08/ 09/ 2012
1
Chương 3:
Quản lý tổng thể dự án
1
3.1. Quản lý tổng thể dự án
3.1.1 Xác định các nội dung trong QLDA
3.1.2 Xác định thành phần tham gia dự án
3.1.3 Xác định vai trò của các thành phần
2
Xác định nội dung
3.1.1 Xác định nội dung
Phạm vi dự án
Thời gian
Chi phí
Chất lượng
QL Nhân lực
QL Giao tiếp
QL Rủi ro
QL Mua sắm, thuê mướn Product
Process
Project
People
4P
3
Xác định thành
phần tham gia dự án
–Người tài trợ dự án (PS-
Project Sponsor).
–Người quản lí dự án (PM-
Project Manager)
– Ban lãnh đạo (Senior
Mangement)
–Tổ dự án (PT - Project
team).
–Khách hàng
–Các nhóm hỗ trợ
3.1.2 Xác định thành phần
4
Vai trò của các thành phần tham gia dự án:
Người tài trợ cho dự án
–Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án,
quyết định cho dự án đi tiếp hay cho dừng (thất bại)
giữa chừng.
–Bổ nhiệm người quản lí dự án.
–Thiết lập các mục tiêu nghiệp vụ của dự án và
đảm bảo rằng những mục tiêu này được đáp ứng.
–Ký các hợp đồng pháp lí.
3.1.3 Vai trò của các thành phần
5
Vai trò của các thành phần tham gia dự án: Người
quản lý dự án
–Hoàn thành dự án.
–Hiểu yêu cầu của khách hàng.
–Quản lí dự án để hoàn thành các mục đích và mục tiêu
đã đề ra.
–Báo cáo hiện trạng dự án cho người tài trợ dự án và
những đơn vị liên quan.
–Xác lập và tổ chức đội hình thực hiện dự án.
–Đảm bảo chất lượng và nội dung của tất cả sản phẩm
bàn giao.
–Quản lí mọi thay đổi của dự án.
–Quản lí và kiểm soát kế hoạch dự án, tài nguyên, chất
lượng và chi phí.
6
3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt)
08/ 09/ 2012
2
Vai trò của các thành phần tham gia dự án: Tổ
dự án
–Hỗ trợ cho PM để thực hiện thành công dự án.
Bao gồm những người vừa có kỹ năng (skill) và năng
lực (talent).
–Cung cấp thông tin để lập kế hoạch thực hiện dự
án, các công việc phải làm, các sản phẩm chuyển
giao, và các ước lượng.
–Hoàn thành các công việc như được xác định
trong bản kế hoạch dự án.
–Báo cáo hiện trạng cho người quản lí dự án.
–Xác định những thay đổi.
7
3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt)
Vai trò của các thành phần tham gia dự án:
Khách hàng
–Thụ hưởng kết quả dự án.
–Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án.
–Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án.
–Hỗ trợ cho tổ dự án đủ thông tin để đảm bảo
thành công.
–Nghiệm thu và ký nhận sản phẩm bàn giao.
8
3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt)
Vai trò của các thành phần tham gia dự án:
Thành công phụ thuộc vào yếu tố con người.
9
3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt)
Lập ma trận trách nhiệm
Công việc
Tên
Công việc
X
Công việc
Y
Công việc
Z
...
Ng Văn AAAA
Lê thị BP I R
Cao văn CI P I
Vũ văn DC R N
Phạm văn ER R N
Trần thị FR C P
A (Approving): Xét duyệt P (Performing): Thực hiện
R (Reviewing): Thẩm định I (Informing): Báo cho biết
C (Contributing): Đóng góp N (No)
10
3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt)
3.2.1 Xác định mục đích và mục tiêu dự án
3.2.2 Xây dựng tài liệu phác thảo dự án (SOW -
Statement of Work)
3.2.3 Tài nguyên dự án
3.2.4 Các mốc thời gian quan trọng
3.2.5 Chất lượng
3.2.6 Kết luận
3.2. Lập kế hoạch chiến lược
và lựa chọn dự án
11
Xác định mục đích và mục tiêu
–Mục đích (Goals) là những mô tả dự án sẽ đạt tới
cái gì. Mục đích nói chung không đo được.
–Mục tiêu (Objectives) là các tập hợp con (có thể đo
được) của mục đích.Việc đạt tới một mục tiêu sẽ
nói lên rằng việc đạt tới mục đích tổng thể của dự
án đã đi đến mức nào.
3.2.1 Xác định mục đích & mục tiêu (tt)
C¸ c môc tiªu
§ éi dù ¸ n
12
08/ 09/ 2012
3
Xác định mục đích và mục tiêu
–Ví dụ:Dự án xây dựng cầu
oMục đich: Xây dựng một cái cầu hiện đại qua sông
Trà Khúc giữa cầu Trường Xuân và cầu Trà Khúc 1
trong khoảng thời gian và trong phạm vi ngân sách.
oCác mục tiêu hỗ trợ cho mục đích này:
Cầu chở được xe ô tô có tải trọng tối đa 15 tấn
Trọng lượng cầu cần nhẹ hơn 20% so với các cây cầu hiện nay
có cùng chiều dài
Tuổi thọ của cầu phải đảm bảo trên 50 năm
Đảm bảo cho 4 làn xe ô tô chạy, 2 làn xe máy, 2 làn người đi bộ
Kinh phí cấp phát 5 triệu đô la
Cầu sẽ xây xong trước ngày 2 tháng 9 năm xxxx.
v.v...
