Ỹ
Ổ
Ọ
Ứ K NĂNG T CH C Ộ Ề VÀ ĐI U HÀNH CÁC CU C H P
1
Ộ
N I DUNG CHÍNH
Vai trò của người tổ chức và điều hành
cuộc họp
Nguyên tác cơ bản khi tổ chức và điều
hành cuộc họp
Kỹ năng cần thiết của người tổ chức
và điều hành cuộc họp
Kỹ năng hiểu được người khác
2
Ủ
VAI TRÒ C A NG Ề
ƯỜ Ổ I T CH C Ọ Ộ
Ứ VÀ ĐI U HÀNH CU C H P
Đặc điểm
Đặc điểm chính của người tổ chức và điều hành cuộc họp -> đóng vai trò khoa học, khách quan, trung lập
Vai trò chính của người tổ chức và điều hành cuộc họp -> chuẩn bị và hướng dẫn quá trình trước, trong khi diễn ra cuộc họp
3
Ứ
Ủ
ƯỜ Ổ Ọ
Ộ
Ề
I T CH C VAI TRÒ C A NG VÀ ĐI U HÀNH CU C H P (TT)
Cần chuẩn bị trong sắp xếp và những
thoả thuận
Người tổ chức cần sắp xếp hoặc thoả thuận về
+ Mục tiêu ? + Thời gian và địa điểm ? + Thành phần ? + Nội dung ? + Tiến độ ?
Người điều hành cần sắp xếp hoặc thoả thuận về
4
+Thực hiện chương trình + Quản lý sự kiện diễn biến + Kỹ thuật và phương pháp được sử dụng …
Ộ
Ề
Ổ Ắ Ơ Ả NGUYÊN T C C B N TRONG T CH CỨ VÀ ĐI U HÀNH CU C H P Ọ
Trách nhiệm và cách làm
5
+ Có trách nhiệm làm cho moi người hiểu rõ mục tiêu cuộc họp; + Không nên dùng uy tín cá nhân để gây ảnh hưởng các thành viên khác + Nên có hội ý và thông nhất trong điều hành, không giải quyết vấn đề phát sinh một mình + Tạo môi trường mọi người cùng tham gia -> có nhiều ý tưởng hay + Làm đúng chức năng phần việc theo kế hoạch đã thống nhất + Không cho phép chỉ trích hoặc có phân biệt đối xử với những thành viên khác nhau …..
Ắ Ơ Ả Ề
Ộ
Ọ
Ổ NGUYÊN T C C B N TRONG T Ứ CH C VÀ ĐI U HÀNH CU C H P (TT)
1. Tuyên bố lý do - Giới thiệu
Nhiệm vụ chính khi điều hành
2. Khai mạc
3. Cung cấp chương trinh,yêu cầu
và phương pháp làm việc
4. Điều hành cuộc họp
- Bám sát CT (tránh lan man)
- Duy trì kỷ luật
- Hướng dẫn thảo luận
(chung/nhóm)
5. Đánh giá kết quả cuộc họp
6
6. Tổng kết và bế mạc
Ắ
Ệ
NGUYÊN T C LÀM VI C THEO NHÓM
+ Phát huy tính tích cực của các thành viên
+ Khuyến khích tất cả các thành viên trong nhóm có ý kiến riêng của mình
+ Nên giới hạn thời gian để mọi thành viên cùng tham gia
+ Cẩn thận lắng nghe các ý kiến đóng góp, không nên trả lời ngay khi chưa suy nghĩ kỹ
+ Chấp nhận các ý kiến khác nhau và biết gợi mở vấn đề cùng trao đổi
+ Không đưa nhiều ý kiến để áp đảo tinh thần các thành viên
+ Cần có thành viên ghi chép nội dung
7
+ Cần có thành viên trình bày kết quả ….
