1
2
CHƯƠNG 2: QUÁ TRÌNH GHI CHÉP
Giới Thiệu Chương
§Các công ty sử dụng một bộ quy trình và sổ kế toán
để theo dõi dữ liệu của các giao dịch dễ dàng hơn
so với các báo cáo kế toán ởChương 1.
§Chương này giới thiệu và minh họa các quy trình và
ghi chép cơ bản.
3
MỤC TIÊU HỌC TẬP
4
MỤC TIÊU HỌC TẬP 1
MÔ TẢ TÀI KHOẢN, KHOẢN GHI NƠH, VÀ KHOẢN GHI C Ó ĐƯỢC DÙNG
ĐÊO GHI CHÉP CÁC GIAO DỊCH KINH TÊR NHUS THÊR N À O.
Tài Khoản
•Tài khoản là một ghi chép riêng biệt của kế toán về các khoản tăng, giảm
của một tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu cụ thể.
•Theo hình thức đơn giản nhất,+một tài khoản bao gồm ba phần:+(1)+Tên tài
khoản,+(2)+bên trái hoặc bên Nợ (Dr)+và (3)+bên phải hoặc bên Có (Cr.)
•Lưu ý: Bất cứ khi nào chúng ta đề cập đến một tài khoản cụ thể, chúng ta
phải viết hoa.
2
5
Khoản Ghi Nơf vag Khoản Ghi Có (MTHT1)
6
GHI NỢ, GHI CÓ ĐỐI VỚI TÀI SẢN VÀ NỢPHẢI TRẢ
MINH
HỌA
2.4
S
ôR duS bình thường tài khoản tài sản vad nơH phải tr
aO
❖Cả hai vế của phương trình cơ bản: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở
hữu phải luôn bằng nhau.
❖Khoản tăng và giảm Nợ phải trả được ghi chép ngược lại với khoản tăng
và giảm Tài sản.
❖Do đó, khoản tăng Nợ phải trả được ghi ở bên phải hoặc bên Có và giảm
Nợ phải trả được ghi ở bên trái hoặc bên Nợ.
❖Tài khoản Tài sản thường có số dư Nợ. Nghĩa là, khoản ghi Nợ tài
khoản tài sản cụ thể sẽ lớn hơn khoản ghi Có của chính tài khoản đó.
❖Tài khoản Nợ phải trả thường có số dư bên Có. Nghĩa là, khoản ghi Có
cho một tài khoản cu thể lớn hơn khoản ghi Nợ của chính tài khoản đó.
7
GHI NỢ, GHI CÓ ĐỐI VỚI VỐN CHỦ SỞHỮU
MINH
HỌA 2.6
S
ôR duS bình thường tài khoản vốn côO phần – phôO thol
ng
❖Các công ty phát hành Cổ phiếu –Phổ thông để đổi lấy khoản đầu tư của
chủ sở hữu vào công ty.
❖Khoản bên có làm tăng tài khoản Vốn Cổ Phần –Phổ Thông và khoản
bên nợ làm giảm tài khoản này.
❖Cần biết số dư bình thường trong tài khoản có thể giúp bạn tìm ra lỗi.
❖Tuy vậy, đôi khi số dư khác thường có thể là đúng.
8
GHI NỢ, GHI CÓ CÁC TÀI KHOẢN VỐN CHỦ SỞHỮU
MINH
HỌA
2.7
Ả
nh hưởng ghi nơH, ghi có vad sôR duS bình thường tài khoản lợi nhuạln giưs l
ại
❖Lợi nhuạŒn giư• lại là lợi nhuạŒn thuần được giư• lại trong doanh nghiẹŒp.
❖Nó đại diẹŒn cho phần vốn chu• sơ• hữu mà coŒng ty đa• tích lũy thoŒng qua
hoạt đọŒng kinh doanh có thê• mang lại lợi nhuạŒn cho doanh nghiẹŒp.
❖Khoản ghi có (lợi nhuạŒn thuần) làm ta‘ng tài khoản Lợi NhuạŒn Giư• Lại vag
khoản ghi nơf (cô• tức hoạ‘c lô• thuần) làm giảm nó
❖Vốn cổ phần thường, Lợi nhuận giữ lại và Nợ phải trả: Nguyên tắc áp
dụng vào bên nợ, bên có và số dư giống nhau
Lợi nhuận giữ lại (Retained Earnings)
3
9
GHI NỢ, GHI CÓ CÁC TÀI KHOẢN VỐN CHỦ SỞHỮU
MINH
HỌA
2.8
Ả
nh hưởng ghi nơH, ghi có vad sôR duS bình thường tài khoản côO tức
❖Cô• tức là khoản phaŒn phối cho các cô• đoŒng của coŒng ty.
