CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
LOGO
Thành viên nhóm: 1. Nguyễn Trọng Tuệ (DTU) 2. Trần Văn Đức (Việt May) 3. Mai Thị Nguyệt (EVN) 4. Hồ Thanh Hải (Cty riêng) 5. Trần Dương Nghĩa (AAC) 6. Hồ Quyết Thắng (BHBĐ) 7. Nguyễn Lê Thu Thảo (ACB) 8. Nguyễn Thị Kim Yến (DTU) 9. Nguyễn Thị Nguyệt (CP28)
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
I. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN
IV. TÌNH HUỐNG
V. THẢO LUẬN
2
I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
1. Khái niệm:
1. Xây dựng & phát triển bộ máy tổ chức
3. Qui định quyền hạn, trách nhiệm
Tổ Tổ chức chức
2. Xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận
3 3
I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
2. Nội dung của chức năng tổ chức
Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui
trình làm việc
Thiết lập hệ thống quyền lực và phân
quyền.
4
I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
3. Vai trò của chức năng tổ chức:
Triển khai mục tiêu, KH
11
55
22
Tạo ra môi trường làm việc
Giảm thiểu sự lãng phí
Vai trò Vai trò
33
44
Hạn chế sai sót trong hoạt động quản trị
Tác động sử dụng nguồn lực hiệu quả
5
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Khái niệm cơ cấu tổ chức:
Các bộ phận
Chuyên môn hóa
Quyền, trách nhiệm
MỤC TIÊU MỤC TIÊU CHUNG CHUNG
Các cấp quản trị
6
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức:
2.1 Tầm hạn quản trị (phạm vi kiểm soát): Là số lượng cấp dưới mà một cấp quản trị có thể quản lý trực tiếp một cách có hiệu quả.
7
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức (tt):
2.2 Quyền hành trong quản trị:
Quyền hành của nhà quản trị là năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người dưới quyền hành động theo chỉ đạo của mình.
8
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức (tt):
2.3 Phân cấp trong quản trị:
Là quá trình phân chia bớt quyền hành của cấp trên cho cấp dưới
9
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức:
Mục tiêu và chiến lược phát triển của DN Quy mô hoạt động của DN (loại hình SX,
chủng loại SP)
Đặc điểm lĩnh vực hoạt động cuả DN Môi trường hoạt động của DN Khả năng về các nguồn lực của DN
10
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
4. Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức
Thống nhất chỉ huy
Gắn với mục tiêu
Hiệu quả, giảm chi phí
Cơ cấu tổ Cơ cấu tổ chức chức
Cân đối quyền, trách nhiệm, c.việc
Linh hoạt
11
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
5. Phương pháp thiết kế cơ cấu tổ chức
B1: Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức tổng quát, xác định các đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức. B2: Xác định các thành phần cho các bộ phận trong cơ cấu, xác định mối quan hệ giữa các bộ phận.
B3: Xác định những đặc trưng: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; quy định hoạt động của cơ cấu này.
12
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
6. Một số kiểu cơ cấu tổ chức quản trị Cơ cấu phân chia theo sản phẩm Cơ cấu phân chia theo khách hàng Cơ cấu phân chia theo điều kiện địa lý Cơ cấu trực tuyến Cơ cấu ma trận Cơ cấu chức năng Cơ cấu hỗn hợp
13
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm
Mô hình
Ban lãnh đạo tổ chức
A1
A2
…..
An
B1
B2
…..
Bn
Sản phẩm X Sản phẩm Y
14
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
CC tổ chức theo sp
định đối lợi với
NHƯỢC ĐIỂM -Tạo sự trùng lập trong tổ chức - Dễ tạo sự chia cắt thị trong trường
ƯU ĐIỂM - Hiểu rõ SP/DV cung ứng - Xác nhuận từng SP - Phân định trách nhiệm
15
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng
Mô hình
Ban lãnh đạo tổ chức
A1
…..
An
A2
B1
B2
…..
Bn
KH nhóm 1 KH nhóm 2
16
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
CC tổ chức theo khách hàng
đối NHƯỢC ĐIỂM Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề của khách hàng
ƯU ĐIỂM - Hiểu rõ nhu cầu khách hàng - Dễ tìm ra các biện pháp tác động tốt về với tâm lý khách hàng
17
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý/lãnh thổ
Mô hình
Ban lãnh đạo tổ chức
A1
A2
…
An
B1
B2
….
