Chương trình nâng cao năng lực toàn diện Quản lý ODA

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Mođun MS1: TỔNG QUAN MUA SẮM TRONG DỰ ÁN ODA

Kết thúc Mođun MS1 bạn có khả năng:

(cid:131) Nắm vững những khái niệm, các loại hình và các yêu cầu cơ bản về

mua sắm của các dự án ODA tại Việt Nam.

(cid:131) Nắm vững hệ thống và các qui trình mua sắm trong khuôn khổ dự án

ODA

Đã kết thúc Mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA”

(cid:131) Theo dõi và đánh giá mua sắm trong dự án ODA

(cid:131) Học viên tự tìm hiểu tài liệu trước khoá học. (cid:131) Giáo viên nêu vấn đề, gợi ý, giảng giải và hỗ trợ trong quá trình học. (cid:131) Học viên thảo luận làm bài tập về lập kế hoạch mua sắm dưới sự hỗ

trợ của giáo viên.

(cid:131) Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá.

(cid:131) Tài liệu Mođun MS1: “Tổng quan mua sắm trong dự án ODA” (cid:131) Các slide trình chiếu của giáo viên.

1. Tự tìm hiểu dưới sự hướng dẫn của giáo viên

những khái niệm cơ bản, các loại hình, qui trình và các yêu cầu cơ bản của mua sắm trong dự án ODA.

2. Tìm hiểu và thực hành về phân biệt các qui trình

mua sắm trong dự án ODA. 3. Tự đánh giá kết quả học tập.

Trang số: 1/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Bạn chịu trách nhiệm mua sắm trong một dự án ODA? Những câu hỏi bạn thường phải trả lời có thể là:

Mua sắm gì?

Trang 4

3 LĨNH VỰC MUA SẮM: Xây lắp, dịch vụ tư vấn, hàng hóa HÌNH THỨC MUA SẮM: Đấu thầu quốc tế, đấu thầu trong nước… YÊU CẦU: Minh bạch… HỒ SƠ MỜI THẦU: chuẩn bị…

ĐÁNH GIÁ VÀ XÉT TUYỂN • Tiêu chuẩn • Phương pháp

Tiêu chuẩn nào?

Trang 12

Ông “mua sắm”

Bắt đầu từ đâu?

Trang 10

QUI TRÌNH MUA SẮM (cid:110) Lập kế hoạch (cid:111) Mời thầu (cid:112) Chọn nhà thầu (nhà cung cấp) (cid:113) Quản lý Hợp đồng (cid:114) Kết thúc mua sắm

Kiểm soát chất lượng mua sắm?

Trang 26

GIÁM SÁT – ĐÁNH GIÁ • Công cụ • Báo cáo THAM Ô – THAM NHŨNG • Nhận diện • Phòng chống

Tham khảo tài liệu, thủ tục ở đâu?

Trang 32

QUẢN LÝ THÔNG TIN • Lưu trữ, sử dụng… CÁC QUI ĐỊNH MUA SẮM • Các văn bản của Nhà nước • Các văn bản của các nhà tài trợ chính • Các tài liệu hướng dẫn mua sắm

Trang số: 2/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA 1. Những khái niệm cơ bản về mua sắm trong dự án ODA

(cid:41) Đọc kỹ các khái niệm cơ bản về mua sắm trong khuôn khổ các dự án ODA

• Hầu hết trong các dự án ODA có công việc mua sắm. Công việc mua sắm

sau đây và ghi nhận những đặc điểm cơ bản của công tác mua sắm trong dự án ODA:

diễn ra ở các cấp và các giai đoạn khác nhau của dự án.

• Mua sắm trong dự án ODA gồm một loạt hoạt động cung cấp rộng lớn và bao quát hơn nhiều so với khái niệm “MUA” truyền thống. Nó bao gồm các hoạt động chi tiêu mua sắm để có được thiết bị, vật tư, dịch vụ tư vấn, nhân công v.v. những thứ cần thiết cho hoạt động của dự án. Nó còn bao gồm các hoạt động chi tiêu liên quan tới việc giám sát xúc tiến mua bán, gửi nhận hàng, kế toán, lưu kho, nghiệm thu, loại bỏ vật tư dư thừa trước khi kết thúc công việc.

• Quản lý mua sắm được xem xét từ khía cạnh người mua trong mối quan hệ người mua - người bán. Người mua là chủ dự án hoặc người ủy quyền, trong khi người bán có thể là chủ thầu, nhà cung cấp hoặc đại diện của họ.

