Page 1 of 11
BAÛN CHÖÙC NAÊNG, NHIEÄM VUÏ
VAØ MOÂ TAÛ COÂNG VIEÄC PHOØNG TOÅ CHÖÙC HAØNH CHAÙNH
I - MUÏC ÑÍCH:
- Ñaûm baûo cho caùc boä phaän, caù nhaân trong Coâng ty thöïc hieän ñuùng chöùc naêng nhieäm vu ñaït hieäu
quaû trong coâng vieäc.
- Caùc boä phaän thöïc hieän ñuùng nhieäm vuï traùnh choàng cheùo, ñoã loãi.
- Ñaûm baûo tuyeån duïng vaø xaây döïng ñoäi nguõ CBCNV theo yeâu caàu, chieán löôïc cuûa Coâng ty.
II – PHAÏM VI:
AÙp duïng cho Phoøng Toå chöùc Haønh chaùnh Coâng ty
III – NOÄI DUNG:
1. Sô ñoà toå chöùc Coâng ty:
Page 2 of 11
1. Sô ñoà toå chöùc:
Page 3 of 11
Tröôûng phoøng
Phoù phoøng
Löông Cheá
ñoä
QLNS
Y
teá
Laùi
xe
Baûo
veä
Ban An toaøn
Söùc khoeû
Vaên
thö
2. Chöùc naêng:
- Chaáp haønh vaø toå chöùc thöïc hieän caùc chuû tröông, qui ñònh, chæ thò cuûa Ban Toång Giaùm ñoác (BTGÑ).
- Nghieân cöùu, soaïn thaûo vaø trình duyeät caùc qui ñònh aùp duïng trong Coâng ty.
- Nghieân cöùu vaø naém vöûng qui ñònh phaùùp luaät lieân quan ñeán hoaït ñoäng cuûa Coâng ty, ñaûm baûo cho hoaït
ñoäng cuûa Coâng ty luoân phuø hôïp phaùp luaät.
- Kieåm tra vieäc thöïc hieän noäi qui cuûa caùc boä phaän vaø caù nhaân trong toaøn Coâng ty.
- Toå chöùc vaø phoái hôïp vôùi caùc ñôn vò khaùc thöïc hieän quaûn lyù nhaân söï, tuyeån duïng, ñaøo taïo vaø taùi ñaøo
taïo
- Phuïc vuï caùc coâng taùc haønh chaùnh ñeå BTGÑ thuaän tieän trong chæ ñaïo – ñieàu haønh, phuïc vuï haønh
chaùnh ñeå caùc boä phaän khaùc coù ñieàu kieän hoaït ñoäng toát.
- Quaûn lyù vieäc söû duïng vaø baûo veä caùc loaïi taøi saûn cuûa Coâng ty.
- Tham möu ñeà xuaát cho Laõnh ñaïo ñeå xöû lyù caùc vaán ñeà thuoäc laõnh vöïc Toå chöùc-Haønh chaùnh-Nhaân söï.
- Hoã trôï Boä phaän khaùc trong vieäc quaûn lyù nhaân söï vaø laø caàu noái giöûa BTGÑ vaø Ngöôøi lao ñoäng trong
Coâng ty.
- Tham gia xaây döïng Heä thoáng Quaûn lyù chaát löôïng, Heä thoáng Quaûn lyù Moâi tröôøng vaø Traùch nhieäm Xaõ
hoäi taïi Coâng ty.
3. Nhieäm vuï:
- Baûo veä lôïi ích hôïp phaùp cuûa Coâng ty vaø cuûa ngöôøi lao ñoäng.
- Toå chöùc thöïc hieän caùc Quyeát ñònh, Quy ñònh cuûa BTGÑ.
- Baùo caùo ñaày ñuû, kòp thôøi vaø trung thöïc tình hình dieãn bieán vaø keát quaû coâng vieäc khi thöïc hieän
nhieäm vuï BTGÑ giao.
- Chòu traùch nhieäm veà keát quaû coâng vieäc do Phoøng thöïc hieän.
- Chaáp haønh caùc quyeát ñònh khen thöôûng, kyû luaät cuûa BTGÑ ñoái vôùi keát quaû coâng vieäc cuûa Phoøng.
