Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thủy
SVTH:Nguyễn Châu Khánh Phương - Lớp 27K1.1 Trang 1
KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THỰC TRẠNG QUI TRÌNH THU
THẬP VÀ LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG DỆT MAY XUẤT KHẨU
TẠI CÔNG TY VINATEX ĐÀ NẴNG
PHẦN I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ
THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH
NGHIỆP THEO PHƯƠNG THỨC
TÍN DỤNG CHỨNG TỪ.
A. KHÁI QUÁT CHỨNG TỪ THANH TOÁN.
1. Khái niệm chứng từ:
Chứng từ là những văn bản chính thức hoặc được coi là chính thức chứa
đựng các chi tiết, các thông tin cần thiết cho việc chứng minh thông báo các sự
kiện hoặc cho việc lập những giấy tờ, văn bản khác.
2. Hệ thống chứng từ:
2.1. Chứng từ hàng hoá:
Chứng từ hàng hóa là các loại chứng từ thể hiện những chi tiết riêng biệt về
mặt: số lượng, chất lượng, giá trị, bao bì,...của một lô hàng, nó có thể do người
bán lập và/hoặc được xác thực của một bên thứ 3.
2.2. Chứng từ xác minh bản chất hàng hoá:
Những chứng từ xác minh bản chất hàng hóa là những chứng từ do doanh
nghiệp sản xuất hàng hóa hoặc do một tổ chức quản lý chất lượng hàng hóa (như
cơ quan kiểm nghiệm phẩm chất hàng xuất khẩu, cơ quan giám định, cơ quản
kiểm dịch...), hoặc do người bán cấp để xác định về số lượng, trọng lượng, phẩm
chất hoặc thuộc tính vô trùng của hàng hóa...
2.3. Chứng từ vận tải :
Chứng từ vận tải là những chứng từ do người chuyên chở, người bốc dỡ
hoặc đại diện của họ cấp. Trong đó người ta xác định tình trạng hàng hóa không
phải với tư cách là đối tượng mua bán, mà với tư cách là đối tượng chuyên chở và
bốc dỡ đồng thời người ta chứng minh hoặc xác định rõ trách nhiệm về hàng hóa,
về việc bốc dỡ hay về việc chuyên chở trong quan hệ giữa một bên là người
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thủy
SVTH:Nguyễn Châu Khánh Phương - Lớp 27K1.1 Trang 2
chuyên chở, bốc dỡ với một bên là người chủ hàng (tức là người gửi hàng) và
người vận tải. Điều này nhằm xác nhận với người bán rằng mình đã nhận hàng để
chuyên chở và kể từ khi cung cấp chứng từ, thì người vận tải phải chịu mọi trách
nhiệm về vận chuyển hàng hóa.
2.4. Chứng từ kho hàng :
Chứng từ kho hàng là các giấy tờ do cơ sở kho hàng cung cấp cho người
chủ hàng (nếu hàng hóa phải lưu kho là của người chủ hàng trước khi hàng hóa
được xuất khẩu).
2.5. Chứng từ bảo hiểm:
Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp để xác nhận về
việc hàng hóa đã được bảo hiểm hoặc tình trạng tổn thất của hàng hóa đã được bảo
hiểm. Như vậy, các chứng từ bảo hiểm được lập với mục đích hợp thức hóa hợp
đồng bảo hiểm và các chứng từ khác được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức
BH với người được BH. Chứng từ BH thường được sử dụng là đơn BH (do người
mua BH ký) và giấy chứng nhận BH.
2.6. Chứng từ làm thủ tục hải quan:
Để góp phần tăng cường quản lý ngoại thương, nhà nước qui định một số
thủ tục hành chính - kinh tế buộc những đơn vị kinh doanh XNK phải thực hiện
khi họ muốn ký kết hợp đồng ngoại thương hoặc khi họ muốn chuyên chở hàng
hóa ra vào nước ta qua biên giới quốc gia. Trong số các thủ tục đó, các thủ tục có
ý nghĩa bắt buộc, có tính chất chặt chẽ nhất trong khi thực hiện hợp đồng mua bán
ngoại thương là: chế độ cấp giấy phép XNK hàng hóa, chế độ hải quan, chế độ
kiểm dịch.
