Bài 1: Tổng quan về tổ chức và quản lý tổ chức
NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 1
BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TỔ CHỨC
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Tổ chức Quản lý Nhà quản lý Học làm quản lý
Tổ chức là gì?
Các loại hình tổ chức
Các hoạt động cơ bản của
tổ chức
Quản lý là gì?
Các yếu tố cơ bản của quản lý
Quá trình quản lý
Quản lý - một khoa học, một
nghệ thuật, một nghề
Nhà quản lý là ai?
Phân loại nhà quản lý
Vai trò của nhà quản lý
Những yêu cầu thiết yếu
đối với nhà quản lý
Phát triển năng lực quản lý
Mục tiêu
Sau khi nghiên cứu xong bài này, bạn cần:
Hiểu được các thuật ngữ: Tổ chức và quản lý, và lý giải vì sao phải quản lý các tổ chức.
Hiểu được các chức năng của quá trình quản lý mà mọi nhà quản lý trên mọi cương vị
quản lý phải thực hiện.
Phân biệt được các vai trò khác nhau của nhà quản lý.
Giải thích được tại sao các nhà quản lý ở các cấp khác nhau lại cần sự kết hợp khác
nhau của các kỹ năng kỹ thuật, con người và nhận thức.
Xác định được các kỹ năng cần phát triển để trở thành một nhà quản lý có năng lực
trong thế giới ngày nay.
Bài 1: Tổng quan về tổ chức và quản lý tổ chức
2 NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213
Tình huống dẫn nhập
Một ngày bình thường của cô Chi
Chi là một nhà quản lý 30 tuổi ở hãng truyền thông VCN, tại trụ
sở ở Hà Nội. Trên đường trở về nhà cô nghĩ về ngày làm việc đã
qua của mình – điều này đã trở thành một thói quen của cô.
Cô tới văn phòng vào lúc 7:30 phút và nhìn thấy bản “Báo cáo
nghiên cứu thị trường” trên bàn làm việc của mình. An, trưởng
đơn vị nghiên cứu thị trường, đã dành cả tuần để hoàn thành báo
cáo kịp cho Chi có thể xem trước khi trình bày với Phó giám
đốc. Chi làm việc với An 20 phút tại quán cà phê trong hãng và
lập kế hoạch xử lý văn bản và đồ họa cho bản báo cáo cuối cùng.
Khi quay trở lại phòng làm việc, Chi nhận được ba tin nhắn điện thoại. Cô gọi lại 2 cuộc điện
thoại, nhưng chỉ gặp được một người và sắp xếp lịch gặp trong tuần sau. Cô vội vàng đến cuộc
họp triển khai kế hoạch tháng lúc 8:30 phút với các nhân viên, cuộc họp sẽ kết thúc lúc 10:30
phút. Chi trở về phòng làm việc của mình và thấy 5 tin nhắn điện thoại mới, trong đó có một tin
nhắn của người mà cô đã cố gắng liên lạc trước khi cuộc họp với nhân viên bắt đầu.
Ngân quỹ của phòng năm tới phụ thuộc vào cuộc họp ngày mai, khi mà các đề nghị sửa đổi sẽ
được quyết định. Trong khi đó, Chi phải gặp Giám đốc của cô lúc 2 giờ chiều ngày hôm nay để
giải thích về việc tại sao phòng của cô lại vượt quá ngân sách trong năm nay. Chi định sẽ làm
việc qua trưa để chuẩn bị cho cuộc gặp, nhưng cuối cùng cô quyết định không hủy bữa trưa với
quản lý mới của một phòng đang thường xuyên cạnh tranh với phòng của cô và tạo sự chú ý của
Giám đốc. Chi trở lại sau bữa trưa lúc 1:30 phút để xem xét lại kế hoạch ngân sách năm tới và
đưa ra lời giải thích hợp lý cho việc vượt quá ngân sách trong năm nay.
Cuộc gặp lúc 2 giờ của cô diễn ra tốt đẹp. Ông Giám đốc của Chi ủng hộ việc cô là người đứng
đầu ngân sách năm tới và đánh giá tốt về kế hoạch của cô cho phòng của mình. Họ thảo luận 15
phút về chương trình nghị sự và thảo luận về chi nhánh tại Đà Nẵng trong 35 phút. Giám đốc nói
với cô rằng ông đang xem xét việc cơ cấu lại chi nhánh để giảm thiểu trùng lắp. Cuối buổi gặp,
Chi nhắc tới báo cáo mà cô và An đã chuẩn bị và đưa ra ý kiến rằng An đã hoàn thành công việc
rất tốt.
