Bài giảng Quan hệ công chúng: Chương 3

CHƯƠNG 3

PR NỘI BỘ

MỤC TIÊU BÀI HỌC

01 Hiểu được thực chất và vai trò của PR nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp

04 Hiểu rõ và thực hiện đúng các quy trình tổ chức các sự kiện nội bộ

02 Hiểu được nhiệm vụ và phương pháp truyền thông nội bộ tổ chức

05 Hiểu được chức năng, vai trò và nội dung của việc xây dựng văn hóa tổ chức

03 Thực hiện nguyên tắc và yêu cầu khi xây dựng văn hóa giao tiếp trong tổ chức

CÓ HAI NHÓM CÔNG CHÚNG

1. Công chúng nội bộ của tổ chức: Nhóm này bao gồm tất cả các thành viên của tổ chức đó. Họ có mối quan hệ mật thiết với nhau, ảnh hưởng lẫn nhau để thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu chung của tổ chức.

2. Công chúng bên ngoài tổ chức: Nhóm này bao gồm rất nhiều các nhóm công chúng có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức và doanh nghiệp. Đó là: Khách hàng, nhà đầu tư, giới truyền thông, giới công quyền, nhà phân phối, nhà cung cấp,…

“Trong ấm, ngoài êm” “Trong ấm, ngoài êm” TẠI SAO PHẢI PR NỘI BỘ? “Tu thân, tề gia, trị quốc, bình thiên hạ” “Tu thân, tề gia, trị quốc, bình thiên hạ”

1. THỰC CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA PR NỘI BỘ

THỨ NHẤT PR nội bộ (Internal PR) là mối quan hệ công chúng cực kỳ quan trọng, quyết định sự thành bại trong hoạt động của mọi tổ chức

THỨ HAI PR nội bộ là phương thức giao tiếp nội bộ của tổ chức

THỨ BA PR nội bộ là chức năng quản lý của một tổ chức, nhằm thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhóm công chúng và thành viên trong nội bộ tổ chức, trên cơ sở đó hoàn thành tốt nhất mục tiêu và đảm bảo sự thành công của tổ chức đó.

PHÂN CẤP NHÓM TRONG TỔ CHỨC PHÂN CẤP NHÓM TRONG TỔ CHỨC

NHÀ QUẢN TRỊ CẤP CAO - CEO Nhóm này bao gồm các thành viên của hội đồng quản trị, thành viên trong ban giám đốc công ty

CÁC NHÀ QUẢN TRỊ TRUNG GIAN Nhóm này bao gồm các nhà quản trị cấp chi nhánh, phòng, ban, đơn vị trực thuộc công ty

NGƯỜI LAO ĐỘNG TRỰC TIẾP Nhóm này bao gồm đông đảo những người lao động trực tiếp, họ là đối tượng quản lý trong công ty

CÁC MỐI QUAN HỆ CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC

MỘT LÀ

HAI LÀ

BA LÀ

Mối quan hệ giữa Mối quan hệ trong nội bộ Mối quan hệ giữa của từng nhóm công lãnh đạo và nhân các đơn vị chức TRONG TỔ CHỨC CÓ NHỮNG MỐI QUAN HỆ NÀO? chúng: lãnh đạo với lãnh viên năng trong cùng đạo, nhân viên với nhân tổ chức viên,…

NHIỆM VỤ CỦA PR NỘI BỘ

Xác định mục tiêu của hoạt động PR nội bộ Tổ chức thực hiện và kiểm tra

Xây dựng kế hoạch thực hiện chương trình PR nội bộ

XÂY DỰNG MỤC TIÊU PR – SMART

Specific: Rõ ràng, cụ thể

Measurable: Đo lường được

Achievable: Khả thi

Realizable: Thực tế

Timetable: Có thời hạn

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH PR NỘI BỘ

Xác định nội dung các công việc cần tiến hành

01

Kinh phí cần thiết cho các hoạt động,…

Phương thức thực hiện từng công việc

05

02

03

04

Thời gian tiến hành từng công việc

Phân cấp quản lý và người chịu trách nhiệm các công việc

VAI TRÒ CỦA PR NỘI BỘ VAI TRÒ CỦA PR NỘI BỘ Xét ở ba khía cạnh Xét ở ba khía cạnh

Thứ ba: Đối với việc xây dựng văn hóa của tổ chức, doanh nghiệp

Thứ nhất: Đối với việc thực hiện mục tiêu chiến lược của một tổ chức

Thứ hai: Đối với việc xây dựng uy tín, thương hiệu của một tổ chức, doanh nghiệp

ĐỐI VỚI VIỆC THỰC HIỆN MỤC TIÊU CHIẾN LƯỢC ĐỐI VỚI VIỆC THỰC HIỆN MỤC TIÊU CHIẾN LƯỢC CỦA TỔ CHỨC CỦA TỔ CHỨC

1

4

3

2

Là cơ sở để các tổ chức, doanh nghiệp thu hút và giữ được nhân tài; tạo ra nguồn nội lực quan trọng nhất cho sự phát triển bền vững.

