Bài giảng Quản trị sự kiện: Chương 2

BÀI GIẢNG

QUẢN TRỊ SỰ KIỆN

Khoa Khách sạn – Du lịch

Bộ môn: Marketing Du lịch

QUẢN TRỊ SỰ KIỆN ĐỀ CƢƠNG

C1: Tổng quan về quản trị sự kiện

C2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

C3: Những vấn đề pháp lý và truyền thông marketing sự kiện

Đề cƣơng

C4: Tổ chức triển khai hoạt động SK

C5: Đánh giá sự kiện

C6: Tổ chức một số loại hình sự kiện

CHƢƠNG 2. LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2.1.1. Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện 2.1.2. Thành lập ban tổ chức sự kiện 2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện

2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện

2.2. Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện

2.2.1. Xác định mục tiêu 2.2.2. Xác định chủ đề sự kiện 2.2.3. Xác định đối tượng đại biểu 2.2.4. Xây dựng chương trình kế hoạch 2.2.5. Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm 2.2.6. Xác định ngân sách 2.2.7. Tài trợ sự kiện

2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện 2.1.1. Nghiên cứu nhu cầu và loại hình TCSK

Một số câu hỏi cần đƣợc trả lời: - Ai có nhu cầu tổ chức sự kiện? - Sự kiện thuộc loại sự kiện gì? - Sự kiện tổ chức khi nào? - Phạm vi, khu vực diễn ra sự kiện? - Mục đích chính của sự kiện? - Quy mô của sự kiện? - Các nhân tố ảnh hưởng đến sự kiện?

2.1.2. Thành lập ban tổ chức sự kiện

ng c nhau,

nh n

p ng

năng ng c

c n

- Ban tổ chức sự kiện viên c

t a c

c nh trong năng chuyên môn n, nh liên quan nh tổ chức sự kiện.

- Nhiệm vụ các thành viên trong ban tổ chức .

2.1.2. Thành lập ban tổ chức sự kiện

t đa

c cho n

ch nhân

tổ chức SK c theo

c cho

nhân n

n c

c c cơ n:

- Nhân - c + Xác định mô hình tổ chức lao động + + + +

p n n m tra

ng nhân c nh nh

o nhân c o t công n n

2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện

Khái niệm Hợp đồng là một thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên. Trong đó, xác định những nghĩa vụ, quyền lợi cơ bản và mô tả mối quan hệ trao đổi được thực hiện giữa các bên tham gia hợp đồng trước pháp luật

2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện

• Gửi qua email

• Đĩa CD-ROM

Hình thức hợp đồng

Tài liệu kỹ thuật số

• Có thể có những vấn đề phát sinh

Bằng miệng

• Ít được sử dụng

• Thoả thuận

• Hợp đồng do luật sư soạn thảo

Bằng văn bản

2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện

Nội dung hợp đồng 1. Điều khoản về các thủ tục hành chính. 2. Đối tượng của hợp đồng. 3. Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sản phẩm hàng hoá hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc. 4. Giá cả 5. Chế độ bảo hành 6. Điều kiện nghiệm thu, giao nhận 7. Phương thức thanh toán 8. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng kinh tế 9. Thời hạn, hiệu lực của hợp đồng kinh tế 10. Các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng kinh tế. 11. Các thoả thuận khác

2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện

Xây dựng hợp đồng

Bƣớc 1 Bƣớc 2 Bƣớc 3 Bƣớc 4 Bƣớc 5

Xđịnh mục tiêu

Đàm phán

Chấp nhận ban đầu

Thỏa thuận về các điều khoản

Ký hợp đồng

CHƢƠNG 2. LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2.1.1. Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện 2.1.2. Thành lập ban tổ chức sự kiện 2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện

2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện

2.2. Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Xác định mục tiêu

Xác định chủ đề sự kiện

Xác định đối tượng đại biểu

Xác định ngân sách

Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm

Xây dựng chương trình kế hoạch

Tài trợ sự kiện

2.2. Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện 2.2.1. Xác định mục tiêu

n

ng

t n,

nh c

n c n n t m

Khái niệm: Mục tiêu của u tư c ng như tham gia nh ra nh

c trong c u n. n

2.2.1. Xác định mục tiêu

- Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực (chính đáng) - Mục tiêu cần phải rõ ràng - Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi - Mục tiêu phải đảm bảo tính thống nhất