3.2.1 Xác định mục đích và mục tiêu (tt)
13
Xác định mục đích và mục tiêu
–Ví dụ:Đề án TH hoá QLHC Nhà nước, 2001-
2005
oMục đích: Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin
điện tử của Đảng và Chính phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu
quả điều hành của Chính phủ.
oCác mục tiêu dự án
Nâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủ
Đào tạo tin học cho lực lượng cán bộ viên chức trong các cơ quan
quản lý nhà nước
Xây dựng các cở sở dữ liệu quốc gia
Kinh phí: 1000 tỉ đồng
Thời gian: hoàn thành trong 5 năm, từ 2001 - 2005
3.2.1 Xác định mục đích và mục tiêu (tt)
14
Tài liệu phác thảo dự án (SOW - Statement of
Work): gồm các nội dung sau
–Đề cương dự án: nêu vấn đề để cấp trên hoặc khách hàng chấp
nhận
– Nghiên cứu khả thi: chứng minh rằng dự án có thể thực hiện được
về mặt kinh tế -kỹ thuật.Mục đích là được cấp trên hoặc khách
hàng thông qua
– Tài liệu yêu cầu: làm rõ các yêu cầu, trên cơ sở đó mới có thể ước
lượng được chi phí và thời gian.
– Danh sách rủi ro để dự phòng, đối phó
–Đề xuất:ước lượng ban đầu về thời hạn, giá thành, sản phẩm
3.2.2 Tài liệu phác thảo dự án
15
Là tài liệu đầu tiên nhằm phác thảo nên một dự
án để thuyết phục cấp trên hoặc khách hàng xem
xét để đi đến một dự án.
Nội dung: nhấn mạnh vào lợi ích có thể có,
Không đi sâu vào kỹ thuật, không đi sâu vào tính
khả thi (vì không phải là lúc quyết phải đầu tư
như thế nào), dự toán có thể không chính xác.
Cần lưu ýrằng khi viết đề cương thì ta đang
đứng với vai trò người đầu tư, nhưng trên thực tế
thì người xây dựng đề cương rất có thể là người
đang nhằm sau này sẽ là người thực hiện dự án
này.
Đề cương dự án
16
Đề cương dự án (tt)
Mẫu đề cương của một dự án
Tên dự án
Đơn vị chủ trì
Các căn cứ
Căn cứ pháp lý
Tình hình: nhiệm vụ liên
quan đến dự án, hiện trạng (về thiết
bị, tổ chức con người, quy trình, phần
mềm, thông tin), yêu cầu…)
Tính cần thiết của dự án
Mục tiêu
Phạm vi
Nội dung
Chức năng cần đạt được
Hạng mục cần thực hiện
Mô tả hiệu quả dự kiến
Hiệu quả nghiệp vụ
Hiệu quả kinh tế - xã hội
Dự toán sơ bộ và lịch trình
sơ bộ
Kết luận:Về lợi ích, khả
năng thực hiện và kiến nghị cấp
trên cho triển khai dự án
Các phụ lục: Làm rõ thêm
dự án nhưng không để trong dự
án làm rối.
17
Mục tiêu của nghiên cứu khả thi là chứng minh tính khả thi
của dự án để thuyết phục người đầu tư hoặc lãnh đạo đầu tư triển
khai dự án.
Phân biệt dự án khả thi và hồ sơ (tài liệu) nghiên cứu khả thi.
–Hồ sơ nghiên cứu khả thi làm rõ công việc có nên làm hay
không và có làm được hay không (khả thi) về các phương
diện kinh tế, kỹ thuật.Nếu được thì chi phí bao nhiêu và lợi
ích ra sao. Hồ sơ nghiên cứu khả thi xem căn cứ pháp lý,
tính cần thiết của dự án, mục tiêu phạm vi là đã được nêu và
được chấp thuận.
–Dự án khả thi sẽ bao gồm một phần nội dung như ở đề
cương dự án ví dụ tên, đơn vị chủ trì (đơn vị phối hợp), kinh
phí, thời hạn, cơ sở pháp lý, tình hình hiện tại, sự cần thiết,
mục tiêu, phạm vi của dự án và hồ sơ nghiên cứu khả thi.