❖Hình thức phaŒn phối phô• biến nhất là cô• tức bằng tiền.
❖Cô• tức làm giảm quyền của cô• đoŒng treŒn lợi nhuạŒn giư• lại. Khoản ghi nơf
làm ta‘ng tài khoản Cô• Tức vag khoản ghi có làm giảm nó.
❖Tài khoản này thường có sô” du• beŒn nơ.f
Cổ tức (Dividends)
10
GHI NỢ, GHI CÓ CÁC TÀI KHOẢN VỐN CHỦ SỞHỮU
HỌA
S
ôR duS bình thường - doanh thu vad chi phí
❖Mục đích của viẹŒc đạt được doanh thu là mang lại lợi ích cho các cô• đoŒng
của doanh nghiẹŒp. Khi mọŒt coŒng ty ghi nhạŒn doanh thu, vốn chu• sơ• hữu
ta‘ng leŒn.
❖Do đo”, ảnh hưởng của khoản ghi nơf vag khoản ghi có treŒn tài khoản doanh
thu cũng giống nhu• ảnh hưởng của chúng treŒn Lợi NhuạŒn Giư• Lại.
❖Chi phí có ảnh hưởng ngược lại. Chi phí làm giảm vốn chu• sơ• hữu.
Doanh thu (Revenue) và Chi phí (Expense
11
MỐI QUAN HỆ VỚI VỐN CHỦ SỞHỮU
giư" lại trong
doanh nghiẹ%p
12
TÓM TẮT QUY TẮC GHI NỢ/GHI CÓ
HỌA
Tóm
tắt quy tắc ghi nợ/ghi có
❖Bản tóm tắt các quy tắc ghi nơf/ghi có vag ảnh hưởng đối với từng
loại tài khoản sẽ giúp bạn hiểu các nguyeŒn tắc co• bản của hẹŒ
thống kê” toán kép.
4
13
BÀI THỰC HÀNH! 1 | Sô” Du• Tài Khoản
KẾ HOẠCH HÀNH ĐỌlNG
•Xác định các loại tài khoản cần thiết. Ju- lie sẽ cần tài khoản tài
sản cho từng loại tài sản đầu tuS vào doanh nghiẹlp vad tài khoản nơH
phải traO cho bất kyd khoản nơH nào phát sinh.
•Hiểu các loại tài khoản vốn chuO sơO hữu. Chỉ có Vốn CôO Phần - PhôO
olng sẽ cần đến khi Julie bắt đầu kinh doanh. Các tài khoản vốn
chuO sơO hữu khác sẽ cần sau này.
Julie Loeng vừa thueŒ mạ‘t bằng trong mọŒt trung taŒm mua sắm.
Trong khoŒng gian này, coŒ ấy sẽ mơ• mọŒt tiẹŒm làm tóc có teŒn là
“Hair It Is.” MọŒt người bạn đa• khuyeŒn Julie thiết lạŒp mọŒt bọŒ sô•
sách kê” toán theo bút toán kép đê• ghi chép tất cả các giao dịch
kinh tê” của coŒ ấy.
Hãy xác định các tài khoản phản ánh tình hình tài chính mà Julie
có thê• sẽ cần đê• ghi chép các giao dịch cần thiết đê• mơ• doanh
nghiẹŒp của mình. Cho biết sô” du• bình thường của mỗi tài khoản là
sô” du• nơf hay sô” dư có.
14
MỤC TIÊU HỌC TẬP 2
CHO BIẾT NHẠlT KYR ĐƯỢC SƯO D Ụ NG NHUS THÊR N À O TRONG QUÁ
TRÌNH GHI CHÉP
HỌA
Quy
trình ghi chép
15
SỔNHẬT KÝ
❖Các coŒng ty trước hết ghi chép giao dịch theo thư” tưf thời gian
(thư” tưf mà chúng xảy ra). Vì vạŒy, sôO nhạlt kyR được gọi là sô•
của bút toán gốc.
❖Đối với mỗi giao dịch, sô• nhạŒt ky” cho thấy ảnh hưởng ghi nơf,
ghi có treŒn các tài khoản cụ thê•.
❖Các coŒng ty có thê• sư• dụng các loại sô• nhạŒt ky” khác nhau,
nhu•ng mọi coŒng ty đều sư• dụng sô• nhạŒt ky” co• bản nhất, là sô•
nhạŒt ky” chung.