Đáp ứng yêu cầu này, đơn vị kinh doanh XNK phải xin cấp giấy phép XNK
hàng hóa. Thực hiện thủ tục của chế độ hải quan, đơn vị kinh doanh phải lập và
xuất trình cho hải quan, khi giởi hàng hoặc nhận hàng ở cửa khẩu (ga biên giới,
cảng, sân bay hoặc bưu điện), các chứng từ, tờ khai hàng xuất khẩu (hoặc nhập
khẩu). Thực hiện thủ tục chế độ kiểm dịch, khi gởi hoặc nhận hàng ở cửa khẩu,
hay ở ga đến, đơn vị kinh doanh phải xuất trình cho nhà chức trách những chứng
từ: giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật, giấy phép kiểm dịch thực vật (hoặc
động vật) nhập khẩu.
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thủy
SVTH:Nguyễn Châu Khánh Phương - Lớp 27K1.1 Trang 3
Ngân hàng thông báo
L/C (Advising bank)
Ngân hàng phát hành
L/C (Issuing bank)
Người xuất khẩu
(Beneficiary)
Người nhập khẩu
(Applicant)
(2)
(1)
(3) (5) (8)
(4)
(9) (10)
(6)
(7)
3. Khái niệm chứng từ thanh toán trong kinh doanh ngoại thương:
Chứng từ thanh toán trong ngoại thương là chứng từ người xuất khẩu lập
ra để được thanh toán. Chứng từ thanh toán gồm các chứng từ hàng hoá + Hối
phiếu.
B. PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN L/C VÀ QUY ĐỊNH CHỨNG TỪ
THANH TOÁN TRONG XK.
I. Phương thức tín dụng chứng từ:
1. Khái niệm:
Theo UCP, phương thức tín dụng chứng từ là bất cứ một thoả thuận nào và
dù được mô tả như thế nào, mà theo đó một ngân hàng (Ngân hàng mở - The
Issuing bank) hành động theo yêu cầu và chỉ thị của một khách hàng (người yêu
cầu - The applicant for credit) tiến hành việc trả tiền cho một người thứ ba (Người
hưởng lợi - Benificiary) hoặc thay mặt chính mình:
+ Phải tiến hành việc trả tiền cho một người thứ ba (Người hưởng lợi -
Beneficiary) hoặc theo lệnh của người này, hoặc phải chấp nhận và trả tiền những
hối phiếu do người hưởng lợi ký phát, hoặc
+ Ủy nhiệm cho ngân hàng khác thực hiện việc trả tiền đó, hoặc chấp nhận
và trả tiền những hối phiếu đó, hoặc
+ Ủy nhiệm cho ngân hàng khác chiết khấu khi các chứng từ quy đinh được
xuất trình cho thấy các điều kiện của tín dụng được thực hiện đúng.
2. Khái quát qui trình nghiệp vụ:
2.1. Sơ đồ:
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thủy
SVTH:Nguyễn Châu Khánh Phương - Lớp 27K1.1 Trang 4
2.2. Giải thích sơ đồ:
(1) Người nhập khẩu làm đơn và làm các thủ tục cần thiết để yêu cầu ngân
hàng mở L/C cho người xuất khẩu hưởng lợi.
(2) Ngân hàng mở sau khi kiểm tra đơn, kiểm tra thủ tục, căn cứ vào đơn tiến
hành mở L/C và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất
khẩu thông báo và chuyển cho người xuất khẩu nội dung L/C.
(3) Khi nhận được L/C, ngân hàng sẽ thông báo và chuyển cho người XK
toàn bộ nội dung L/C đó.