- Phuïc vuï toát nhaát caùc ñieàu kieän phaùp lyù haønh chaùnh, haäu caàn, an sinh ñeå saûn xuaát thoâng suoát.
- Cuøng vôùi Coâng ñoaøn trao ñoåi, dung hoaø caùc lôïi ích giöûa caù nhaân vôùi caù nhaân, giöûa caù nhaân vôùi toå
chöùc.
- Löu giöõ, baûo maät taøi lieäu, baûo veä taøi saûn Coâng ty.
- Thuï lyù vaø coá vaán Ban Giaùm ñoác veà boài thöôøng thieät haïi khi xaûy ra toån thaát veà taøi saûn cuûa Coâng ty.
Page 4 of 11
- Söûa chöûa kòp thôøi nhöõng sai soùt trong quaù trình thöïc hieän nhieäm vuï.
- Toång hôïp yù kieán cuûa moïi boä phaän vaø caù nhaân trong Coâng ty ñeå tham möu cho Ban GÑ trong coâng taùc
quaûn lyù.
- Tham möu xaây döïng cô caáu toå chöùc, boä maùy ñieàu haønh cuûa Coâng ty.
- Xaây döïng heä thoáng caùc qui cheá, qui trình, qui ñònh cho Coâng ty vaø quaûn lyù vieäc chaáp haønh caùc noäi qui
ñoù.
- Xaây döïng, toå chöùc, quaûn lyù vaø phaùt trieån nguoàn nhaân löïc.
- Xaây döïng vaø thöïc hieän caùc cheá ñoä chính saùch ñoái vôùi ngöôøi lao ñoäng.
- Quaûn lyù vaø caûi tieán coâng taùc haønh chaùnh trong Coâng ty.
- Xaây döïng, toå chöùc vaø quaûn lyù heä thoáng thoâng tin.
- Phuïc vuï haønh chaùnh, phuïc vuï moät soá maët haäu caàn cho saûn xuaát kinh doanh.
- Laøm caàu noái giöûa Laõnh ñaïo Coâng ty vaø taäp theå ngöôøi lao ñoäng.
- Xöû lyù toát caùc maâu thuaån noäi boä trong taäp theå CBCNV, gìn giöû ñoaøn keát vaø kyû luaät trong Coâng ty.
- Xaây döïng moâi tröôøng laøm vieäc vaên minh, hieän ñaïiï.
- Baûo veä con ngöôøi, quaûn lyù vaø baûo veä taøi saûn cuûa Coâng ty.
- Toå chöùc, phoái hôïp vaø hoå trôï caùc boä phaän khaùc ñeå thöïc hieän caùc coâng taùc ñaëc bieät do Ban Giaùm ñoác
phaân coâng.
- Thöïc hieän caùc coâng taùc phaùp lyù cô baûn, baûo veä lôïi ích phaùp lyù cho Coâng ty, giöõ caùc hoà sô phaùp lyù cuûa
Coâng ty.
- Phoái hôïp vôùi caùc ñôn vò khaùc baûo veä baûn quyeàn nhaõn hieäu haøng hoùa, kieåu daùng coâng nghieäp, xuaát xöù,
phaùt minh, saùng cheá… cuûa Coâng ty.
- Caäp nhaät, phoå bieán caùc qui ñònh luaät phaùp, tö vaán phaùp luaät cho BTGÑ.
- Xaây döïng, gìn giöû vaø phaùt trieãn moái quan heä toát vôùi caùc cô quan quaûn lyù Nhaø nöôùc.
- Lieân heä vôùi caùc cô quan, ñôn vò beân ngoaøi veà cheá ñoä chính saùch cho ngöôøi lao ñoäng.
- Xaây döïng, gìn giöû vaø phaùt trieãn moái quan heä toát vôùi coäng ñoàng xaõ hoäi xung quanh.
- Toå chöùc leå taân, tieáp khaùch haøng, ñoái taùc trong, ngoaøi nöôùc. Xaây döïng phong caùch laøm vieäc chuyeân
nghieäp, töøng böôùc xaây döïng vaên hoùa rieâng cuûa Coâng ty taïo ñieàu kieän phuïc vuï toát nhaát cho khaùch
haøng.