1. Nó là no•i thê• hiẹŒn tất cả ảnh hưởng của mọŒt giao dịch.
2. Nó cung cấp các ghi chép theo thời gian của các giao
dịch.
3. Nó giúp giúp nga‘n ngừa hoạ‘c xác định vị trí sai sót vì sô”
tiền ghi nơf vag ghi có cho mỗi bút toán có thê• dê• dàng so
sánh.
16
GHI SỔNHẬT KÝ
Giả sử: vào ngày 1/9, các cô• đoŒng đa• đầu tu• €15,000 bằng tiền vào
coŒng ty đê• đổi lấy cô• phiếu phô• thoŒng vag So byte đa• mua thiết bị máy
tính với gia” €7,000 bằng tiền.
1
Ng
ày của giao dịch.
5
C
ọ%t có tie%u đê* “Tham Chiếu” được đê- trống
2
T
e%n tài khoản nơ1.
khi
ghi bút toán nhạ%t ky2. Cọ%t này được sư- dụ
ng
sau
này khi các bút toán nhạ%t ky2 được chuyển
đ
ến các tài khoản rie%ng biẹ%t.
3
T
e%n tài khoản có.
4
Gi
ải thích ngắn gọn vê* giao dịch
.
5
17
BÚT TOÁN GIẢN ĐƠN VÀ BÚT TOÁN PHỨC TẠP
vBút toán giản đơn: Là bút toán chỉ liên quan đến 2 tài khoản,
một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có.
vBút toán phức tạp: Là bút toán có liên quan từ ba tài khoản
trở lên.
vDạng chuẩn yêu cầu tất cả các khoản ghi Nợ được ghi trước
các khoản ghi Có.
Giả sư•: vào ngày 1/7, Butler Shipping mua mọŒt chiếc xe tải giao hàng gia”
£14,000, tra• ngay £8,000 bằng tiền vag chấp nhạŒn tra• chạŒm sô” còn lại £6,000.
18
BÀI THỰC HÀNH! 2 | Ghi Chép Hoạt Động Kinh Doanh
KẾ HOẠCH HÀNH ĐỌlNG
• Hiểu những hoạt đọlng nào cần được ghi chép vad hoạt đọlng nào
kholng. Bất kyd điều gid có ảnh hưởng kinh têR đều neln được ghi
chép trong nhạlt kyR.
• Phaln tích ảnh hưởng của các giao dịch đến tài khoản tài sản, nơH
phải traO vad vốn chuO sơO hữu.
Là chu• tịch vag cô• đoŒng duy nhất, Julie Loeng tham gia vào các
hoạt đọŒng sau
đaŒy trong viẹŒc thành lạŒp thẩm mỹ viẹŒn của mình, Hair It Is.
1. Mơ• mọŒt tài khoản ngaŒn hàng với teŒn Hair It Is vag gửi €20,000
của chính coŒ ấy vào tài khoản này đê• đổi lấy cô• phiếu phô• thoŒng.
2. Mua thiết bị tra• chạŒm (trong 30 ngày) với tổng gia” trị là €4,800.
3. Phỏng vấn 3 ứng vieŒn cho vị trí chuyeŒn vieŒn làm đẹp.
Các sô• kê” toán nào mà Hair It Is neŒn dùng đê• ghi chép 3 hoạt
đọŒng này? LạŒp các bút toán đê• ghi chép các nghiẹŒp vụ.
19
MỤC TIÊU HỌC TẬP 3
GIẢI THÍCH SỔ TÀI KHOẢN VÀ CHUYỂN SỔ GIÚP CHO QUÁ TRÌNH GHI
CHÉP NHƯ THẾ NÀO.
HỌA
S
ôR cái tài khoản, noSi bao gồm tất cả các tài khoản của colng ty
20
HỆTHỐNG TÀI KHOẢN
vLiệt kê các tài khoản và số hiệu tài khoản để xác định vị
trí của chúng trong sổ cái.
vCách đánh số: Hẹl thống đánh sôR xác định các tài khoản
thường bắt đầu bằng tài khoản thuọlc báo cáo tình hình
tài chính vad tiếp theo là tài khoản thuọlc báo cáo kết quả
hoạt đọlng.
vSố lượng tài khoản: Phụ thuộc vào số lượng mong
muốn trong quản lý chi tiết.
vCác công ty để lại những khoảng trống để cho phép
chèn các tài khoản mới khi cần thiết trong quá trình hoạt
động của doanh nghiệp.