(4) Người xuất khẩu sau khi kiểm tra kỹ nội dung của L/C, nếu cần thiết có
thể đề nghị người NK tiến hành thủ tục tu chỉnh L/C, cho đến khi chấp
nhận toàn bộ nội dung của L/C thì tiến hành giao hàng theo L/C đó.
(5) Sau khi hoàn thành việc giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ
thanh toán theo yêu cầu của L/C xuất trình lên ngân hàng thông báo để
ngân hàng này chuyển chứng từ sang cho ngân hàng mở L/C.
(6) Ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng mở để ngân
hàng này kiểm tra chứng từ và thực hiện nghĩa vụ đã cam kết với người
hưởng lợi trong L/C.
(7) Ngân hàng mở kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, nếu thấy phù hợp với
L/C thì tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu (At sight L/C) hoặc chấp
nhận hối phiếu và trả tiền khi đáo hạn (Usance L/C). Nếu chứng từ
không phù hợp có thể từ chối không thanh toán.
(8) Ngân hàng thông báo chuyển tiền hoặc hối phiếu được chấp nhận hoặc
thông báo về tình trạng chứng từ cho người hưởng lợi.
(9) Ngân hàng mở chuyển giao bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu
yêu cầu người nhập khẩu thanh toán hoặc nhận nợ.
(10) Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì hoàn
trả tiền cho ngân hàng mở, hoặc chấp nhận nợ và được lấy chứng từ hàng
hoá để nhận hàng. Nếu không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền.
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Thủy
SVTH:Nguyễn Châu Khánh Phương - Lớp 27K1.1 Trang 5
3. Qui định về chứng từ thanh toán:
3.1. Trong L/C:
Thư tín dụng là một văn bản do ngân hàng mở thiết lập theo yêu cầu của
người nhập khẩu (người xin mở L/C) cam kết trả tiền cho người xuất khẩu (người
hưởng lợi) một số tiền nhất định, trong một thời gian nhất định với điều kiện
người này phải thực hiện đúng những điều khoản quy định trong L/C đó.
Thư tín dụng là một văn bản pháp lý quan trọng của phương thức tín dụng
chứng từ, không có L/C người xuất khẩu sẽ không giao hàng và như vậy phương
thức này không được hình thành.
Trong L/C, người nhập khẩu thông qua ngân hàng mở đưa ra những quy
định cụ thể về bộ chứng từ trên từng khía cạnh chẳng hạn như số loại chứng từ
phải xuất trình, số lượng chứng từ phải làm đối với từng loại (thông thường lập 3
bản), nội dung cơ bản được yêu cầu đối với từng loại, thời hạn muộn nhất phải
xuất trình các chứng từ, quy định cách thức trả tiền...Qua đó, người xuất khẩu phải
kiểm tra kỹ lưỡng từng quy định đó để tránh trường hợp sai sót dẫn đến không
được thanh toán.
3.2. Trong hợp đồng:
Hợp đồng được xem như lời cam kết hay một sự thoả thuận có tính pháp lý
giữa hai bên trong đó có các khoản mục qui định trách nhiệm và quyền lợi của các
bên. Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, khi có tranh chấp xảy ra thì hợp đồng
được xem như một văn bản có tính pháp lý cao góp phần vào việc giải quyết tranh
chấp giữa các bên. Hợp đồng trong xuất khẩu cũng qui định rõ hình thức thanh
toán và bộ chứng từ cần thiết mà người xuất khẩu phải xuất trình để được thanh
toán sau khi giao hàng.
3.3. Trong ISBP 681:
ISBP (International Standard Banking Practice for the examination of
documents under documentary credits - Tập quán Ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế
dùng để kiểm tra chứng từ trong thanh toán tín dụng chứng từ). ISBP qui định
những qui tắc kiểm tra chứng từ thanh toán. Trong trường hợp tranh chấp về bộ
chứng từ xảy ra mà các qui định và khoản mục trong UCP600 không đủ căn cứ để
làm rõ trách nhiệm và quyền hạn của các bên thì ISBP 681 là chìa khoá giúp ngân
hàng giải quyết tranh chấp đó.