Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 3

Chương 3 QUẢN TRỊ THÔNG TIN

GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN BM: QTKD – Marketing Email: tieuloan.nguyen@gmail.com

Nội dung

Quản lý văn thư điện tử

Chính sách quản trị thông tin

Quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu

Chính sách quản trị thông tin

Các giải pháp về quản trị thông tin ?

3.1. Chính sách quản trị thông tin

Thông tin là gì? Thông tin gồm những loại nào? Thực hiện quản trị thông tin trong tổ chức là quản trị những lĩnh vực nào? Cho các ví dụ?

3.1.1.1. Khái niệm thông tin

i

a v , i

ạ o

l

n â h p

,

i

m ệ n

i

á h K . 1 . 1 . 3

n i t g n ô h t a ủ c ò r t

Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thức liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với môi trường.

i

3.1.1.2. Phân loại thông tin Phân loại theo dạng thức thông tin

a v , i

ạ o

l

n â h p

,

Thông tin tham khảo và thư viện

i

m ệ n

i

Dữ liệu chưa được cấu trúc

á h K . 1 . 1 . 3

n i t g n ô h t a ủ c ò r t

Dữ liệu đã được cấu trúc

i

3.1.1.2. Phân loại thông tin Phân loại theo hình thức truyền thông tin

a v , i

ạ o

l

n â h p

,

Bằng lời

i

m ệ n

i

Qua Internet

á h K . 1 . 1 . 3

n i t g n ô h t a ủ c ò r t

Không lời

i

a v , i

3.1.1.2. Phân loại thông tin (tt) Phân loại theo xuất xứ của thông tin

ạ o

l

Thông tin bên ngoài vào doanh nghiệp

n â h p

,

i

m ệ n

Thông tin từ cơ quan ra ngoài

i

Thông tin trong nội bộ doanh nghiệp

á h K . 1 . 1 . 2

n i t g n ô h t a ủ c ò r t

i

a v , i

3.1.1.2. Phân loại thông tin (tt) Phân loại theo tính chất pháp l{ của thông tin

ạ o

l

n â h p

,

i

m ệ n

i

Chính thức

Không chính thức

á h K . 1 . 1 . 2

n i t g n ô h t a ủ c ò r t

3.1.1.2. Phân loại thông tin (tt) Phân loại theo cấp quản l{

Ngang

Chéo

: Thông tin từ trên xuống : Thông tin từ dưới lên : Thông tin ngang

Thông tin được xem là một loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kz tổ chức nào. Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài lực và các nguồn lực hữu hình khác.

3.1.1.3. Vai trò của thông tin

3.1.2. Vai trò của quản trị thông tin

3.1.2.1. Khái niệm về quản trị thông tin

Kiểm soát, loại bỏ

Tập hợp, tạo mới

Lập kế hoạch

Phương thức

Tổ chức; sử dụng

Phổ biến

3.1.2. Vai trò của quản trị thông tin

Quản trị thông tin là việc một cơ quan sử dụng các phương thức để xử lý một cách có hiệu quả các thông tin liên quan đến các công việc hoạt động của cơ quan, đơn vị.

2.1.2.1. Khái niệm về quản trị thông tin

3.1.2.2. Các lĩnh vực quản trị thông tin

Quản trị nguồn thông tin

Quản trị công nghệ thông tin

Quản trị xử l{ thông tin

Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách

• Sẵn sàn, thuận tiện • Khai thác tối đa nguồn tin • Chính xác, tin cậy, toàn

diện, nhất quán • Duy trì chất lượng • Yêu cầu về bảo mật thông

tin

• Nhấn mạnh hiệu quả xử l{

thông tin

3.1.3. Các nguyên tắc quản trị thông tin

3.1.4. Tổ chức thực hiện quản trị thông tin

Quản trị thông tin cần chú { những yêu cầu gì? Quy trình tổ chức công tác thông tin?