Nghiên cứu khả thi
18
08/ 09/ 2012
4
Nghiên cứu khả thi (tt)
Mẫu HS nghiên cứu khả thi của một dự án
Đặt vấn đề
Hiện trạng và yêu cầu
Một số giải pháp kỹ
thuật
Chức năng
Giải pháp kiến trúc
Giải pháp môi trường
Đánh giá các giải pháp
về mặt kỹ thuật và tài chính
(có thể trình bày đan xen
trong trình bày giải pháp)
Lựa chọn giải pháp tối
ưu đồng thời chỉ ra tính khả
thi về kỹ thuật
Tính khả thi về tổ chức
Đưa ra phương thức tổ chức
triển khai thông qua đó thể hiện
tính khả thi
Cũng có thể dự kiến lịch
trình triển khai
Khả thi về tài chính (chi phí):
Không phải nêu trong hồ sơ
vì chi phí sẽ được cấp trên hoặc
đơn vị chủ trì quyết định.Về
nguyên tắc người lập hồ sơ là cung
cấp thông tin về chi phí chứ không
thể quyết định
Tuy nhiên phải lập dự toán
Kết luận
Phụ lục (nếu cần thiết)
19
Nếu như đề cương dự án và nghiên cứu khả
thi để thuyết phục đầu tư thì tài liệu yêu cầu
nhằm cho người sử dụng và người phát triển.
Mục đích:
–Xác nhận yêu cầu với khách hàng.
–Chuẩn bị cho người phân tích và thiết kế hệ
thống.
–Làm tài liệu kiểm thử.
Tài liệu cần viết rõ ràng, sử dụng thuật ngữ
nghiệp vụ.
Tài liệu yêu cầu
20
Mẫu hồ sơ tài liệu yêu cầu
Giới thiệu chung: giới
thiệu về nhiệm vụ, tổ chức, lịch
sử phát sinh vấn đề, môi trường
Mục tiêu của dự án
Các ràng buộc
Mô tả các chức năng chính
và tính năng
Các yêu cầu khác: tần suất
giao dịch, khối lượng thông tin
xử lý, người sử dụng thông tin,
Đầu vào: nêu các dữ liệu
đầu vào. Có thể chưa đầy đủ và
cần khảo sát thêm.
Đầu ra: xác định các thông
tin cung cấp cho khách hàng,
các báo cáo, các tài liệu, tương
tác với các hệ thống khác
Ảnh hưởng:sự thay đổi về
tổ chức hay nghiệp vụ khi triển
khai hệ thống
Tài liệu yêu cầu (tt)
21
Rủi ro khách quan
Rủi ro chủ quan
Rủi ro là điều không thể tránh khỏi:
–Phòng ngừa hơn là chữa trị.
–Đánh giá rủi ro theo thời kỳ trong suốt vòng đời dự án.
–Kết hợp chặt chẽ một quy trình liên tục về xác định rủi
ro, phân tích, quản lý và rà xét.
–Không đi quá giới hạn và kết thúc không chính xác.
–Mức hợp lý của quản lý rủi ro chuẩn sẽ không tốn
những nỗ lực vô lý.
Danh sách rủi ro
22
Rủi ro dự án là mối đe doạ cho kế hoạch dự án: cá
nhân (nhân viên, tổ chức), tài nguyên, khách hàng, và
những yêu cầu và ảnh hưởng của chúng.
Rủi ro nghiệp vụ là mối đe doạ khả năng tồn tại
của sản phẩm được xây dựng.
–Thị trường
–Chiến lược
–Quản lý
–Ngân sách
Rủi ro kỹ thuật là mối đe doạ chất lượng và tính
đúng đắn của sản phẩm được sản xuất.Rủi ro kĩ thuật
được tìm ra trong thiết kế, cài đặt, giao diện, sự kiểm
tra, và vấn đề bảo trì.
Danh sách rủi ro (tt)
No Tên rủi ro Xác xuất
Xảy ra
Mức độ ảnh
hưởng Theo dõi Biện pháp
giảm nhẹ …
1.
2.
…
n.
23
Ước lượng
–Thời gian
–Giá thành
–Sản phẩm
Đề xuất
Product
Process
Project
People
4P
24
08/ 09/ 2012
5
Trang thiết bị, phụ kiện.
Nguồn lực.
3.2.3 Tài nguyên dự án
25
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc
Kế hoạch
Mốc thời gian quan trọng:
–Mốc thời gian hoàn thành công việc
–Mốc thời gian bắt đầu một công việc
1987
2002
2000
1998
1992
3.2.4 Các mốc thời gian quan trọng
26
3.2.4 Các mốc thời gian quan trọng (tt)
M1
Mn
Mn-1
…
M3
M2
27
Milestone
3.2.5 Chất lượng
1987
2002
2000
1998
1993
1992
Mục đích
Phương pháp luận
Chất lượng
Chuẩn hóa
Công cụ
Vậy thế nào là chất lượng của một sản phẩm?
Đo chất lượng như thế nào?
Làm thế nào để có một sản phẩm chất lượng?
Chất lượng” là một
trong những yếu tố quan
trọng mà NSD đánh giá
hệ thống thông tin.
28
3.2.6 Kết luận
Xác định các thành phần và vai trò của các thành
phần tham gia dự án.
–Con người quyết định sự thành công.
Định hướng là điều sống còn cho hoàn thành mọi
công việc.
Cách tốt nhất là bắt đầu dự án bằng:Mục đích,
mục tiêu.
Quản lý dự án cần chính thức hoá chúng bằng văn
bản gọi là tài liệu phát thảo dự án.
29