Bài giảng Quan hệ công chúng: Chương 6 - Trường ĐH Kinh tế Quốc dân

Tài liệu này trình bày Chương 6 của học phần Quan hệ công chúng, tập trung vào lĩnh vực quản trị sự kiện. Chương này giới thiệu các kiến thức cơ bản và chuyên sâu về bản chất, quy trình lập kế hoạch cũng như các yếu tố quyết định trong tổ chức sự kiện.

Tài liệu này dành cho sinh viên, giảng viên các chuyên ngành Quan hệ công chúng, Marketing, Quản trị sự kiện và các chuyên gia đang nghiên cứu, làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và truyền thông.

Chương 6 về Quản trị sự kiện thuộc học phần Quan hệ công chúng cung cấp một cái nhìn toàn diện về hoạt động tổ chức sự kiện. Nội dung bắt đầu bằng việc làm rõ bản chất của quản trị sự kiện, định nghĩa sự kiện như một nghi lễ, buổi biểu diễn hoặc chương trình đặc biệt với mục đích xã hội, văn hóa hay kinh doanh, nhấn mạnh tính độc đáo và khả năng tương tác. Chương cũng nêu bật các đặc điểm của sự kiện như được lên kế hoạch, có kịch bản rõ ràng, mang lại trải nghiệm độc đáo và khả năng kết hợp các hoạt động nghệ thuật, giải trí. Vai trò của tổ chức sự kiện trong chiến lược PR được phân tích, bao gồm khả năng thu hút sự chú ý của công chúng mục tiêu, trở thành công cụ hiệu quả đạt mục tiêu PR, góp phần xây dựng văn hóa tổ chức và thể hiện sức mạnh truyền thông. Các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức sự kiện cũng được trình bày, bao gồm việc đặt mục tiêu cụ thể, xác định đối tượng, thông điệp, xây dựng kế hoạch chi tiết, vai trò của nhân lực và ngân sách. Ngoài ra, tài liệu liệt kê các loại hình sự kiện phổ biến như họp báo, hội nghị, hội thảo, hội chợ triển lãm, hội nghị khách hàng, sự kiện gây quỹ, tôn vinh, lễ kỷ niệm và các sự kiện đặc biệt khác. Tiếp theo, chương trình bày chi tiết năm bước cơ bản trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện: phân tích và hình thành mục tiêu, hình thành ý tưởng, lên kế hoạch cụ thể, triển khai tổ chức và cuối cùng là kiểm tra, đánh giá để rút kinh nghiệm. Phần quan trọng khác là các quyết định liên quan đến tổ chức sự kiện, bao gồm việc xác định danh sách khách mời, lựa chọn thời gian tổ chức dựa trên các yếu tố như chu kỳ thời tiết, khả năng tham dự của khách mời, tính mùa vụ của sản phẩm và tránh trùng lắp với các sự kiện khác, cùng với việc cân nhắc ngày trong tuần phù hợp với từng loại hình sự kiện. Việc lựa chọn địa điểm cũng được phân tích kỹ lưỡng, cần phù hợp với nội dung kịch bản, đối tượng tham gia, bầu không khí mong muốn, loại hình sự kiện và ngân sách. Cuối cùng, chương đề cập đến việc thiết kế không gian sự kiện và các hoạt động chuyên biệt khác như hoạt động vui chơi giải trí (có diễn viên), quay phim chụp ảnh và tổ chức tiệc, góp phần tạo nên sự thành công và dấu ấn cho từng sự kiện.