Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin: Chương 1 - Huỳnh Phước Hải

Chia sẻ: Phong Phong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

196
lượt xem 19
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin: Chương 1 giúp các bạn nắm được định nghĩa, tính chất và đặc trưng của các thuật ngữ, nắm vững và phân biệt vai trò của các loại thông tin trong doanh nghiệp.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin: Chương 1 - Huỳnh Phước Hải

Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 Mục tiêu học tập 1. Nắm được định nghĩa, tính chất và đặc trưng của các thuật ngữ. Chương 1. Các khái niệm cơ bản 2. Nắm vững và phân biệt vai trò của các loại thông tin trong doanh nghiệp. Tài liệu tham khảo: - Bài giảng HTTQL TS Phạm Thanh Hồng - Bài giảng HTTQL ThS Trần Thái Hòa - Bài giảng HTTQL ThS. Nguyễn Anh Hào - Bài giảng HTTQL Nguyễn Huỳnh Anh Vũ - UDCNTT –TT và TMDT trong DN – VCCI 2 Nội dung Nội dung 1. Dữ liệu và thông tin 8. Quản lý 2. Xử lý dữ liệu và thông tin 9. Các loại tiến trình trong tổ chức 10. Vai trò của quản lý đối với sản xuất 3. Hệ thống. 11. Mục đích – Mục tiêu – Tiến trình 4. Tổ chức 12. Phương pháp để đạt mục tiêu hoạch định của tổ chức 5. Tiến trình 13. Phương pháp luận đề giải quyết vấn đề 6. Nguồn lực 14. Vai trò của thông tin trong việc giải quyết vấn đề 7. Ràng buộc 15. Các cấp quản lý và nhu cầu thông tin 3 Dữ liệu 1. Dữ liệu và thông tin DỮ LIỆU. 4 • Dữ liệu là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong THÔNG TIN thế giới khách quan. • Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng – Ví dụ: Nguyễn Văn Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18 • Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh, v.v...) 5 6 1 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 Thông tin Dữ liệu và thông tin • Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp, tính toán v.v..), phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng. Phân loại Thế giới thực Đo lường • Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại một ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể. Sắp xếp Nhận biết Dữ liệu Trung thực – Ví dụ với dữ liệu trên có thông tin như sau:Thủ kho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có danh mục là 845102 vào ngày 14/10/ 02 với số lượng 18. Thông tin Tính toán Chọn lựa Tổng hợp Ngữ cảnh 7 8 Thể hiện của thông tin Dữ liệu và thông tin THÔNG TẾquản lý ThôngTIN tinKINH trong • Thông tin hình thức: thông tin có tính chất pháp lý, có xác nhận nguồn gốc, có các qui định kèm theo. Vd: công văn, quyết định, báo cáo. Là dữ liệu đã được xử lí thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định. Thông tin của quá trình xử lí này có thể trở thành dữ liệu của quá trình xử lí khác. • Kênh thông tin hình thức: Hệ thống văn thư, cuộc họp giao bạn • Thông tin phi hình thức: thông tin để giúp mọi người nhận biết thêm về những gì họ quan tâm. Vd: mẫu quảng cáo, dư luận • Kênh thông tin phi hình thức: Internet, hội thảo,p 9 Thảo luận. 10 2. Xử lý dữ liệu và thông tin 1. • Dữ liệu hay thông tin? 1. 05/06/2000 2. 2. 13.56 3. Giá cổ phiếu 4. Điểm học tập của sinh viên 3. 5. Chứng từ kế toán 6. Báo cáo tài chính 4. 