Ự
Ọ
Ệ
DUY TRÌ S THÍCH THÚ TRONG Ộ CU C H P VÀ LÀM VI C THEO NHÓM
1. Sử dụng giọng nói có hiệu quả
2. Kể các câu chuyện, giai thoại
20 CÁCH
3. Di chuyển trong khi nói
4. Thay đổi cách thuyết trình
5. Hình thức tài liệu
6. Két hợp BCV tham gia các chủ đề
7. Sử dụng các công cụ trực quan
8. Đặt câu hỏi
9. Tổ chức hoạt động theo nhóm nhỏ
10. Cá nhân hoá việc thuyết trình
8
(có sự tương tác)
Ự
Ọ
Ệ
DUY TRÌ S THÍCH THÚ TRONG Ộ CU C H P VÀ LÀM VI C THEO NHÓM (TT)
11. Nêu những ý nghĩ hài hước
12. Sử dụng các giao tiếp không lời
20 CÁCH
13. Sử dụng hỗn hợp các kỹ năng
14. Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm
15. Khuyến khich sự cạnh tranh
16. Vận dụng cách tiếp cận mới
17. Nêu bật vấn đề trong chủ đề
18. Giải quyết tình huống
19. Nghỉ giải lao -> hội ý
9
20. Hãy nhiệt tình …
Ế Ủ
Ỹ
K NĂNG C N THI T C A Ầ
ƯỜ Ề
NG
I ĐI U HÀNH
Kỹ năng hiểu người khác
Kỹ năng trình bày
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng truyền đạt thông tin
Kỹ năng lắng nghe
Kỹ năng đặt câu hỏi
Kỹ năng thuyết phục
Kỹ năng tổng hợp
Kỹ năng nhận phản hồi và cho phản
hồi
10
…
Ỹ
Ể
ƯỜ
K NĂNG HI U NG
I KHÁC
-Thích làm việc và tiếp xúc với mọi người
-Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi
-Hay nói và dẽ tiếp cận
-Cần nơi yên tĩnh
-Dễ kết bạn
-Ít bạn
-Thường nói thẳng
-Kín đáo, không dễ nói chuyện
-Hay nói ý nghĩ ra ngoài
-Suy nghĩ trước khi hành động
11
-Dễ nói về bản thân
-Nghĩ trước khi nói
Hướng ngoại Sức mạnh đến từ bên ngoài Hướng nội Sức mạnh nội tại
Ử Ụ
S D NG THÔNG TIN
CỤ THỂ Đánh giá thực tế KQ
KHÁI QUÁT Nhìn tổng thể
-Thực tế và khôn ngoan -Tuân thủ quy định, công việc chính xác và tỉ mỉ -Thích thể hiện công việc - Hay bị lôi cuốn bởi các hữu ích - Hay sử dụng nhiều phương pháp có sắn ….
-Có đầu óc tưởng tượng và tư duy -Không quan tâm nhiều quy định, thấy cái chung của sự vật hơn là chi tiết -Cho tương lai là quan trọng -Thích suy gẫm -Dễ bị lôi cuốn bởi tính sáng tạo -Ý tưởng và khả năng lý thú hơn …
12
Ị
Ế RA QUY T Đ NH
-QĐ do trái tim điều khiển
-Tình cảm là quan trọng
-Sự cảm thông hoà hợp là quan trọng
-Hay biểu lộ tình cảm
-Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầu
Tình cảm Lý trí
cá nhân
-làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bè
13
-Các quyết định KQ -Suy nghĩ hợp lý và KH -Có kỹ năng phân tích, yêu thích nguyên tắc -Ít khi thể hiện tình cảm -Thường có chứng kiến rõ ràng …..
Ạ Ộ HO T Đ NG
-Thích sắp đạt công việc trước
Linh động Kế hoạch
-Bảo đảm thời gian đúng KH
-Thích để mở và dễ dàng
-Có thể thay đổi những sắp đặt
-Dễ trì hoãn việc ra QĐ
-Làm việc chăm chỉ và đáng tin cậy
-Lập KH và tổ chức nề nếp -Làm việc chăm chỉ nhưng theo ngẫu hứng
-Thoải mái khi đã ra QĐ -Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt
14
-Hay vội vã -Thường ung dung
Ự
Ủ S KHÁC NHAU C A CÁC CÁ NHÂN
Hướng ngoại 75% Hướng nội 25%
Lấy sực mạnh từ đâu ?
Tiếp nhận thông tin như thế nào ? Khái quát 25% Cụ thể 75%
Xử lý thông tin như thế nào ? Lý trí 50% Tình cảm 50%
Tổ chức công việc như thế nào ?
15
Kế hoạch 50% Linh hoạt 50%
Ự
Ệ
Ể
HI U VÀ ĐÁNH GIÁ CAO S KHÁC BI T
Mỗi người có thiên hướng, cá tính và nhận
thức khác nhau
Vai trò của người tổ chức và điều hành không phải chấn chỉnh và sửa chữa, mà thừa nhận và sử dụng sự khác nhau của các thành viên
Sự khác biệt của các cá nhân tạo nên sự
cộng hưởng của tập thể, của nhóm
=> Hãy phát huy mặt mạnh của từng thành viên và tôn trọng cá tính của mỗi người …
16
ự
ả ơ ủ
ắ ể
ị ạ
Xin c m n s chú ý l ng nghe c a các v đ i bi u
17