Lúc 3 giờ, Chi đi mua 1 tách cà phê và gặp Trưởng chi nhánh tại Bắc Ninh, người đang đưa các
khách hàng sử dụng dịch vụ quảng cáo quan trọng đi tham quan hãng. Chi nhắc tới Báo cáo
nghiên cứu thị trường mới hoàn thành rằng nó có liên quan tới một sản phẩm mới. Họ nói
chuyện trong 15 phút và Chi có được một số ví dụ minh họa cho Báo cáo.
Lúc 3:30 phút, Chi tham gia một cuộc họp của lực lượng liên công ty được lập ra để thực hiện
hợp tác chiến lược với công ty VNN. Khi quay trở lại văn phòng lúc 5 giờ, cô thấy có 8 cuộc
điện thoại nhỡ và bắt đầu gọi cho các khu vực mà người nhận có thể vẫn còn đang ở cơ quan.
Lúc 6 giờ, Chi rời văn phòng. Cô cảm thấy mệt mỏi nhưng tốt. Cô đã thực hiện được một số
bước quan trọng trong một số vấn đề. Giám đốc của cô lần đầu tiên đặt niềm tin vào cô và cô
Chi là một nhà quản lý 30 tuổi
ở hãng truyền thông VCN,
tại trụ sở ở Hà Nội
Bài 1: Tổng quan về tổ chức và quản lý tổ chức
NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 3
cảm thấy an toàn. Bản báo cáo của An như là một chiến thắng thực sự và những thông tin khách
hàng mà cô có được trưa nay rất hữu ích.
Bây giờ cô có thể bắt đầu nghĩ về quyết định tuyển dụng một chuyên gia marketing cho thị
trường game online mà cô cần phải đưa ra đề nghị. Cuộc phỏng vấn đã đưa ra ba ứng viên tốt
nhất – một người đàn ông Hàn Quốc, một phụ nữ Nhật và một người đàn ông Việt Nam. Cô
phân vân ai sẽ là người phù hợp nhất cho phòng của cô và phù hợp với cam kết hội nhập quốc tế
của VCN?
Cô Chi là một trong số các nhà quản lý điển hình đang làm việc trên khắp thế giới.
1. Quản lý là gì?
2. Các nhà quản lý làm gì trong những ngày lao động vất vả của họ?
Bài 1: Tổng quan về tổ chức và quản lý tổ chức
4 NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213
1.1. Tổ chức
“Sự tồn tại của các tổ chức là đặc điểm nổi bật nhất của lịch sử nhân loại trong tiến
trình thời gian và không gian”1. Chúng ta quan tâm đến các tổ chức bởi mặc dù có thể
nói về quản lý bản thân và gia đình, nhà quản lý với nghĩa đầy đủ nhất luôn tồn tại
trong môi trường tổ chức.
1.1.1.1. Khái niệm và đặc trưng của tổ chức
Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của nhiều
người cùng làm việc vì những mục đích chung trong
hình thái cơ cấu ổn định. Đó có thể là một trường
học, một bệnh viện, một doanh nghiệp, một cơ quan
nhà nước, một đơn vị quân đội, một hiệp hội, một
nhà thờ...
Xã hội loài người là xã hội của các tổ chức. Mặc dù
trào lưu thực hiện công việc như một người lao động
độc lập vẫn đang thịnh hành trên thế giới, phần lớn chúng ta đều đang là thành viên
của một tổ chức nào đó. Các tổ chức tuy rất khác nhau về lý do tồn tại và phương thức
hoạt động nhưng đều mang những đặc trưng cơ bản với tư cách là một loại hình tổ
chức. Đó là:
Mọi tổ chức đều mang tính mục đích rất rõ ràng. Khác với các cá nhân, cộng đồng
hay xã hội, tổ chức hiếm khi mang trong mình mục đích tự thân mà là tổ chức được
các chủ thể nhất định tạo ra như công cụ để thực hiện những mục đích nhất định. Đây
chính là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào. Điều đó được phản ánh trong
chính từ “tổ chức”. Gốc của từ này xuất phát từ tiếng Hylạp – Organon, có nghĩa là
công cụ. Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau có thể khác nhau - quân đội tồn
tại để bảo vệ đất nước, các cơ quan hành chính tồn tại để điều hành đất nước, các
doanh nghiệp tồn tại để sản xuất kinh doanh nhằm đem lại lợi ích cho các chủ sở hữu -
nhưng không có mục đích thì tổ chức sẽ không còn lý do để tồn tại.