7. Thời khóa biểu 11 Thu thập dữ liệu Tìm kiếm, phân loại, gom nhóm, trích lọc dữ liệu Mô tả đúng thực tế (trung thực) Lưu trữ dữ liệu ( ít lưu trữ hơn thông tin. Why?) Chia sẻ với nhiều người, hoặc sử dụng lại nhiều lần Lưu trữ phải thuận tiện cho tham khảo cập nhật Phân tích và tổng hợp thành thông tin 1. Xử lý có dự định trước 2. Phụ thuộc các thực hiện: cá nhân, đội, nhóm Truyền đạt và phổ biến thông tin 1. Truyền đạt mệnh lệnh, cảnh báo nguy cơ, thông báo,p 2. Phụ thuộc vào khả năng tiếp thu của người nhận do ngữ cảnh 12 2 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 Đặc trưng của thông tin có giá trị Đặc tính Đặc trưng của thông tin có giá trị Tin cậy Giải thích Chính xác (Accurate) (Reliable) Thông tin chính xác là thông tin không chứa sự nhầm lẫn, thông tin không chính xác thường do quá trình xử lý (thường gọi là GIGO) Hoàn chỉnh (Complete) Độ tin cậy của thông tin phụ thuộc vào phương pháp thu thập thông tin, hay phụ thuộc vào nguồn cung cấp thông tin. Lời đồn không phải là nguồn thông tin đáng tin cậy. Thông tin thích đáng rất quan trọng đối với người có thẩm Thích quyền ra quyết định. đáng (Relevant) VD: thông tin gỗ sắp lên giá không có liên quan đến hãng sản xuất vi mạch máy tính. Thông tin hoàn chỉnh có chứa tất cả các sự việc quan trọng. VD: một báo cáo đầu tư không hoàn chỉnh khi báo cáo này không chứa tất cả các chi phí quan trọng Đúng lúc (Timely) Kinh tế Thông tin phải xét đến liên hệ giữa kinh tế và giá (Economical) thành. Các nhà quản lý luôn luôn phải cân đối giữa giá thành để tạo ra thông tin và giá trị do thông tin cung cấp An toàn (Secure) 3. Hệ thống Thông tin phải được cung cấp đúng thời điểm cần thiết. VD: thông tin dự báo thời tiết trong tuần trước không giúp ích cho người nông dân quyết định ngày mai có phơi lúa hay không. Thông tin phải được an toàn, bảo mật, không cho những người không có thẩm quyền truy cập thông tin. 3.1 Định nghĩa hệ thống Đầu vào • Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều các phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Môi trường Hệ thống Ví dụ: Phân tử Phân tử Phân tử Hệ thống sinh học, Hệ thống giáo dục,p Phân tử Phân tử Phân tử Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: Con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc, quy trình xử lý. Đầu ra 15 Ví dụ: Hệ thống quản lý bán hàng Ví dụ: Hệ thống nhà hàng bán thức ăn nhanh Dịch vụ tài chính Nguyên vật liệu, Ngân Tiền trả hàng Nhiên liệu, dịch vụ Thanh toán Nhà cung câp (cung ứng) Nguyên liệu Xí Thanh toán nghiệp Dịch vụ Thanh toán thầu Sản phẩm cuối cùng Sản phẩm cuối cùng Môi trường Bán thành phẩm Cơ quan hành chính Nguyên liệu Nhà bếp (chế biến) Đối thủ (cạnh tranh) Thanh toán Thanh toán Khách hàng Văn phòng (điều khiển) Thanh toán chi phí Chính phủ (ban hành luật) Nhà Kho (lưu trữ) Hàng hóa, Dịch vụ Khách hàng (tiêu thụ) Đại lý Thức ăn Quầy phục vụ (bán) Tiền trả 17 Thông tin, mệnh lệnh Ranh giới của nhà hàng Nhà cung cấp 16 Tiền thu 18 3 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 3.2 Tính chất của hệ thống 3.2 Tính chất của hệ thống • • Coupling là mức độ bị phụ thuộc (ràng buộc) lẫn nhau giữa các thành phần trong hệ thống. Nếu một thành phần bị hư hỏng thì các thành phần khác phụ thuộc thành phần này cũng bị hư hỏng theo hoặc không thực thi được chức năng của nó. System thinking: Xem hệ thống là một thành phần có ý nghĩa (có ích) trong một hệ thống lớn hơn, dựa trên 4 đặc trưng cơ bản: 1. Mục đích: giá trị sử dụng của hệ thống đối với hệ thống lớn hơn là gì. 2. Chức năng: hệ thống phải làm gì cho hệ thống lớn 3. Xử lý: nó làm như thế nào để thực hiện chức năng 4. Vận hành: nó tương tác với các thành phần khác (hoặc môi trường) của hệ thống lớn ra sao. • Phụ thuộc càng nhiều thì hệ thống càng khó hoạt động. Do đó hệ thống sẽ hoạt động tốt khi tính phụ thuộc thấp. A B 19 3.2 Tính chất của hệ thống 3.2 Tính chất của hệ thống • Conhesion: Là mức độ hợp tác giữa các thành phần trong hệ thống để cùng thực hiện một chức năng nhất định của hệ thống. • Mức độ hợp tác càng chặt chẽ thì hệ thống càng bền vững. Hệ thống sẽ hoạt động tốt nếu Conhesion cao A 20 • Hồi tiếp cân bằng: nếu một thay đổi tác động lên một thành phần của hệ thống thì thành phần này sẽ tác động lên các thành