Giúp cho tất cả thành viên trong tổ chức hiểu được sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức mình. Từ đó xác định được nghĩa vụ và trách nhiệm của mình đối với tổ chức

Xây dựng được nề nếp quản trị doanh nghiệp dựa trên cơ sở nhân văn, hiểu biết và tin cậy lẫn nhau, tạo ra những giá trị văn hóa truyền thống

Xây dựng được mối quan hệ tình cảm thân thiện và tốt đẹp trong nội bộ doanh nghiệp. Từ đó tạo ra động lực cho các thành viên cống hiến hết mình cho tổ chức

=> GÓP PHẦN THỰC HIỆN CHIẾN LƯỢC PR CỦA TỔ CHỨC

NHỮNG YẾU TỐ XÂY DỰNG THƯƠNG HIỆU NHỮNG YẾU TỐ XÂY DỰNG THƯƠNG HIỆU

6. Xây dựng thương hiệu bằng văn hóa tổ chức

1. Xây dựng thương hiệu bằng sản phẩm

YẾU TỐ NÀO XÂY DỰNG NÊN THƯƠNG HIỆU? YẾU TỐ NÀO XÂY DỰNG NÊN THƯƠNG HIỆU?

2. Xây dựng thương hiệu bằng dịch vụ

5. Xây dựng thương hiệu bằng truyền thông hình ảnh

4. Xây dựng thương hiệu bằng yếu tố con người

3. Xây dựng thương hiệu bằng hệ thống phân phối

PR VỚI XÂY DỰNG THƯƠNG HIỆU

Theo các chuyên gia về PR, trong các yếu tố xây dựng nên Theo các chuyên gia về PR, trong các yếu tố xây dựng nên thương hiệu, yếu tố con người là quan trọng nhất thương hiệu, yếu tố con người là quan trọng nhất

Mặt khác, quan hệ nội bộ cũng ảnh hưởng mạnh mẽ đến cách nhìn nhận đánh giá uy tín và hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp trong con mắt của công chúng bên ngoài tổ chức đó.

Con người với ba yếu tố căn bản là: nhận thức, kỹ năng và thái độ. Thái độ của con người, ý thức và trách nhiệm của họ được hình thành và phát triển tùy thuộc vào hiệu quả của hoạt động quan hệ công chúng nội bộ mang lại

PR VỚI XÂY DỰNG VĂN HÓA TỔ CHỨC

Đặc biệt, xây dựng văn hóa của doanh nghiệp chính là xây dựng các giá trị trong mối quan hệ giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp

Thông qua PR nội bộ, doanh nghiệp hình thành nên sự thống nhất về mục tiêu, tạo ra động lực bên trong, đồng tâm hiệp lực để xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Xây dựng văn hóa của tổ chức là quá trình xây dựng và gìn trị giữ những giá truyền thống. Điều đó ảnh hưởng mạnh mẽ đến tư tưởng nhận thức và hành vi ứng xử của các thành viên

CÁC KỸ THUẬT CHỦ YẾU CỦA PR NỘI BỘ

1 Truyền thông nội bộ

2 Giao tiếp nội bộ

3 Tổ chức sự kiện PR nội bộ

4 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

Truyền thông nội bộ là quá trình cung cấp thông tin giúp mọi người hiểu rõ hơn về tổ chức của mình, về nhiệm vụ của mình và cách thức ứng xử phù hợp với những giá trị văn hóa truyền thông của tổ chức và doanh nghiệp đó.

NHIỆM VỤ CỦA TRUYÊN THÔNG NỘI BỘ

Khích lệ, động viên và thi đua: Tấm gương, các phong trào, hoạt động xã hội

Tuyên truyền và giáo dục: Đường lối, chính sách, pháp luật, truyền thống

Xây dựng mối quan hệ nội bộ

Cung cấp thông tin: nhiệm vụ công tác từng thời kỳ, thay đổi chính sách và bộ máy

CÁC PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

Các phương tiện in ấn

Các bảng thông báo

Mạng internet nội bộ

Phim ảnh, tài liệu về tổ chức

Đài truyền thanh nội bộ

Các cuộc họp và giao ban

● Tổ chức bộ máy và nhân sự của công ty

● Sản phẩm hàng hoá dịch vụ kinh doanh

● Truyền thống và các thành tựu đạt được

● Nhiệm vụ và kế hoạch trong từng thời kỳ

● Các sáng kiến và giải pháp cải tiến

● Tấm gương người tốt việc tốt

● Các hội nghị và thảo luận khoa học

● Các hoạt động văn hóa, thể thao, kỷ niệm

● Các chương trình tài trợ, từ thiện

● Các văn bản pháp luật mới

NỘI DUNG CỦA TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

GIAO TIẾP NỘI BỘ

KHÁI NIỆM

Giao tiếp nội bộ là một quá trình con người trao đổi thông tin với nhau để hiểu nhau và ứng xử cho phù hợp với chức năng công việc và hoàn cảnh nhất định

