4 bước để giúp quản lý phân công
công việc hiệu quả
Bí quyết để phân công nhiệm vụ hiệu quả gồm bốn bước, mỗi bước đều phải
được thực hiện đầy đủ để đạt được kết quả như mong muốn. Đối với các nhà
lãnh đạo ngày nay, việc biết cách giao nhiệm vụ đóng vai trò chủ chốt trong
việc mở rộng phạm vi công việc, đồng thời giúp họ giải phóng một lương thời
gian đáng kể. Thành công sẽ chẳng bao giờ tới nếu bạn không nắm được nghệ
thuật và cách thức giao nhiệm vụ.
1. Bạn phải là một “người nói” tập trung
Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ rằng mình làm tốt việc phân công nhiệm vụ cho
nhân viên nhưng cuối cùng nhân viên đó lại không thành công; và sau đó, khi
mổ xẻ nguyên nhân thất bại, bạn nhận ra rằng đó là do nhân viên không thực
sự hiểu hết những kỳ vọng của bạn. Bạn có từng vừa nói chuyện với đồng sự
vừa vội vàng chạy đến một cuộc họp khác, hay làm nhiều việc cùng một lúc,
thậm chí là kiểm tra email và nhắn tin trong buổi họp không? Người nói phải
luôn tập trung vào người nghe và gạt đi mọi thứ khác để có thể truyền tải
thông điệp hiệu quả. Nếu việc bạn đang nói tới có rủi ro cao hay ngược lại, có
thể mang lại lợi ích lớn thì bạn càng cần phải ngưng lại mọi thứ khác để TẬP
TRUNG vào vai trò của mình là người truyền đạt và giao nhiệm vụ.
2. Bạn phải là một “người nghe” nhiệt tình.
Hãy đọc qua phần trước với quan điểm của người nhận thông tin. Nhân viên
có tập trung vào những gì bạn hỏi không? Họ có đang vội và không thực sự
lắng nghe bạn không? Thế nhưng có một vấn đề quan trọng hơn cả khả năng
tập trung – Họ có đủ trình độ, có đáng tin cậy và có khả năng hoàn thành
nhiệm vụ không?
Trình độ : Họ có đủ trình độ cho công việc này không ?
Mức độ tin cậy : Họ có đáng tin hay không?
Khả năng : Họ có sẵn sàng học hỏi không?
Hãy nghĩ đến 3 yếu tố này khi quyết định nên giao công việc cho nhân viên
nào. Đã bao nhiêu lần bạn giao nhiệm vụ cho những người không đủ độ tin
cậy hoặc không đủ khả năng để hoàn thành công việc?
3. Truyền đạt rõ ràng thời gian thực hiện công việc
Giả sử bạn đã hoàn thành những điều trên, bước kế tiếp là hãy đảm bảo rằng
bạn truyền đạt rõ khung thời gian và thời hạn hoàn thành. Gợi ý cho bước này
là: Nếu đó là việc không khẩn cấp, hãy nói rõ với nhân viên nhưng vẫn phải
cho họ biết ngày kiểm tra tiến độ hay thời hạn hoàn tất công việc. Bên cạnh
đó, hãy ghi chú vào lịch làm việc của bạn để tiện kiểm tra và theo dõi. Việc
theo dõi sẽ bảo đảm trách nhiệm đối với công việc của cả đôi bên.
4. Thông báo điều kiện hoàn thành công việc
Kết quả đạt được là gì? Cần đạt được những thành quả như thế nào? Phải như
thế nào mới gọi là thành công? Kinh nghiệm của tôi cho thấy bạn hãy cố gắng
hết sức, hãy vẽ ra cho nhận viên thấy những kết quả bạn muốn đạt được và
yêu cầu nhân viên diễn tả những kết quả họ muốn đạt được bằng chính từ ngữ
của họ . Trong bước cuối cùng này, lượng thời gian mà hai bên phải bỏ ra cho
việc đối thoại sẽ tỉ lệ thuận với mức độ phức tạp của công việc. Và cũng như
ở bước đầu tiên, mức độ rủi ro hay lợi ích của công việc càng cao thì bạn càng
phải thảo luận kĩ lưỡng về vấn đề và nhất trí về những yêu cầu thành công.
LỢI ÍCH CỦA PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC?
Đối với người được phân công:
Cơ hội phát triển chuyên môn
Cơ hội phát triển các kỹ năng: xử lý tình huống, giải quyết vấn đề, thuông
lượng và thuyết phục, quản lý thời gian, giao tiếp, ra quyết định, …
Tạo cho họ sự hài lòng về bản thân khi hoàn thành công việc
Nâng cao giá trị của họ với doanh nghiệp
Cơ hội thử thách và chinh phục
Tính tham gia cao hơn, dẫn đến sự tinh thần làm việc ngày càng tốt hơn
Đối với người phân công:
Điều hòa được công việc của phòng ban
Có thêm nhiều thời gian hơn cho việc quản lý và kiểm soát công việc
Củng cố được quyền hạn và trách nhiệm trong việc quản lý, giám sát, đánh
giá
Giảm áp lực công việc của bạn và bộ phận
Chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa
Tăng ảnh hưởng và uy tín đối với nhân viên
Minh chứng được năng lực điều hành với doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp:
Tăng năng suất lao động
Tiết kiệm chi phí
Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm
Tập thể có năng lực