• Đối với các thủ tục mua sắm trong dự án ODA,

hực

GHI NHỚ

Luật đấu thầu [1] của Việt Nam, Điều 3.3 đã ghi rõ: “Đối với dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức (gọi tắt là ODA), việc đấu thầu được t hiện trên cơ sở nội dung điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc thoả thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đ ã ký kết.” Điều này có nghĩa là các thủ tục mua sắm cần tuân theo các yêu cầu về mua sắm của nhà tài trợ. Các qui định này c thể tham khảo trong các qui định, hướng dẫn của các nhà tài trợ chính ODA tại Việt nam [7, 8, 9] cũng như các qui định, hướng dẫn của các nhà tài trợ ODA khác.

Các thủ tục mua sắm trong dự án ODA phải tuân thủ theo yêu cầu về mua sắm của nhà tài trợ.

Trang số: 3/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA 2. Các lĩnh vực mua sắm trong dự án ODA

(cid:41) Phân biệt rõ 3 lĩnh vực mua sắm chủ yếu thuộc các dự án ODA trong bảng

dưới đây:

• Ví dụ như xây dựng cầu,

• Việc xác định đầy đủ, chính

Mua sắm xây lắp công trình

xác các thông số kỹ thuật của công trình và thể hiện rõ ràng chúng trong Hồ sơ mời thầu (HSMT) là đặc biệt quan trọng.

đường, xây nhà xưởng v.v. • Thông thường các thông số và các yêu cầu kỹ thuật của công trình đã được xác định và công bố nên việc đấu thầu chủ yếu dựa trên đấu thầu cạnh tranh theo giá.

• Hình thức hợp đồng phổ biến là Hợp đồng theo đơn giá xây lắp và Hợp đồng trọn gói.

• Việc không “bỏ sót” các nhà

Mua sắm dịch vụ tư vấn

thầu tiềm năng trong danh sách mời là một nhiệm vụ quan trọng của quản lý mua sắm. • Việc đàm phán đóng vai trò

quan trọng trong việc kiểm tra và xác định nhà thầu có đề xuất tốt nhất, có thực sự phù hợp và sẵn sàng cung cấp dịch vụ tư vấn.

• Dịch vụ tư vấn rất khác nhau (thiết kế, kiểm toán, giám sát v.v.) dựa vào kinh nghiệm, uy tín được tích luỹ của cá nhân, công ty. Cơ bản, chúng khó có thể định lượng. • Mua sắm chủ yếu dựa trên việc mời và chọn được các nhà thầu đáp ứng được các tiêu chí (chất lượng-giá)

• Việc tìm được nhà cung cấp

Mua sắm hàng hóa

• Mua sắm đơn giản, ví dụ như thiết bị văn phòng, phức tạp như tàu biển, động cơ máy bay…

• Mua sắm thông thường căn cứ vào chào hàng của nhà sản xuất hoặc cung ứng trên những tiêu chuẩn/thông số kỹ thuật đã được xác định.

tối ưu (hàng hoá thoả mãn chất lượng, đã qua thử thách, giá cả hợp lý…) đòi hỏi người quản lý không những phải thu thập đầy đủ thông tin về nhà sản xuất, nhà cung ứng mà còn cần nắm được các kỹ thuật chọn lựa tối ưu.(ví dụ so sánh chi phí theo vòng đời sản phẩm)

Mô tả Tham chiếu quản lý

Trang số: 4/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

(cid:41) Quan sát và đọc các mô tả sơ đồ “Dải mua sắm” trong Hình 1 dưới đây và

Định tính

Định lượng

Hàng hoá/thiết bị

Xây lắp

Dịch vụ tư vấn

xác định vị trí của xây lắp, dịch vụ tư vấn và hàng hoá:

Hình 1: Dải mua sắm

• Mô tả sơ đồ “Dải mua sắm”:

(cid:0) Sơ đồ trên giúp mô tả bằng hình ảnh về tính chất của các sản phẩm cần

mua sắm.

(cid:0) Phía cực trái là ví trí của các sản phẩm định lượng, đo đếm được. Độ “đo

đếm được” giảm dần về phía phải.

(cid:0) Phía cực phải là khu vực của các sản phẩm mang nhiều định tính, khó đo

đếm. Độ “định tính” giảm dần về phía trái.