CÁC HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP

Giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên

Giao tiếp giữa lãnh đạo với nhau

Giao tiếp giữa các nhân viên với nhau

Giao tiếp giữa các đơn vị chức năng với nhau

MỤC TIÊU GIAO TIẾP NỘI BỘ

Mối đoàn kết thống nhất trong nội bộ

Sự quan tâm đến các vấn đề chung của công ty đối với các thành viên

Niềm tin vào tương lai, sự phát triển bền vững của công ty

Khả năng cống hiến &phát huy năng lực của mỗi cá nhân

Sự tin cậy và tôn trọng giữa lãnh đạo và nhân viên

Hình ảnh của công ty, của lãnh đạo và đồng nghiệp trong tình cảm của các thành viên…

NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP NỘI BỘ

TÍNH MỤC ĐÍCH Giao tiếp hướng tới những mục tiêu nhất định; không giao tiếp theo lối tự do, tùy tiện và thiếu trách nhiệm; phù hợp với từng mối quan hệ

TÍNH THÂN THIỆN

Giao tiếp phải xây dựng được mối quan hệ tin cậy và thân thiện trong nội bộ tổ chức

TÍNH TỔ CHỨC Giao tiếp theo đúng chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ được giao; chấp hành và tôn trọng những nội quy và cam kết của công ty

TÍNH CHUẨN MỰC Giao tiếp trên cơ sở tôn trọng quy định của pháp luật; tuân theo những chuẩn mực văn hóa, lịch thiệp

GIAO TIẾP CHÍNH THỨC

Là giao tiếp mang tính công vụ, cần thực hiện đúng nghi thức, độ chuẩn hóa của thông tin phải cao (mít tinh, hội họp, tổng kết, thi đua…)

GIAO TIẾP KHÔNG CHÍNH THỨC

Là giao tiếp mang tính cá nhân, không quan trọng về nghi thức, dựa trên mối quan hệ tình cảm của các (thăm hỏi, nói chủ thể chuyện, giao văn lưu nghệ…).

Tiếp xúc trực tiếp, mặt đối mặt: Trao đổi, hội họp, thăm hỏi, trình bày vấn đề, chất vấn trực tiếp,…

GIAO TIẾP TRỰC TIẾP

Được thực hiện thông qua các phương tiện gián tiếp: thư từ, điện thoại, email, chat, fax…

GIAO TIẾP GIÁN TIẾP

PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP NỘI BỘ

Giao tiếp bằng ngôn ngữ nói

Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết

Giao tiếp bằng tín hiệu phi ngôn ngữ

Giao tiếp thông qua ngoại hình

TỔ CHỨC SỰ KIỆN NỘI BỘ

Sự kiện nội bộ góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ công ty. Đồng thời đó cũng là cách thức thu hút sự chú ý và tranh thủ tình cảm của dư luận xã hội, mang lại lợi ích cho tổ chức và công ty đó.

Cách thức tổ chức sự kiện rất phong phú và đa dạng, phản ánh nhiều mối quan hệ trong công ty. Việc tiến hành tổ chức các sự kiện cũng do nhiều bộ phận thực hiện.

CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN NỘI BỘ

Tổ chức các đại hội & hội nghị

Các hoạt động gặp mặt giao lưu nội bộ

Tổ chức các lễ kỷ niệm, đón nhận danh hiệu

Các hoạt động văn nghệ, thể dục thể thao

Các hoạt động tài trợ và từ thiện nội bộ

Tổ chức lễ phát động và tổng kết phong trào thi đua

YÊU CẦU KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN NỘI BỘ YÊU CẦU KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN NỘI BỘ

Phải có ý tưởng hay Xác định đúng nhóm công chúng thu hút Mục tiêu phải được xác định rõ ràng Thiết kế chương trình, nội dung phải cụ thể, chi tiết

Đánh giá và rút kinh nghiệm tổ chức

Chuẩn bị hậu trường phải chu đáo tới từng khâu công việc

Coi trọng công tác kiểm tra và điều chỉnh kịp thời Có các phương án khác nhau, kể cả phương án dự phòng

XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

Văn hóa doanh nghiệp hình thành theo chặng đường phát triển của doanh nghiệp, nó không đơn thuần là văn hóa kinh doanh, văn hóa giao tiếp trong doanh nghiệp mà sự tổng hòa hội tụ của tất cả các yếu tố tạo nên giá trị vô hình không thể trộn lẫn với bất kỳ doanh nghiệp nào