Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
1
Chương 1. Các khái nim cơ bn
Tài liu tham kho:
 Bài ging HTTQL TS Phm Thanh Hng
 Bài ging HTTQL ThS Trn Thái Hòa
 Bài ging HTTQL ThS. Nguy"n Anh Hào
 Bài ging HTTQL Nguy"n Huỳnh Anh Vũ
 UDCNTT –TT và TMDT trong DN – VCCI
Mc tiêu hc tp
1. N/m đư2c đ4nh nghĩa, tính ch8t và đ9c trưng c:a
các thu;t ng<.
2. N/m v<ng và phân bit vai trò c:a các loi thông
tin trong doanh nghip.
2
Ni dung
1.D< liu và thông tin
2.XD lý d< liu và thông tin
3.H thGng.
4.TI chJc
5.TiLn trình
6.Ngun lOc
7.Ràng buRc
3
Ni dung
8. Qun lý
9. Các loi tiLn trình trong tI chJc
10. Vai trò c:a qun lý đGi vWi sn xu8t
11. MZc đích – MZc tiêu – TiLn trình
12. Phương pháp đ] đt mZc tiêu hoch đ4nh c:a tI chJc
13. Phương pháp lu;n đ^ gii quyLt v8n đ^
14. Vai trò c:a thông tin trong vic gii quyLt v8n đ^
15. Các c8p qun lý và nhu cu thông tin
4
1. D liu và thông tin
5
THÔNG TIN
D( LI*U.
D liu
• D< liu là các giá tr4 phn ánh v^ sO v;t, hin tư2ng trong
thL giWi khách quan.
• D< liu là các giá tr4 thô, chưa có ý nghĩa vWi ngưai sD
dZng. Có th] là mRt t;p h2p các giá tr4 mà không biLt đư2c
sO liên h gi<a chúng
–Ví d: Nguyn Văn Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18
• D< liu có th] bi]u di"n dưWi nhi^u dng khác nhau (âm
thanh, văn bn, hình nh, v.v...)
6
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
2
Thông tin
• Thông tin là ý nghĩa đư2c rút ra tc d< liu thông
qua quá trình xD lý (phân tích, tIng h2p, tính toán
v.v..), phù h2p vWi mZc đích cZ th] c:a ngưai sD
dZng.
• Thông tin có th] gm nhi^u giá tr4 d< liu đư2c tI
chJc sao cho nó mang li mRt ý nghĩa cho mRt đGi
tư2ng cZ th], trong mRt ng< cnh cZ th].
– Ví dZ vWi d< liu trên có thông tin như sau:Th: kho
Nguy"n Văn Nam xu8t m9t hàng có danh mZc là 845102
vào ngày 14/10/ 02 vWi sG lư2ng 18.
7
D liu và thông tin
8
Nhn bi,t
Đo lư/ng
Phân lo2i
S4p x,p
Tính toán
Chn l7a
T9ng h:p
Ng cnh
Trung thc
D liu
Thông tin
Th gii thc
D liu và thông tin
9
THÔNG TIN KINH T<
Thông tin trong qun lý
Là d< liu đã đư2c xD lí thành
dng d" hi]u, tin dùng, có nghĩa
và có giá tr4 đGi vWi đGi tư2ng
nh;n tin trong vic ra quyLt đ4nh.
Thông tin c:a quá trình xD lí này
có th] trj thành d< liu c:a quá
trình xD lí khác.
Th= hin c>a thông tin
• Thông tin hình thJc: thông tin có tính ch8t pháp lý,
có xác nh;n ngun gGc, có các qui đ4nh kèm theo.
Vd: công văn, quyLt đ4nh, báo cáo.
• Kênh thông tin hình thJc: H thGng văn thư, cuRc
hnp giao bn
• Thông tin phi hình thJc: thông tin đ] giúp mni ngưai
nh;n biLt thêm v^ nh<ng gì hn quan tâm. Vd: mou
qung cáo, dư lu;n
• Kênh thông tin phi hình thJc: Internet, hRi tho,p
10
Tho lun.
• D< liu hay thông tin?
