ lợi ích – chi phí được sử dụng để
đánh giá một thủ tục kiểm soát liệu có mang lại lợi ích lớn hơn chi phí bỏ ra cho nó hay không.
DVH
Phân tích lợi ích – chi phí
Lợi ích: Cái sẽ mất đi nếu không có các thủ tục kiểm soát cần thiết
Chi phí: Chi phí trực tiếp Các chi phí gián tiếp Các chi phí ngầm
DVH
13
Bài tập
Phân tích lợi ích và chi phí của đề xuất mua một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp thay vì sử dụng hệ thống theo dõi hiện nay trên excel.
DVH
Thực hiện các thử nghiệm
Các thử nghiệm nhằm thu thập bằng chứng cho cuộc
kiểm toán. Khẳng định các đánh giá ban đầu của kiểm toán viên về kiểm soát nội bộ
Tìm kiếm những hạn chế trong hệ thống. Xác định những số liệu về rủi ro hay những ảnh hưởng của chúng đến hoạt động.
DVH
Thực hiện các thử nghiệm
Quy trình thử nghiệm:
Xác định mục tiêu của thử nghiệm Xác định “chiến lược” thử nghiệm Xác định các thử nghiệm chi tiết sẽ thực hiện Thực hiện các thử nghiệm Sắp xếp các bằng chứng thu thập được Giải thích kết quả của thử nghiệm Xác định ảnh hưởng đến kết quả kiểm toán Xác định các công việc kế tiếp phải làm.
DVH
14
Thực hiện các thử nghiệm
Mục tiêu của thử nghiệm - Thử nghiệm sơ bộ: Là thử nghiệm hướng đến
việc tìm kiếm các vấn đề.
- Thử nghiệm mở rộng: Là việc kiểm nghiệm lại và đánh giá những ảnh hưởng của những vấn đề đã dự đoán.
DVH
Thực hiện các thử nghiệm
Xác định chiến lược thử nghiệm Xác định loại thử nghiệm nào sẽ thực hiện và điều kiện để thực hiện. - Phép thử Walk-through - Thử nghiệm kiểm soát (đánh giá sự yếu kém của KSNB) - Thử nghiệm cơ bản (phân tích nguyên nhân và đánh giá ảnh hưởng) - Thử nghiệm đôi
DVH
Thực hiện các thử nghiệm
Xác định thử nghiệm chi tiết sẽ thực hiện Ví dụ: Thử nghiệm nghiệp vụ bán chịu - Thử nghiệm chính sách bán chịu - Kiểm tra danh sách và dữ liệu của các khách
hàng
- Thực hiện khảo sát về sự hài lòng của các khách
hàng
- ….
DVH
15
Thực hiện các thử nghiệm
Thực hiện thử nghiệm Thực hiện theo kế hoạch và chương trình kiểm toán đã được lập. Tuy nhiên có thể thêm bớt thử nghiệm cho phù hợp.
DVH
Thực hiện các thử nghiệm
Sắp xếp các bằng chứng Hệ thống lại bằng chứng và đánh giá tính đầy đủ, đáng tin cậy và thích hợp với mục tiêu của thử nghiệm.
DVH
Thực hiện các thử nghiệm
Giải thích kết quả của thử nghiệm Thực chất là phân tích thực trạng
DVH
16
Thực hiện các thử nghiệm
Xác định ảnh hưởng của vấn đề đến mục tiêu thử nghiệm Xác định nguyên nhân từ thực trạng
DVH
Thực hiện các thử nghiệm
Xác định các công việc kế tiếp cần phải làm Cân nhắc có cần thực hiện thêm thử nghiệm bổ sung hay không.
DVH
Thực hiện các thử nghiệm
Các kỹ thuật Quan sát. Thực hiện lại thủ tục kiểm soát. Xác nhận từ bên thứ ba. Tham vấn chuyên gia có thể giúp thu thập bằng chứng về những vấn đề mang tính chuyên môn sâu.
Thử nghiệm trong vai trò khách hàng. Thăm dò ý kiến qua các bảng câu hỏi soạn sẵn…
DVH
17
Bài tập
Kiểm toán Nhà nước Việt Nam được giao nhiệm vụ đánh giá việc thực hiện chính sách bù lãi suất của Chính phủ.
Bạn hãy nêu các thử nghiệm có thể thực hiện
DVH
So sánh kết quả và kế hoạch
Cho phép kiểm toán viên: Kiểm tra các kế hoạch hiện tại liên quan đến khu vực kiểm toán
Đánh giá cách thức thực hiện Đánh giá kết quả thực tế có đạt được kế hoạch hay không.
Qua đó, giúp đánh giá trực tiếp năng lực triển khai kế hoạch hữu hiệu cũng như tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát quản lý.
DVH
Hệ thống kiểm soát quản lý
Moät quy trình vaän haønh
Moät cô caáu toå chöùc
Chieán löôïc
Laäp keá hoaïch
Döï toaùn
Baùo caùo vaø phaân tích
Ñieàu haønh vaø ñaùnh giaù
Quaù trình thuùc ñaåy caùc thaønh vieân thöïc hieän traùch nhieäm trong toå chöùc ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa toå chöùc.
DVH
18
Bài tập
Liệt kê những công việc cần làm khi so sánh thực tế và kế hoạch tại một công ty dệt may thuộc tập đoàn
DVH
Hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán được sử dụng để: Lưu trữ thông tin thu thập được Nhận dạng và chứng minh các vấn đề phát sinh trong suốt cuộc kiểm toán
Trợ giúp cho việc trao đổi với các cán bộ quản lý. Cung cấp cơ sở cho việc ra báo cáo Là “rào chắn phòng thủ” trong trường hợp những vấn đề, kết luận và đề xuất không được thừa nhận hay gặp rắc rối
Là cơ sở giúp cho người giám sát kiểm tra. Là cơ sở để đánh giá kỹ năng, năng lực của kiểm toán viên. Là nền tảng và là cơ sở tham chiếu cho việc kiểm tra, soát xét sau này.
DVH
Hồ sơ kiểm toán
Yêu cầu: Phải lập hồ sơ kiểm toán đầy đủ và chi tiết sao cho
kiểm toán viên khác hoặc người có trách nhiệm kiểm tra đọc sẽ hiểu được toàn bộ cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán phải ghi lại tất cả những lập luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xét đoán chuyên môn và các kết luận liên quan. Hồ sơ kiểm toán không thể và không phải thu thập tất
cả mọi tài liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán. Phạm vi và nội dung mỗi hồ sơ kiểm toán được lập tuỳ thuộc vào sự đánh giá của kiểm toán viên
DVH
19
Hồ sơ kiểm toán
Yêu cầu (tiếp theo):
Hồ sơ kiểm toán được lập theo mẫu biểu và qui trình kiểm toán do bộ phận kiểm toán hay đơn vị có bộ phận kiểm toán hoạt động đặt ra, quy định.
Kiểm toán viên có thể sử dụng các mẫu biểu, giấy tờ làm việc, các bảng phân tích và các tài liệu khác của đối tượng kiểm toán, nhưng phải bảo đảm rằng các tài liệu đã được lập một cách đúng đắn.
