Bài 6: Chức năng kiểm soát
NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 117
BÀI 6 CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Tổng quan về kiểm soát Hình thức kiểm soát Quy trình kiểm soát
Khái niệm kiểm soát
Bản chất của kiểm soát
Vai trò của kiểm soát
Hệ thống kiểm soát
Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát
Xét theo phương thức kiểm soát
Xét theo quá trình hoạt động
Xét theo phạm vi của kiểm soát
Xét theo tần suất của quá trình hoạt động
Xác định mục tiêu, nội dung
và tiêu chuẩn kiểm soát
Xác định chủ thể, hình thái,
công cụ và kỹ thuật kiểm soát
Giám sát đo lường hoạt động
Đánh giá kết quả hoạt động
Điều chỉnh sai lệch
Đưa ra sáng kiến đổi mới
Mục tiêu
Bài này sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về chức năng kiểm soát - một
trong những chức năng cơ bản của quản lý. Cụ thể sau khi đọc bài này và làm các bài tập
tình huống, sinh viên có thể:
Hiểu khái niệm kiểm soát.
Hiểu được những đặc điểm cơ bản của hệ thống kiểm soát - thước đo cho phép nhà
quản lý đánh giá tính hiệu quả của tổ chức trong hoạt động quản lý.
Nắm được những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát.
Hiểu được quy trình kiểm soát và có thể thực hiện được quy trình kiểm soát đối với
những hoạt động nhất định.
Hiểu, có khả năng sử dụng các công cụ kiểm soát nói chung, kiểm soát thời gian,
kiểm soát tài chính và kiểm soát chất lượng.
Bài 6: Chức năng kiểm soát
118 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213
Tình huống dẫn nhập
Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều
Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam đã công bố Dự thảo phát triển
giáo dục Việt Nam giai đoạn 2009-2020. Nhằm nâng cao chất lượng
đội ngũ giáo viên, một trong những biện pháp Bộ đề ra là tổ chức
cho sinh viên đánh giá giảng viên. Đến thời điểm hiện nay, nhiều
trường đại học tại Việt Nam đã tổ chức cho sinh viên đánh giá công
tác giảng dạy của giảng viên. Cách thức mà các trường thường thực
hiện đó là xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá, tổ chức đánh giá
khi kết thúc môn học mà giáo viên giảng dậy. Mục tiêu của Bộ Giáo
dục và Đào tạo và các trường đại học khi tiến hành “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của
giảng viên” là để thu thập thông tin từ sinh viên - “những khách hàng” về quá trình giảng dạy của
giảng viên, những thông tin thu thập được sẽ là cơ sở để các giảng viên điều chỉnh nội dung, phương
pháp giảng dạy của mình, là cơ sở để trường điều chỉnh công tác giảng dạy và biết được kết quả làm
việc của giảng viên - “những nhân viên” của trường, từ đó phục vụ cho công tác nhân sự của trường.
Để đánh giá, các trường xây dựng một bảng hỏi gồm các tiêu chí đánh giá và gửi tới các sinh
viên khi kết thúc môn học. Các tiêu chí đánh giá thường xoay xung quanh những vấn đề như:
Thời gian giảng dậy của giảng viên, tài liệu mà giảng viên cung cấp cho sinh viên, các nội dung
kiến thức có đúng theo đề cương hay không, giảng viên có chuẩn bị bài giảng tốt hay không,
giảng viên truyền đạt bài giảng rõ ràng, dễ hiểu, cuốn hút, mức độ sinh viên được tham gia thảo
luận, các thức kiểm tra, đánh giá của giảng viên và các tiêu chí khác. Trong bảng hỏi còn có các
câu hỏi mở để sinh viên có thể bày tỏ quan điểm của mình về chất lượng giảng dậy.