Khi xem xét ta thấy: • Xây lắp: Các công trình thường có các thông số xác định rõ ràng (kg, m2, số lượng, đơn giá v.v.) được định vị tại cực trái của dải tức là 100% định lượng được.

• Dịch vụ tư vấn: Dịch vụ tư vấn do các tư vấn, kỹ sư, luật sư v.v. cung cấp. Công việc khó mô tả định lượng và chúng có vị trí cực phải của dải tức là 100% định tính.

• Hàng hoá, mặc dù hàng hoá/thiết bị có các thông số kỹ thuật (công suất, vòng quay/phút v.v.) như nhau nhưng chất lượng thực tế của chúng trong nhiều trường hợp có sự khác biệt phụ thuộc vào nhà sản xuất, thời gian đã được thử thách v.v. những yếu tố không hoặc khó đo đếm, mô tả được. Vì vậy, hàng hoá thiết bị nằm ở giữa “Dải mua sắm”. Do ngày càng có nhiều thông tin khách quan về hàng hoá, thiết bị nên vị trí của hàng hoá có xu hướng dịch về phía trái (định lượng được) trong Dải mua sắm.

Trang số: 5/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

(cid:41) Đọc kỹ yêu cầu cơ bản dưới đây. Những yêu cầu này áp dụng cho mọi loại

mua sắm và chúng đặc biệt được các các nhà tài trợ, ngân hàng và các tổ chức tín dụng quốc tế đặc biệt quan tâm:

CÁC YÊU CẦU CHUNG VỀ MUA SẮM TRONG DỰ ÁN ODA • Yêu cầu minh bạch: Các qui trình và thủ tục mua sắm, kế hoạch đấu thầu, HSMT v.v. cần được thể hiện bằng văn bản và được công khai trước xã hội.

• Yêu cầu giá trị hữu dụng: Mua sắm cần mang lại những giá trị

tốt nhất cho xã hội.

• Yêu cầu giải trình được: Những người sử dụng kinh phí mua

sắm phải có trách nhiệm trước việc chi tiêu và phải có khả năng giải trình các qui trình và thủ tục mà họ đã áp dụng.

GHI NHỚ

• Có ba lĩnh vực mua sắm: mua sắm xây

lắp (công trình), mua sắm dịch vụ tư vấn và mua sắm hàng hoá/ thiết bị.

• Minh bạch, giá trị hữu dụng và giải trình

được là các yêu cầu cơ bản của mua sắm trong dự án ODA.

3. Các hình thức tổ chức và phương thức mua sắm trong các dự

án ODA

(cid:41) Đọc kỹ các mô tả về hình thức mua sắm được áp dụng phổ biến trong bảng

dưới đây. Chú ý ghi nhận những khuyến cáo khi nào và vì sao nên áp dụng loại hình mua sắm nào đó:

Trang số: 6/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Bảng 1: Các loại hình mua sắm trong dự án ODA Khi nào áp dụng/vì sao? Cách thức áp dụng • Dự án 10 triệu USD trở lên cần kinh nghiệm, hàng hoá quốc tế.

• Theo khuyến cáo/thoả thuận với ngân hàng/ tổ chức tín dụng quốc tế.

• Trong nước đáp ứng hiệu quả

việc mua sắm.

• Các nhà thầu nước ngoài

Hình thức Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB)

Đấu thầu cạnh tranh trong nước (NCB)

Mời thầu được công bố công khai và rộng rãi cho tất cả các nhà thầu Quốc tế đủ điều kiện. Mục đích nhằm tăng sự lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất và đảm bảo cơ hội bình đẳng trong việc cung cấp. Mời thầu được công bố công khai và rộng rãi cho tất cả các nhà thầu trong nước đủ điều kiện

không hoặc ít quan tâm tham gia đấu thầu.

• Đòi hỏi đấu thầu trong nước. Áp dụng khi giá trị gói thầu không đủ lớn để hấp dẫn các nhà thầu/nhà cung cấp tham dự ICB hoặc NCB • Phù hợp cho mua sắm các

Chào hàng cạnh tranh quốc tế và trong nước

• Mời thầu gửi tới thường không ít hơn 5 nhà thầu và từ nhiều hơn 1 nước trên báo chí bằng tiếng Anh ở nước mời thầu (nếu là chào hàng quốc tế). Những chào thầu nhận được cần được mở công khai, và đánh giá như một cuộc đấu thầu.

hàng hoá bán sẵn hoặc hàng hoá có tiêu chuẩn định sẵn số lượng giá trị nhỏ và các công trình xây lắp nhỏ.