1. 05/06/2000
2. 13.56
3. Giá cI phiLu
4. Đi]m hnc t;p c:a sinh viên
5. ChJng tc kL toán
6. Báo cáo tài chính
7. Thai khóa bi]u
11
2. XA lý d liu và thông tin
1. Thu thp d liu
Tìm kiLm, phân loi, gom nhóm, trích lnc d< liu
Mô t đúng thOc tL (trung thOc)
2. Lưu tr d liu ( ít lưu tr hơn thông tin. Why?)
Chia st vWi nhi^u ngưai, ho9c sD dZng li nhi^u ln
Lưu tr< phi thu;n tin cho tham kho c;p nh;t
3. Phân tích và t9ng h:p thành thông tin
1. XD lý có dO đ4nh trưWc
2. PhZ thuRc các thOc hin: cá nhân, đRi, nhóm
4. TruyKn đ2t và ph9 bi,n thông tin
1. Truy^n đt mnh lnh, cnh báo nguy cơ, thông báo,p
2. PhZ thuRc vào kh năng tiLp thu c:a ngưai nh;n do ng< cnh
12
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
3
ĐMc trưng c>a thông tin có giá trO
Đ9c tính Gii thích
Chính xác
(Accurate)
Thông tin chính xác là thông tin không chJa sO
nhm lon, thông tin không chính xác thưang do
quá trình xD lý (thưang gni là GIGO)
Hoàn chvnh
(Complete)
Thông tin hoàn chvnh có chJa t8t c các sO vic
quan trnng. VD: mRt báo cáo đu tư không hoàn
chvnh khi báo cáo này không chJa t8t c các chi
phí quan trnng
Kinh tL
(Economical)
Thông tin phi xét đLn liên h gi<a kinh tL và giá
thành. Các nhà qun lý luôn luôn phi cân đGi
gi<a giá thành đ] to ra thông tin và giá tr4 do
thông tin cung c8p
ĐMc trưng c>a thông tin có giá trO
Tin cy
(Reliable)
Đ tin cy c>a thông tin ph thuc vào phương pháp thu
thp thông tin, hay ph thuc vào nguSn cung cTp thông tin.
L/i đSn không phi là nguSn thông tin đáng tin cy.
Thích
đáng
(Relevant)
Thông tin thích đáng rTt quan trng đVi vWi ngư/i có thXm
quyKn ra quy,t đOnh.
VD: thông tin g[ s4p lên giá không có liên quan đ,n hãng
sn xuTt vi m2ch máy tính.
Đúng lúc
(Timely)
Thông tin phi đư:c cung cTp đúng th/i đi=m c_n thi,t.
VD: thông tin d7 báo th/i ti,t trong tu_n trưWc không giúp
ích cho ngư/i nông dân quy,t đOnh ngày mai có phơi lúa hay
không.
An toàn
(Secure)
Thông tin phi đư:c an toàn, bo mt, không cho nhng
ngư/i không có thXm quyKn truy cp thông tin.
3. H thVng
15
Môi trư/ng
Đ_u vào
Đ_u ra
H thVng
Phân tD
Phân tD
Phân tD
Phân tD
Phân tD
Phân tD
3.1 ĐOnh nghĩa h thVng
• H thGng là mRt t;p h2p có tI chJc gm nhi^u các
phn tD có các mGi quan h ràng buRc lon nhau và
cùng hot đRng hưWng tWi mRt mZc tiêu chung
Ví dZ:
H thGng sinh hnc,
H thGng giáo dZc,p
Phn tD có th] là v;t ch8t ho9c phi v;t ch8t: Con
ngưai, máy móc, thông tin, d< liu, phương pháp xD
lý, qui t/c, quy trình xD lý.