- Toå chöùc thu thaäp, phaân tích, xöû lyù, löu tröû vaø phoå bieán caùc thoâng tin kinh teá, xaõ hoäi, thöông maïi, phaùp
luaät, coâng ngheä vaø kòp thôøi baùo caùo BTGÑ ñeå coù quyeát ñònh kòp thôøi.
4. MOÂ TAÛ COÂNG VIEÄC:
4.1 Tröôûng phoøng:
a> Traùch nhieäm:
- Tham möu cho BTGÑ xaây döïng coù tính chaát chieán löôïc boä maùy toå chöùc hoaït ñoäng cuûa coâng ty.
- Thieát laäp xaây döïng quy cheá löông cho töøng ñôn vò theo moâ hình saûn xuaát.
- Vaän ñoäng, höôùng daãn CBCNV chaáp haønh nghieâm tuùc caùc quy ñònh, noäi quy cuûa coâng ty ñeà ra.
- Tham gia phoå bieán vaên baûn phaùp luaät, xöû lyù vieäc vi phaïm kyû luaät trong coâng ty.
- Ñaûm baûo tuyeät ñoái veà an toaøn saûn xuaát.
- Baûo quaûn toát taøi saûn cuûa coâng ty vaø ñaûm baûo cuoâc soáng oån ñònh cho CBCNV.
- Tham gia xaây döïng, thöïc hieän caùc Heä thoáng quaûn lyù trong toaøn cty (nhö ISO 9000, SA 8000)
− Toå chöùc cho CBCNV hoïc taäp luaät lao ñoäng, luaät coâng ñoaøn, PCCC, Veä sinh coâng nghieäp, an toaøn lao
ñoäng ….
- Xaây döïng ñeà aùn tuyeån duïng lao ñoäng theo yeâu caàu saûn xuaát.
- Tham möu cho BTGÑ ñaêng kyù nhaõn hieäu cho coâng ty.
- Toå chöùc leã taân, tieáp khaùch haøng trong vaø ngoaøi nöôùc.
- Xaây döïng, löu tröõ hoà sô CBCNV trong toaøn coâng ty.
- Laøm caàu noái xaây döïng moái ñoaøn keát giöõa CBCNV vaø ngöôøi söû duïng lao ñoäng vaø ngöôøi lao ñoäng.
- Tieáp nhaän ñôn khieáu kieän, xöû lyù nhöõng CBCNV vi phaïm theo luaät lao ñoäng
Page 5 of 11
- Xaây döïng maïng löôùi baûo veä, coâng taùc PCCC, an ninh traät tö trong moâi tröôøng hoaït ñoäng cuûa coâng ty.
b> Quyeàn haïn:
- Giaûi quyeát hoaëc khoâng giaûi quyeát caùc ñeà xuaát cuûa caùc caù nhaân hay boä phaän khaùc döïa treân noäi qui,
qui ñònh Coâng ty vaø phaùp luaät hieän haønh.
- Ñöôïc quyeàn thöøa leänh TGÑ coâng ty xöû lyù nhöõng CBCNV vi phaïm noäi quy trong coâng ty nhöng phaûi
baûo ñaûm chaáp haønh ñuùng luaät lao ñoäng.
- Ñöôïc quyeàn kieåm tra chaát vaán caùc Tröôûng phoøng vaø giaùm ñoác xí nghieäp Deät – Nhuoäm – May – theâu
neáu phaùt sinh ra nhöõng vaán ñeà coù lieân quan ñeán söï thieät haïi cuûa coâng ty.
- Tham gia cuøng caùc tröôûng ñôn vò xaây döïng boä maùy bao goàm caùc chöùc danh, löông, bieân cheá nhaân söï
ñaûm baûo tính goïn nheï hieäu quaû.
- Ñöôïc quyeàn aùp duïng moät soá bieän phaùp töùc thôøi nhaèm ñaûm baûo lôïi ích cuûa coâng ty vaø ngöôøi lao ñoäng.
- Kyù moät soá giaáy tôø haønh chaùnh ñöôïc BTGÑ cho pheùp.