Bn
Miền Bắc Miền Nam
18
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
CC tổ chức theo địa lý/l.thổ
NHƯỢC ĐIỂM
- Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung - Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức
ƯU ĐIỂM - Dễ thích ứng với những vấn đề có tính địa phương - Hiểu biết về nhu cầu khách hàng - Tạo điều kiện để đào tạo những nhà tổng quản trị
19
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu trực tuyến
Ban lãnh đạo tổ chức
Mô hình
B2
B3
A2
A3
B1
A1
Tuyến 2 Tuyến 1
20
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu trực tuyến
- Mối liên hệ giữa các đơn vị, cá nhân khác gặp khó khăn - Hạn chế sử dụng các chuyên gia vào các lĩnh vực quản trị
NHƯỢC ĐIỂM
ƯU ĐIỂM - Dễ kiểm soát, dễ điều chỉnh - Cấu trúc đơn giản, nhẹ, gọn thích hợp với quy mô nhỏ - Tập trung được quyền lực quản trị
21
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu ma trận
Mô hình
Ban lãnh đạo tổ chức
Chức năng B Chức năng C Chức năng A
Tuyến 1
Tuyến 2
Tuyến 3
22
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu ma trận
NHƯỢC ĐIỂM Do có 2 hệ thống chỉ huy cặp đôi nên dễ sự dẫn đến tranh chấp quyền lực quản trị ở các cấp
ƯU ĐIỂM Bảo đảm phát huy được ưu thế của chuyên gia thuộc từng lĩnh vực vào hoạt động quản trị do có sự phân ngành theo chức năng
23
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu chức năng
Mô hình
Ban lãnh đạo tổ chức
Chức năng A Chức năng B Chức năng C
Người thừa hành
24
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu chức năng
ƯU ĐIỂM - Thu hút được các chuyên gia - Giảm bớt gánh nặng về bộ máy - Mang tính chuyên môn hóa
NHƯỢC ĐIỂM - Cấp dưới chịu sự lãnh đạo của nhiều cấp nên khó thực hiện mệnh lệnh - Khó kiểm soát và phối hợp - Tạo nên các lợi ích chuyên biệt
25
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu hỗn hợp
Mô hình
Ban lãnh đạo
Ban tham mưu
Chức năng B Chức năng A Tuyến 1 Tuyến 2
26
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu hỗn hợp
NHƯỢC ĐIỂM - Quy mô lớn, cồng kềnh và khó thống nhất - NQT phải xử lý các mối quan hệ phức tạp nảy sinh trong quá trình ra quyết định quản trị
ƯU ĐIỂM - Phát huy được sức mạnh của chuyên gia - Tránh tình trạng 1 cấp dưới chịu sự lãnh đạo của nhiều cấp trên - Giảm gánh nặng quản trị cho các cấp điều hành
27
III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN
1. Tập quyền
2. Phân quyền
3. Ủy quyền
28
III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN
1. Tập quyền
1.1 Khái niệm:
Tập quyền là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản trị cao nhất trong tổ chức
29
III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN
1. Tập quyền
1.2 Lý do thực hiện tập quyền:
Nhà quản trị muốn tự mình ra quyết định và chống lại việc trao quyền cho cấp dưới
Nhà quản trị muốn giảm các chi phí: CP hành chính, CP cho hoạt động quản trị của tổ chức, CP đào tạo những nhà quản trị phân quyền
30
III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN
2. Phân quyền
2.1 Khái niệm:
Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc.
31
III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN
2. Phân quyền
2.2 Lý do thực hiện phân quyền:
Khuyến khích phát triển trình độ, năng lực
của các nhà quản trị cấp dưới
Nhà quản trị cấp dưới sẽ muốn tham gia giải quyết nhiều vấn đề hơn cho tổ chức
Tạo ra không khí cạnh tranh trong nội bộ
32 32
III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN
3. Ủy quyền
3.1 Khái niệm:
Uỷ quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định trong khi vẫn chịu trách nhiệm về công việc đã uỷ quyền
33
III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN
3. Ủy quyền
3.2 Nguyên tắc ủy quyền:
Quyền hạn theo tỷ lệ:
Sự giới hạn kiểm tra:
Quyền hạn duy nhất:
34
III. CÁC HÌNH THỨC PHÂN BỔ QUYỀN HẠN
3. Ủy quyền
3.3 Quy trình ủy quyền: Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền và kết
quả cần đạt
Lựa chọn nguồn nhân lực Cung cấp nguồn lực Duy trì các kênh thông tin mở Thiết lập hệ thống kiểm tra Khen thưởng
35
IV. TÌNH HUỐNG
Trước đây công ty X là 1 công ty tư nhân, hoạt động trong lĩnh vực xây dựng dân dụng. Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, mọi hoạt động đều do Ban giám đốc điều hành. Sau năm 2000, công ty phát triển trở thành công ty đa ngành và có tiềm lực tài chính mạnh. Mặc dù có qui mô hoạt động lớn nhưng quan điểm của Ban giám đốc vẫn giữ quyền lãnh đạo tập trung nhằm duy trì sự thống nhất trong hành động, các bộ phận và cá nhân vẫn phải báo cáo trực tiếp với Ban giám đốc. Kết quả hoạt động của công ty vẫn đạt như mong muốn nhưng Giám đốc phải làm việc căng thẳng hơn, nhiều khi không kiểm soát hết vấn đề, nhiều cơ hội kinh doanh bị bỏ qua, những bộ phận dưới quyền luôn có xu hướng chờ quyết định của Ban giám đốc rồi mới bắt tay thực thi. Mặc dù lương của công ty tương đối cao so với các công ty cùng ngành, nhưng nhiều cán bộ trẻ có năng lực có dấu hiệu thờ ơ với công việc và có trường hợp xin nghỉ để qua làm nơi khác. Giám đốc cho rằng tình trạng này kéo dài sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển của công ty, tuy nhiên ông không biết bắt đầu từ đâu để khắc phục tình trạng này.