Việc “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên” đã làm phát sinh nhiều ý kiến, quan
điểm trái chiều. Những ý kiến ủng hộ cho rằng, thông qua công việc này giảng viên sẽ nhận kết quả
nhận xét để tham khảo, nhìn lại cách truyền giảng của mình và cải tiến, nếu thấy cần thiết. Đối với
các trường, khi thấy khi thấy giảng viên được sinh viên đánh giá không tốt nhà trường sẽ có cách xử
lý phù hợp, từ đó sẽ giúp nâng cao chất lượng đào tạo. Sinh viên nhận xét, nêu nguyện vọng về giảng
viên chính là cách để bảo vệ quyền lợi chính đáng của họ, đây là một việc thể hiện tính dân chủ trong
nhà trường.
Các ý kiến phản đối thì cho rằng đây không phải là một việc hợp lẽ thường. Sinh viên có thể sẽ đánh
giá mang tính chất cảm tính, cho điểm theo ý thích. Kết quả là các thầy cô có phong cách nhẹ nhàng,
vui vẻ, cho điểm dễ dãi, thậm chí cho đọc chép... dễ đạt điểm cao hơn các thầy hay đòi hỏi học trò
phải động não và cho điểm chặt chẽ, sát, đúng. Những ý kiến phản đối cũng cho rằng đây là một hình
thức “dân chủ” trái chiều, không cần thiết, lãng phí và có thể gây tác hại, và do vậy các trường đại
học cần có hình thức khác để kiểm soát chất lượng đào tạo hơn là để sinh việc sinh viên đánh giá
chất lượng giảng dậy của giảng viên.
1. Với mục tiêu tăng cường chất lượng giáo dục, bạn ủng hộ hay phản đối việc sinh
viên đánh giá chất lượng giảng dậy của giáo viên, Tại sao?
2. Nếu ủng hộ, các trường đại học cần làm gì để tăng hiệu quả công việc đánh giá này.
3. Nếu phản đối, các trường đại học cần có hình thức kiểm soát khác như thế nào để
tăng cường chất lượng giáo dục.
Bài 6: Chức năng kiểm soát
NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 119
Chức năng kiểm soát là một trong bốn chức năng quản lý mà nhà quản lý phải thực hiện.Trong
một môi trường luôn biến động, việc thực hiện chức năng kiểm soát là bắt buộc đối với nhà quản
lý. Thực hiện tốt chức năng kiểm soát, nhà quản lý sẽ có được thông tin về việc thực hiện công
việc của nhân viên, nắm bắt được những thay đổi trong thực tế so với kế hoạch và từ đó có các
điều chỉnh phù hợp. Mặt khác, việc thực hiện chức năng kiểm soát cũng là một cách thức hiệu
quả để cho nhân viên có động lực trong việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra, hướng tới một kết
quả cao nhất.
6.1. Tổng quan về kiểm soát
6.1.1. Khái niệm, vai trò của kiểm soát
6.1.1.1. Khái niệm kiểm soát
Kiểm soát là chức năng quan trọng của nhà quản lý
nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng
đang diễn ra trong một tổ chức.
Tính chất quan trọng của kiểm soát được thể hiện ở cả
hai mặt. Một mặt, kiểm soát là công cụ quan trọng để
nhà quản lý phát hiện ra những sai sót và có biện pháp
điều chỉnh. Mặt khác, thông qua kiểm soát, các hoạt
động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh. Thường
thường, người ta chỉ nhấn mạnh đến ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai sót) của kiểm soát
vì cho rằng mọi hoạt động đều không tránh khỏi sai sót và kiểm soát là bước cuối
cùng để hạn chế tình trạng này. Điều đó đúng, nhưng chưa đủ, vì trong thực tế, kiểm
soát có tác động rất mạnh đến các hoạt động. Một công việc, nếu không có kiểm soát
sẽ chắc chắc nảy ra nhiều sai sót hơn nếu được theo dõi, giám sát thường xuyên. Điều
đó khẳng định rằng kiểm soát không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt
động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản lý (từ lập kế hoạch đến tổ
chức lãnh đạo). Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình
liên tục về thời gian và bao quát về không gian. Nó là yếu tố thường trực của nhà quản
lý ở mọi lúc, mọi nơi.