- Thöøa uyû nhieäm cuûa BTGÑ truyeàn ñaït nhöõng chuû tröông, chæ thò cuûa hoäi ñoàng thaønh vieân, nhaø nöôùc ñeå
CBCNV am hieåu vaø thöïc hieän.
- Phoái hôïp vôùi coâng ñoaøn cô sôû xaây döïng caùc phong traøo vaên theå myõ, phong traøo thi ñua taêng naêng suaát
chaát löôïng.
- Haøng naêm giuùp BTGÑ coù keá hoaïch toång keát thi ñua khen thöôûng ñoái vôùi caùc ñôn vò, caù nhaân trong
coâng ty.
- Yeâu caàu moïi boä phaän trong Coâng ty baùo caùo, thuyeát minh, cung caáp döõ lieäu chính thöùc ñeå Phoøng
hoaøn thaønh nhieäm vuï do BTGÑ giao.
- Aùp duïng caùc bieän phaùp töùc thôøi ñeå ñeà phoøng vaø ngaên chaän ngay caùc vuï vieäc coù theå gaây ra haäu quaû
nghieâm troïng laøm thieät haïi ñeán lôïi ích cuûa Coâng ty hoaëc cuûa ngöôøi lao ñoäng.
- Xöû lyù caùc sai phaïm cuûa CBCNV caên cöù noäi qui Coâng ty vaø phaùp luaät Nhaø nöôùc.
- Kyù, sao y moät soá giaáy tôø haønh chaùnh ñöôïc Ban TGÑ cho pheùp.
- Taïm thôøi ñình chæ coâng taùc ñoái vôùi CBCNV theo uûy nhieäm cuûa BTGÑ khi thaáy coù daáu hieäu vi phaïm
ngieâm troïng noäi qui, qui ñònh cuûa Coâng ty nhö khoâng chaáp haønh Leänh ñieàu ñoäng, aên caép, gaây roái traät
töï, phaïm toäi hình söï, saùch ñoäng, loâi keùo CBCNV laøm ñieàu sai traùi, gaây thieät haïi veà ngöôøi vaø cuûa cho
Coâng ty v.v...
- Kyù giaáy tôø cho CBCNV ra ngoaøi.
- Kyù caùc thoâng baùo.
- Thöøa uûy nhieäm cuûa BTGÑ truyeàn ñaït caùc chæ ñaïo, chæ thò ñeán caùc boä phaän, toå chöùc phoái hôïp ñieàu
khieån caùc boä phaän thöïc hieän theo ñuùng noäi dung chæ ñaïo, chæ thò BTGÑ.
- Laäp Keá hoaïch veà haønh chaùnh nhaân söï vaø trình Phoù Toång Giaùm ñoác noäi chính duyeät.
- Ñaøo taïo cho nhaân vieân trong phoøng caùc chuû tröông cuûa BTGÑ Coâng ty.
- Thöïc hieän caùc coâng vieäc khaùc do Toång Giaùm ñoác, Phoù Toång Giaùm ñoác noäi chính giao.
c> Baùo caùo vaø uûy quyeàn:
- Baùo caùo tröïc tieáp coâng vieäc cho Phoù Toång Giaùm ñoác noäi chính.
- Khi vaéng maët thì uyû quyeàn laïi cho Phoù Tröôûng Phoøng thöïc hieän.
d> Tieâu chuaån:
- Kieán thöùc: Toát nghieäp Ñaïi hoïc..
- Kyõ naêng: Vi tính vaên phoøng, Tieáng Anh thaønh thaïo (trình ñoä C).
- Ñaõ qua moät soá khoùa hoïc veà quaûn trò nhaân söï, quaûn trò haønh chaùnh vaên phoøng.
- Phaåm chaát ñaïo ñöùc trung thöïc, duõng caûm, nhieät tình coâng taùc, saùng taïo trong coâng vieäc.
4.2 Phoù Tröôûng phoøng:
a> Traùch nhieäm:
- Thöïc hieän caùc nhieäm vuï theo söï phaân coâng thöôøng xuyeân cuûa Tröôûng phoøng.
- Thöïc hieän nhieäm vuï theo söï uyû quyeàn cuûa Tröôûng phoøng.