16
Ví dụ: Hệ thống quản lý bán hàng
Ngân
hàng
Nhà cung
cấp
Xí
nghiệp Cơ quan
hành
chính
Nhà
thầu
Khách
hàng Đại lý
Nguyên vật liệu,
Nhiên liệu,
dịch vụ
Dịch vụ tài chính
Thanh toán Thanh toán chi phí
Bán thành phẩm Dịch vụ
Thanh toán
Thanh toán
Thanh toán
Sản phẩm cuối cùng
Sản phẩm cuối cùng
Thanh toán
17
Ví d: H thVng nhà hàng bán thbc ăn nhanh
18
Ranh giWi c:a nhà hàng
Kho
(lưu tr<)
Quy phZc vZ
(bán)
Nhà bLp
(chL biLn)
Văn phòng
(đi^u khi]n)
Nguyên liu
ThJc ăn
Nhà cung câp
(cung Jng)
Khách hàng
(tiêu thZ)
Hàng hóa,
D4ch vZ
Ti^n tr Ti^n thu
Ti^n tr
Nguyên liu
ĐGi th:
(cnh tranh)
Chính ph:
(ban hành lu;t)
Môi trưang
Thông tin,
mnh lnh
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
4
3.2 Tính chTt c>a h thVng
•System thinking: Xem h thGng là mRt thành
phn có ý nghĩa (có ích) trong mRt h thGng lWn
hơn, dOa trên 4 đ9c trưng cơ bn:
1. Mc đích: giá tr4 sD dZng c:a h thGng đGi vWi h thGng
lWn hơn là gì.
2. Ch&c năng: h thGng phi làm gì cho h thGng lWn
3. X) lý: nó làm như thL nào đ] thOc hin chJc năng
4. V,n hành: nó tương tác vWi các thành phn khác (ho9c
môi trưang) c:a h thGng lWn ra sao.
19
3.2 Tính chTt c>a h thVng
• Coupling là mJc đR b4 phZ thuRc (ràng buRc) lon
nhau gi<a các thành phn trong h thGng. NLu mRt
thành phn b4 hư hyng thì các thành phn khác phZ
thuRc thành phn này cũng b4 hư hyng theo ho9c
không thOc thi đư2c chJc năng c:a nó.
• PhZ thuRc càng nhi^u thì h thGng càng khó hot
đRng. Do đó h thGng sz hot đRng tGt khi tính phZ
thuRc th8p.
20
A B
3.2 Tính chTt c>a h thVng
• Conhesion: Là mJc đR h2p tác gi<a các thành
phn trong h thGng đ] cùng thOc hin mRt chJc
năng nh8t đ4nh c:a h thGng.
• MJc đR h2p tác càng ch9t chz thì h thGng càng
b^n v<ng. H thGng sz hot đRng tGt nLu
Conhesion cao
21
A B
3.2 Tính chTt c>a h thVng
•HSi ti,p cân bdng: nLu mRt thay đIi tác đRng lên mRt thành phn c:a
h thGng thì thành phn này sz tác đRng lên các thành phn khác to
thành chuIi tác đRng dây chuy^n mà trong đó, tác đRng tc dây chuy^n
lên tác nhân kích thích ban đu sz làm gim bWt – tiLn đLn trit tiêu –
kích thích ban đu. Nha v;y, h thGng có th] to ra mRt kLt xu8t In đ4nh.
Ví dZ: máy đi^u hòa không khí to ra lung khí có nhit đR In đ4nh =
nhit đR chu|n thiLt l;p cho máy.
22
Nhit đR khí ra T
(tc sensor)
Đi^u khi]n
làm lnh
Lung
khí lnh
BR đo
chênh lch
nhit đR
T  Tc
Nhit đR
chu|n Tc (trên
remote) +
+ +
_
+
3.2 Tính chTt c>a h thVng
•HSi ti,p tăng cư/ng: tác đRng hi tiLp li tăng cưang
thêm cho tác nhân kích thích lúc ban đu mà kLt qu là
sau 1 chu kỳ hi tiLp thì biên đR kích thích đư2c phóng to
thêm. VD: s0 c1nh tranh đ3 chi5m th6 ph8n.
•Hiu bng lK: các tác đRng trong h thGng to ra kLt qu
n•m ngoài dO kiLn ho9c mong đ2i. VD: thu9c tr: sâu làm
tăng sn lư<ng, nhưng làm ô nhim ngu>n nư?c.