phần khác tạo thành chuổi tác động dây chuyền mà trong đó, tác động từ dây chuyền lên tác nhân kích thích ban đầu sẽ làm giảm bớt – tiến đến triệt tiêu – kích thích ban đầu. Nhờ vậy, hệ thống có thể tạo ra một kết xuất ổn định. Ví dụ: máy điều hòa không khí tạo ra luồng khí có nhiệt độ ổn định = nhiệt độ chuẩn thiết lập cho máy. Nhiệt độ chuẩn Tc (trên remote) Nhiệt độ khí ra T (từ sensor) _ + + Bộ đo chênh lệch nhiệt độ T - Tc B Luồng khí lạnh + Điều khiển làm lạnh 21 22 3.2 Tính chất của hệ thống 3.3 Các đặc trưng của hệ thống • Hồi tiếp tăng cường: tác động hồi tiếp lại tăng cường thêm cho tác nhân kích thích lúc ban đầu mà kết quả là sau 1 chu kỳ hồi tiếp thì biên độ kích thích được phóng to thêm. VD: sự cạnh tranh để chiếm thị phần. 1. Tính tổ chức • Hiệu ứng lề: các tác động trong hệ thống tạo ra kết quả nằm ngoài dự kiến hoặc mong đợi. VD: thuốc trừ sâu làm tăng sản lượng, nhưng làm ô nhiễm nguồn nước. 4. Hệ thống phải có tính điều khiển • Trì hoãn giữa các tác động: là khoảng thời gian cần thiết để tác động đó bộc lộ được hết hiệu lực của nó. VD: Sự ô nhiễm nguồn nước chỉ bộc lộ rõ rệt sau một khoảng thời gian sử dụng thuốc trừ sâu. 23 + 2. Tính biến động 3. Hệ thống phải có môi trường hoạt động 24 4 Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011 1. Tính tổ chức 2. Tính biến động • Giữa các phần tử trong hệ thống phải có mối quan hệ nhất định, quan hệ có hai loại: • Bất kỳ một hệ thống nào cũng có tính biến động, tức là có sự tiến triển và hoạt động bên trong hệ thống. – Quan hệ ổn định: là quan hệ tồn tại lâu dài cần phải nghiên cứu khi xét đến mối quan hệ. Quan hệ ổn định không có nghĩa là bất biến, nó có biến động nhưng vẫn giữ được mức ổn định tương đối. Ví dụ: Số công nhân trong một xí nghiệp là không ổn định nhưng khi xét đến số lượng nói chung là ổn định, tức là sự tăng, giảm không đáng kể. – Tiến triển là sự tăng trưởng hay suy thoái của hệ thống. Ví dụ: Hệ thống kinh doanh của một công ty có thể có lúc lãi, lỗ v.v... – Quan hệ không ổn định: là những quan hệ tồn tại tức thời. Ví dụ: Các chuyến công tác đột xuất của nhóm nhân viên trong cơ quan, v.v... – Hoạt động: các phần tử của hệ thống có sự ràng buộc với nhau, quan hệ này được duy trì nhằm đạt đến mục đích cao nhất là kinh doanh. Hoạt động của hệ thống nhằm biến cái VÀO thành cái RA. gỗ thiên nhiên H T sản xuất 25 Vật dụng trang trí nội thất 26 3. Hệ thống phải có môi trường hoạt động 4. Hệ thống phải có tính điều khiển • Môi trường là tập hợp các phần tử không thuộc hệ thống nhưng có thể tác động vào hệ thống hoặc bị tác động bởi hệ thống. Hệ thống và môi trường không thể tách rời nhau. • Cơ chế điều khiển nhằm phối hợp, dẫn dắt chung các phần tử của hệ thống để chúng không trượt ra ngoài mục đích (tính hướng đích) của hệ thống. • Ví dụ: Hệ thống sản xuất / kinh doanh không thể tách rời với môi trường khách hàng. 27 28 4. Tổ chức (Organization) Cấu trúc tổ chức • Định nghĩa: Là một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một mục đích cụ thể. • Cấu trúc tổ chức thể hiện các bộ phận trong tổ chức và cách thức chúng quan hệ với tổ chức tổng thể. • Tổ chức là một hệ thống • Có 3 loại cấu trúc tổ chức: – Mục đích: duy trì và phát triển sự bền vững trong xã hội – Chức năng: cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho xã hội. Cấu trúc chức năng – Xử lý: Sản xuất buôn bán, điều tiết, kiểm tra. Cấu trúc dự án – Vận hành: điều tiết sản phẩm theo nhu cầu của thị trường. • Giá trị của tổ chức nằm ở các sản phẩm và dịch vụ và nó tạo ra qua các hoạt động của nó Cấu trúc ma trận • Giá trị của người quản lý nằm ở cách sắp xếp sử dụng các nguồn lực một cách tối ưu để tạo ra sản phẩm và dịch vụ tốt nhất trong khả năng của tổ chức 29 30 5