3.1.4.1. Những yêu cầu chung

Nguyên tắc quản trị thông tin

Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin mà họ cần cho công việc Tài sản thông tin được khai thác tối đa Chất lượng thông tin phải được duy trì Thông tin được sử dụng trong lĩnh vực công nghệ thông tin phải chính xác, đáng tin cậy, được cập nhật thường xuyên, toàn diện và nhất quán

Nguyên tắc quản trị thông tin

Đặt hiệu quả cao trong công tác quản trị thông tin Nhấn mạnh vai trò của việc lưu trữ thông tin Nhấn mạnh việc quản l{ thông tin bằng Công nghệ thông tin

Thu thập

Xác định nhu cầu thông tin

thông tin

Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin

Phân tích và xử lý thông tin

Cung cấp phổ biến thông tin

Lưu trữ và bảo quản thông tin

3.1.4.2. Quy trình tổ chức công tác thông tin

- Để thu thập thông tin phải xác định các thông tin

nào tổ chức đang cần

- Các nguồn thông tin luôn đa dạng nhưng không phải

lúc nào tổ chức cũng cần đến

Xác định nhu cầu thông tin

Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin

Nguồn thông tin của tổ chức thường được phân loại: - Thông tin từ bên ngoài vào tổ chức và từ tổ

chức ra ngoài ( Quá trình xử l{ văn bản đến và đi)

- Thông tin truyền đạt giữa các phòng ban

chức năng

Thông tin giữa các phòng ban chức năng

Thông tin giữa các phòng ban

Các TP thường rất ngại NV chuyển thông tin cho bộ phận khác mà bản thân họ không biết. Nhiều NV thích vượt mặt TP để chuyển thông tin cho bộ phận khác hay cấp trên của TP mình.

Những yêu cầu cụ thể

Yêu cầu về bằng chứng thông tin

Phản hồi thông tin (feedback)

Đảm bảo việc nhận thông tin (comfirm)

Quản l{ thông tin đầu vào

Những yêu cầu cụ thể

Tránh các lỗi quản l{ hồ sơ

Phần mềm hỗ trợ các công tác lưu trữ

Chú { yêu cầu về bảo mật thông tin

Đưa ra những quy định chung

Các quy định xử lý thông tin thường được áp dụng trong doanh nghiệp

- Đối với thông tin quan trọng, người gửi phải đảm bảo người nhận đã nhận được thông tin

- Giao nhận giấy tờ phải có bằng chứng giao

nhận

- Sau khi nhận thông tin, tiến hành xử l{ sau 30 phút, trường hợp khẩn, xử l{ trong ngày đó

Các phương pháp xử lý thông tin

Vào sổ văn bản đến

Chuyển văn bản đến bộ phận cần

Yêu cầu người nhận k{ vào sổ VB đến

Thông tin từ bên ngoài vào

Ký nhận

Ghi chú

STT Ngày nhận văn bản

Số ký hiệu văn bản

Tên loại văn bản

Trích yếu nội dung

Cơ quan gửi văn bản

Nơi nhận hay người nhận

Ngày tháng năm ban hành văn bản

Mẫu sổ quản lý văn bản đến

Mẫu giao diện phần mềm quản lý văn bản đến

Nhân viên nhận mail

Ghi nội dung mail vào sổ công văn đến

In mail làm 2 bảng (1 lưu hồ sơ, 1 chuyển cho người nhận)

Người nhận k{ vào sổ công văn đến

Xử lý thông tin bằng mail (mail quan trọng)

Thông tin từ cơ quan ra ngoài

- Lưu trữ bằng chứng chuyển giao (phiếu

- Vào sổ công văn quản l{ văn bản đi

Ghi chú

Nơi nhận văn bản

Tên loại và trích yếu

Số ký hiệu văn bản

Đơn vị lưu văn bản

Họ tên chức vụ người ký

STT Ngày tháng năm ban hành văn bản 2

chuyển phát nhanh)