Yêu cầu của mục tiêu

2.2.1. Xác định mục tiêu

u c

c tiêu c

c nhau c

c tiêu (

c tiêu

)

- Một sự kiện có - C c nh, tiêu

Thứ bậc của mục tiêu

2.2.2. Xác định chủ đề sự kiện

- Chủ đề là đối tượng, vấn đề chính mà sự kiện biểu

đạt, làm nên diện mạo của sự kiện

- Bao gồm tất cả các yếu tố liên quan đến nhận diện

bằng tri giác

+ Áp phích, pano, tập gấp quảng cáo + Cổng vào sự kiện + Màu sắc, trang trí sân khấu + MC + Tập gấp quảng cáo + Trang phục nhân viên + Người biểu diễn + Tiện nghi phục vụ

2.2.3. Xác định đối tƣợng đại biểu

Khách mời (đại biểu) tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng n

c tiêu

n.

nh

ng

n

c

2.2.3. Xác định đối tƣợng đại biểu

Phân loại khách mời

- Theo kế hoạch tổ chức + Khách mời chính thức + Khách mời dự bị - Theo vị trí, vai trò + Khách mời quan trọng + Khách mời ở các cơ quan truyền thông + Khách mời là khách hàng + Khách mời là nhà cung ứng

2.2.3. Xác định đối tƣợng đại biểu

- Lập danh sách khách mời - Chuẩn bị và gửi giấy mời - Kiểm tra, xác nhận các thông tin liên quan đến khách mời - Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời

Công việc chuẩn bị liên quan đến khách mời

2.2.4. Xây dựng chƣơng trình kế hoạch

kế hoạch

- Xác định các căn cứ xây dựng chương trình

- Xây dựng khung chương trình - Xác định các hoạt động - Hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện

2.2.5. Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm

Lập thời gian biểu

Lựa chọn địa điểm

2.2.5. Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm 2.2.5.1. Lập thời gian biểu

mục công việc trong sự kiện

1. Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng

2. Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn

bị cho từng công việc

3. Hệ thống hoá về công việc và thời gian trong

các công tác chuẩn bị

4. Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác

chuẩn bị sự kiện

2.2.5.2. Lựa chọn địa điểm

Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện

địa điểm tổ chức sự kiện

- Căn cứ theo không gian + Không gian ngoài trời + Không gian trong nhà + Không gian kết hợp - Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật vốn có của

+ Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp + Địa điểm tổ chức sự kiện bị động

2.2.5.2. Lựa chọn địa điểm

Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

- Phù hợp với mục tiêu, chủ đề, khách mời và loại hình tổ chức sự kiện - Mức độ phù hợp với quy mô sự kiện (sức chứa) - Khả năng tiếp cận và phương tiện vận chuyển - Tiện ích và dịch vụ sẵn có - An ninh, an toàn, bảo hiểm - Tính mỹ thuật và cảnh quan, ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực - Thời tiết - Giá cả

2.2.5.2. Lựa chọn địa điểm

Bước 1: Phân tích yêu cầu của sự kiện để chọn địa điểm phù hợp

Bước 2: Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện

Bước 3: Khảo sát địa điểm

Bước 4: Thống nhất giá cả và các điều khoản

Bước 5: Thực hiện đặt chỗ và xác nhận

Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

2.2.6. Xác định ngân sách

Các nhóm chi phí cơ bản - Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện - Giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện - Các khoản thuế, lệ phí - Chi phí dự phòng

2.2.6. Xác định ngân sách

Các hình thức lập dự toán ngân sách - Giá trọn gói - Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện - Giá đấu thầu - Giá hỗn hợp

2.2.7. Tài trợ sự kiện

Khái niệm tài trợ Tài trợ là “một khoản tiền và/hoặc khoản phí bằng hiện vật trả cho một phần tài sản (thường là thể thao, giải trí, sự kiện hay tổ chức) để đổi lại việc khai thác tiềm năng thương mại liên quan đến tài sản đó (trong Cornwell, Weeks and Roy, 2005).

2.2.7. Tài trợ sự kiện

Quy trình vận động tài trợ sự kiện

1. Viết bản kế hoạch sơ bộ và liên hệ nhà tài trợ 2. Xác định các nhà tài trợ tiềm năng 3. Tiếp cận các nhà tài trợ 4. Đàm phán và ký kết 5. Thực hiện và theo dõi