Mọi tổ chức đều là những tổ chức gồm nhiều người làm việc vì mục tiêu chung
trong cơ cấu tổ chức ổn định. Khi đứng vào một tổ chức, chúng ta đã cam kết hành
động cùng với những người khác vì mục tiêu chung chứ không phải chỉ hướng tới
mục tiêu riêng của mình. Các thành viên của tổ chức không thể gia nhập tổ chức chỉ
với ý chí của mình mà phải được tuyển chọn, được xác định: chức năng, nhiệm vụ
(những việc cần làm); quyền hạn (những điều được làm); trách nhiệm (những mục
tiêu cần đạt được); lợi ích (những điều được hưởng).
Mọi tổ chức đều chia sẻ mục tiêu lớn – cung cấp sản phẩm và dịch vụ có giá trị
đối với khách hàng. Ý thức rõ ràng về mục tiêu gắn liền với “các sản phẩm và dịch
vụ có chất lượng” và “thỏa mãn khách hàng” là nguồn gốc quan trọng của sức mạnh
và lợi thế đối với một tổ chức. Đối với Wyman, sự thành công đã trở lại khi Hilliard
nhận thức được mục tiêu quan trọng của tổ chức là cung cấp các dịch vụ phòng ngừa,
giáo dục, cho thuê trại, giải trí với chất lượng cao.
1 Herbert Simon (1991), Organization and Markets, Journal of Economic Perspectives, Vol. 5, No. 2.
Bài 1: Tổng quan về tổ chức và quản lý tổ chức
NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 5
Mọi tổ chức đều là tổ chức mở. Tổ chức tương tác với môi trường trong quá trình
liên tục thu hút các nguồn lực đầu vào để chuyển đổi thành đầu ra là các sản phẩm và
dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Như hình 1.4. thể hiện, cả người cung cấp nguồn
lực và khách hàng đều thuộc môi trường bên ngoài của tổ chức. Phản hồi từ môi
trường bên ngoài là chỉ báo rằng tổ chức hoạt động tốt đến mức nào. Khi khách hàng
ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của tổ chức, nó sẽ không thể tồn tại được nữa trừ
phi nhanh chóng thay đổi theo hướng thích nghi với đòi hỏi của khách hàng. Trong
điều kiện nguồn lực hạn chế, để tồn tại và phát triển, một tổ chức phải phục vụ tốt
khách hàng của mình và sử dụng tốt các nguồn lực.
Hình 1.1. Tổ chức là tổ chức mở
Cuối cùng, mọi tổ chức đều được quản lý. Hình ảnh của các nhà quản lý luôn gắn liền
với những tổ chức nhất định. Ví dụ: tổng thống đứng đầu nhà nước, thủ tướng đứng đầu
chính phủ, hiệu trưởng đứng đầu trường học, giám đốc đứng đầu bệnh viện, tổng giám
đốc đứng đầu tổng công ty, tổ trưởng đứng đầu nhóm làm việc... Người ta có thể đặt dấu
hỏi về vai trò của quản lý của nhà nước đối với nền kinh tế nhưng chưa ai nghi ngờ vai
trò của quản lý đối với một tổ chức. Vai trò đó được thể hiện từ khi xác định mục đích
để hình thành một tổ chức đến vận hành tổ chức nhằm thực hiện mục đích. Một tổ chức,
với bản chất của nó, không thể tự hoạt động mà phải được quản lý.
1.1.1.2. Các loại hình tổ chức
Các tổ chức đang tồn tại thật vô cùng đa dạng. Chúng có thể khác nhau khi trả lời các
câu hỏi: Ai nắm quyền sở hữu tổ chức? Tổ chức được tạo nên vì mục đích gì? Sản
phẩm của tổ chức là gì? Các mối quan hệ trong tổ chức có thể hiện rõ ràng hay không?
Chính vì vậy cũng có rất nhiều quan điểm khác nhau trong phân loại các tổ chức và
sau đây là một số cách phân loại cơ bản.
Tổ chức công và tổ chức tư
Theo những cách tiếp cận khác nhau, khái niệm về tổ chức công và tổ chức tư rất
đa dạng.
Theo chế độ sở hữu: Tổ chức công là tổ chức thuộc quyền sở hữu của Nhà nước
hoặc không có chủ sở hữu. Đó chính là các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp
nhà nước, các trường học và bệnh viện công, các tổ chức chính trị, xã hội, đoàn
thể, nghề nghiệp...
Nguồn lực đầu vào
- Nhân lực - Tài lực
- Vật lực - Công nghệ
- Thông tin
Các hoạt động làm việc
Các hoạt động làm việc để
biến nhân lực thành đầu ra
Đầu ra
Các sản phẩm và dịch vụ
Phản hồi của người tiêu dùng
Môi trường cung cấp Tổ chức Môi trường tiêu dùng
Quá trình biến đổi