Các loại chi phí cho hệ thống
ERP
Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Xác định
trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất
lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.
Các loại chi phí cho hệ thống ERP
Chi phí triển khai phần mềm (PM) ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi
nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển
khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống... Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng
dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng.
Chi phí phần mềm
Chi phí PM thường bao gồm: bản quyền PM ERP và các PM liên quan khác. Chi
phí bản quyền PM ERP (còn gọi là giá license) tính theo các phân hệ và theo số
người sử dụng. Có một số PM chỉ bán theo phân hệ và không quan tâm đến số
người sử dụng.
Về khái niệm người sử dụng, không nhất thiết phải gắn với số người sử dụng vật
lý. Các hãng nước ngoài thường quy về khái niệm người sử dụng đồng thời
(concurent user). Do đó, việc xác định số lượng người sử dụng một cách đúng đắn
sẽ đem lại một khoản tiết kiệm không nhỏ cho DN.
Ngoài ra, tùy theo nhu cầu, DN phải mua bản quyền các PM khác, như hệ điều
hành; hệ cơ sở dữ liệu (CSDL) và các ứng dụng bảo mật. Các PM này DN có thể
xác định mua hoặc không mua ngay cùng với việc triển khai, tùy thuộc vào việc tư
vấn.
Chi phí đầu tư cho ERP
Chi phí triển khai
Thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí dành cho ERP, lớn hơn từ 1-5 lần
so với chi phí bản quyền PM ERP. Việc triển khai bao gồm: cài đặt, huấn luyện,
thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, vận hành... Kinh phí này được
xác định dựa trên đơn giá nhân công với thời gian triển khai và phụ thuộc các phân
hệ triển khai. Ở nước ngoài, các nhà tư vấn triển khai thường chỉ xác định giá nhân
công, còn thời gian sẽ thực tính trên thời gian của DN. Tuy nhiên, ở VN, các nhà
tư vấn triển khai thường xác định trước thời gian triển khai (fixed time), nhằm giúp
DN nếu mất nhiều thời gian hơn thì không phải bỏ thêm chi phí. Giá nhân công
triển khai ERP từ vài chục đến vài trăm USD/ngày. Trường hợp sử dụng các
chuyên gia nước ngoài vào, giá nhân công thường tính theo giờ và lên tới vài ngàn
USD.
Chi phí hỗ trợ trước, trong và sau triển khai
Thông thường là chi phí cho hoạt động khảo sát tư vấn tiền ERP, hỗ trợ giám sát
triển khai và hỗ trợ hậu ERP. Tùy vào quy mô và nhận thức của DN mà các hạng
mục này có hoặc không có trong tổng chi phí dành cho ERP. Tuy nhiên, nếu có
điều kiện thì các khoản mục này nên đưa vào vì nó giúp DN vận hành hệ thống
trơn tru hơn và khai thác tối đa hiệu quả ứng dụng ERP.
Đối với dự án ERP quy mô lớn, DN nên thuê đơn vị tư vấn, giám sát triển khai.
Phần chi phí này cũng xác định dựa trên đơn giá nhân công nhân với số ngày làm
việc thực tế, hoặc dựa trên số lượng các báo cáo đánh giá chất lượng và tư vấn của
đơn vị.
Sau khi PM ERP chính thức vận hành, DN vẫn cần phải duy trì các hoạt động hỗ
trợ hậu ERP: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi, nhất là năm đầu tiên. Tùy
theo các gói dịch vụ và mức độ hỗ trợ mà chi phí có thể dao động từ 15-25 %
Ngoài ra, DN cũng nên chú ý tới các khoản phí đi kèm như chi phí trả cho nhân
viên tham gia (bao gồm cả tuyển mới và làm thêm giờ), các khoản phụ phí phát
sinh cho môi trường triển khai ERP (địa điểm, trang thiết bị...)
Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng
Phần cứng song hành với hệ thống ERP thường không có gì đặc biệt như hệ thống
máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện... Tuy nhiên, về máy chủ, một hệ thống
ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ hệ thống (application server), máy chủ
CSDL (database server), máy chủ dự phòng CSDL (backup database server).
Ngoài ra là các máy chủ khác cần thiết cho hoạt động của DN như máy chủ quản lý
thư điện tử (email server), máy chủ quản lý các dịch vụ Internet (Internet server),
máy chủ quản lý các tài liệu dùng chung (file server)...
Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là CSDL tập trung, nghĩa là CSDL
được tập trung tại một địa điểm. Các PM ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công
nghệ web. Điều đó đồng nghĩa với việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt
ứng dụng nào của PM ERP mà chỉ cần sử dụng một trình duyệt như Internet
Explorer hoặc Nescape Navigator là có thể truy cập vào chương trình sử dụng.
Chính công nghệ này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí triển khai, duy tu, bảo trì hệ
thống.
Đối với hạ tầng mạng, nếu DN đã có sẵn mạng WAN, LAN phù hợp thì phần kinh
phí này không cần phải tính đến. Hiện nay, DN có thể khai thác môi trường
Internet như một mạng WAN cho DN với chi phí chấp nhận được mà vẫn đảm bảo
mục đích khai thác của mình.
Các chú ý khác
Giá rẻ ban đầu, quyết toán tăng gấp bội: Đánh vào tâm lý "ham rẻ”, nhiều đơn vị
triển khai thường đưa ra giá chào rất thấp, thậm chí là không lấy tiền khi chưa triển
khai xong. Điều này khiến DN lầm tưởng là chỉ phải bỏ ít chi phí là có được hiệu
quả cần thiết. Trong nhiều trường hợp, DN mua PM rẻ và chỉ ứng dụng trong thời
gian ngắn rồi phải nâng cấp thì tổng chi phí của hai lần ứng dụng có thể lớn hơn
nhiều so với việc ứng dụng một lần ngay từ đầu.
Lịch thanh toán: các đơn vị tư vấn triển khai thường đưa ra lịch thanh toán hợp lý
để tránh việc DN phải thanh toán cả "đống" tiền trong một lần. Lịch này sẽ xác
định thời điểm nào cần chi khoản nào. Điều đó giúp DN cân đối được dòng tiền và
kiểm soát tốt hơn ngân sách dành cho ứng dụng CNTT.
Chi phí cho quản lý thay đổi: Khi xác lập quy trình tác nghiệp DN theo hệ thống
ERP, không loại trừ trường hợp DN phải thay đổi cơ cấu, thêm/bớt nhân sự...
Những thay đổi đó sẽ làm phát sinh những khoản chi phí không nhỏ của DN... Nếu
đơn vị tư vấn triển khai có nhiều kinh nghiệm thì việc tư vấn quản lý thay đổi sẽ
được xác định ngay từ đầu.
Lời kết
Triển khai ERP là một quá trình phức tạp và không dễ dàng. Chính việc chia lịch
trình triển khai rõ ràng sẽ giúp DN kiểm soát tốt các khoản chi phí của mình. Bên
cạnh đó, DN cũng nên có một khoản ngân sách dự phòng tối thiểu dành cho các
vấn đề phát sinh không lường trước.
“Ban biên tập ASOFT sưu tầm và biên soạn”