Như vậy, chức năng quản lý của hoạt động kiểm soát là giám sát, đo lường và chấn
chỉnh việc thực hiện nhằm để đảm bảo rằng các mục tiêu của tổ chức và các kế hoạch
vạch ra để đạt tới các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành. Nhiều nhà quản lý,
đặc biệt là ở cấp thấp thường cho rằng trách nhiệm đầu tiên đối với thực hiện kiểm
soát thuộc về các nhà quản lý cấp cao, còn họ thường quan tâm nhiều đến việc thực thi
kế hoạch. Đôi khi, do quyền lực của nhà quản lý cấp cao và trách nhiệm tổng hợp của
họ, việc kiểm soát cấp cao nhất và các cấp phía trên được nhấn mạnh tới mức mà mọi
người cho rằng ở các cấp dưới chỉ cần công việc kiểm soát ít mà thôi. Mặc dầu quy
mô của việc kiểm soát thay đổi theo cấp bậc của các nhà quản lý, nhưng tại mọi cấp,
các nhà quản lý đều phải có trách nhiệm đối với việc thực thi các kế hoạch, và do đó
kiểm soát là một chức năng quản lý cơ bản ở mọi cấp.
Từ nhận định trên, có thể khái quát rằng: Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh
giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch.
Như vậy, kiểm soát gắn liền với quá trình giám sát nhưng đồng thời cũng sẽ chỉ ra
những biện pháp cần thiết để khắc phục những sai lệch của kế hoạch.
Bài 6: Chức năng kiểm soát
120 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213
6.1.1.2. Vai trò của kiểm soát
Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường
Trong thực tế, việc kiểm soát có tác động rất mạnh tới các hoạt động. Một công việc
nếu không có kiểm soát sẽ chắc chắn nảy ra nhiều sai sót hơn nếu được theo dõi, giám
sát thường xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm soát không chỉ là giai đoạn cuối
cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản
lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo). Kiểm soát cũng không phải là hoạt động
đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian. Nó là yếu
tố thường trực của nhà quản lý ở mọi nơi, mọi lúc.
Thông qua hoạt động kiểm soát nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng
diễn ra trong xã hội, về các cấu thành cụ thể của xã hội với các mục đích đã được dự
tính, về các hành vi của công dân, cơ quan, tổ chức đối chiếu với các quy định pháp
luật về đánh giá xem các hành vi đó có phù hợp với quy định pháp luật hay không, từ
đó có thể đưa ra được các quyết định quản lý sáng tạo và có hiệu quả.
Ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý
Trong hoạt động quản lý, chức năng kiểm soát có
một ý nghĩa rất quan trọng. Nhiều nhà quản lý cho
rằng, kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát
và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ
chức và các thành viên trong việc thực hiện các
hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Tuy nhiên, kiểm soát không có nghĩa là chỉ phản
ứng lại những sự kiện sau khi đã xảy ra. Kiểm soát
cũng có nghĩa là giữ cho tổ chức theo đúng định hướng và dự kiến các sự kiện có thể
xảy ra. Kiểm soát quan tâm đến khuyến khích người lao động tập trung vào những vấn
đề quan trọng của tổ chức, làm việc cùng nhau để khai thác các cơ hội có thể giúp tổ
chức hoạt động tốt hơn. Thực hiện chức năng này cũng có nghĩa là phải đánh giá hoạt
động đã làm và so sánh với kế hoạch đã đề ra và điều chỉnh để hoạt động đi vào đúng
quỹ đạo.