Tham khảo sự vận động của các loại hình thông tin

Truyền đạt bằng lời

Dư luận, tin tức

VP tập đoàn

Đến

Đi

L/đạo tập đoàn

Quần chúng

Quyết định

Thông báo

Công văn

Nghị quyết

Kế hoạch

Tờ trình

Công văn

Đề án

Đến

Đi

VP Cty

Dư luận, tin tức

Truyền đạt bằng lời

Xử lý

Lãnh đạo công ty

Các đơn vị

Lưu trữ

Quản lý văn thư điện tử

E-mail, là một hệ thống chuyển nhận thư từ qua các mạng máy tính.

3.2.1. Thư điện tử là gì?

3.2.2. Phân loại và xử lý sơ bộ thư điện tử

Phân loại và xử lý sơ bộ

2.2.3. Quy định xử lý văn thư điện tử

- Ngày 03/12/2008,

thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg về việc sử dụng hệ thống thư điện tử trong cơ quan nhà nước.

Tên, chức danh của người nhận

Lời chào mở đầu

ư h t i

ờ

l

Nội dung thư

Lời chào kết

Chữ ký

Tái bút (nếu có)

ả r t c ắ t n ê y u g N

i

. 4 . 2 . 2

ử t n ệ đ

Cấu trúc một thư điện tử đơn giản Khi nhận được Email , trả lời ngày nếu có đầy đủ thông tin theo yêu cầu. Nếu chưa có đủ thông tin cũng gửi thư thông báo đã nhận được mail và sẽ sơm liên lạc lại.

2.2.5. Những lỗi cần tránh khi sử dụng thư điện tử - Hình thức và văn phong cẩu thả

- Tiêu đề không rõ ràng, không chữ k{

- Không dùng chữ viết tắt, viết dài dòng, lang mang

- Không sử dụng chữ in hoa khi viết mail

- Không sử dụng một tài khoản cho cả việc chung và việc riêng

Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu

3.3.1. Khái quát chung về công tác quản lý TL,HS

Thảo luận: Vì sao phải thực hiện quản l{ và sắp xếp tài liệu, hồ sơ?

3.3.1.1. Phân loại hồ sơ tài liệu Theo chức năng

- Hồ sơ tác nghiệp

- Hồ sơ hành chính

- Hồ sơ nguyên tắc

- Hồ sơ nhân sự

- Tài liệu sách báo

3.3.1.2. Một số phương pháp sắp xếp hồ sơ

3.3.1.3. Lập danh mục hồ sơ cụ thể, chính xác

3.3.2. Quản lý con dấu

• Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản l{ và sử

dụng con dấu

• Thông tư 07/2002/TT-LT giữa Bộ Công an và

Ban tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định 80

• Nghị định 31/2009/NĐ-CP • Thông tư 05-TT/BNV quy định mẫu và việc tổ chức khắc các con dấu của cơ quan tổ chức

3.3.2. Quản lý con dấu

Quy trình đóng dấu

3.3.2. Quản lý con dấu

Quy trình đóng dấu

3.3.3. Quản lý văn bản Đến, Đi

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP về quy trình quản l{ văn bản Đến và Đi.

Câu hỏi ôn tập

1. Anh (chị) nhận xét như thế nào về tầm quan trọng của việc phân loại thông tin trong tổ chức ?

2. Thông tin giữ vai trò như thế nào đối với tổ

chức?

3. Có các cách phân loại thông tin nào? 4. Phân tích khái niệm của quản trị thông tin? 5. Các nguyên tắc chung của quản trị thông tin là

gì?

Câu hỏi ôn tập

6. Vì sao nguyên tắc về “bằng chứng thông tin” được xem là một yêu cầu rất quan trọng đối với việc chuyển giao thông tin? Anh (chị) hãy nêu ví dụ cụ thể liên quan. 7. Tầm quan trọng của việc xác định nhu cầu thông tin trong quy trình tổ chức thông tin.