•Trì hoãn gia các tác đng: là khong thai gian cn thiLt
đ] tác đRng đó bRc lR đư2c hLt hiu lOc c:a nó. VD: S0 ô
nhim ngu>n nư?c chA bBc lB rõ rDt sau mBt khong thGi
gian s) dng thu9c tr: sâu.
23
3.3 Các đMc trưng c>a h thVng
1. Tính tI chJc
2. Tính biLn đRng
3. H thGng phi có môi trưang hot đRng
4. H thGng phi có tính đi^u khi]n
24
Quản trị Hệ thống thông tin 10/30/2011
5
1. Tính t9 chbc
• Gi<a các phn tD trong h thGng phi có mGi quan h nh8t
đ4nh, quan h có hai loi:
– Quan h In đ4nh: là quan h tn ti lâu dài cn phi nghiên
cJu khi xét đLn mGi quan h. Quan h In đ4nh không có
nghĩa là b8t biLn, nó có biLn đRng nhưng von gi< đư2c mJc
In đ4nh tương đGi. Ví dZ: SG công nhân trong mRt xí nghip
là không In đ4nh nhưng khi xét đLn sG lư2ng nói chung là
In đ4nh, tJc là sO tăng, gim không đáng k].
– Quan h không In đ4nh: là nh<ng quan h tn ti tJc thai.
Ví dZ: Các chuyLn công tác đRt xu8t c:a nhóm nhân viên
trong cơ quan, v.v...
25
2. Tính bi,n đng
• B8t kỳ mRt h thGng nào cũng có tính biLn đRng, tJc là có sO
tiLn tri]n và hot đRng bên trong h thGng.
– TiLn tri]n là sO tăng trưjng hay suy thoái c:a h thGng. Ví
dZ: H thGng kinh doanh c:a mRt công ty có th] có lúc lãi, l€
v.v...
– Hot đRng: các phn tD c:a h thGng có sO ràng buRc vWi
nhau, quan h này đư2c duy trì nh•m đt đLn mZc đích cao
nh8t là kinh doanh. Hot đRng c:a h thGng nh•m biLn cái
VÀO thành cái RA.
H T sn xu8t
g€ thiên nhiên V;t dZng
trang trí nRi th8t
26
3. H thVng phi có môi trư/ng ho2t đng
• Môi trưang là t;p h2p các phn tD không thuRc h
thGng nhưng có th] tác đRng vào h thGng ho9c b4
tác đRng bji h thGng. H thGng và môi trưang
không th] tách rai nhau.
• Ví dZ: H thGng sn xu8t / kinh doanh không th]
tách rai vWi môi trưang khách hàng.
27
4. H thVng phi có tính điKu khi=n
• Cơ chL đi^u khi]n nh•m phGi h2p, don d/t chung
các phn tD c:a h thGng đ] chúng không trư2t ra
ngoài mZc đích (tính hư?ng đích) c:a h thGng.
28
4. T9 chbc (Organization)
• Đ4nh nghĩa: Là mRt nhóm các ngun lOc đư2c thiLt l;p cho các hot
đRng vì mRt mZc đích cZ th].
• TI chJc là mRt h thGng
– MZc đích: duy trì và phát tri]n sO b^n v<ng trong xã hRi
– ChJc năng: cung c8p hàng hóa, d4ch vZ cho xã hRi.
– XD lý: Sn xu8t buôn bán, đi^u tiLt, ki]m tra.
– V;n hành: đi^u tiLt sn ph|m theo nhu cu c:a th4 trưang.
• Giá tr4 c:a tI chJc n•m j các sn ph|m và d4ch vZ và nó to ra qua
các hot đRng c:a nó
• Giá tr4 c:a ngưai qun lý n•m j cách s/p xLp sD dZng các ngun lOc
mRt cách tGi ưu đ] to ra sn ph|m và d4ch vZ tGt nh8t trong kh
năng c:a tI chJc
29
CTu trúc t9 chbc
• C8u trúc tI chJc th] hin các bR ph;n trong tI chJc
và cách thJc chúng quan h vWi tI chJc tIng th].
• Có 3 loi c8u trúc tI chJc:
C8u trúc chJc năng
C8u trúc dO án
C8u trúc ma tr;n
30