Đảm bảo thực thi quyền lực của các nhà quản lý
Nhờ chức năng này, các nhà quản lý có thể kiểm soát được những yếu tố sẽ ảnh hưởng
đến sự thành công của tổ chức. Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm soát có
nghĩa là nhà quản lý đã bị vô hiệu hóa, hệ thống có thể bị lái theo hướng không mong
muốn. Quá trình kiểm soát cho phép nhà quản lý giám sát hoạt động đang diễn ra
trong tổ chức, đặt nền tảng quan trọng cho quá trình ra quyết định.
Trong quá trình quản lý, ủy quyền cho cấp dưới là một vấn đề quan trọng và luôn làm
cho các nhà quản lý lo lắng. Nếu xây dựng được hệ thống kiểm soát có hiệu quả thì
việc ủy quyền sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn.
Hoàn thiện các quyết định quản lý
Kiểm soát là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý. Kiểm soát
thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án;
tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ
quản lý đã và đang sử dụng để đưa hệ thống tới mục tiêu của mình.
Bài 6: Chức năng kiểm soát
NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 121
Giảm thiểu các chi phí trong quá trình quản lý
Kiểm soát đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao và chi phí thấp.
Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý
muốn. Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm soát
cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm
trọng để mọi hoạt động của hệ thống được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới
Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm soát khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định
sự thành công của tổ chức. Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục
đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong hệ thống.
Đồng thời, kiểm soát giúp các nhà quản lý cải tiến lại mọi hoạt động của hệ thống
thông qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho hệ thống. Ví dụ, kiểm soát góp
phần tạo nên những sáng kiến mới về sản phầm nhờ việc xem xét khả năng đáp ứng
của doanh nghiệp đối với nhu cầu của người tiêu dùng; nêu yêu cầu đổi mới một cơ
cấu bộ máy quản lý không còn phù hợp với thực trạng phát triển của tổ chức; gợi ý
một hình thức phân phối thu nhập mới đáp ứng hơn lợi ích của các thành viên trong tổ
chức… Chính yếu tố này của kiểm soát làm cho quản lý trở thành quá trình liên tục
với những sự hoàn thiện và đổi mới không bao giờ ngừng. Chúng ta khó và không thể
cưỡng lại được sự thay đổi, lại càng không thể lờ chúng đi. Vấn đề là chúng ta có thể
và cần kiểm soát những thay đổi đó sao cho có hiệu quả nhất và tìm kiếm những
nguồn lợi từ bối cảnh do những thay đổi đó tạo ra.
6.1.2. Bản chất của Kiểm soát
6.1.2.1. Kiểm soát là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động
Thông thường, cơ chế kiểm soát trong quản lý được xây dựng theo nguyên tắc của hệ
thống phản hồi thường thấy trong các hệ thống vật lý, sinh học và xã hội học (Hình 6.1).
Hệ thống này trình bày việc kiểm soát dưới một quan niệm toàn diện và hiện thực hơn
là khi ta chỉ xem xét nó đơn thuần như vấn đề thiết lập các tiêu chuẩn, đo lường kết
quả thực hiện, và điều chỉnh các sai lệch. Các nhà quản lý tiến hành đo lường kết quả
thực hiện thực tế, so sánh kết quả đo lường này đối với các tiêu chuẩn, rồi xác định và
phân tích những sai lệch. Nhưng sau đó, để thực hiện những sự điều chỉnh cần thiết,
họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình
này nhằm để đi tới kết quả mong muốn.
Hình 6.1. Vòng liên hệ ngược của kiểm soát
Cơ chế xác định sai lệch trong kết quả hoạt động như ở trên của hệ thống kiểm soát
được thực hiện trong một thời gian dài nhưng đã bộc lộ nhiều khiếm khuyết như:
So sánh thực tại với
các tiêu chuẩn
Đo lường
kết quả thực tế
Xác định các sai
lệch
Kết quả thực tế
Xây dựng
chương trình
điều chỉnh
Thực hiện
điều chỉnh
Phân tích các
nguyên nhân
sai lệch
Kết quả mong
muốn