• Khi chỉ có một số ít nhà cung

cấp và

• Khi việc cung cấp nhanh là cấp

• Được thực hiện bằng việc yêu cầu các nhà cung cấp nước ngoài và trong nước gửi tối thiểu ba (03) báo giá.

thiết đối với dự án.

• Giá cả, khả năng đáp ứng các yêu cầu giao hàng là những yếu tố lựa chọn chính.

• Ngân hàng cần nhận được bản sao: (i) Tổng kết hoặc đánh giá tất cả các chào hàng và báo giá nhận được, (ii) Giải thích việc trao thầu (iii) Hợp đồng ký và (iv) Xác nhận về tính xác thực của hợp đồng.

• Thiết bị là độc nhất về đặc điểm và chỉ có thể được mua từ một nhà cung cấp

Mua sắm qua chỉ định

Mua/đàm phán trực tiếp được tiến hành với với một nhà thầu hoặc một số ít các nhà thầu và việc đàm phán được chứng minh là kinh tế hơn và sẽ đảm bảo tính tương hợp về chất lượng công trình.

• Các hạng mục giống hệt có thể được mua từ những nhà cung cấp chuyên dụng và

• Các công trình được mở rộng từ một công trình trước đó hoặc đang tiến hành dở dang với sự hợp tác với cùng một nhà thầu

• Các nhà thầu đã từng đáp ứng

Mua sắm trực tiếp (Đấu thầu lặp lại hay Đặt

trước đó sẽ được mời và nếu số lượng này là lớn quá, 5 nhà thầu

• Khi mà các hạng mục cần mua sắm đã được mua thông qua đấu thầu quốc tế, nay cần được

Trang số: 7/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

với giá thầu thấp nhất sẽ được tham gia

mua thêm và ngân sách sẵn sàng cho mục đích này.

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA hàng lặp lại)

• Phần thêm này sẽ được mua dưới hình thức đấu thầu lặp lại khi có thể chỉ rõ ra rằng một cuộc thầu quốc tế nữa không góp phần thêm lợi ích gì.

• Trường hợp đặc biệt, nếu có quá ít nhà thầu tham dự và nhà thầu được chọn tỏ ra vượt trội các đối thủ một cách rõ ràng thì số lượng thêm vào của hạng mục nói trên có thể được mua ngay thay vì đặt hàng lặp lại với nhà cung cấp đã được chọn trước đó với điều kiện không có chào hàng nào hấp dẫn hơn và giá mua thêm này không cao hơn so với giá ban đầu

• Thông thường thì đơn đặt hàng lặp lại này làm theo trình tự của cái trước trong vòng 18 tháng và số lượng đặt thêm không được vượt quá 30% số lượng đặt lần đầu (theo WB).

(cid:41) Đọc kỹ các mô tả về phương thức mua sắm phổ biến trong Bảng 2 dưới

đây. Chú ý ghi nhận những qui định khi nào và vì sao nên áp dụng phương thức mua sắm nào đó:

Bảng 2: Phương thức mua sắm trong dự án ODA Khi nào áp dụng/vì sao? Cách thức áp dụng

Là phương thức được áp dụng đối với đấu thầu mua sắm hàng hóa và xây lắp.

Đấu thầu hai túi hồ sơ

Phương thức này được áp dụng đối với đấu thầu tuyển chọn tư vấn.

Đấu thầu hai giai đoạn:

• Các gói thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp có giá từ 500 tỷ đồng trở lên.

Đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính được mở công khai tại buổi mở thầu. HSDT đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật có giá đánh giá thấp nhất sẽ được chọn (xem MS2, MS4) Đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính được đặt trong từng túi hồ sơ riêng. Đề xuất kỹ thuật sẽ được mở ra đánh giá trước. Các nhà thầu đạt số điểm kỹ thuật qui định tối thiểu (thông thường 70%) trở lên sẽ được mở tiếp túi hồ sơ đề xuất tài chính để đánh giá. • Giai đoạn thứ nhất: các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu sơ bộ gồm đề xuất về kỹ thuật và phương án tài chính (chưa có giá) để Bên mời thầu xem xét và thảo luận nhằm thống nhất về yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật

• Các gói thầu mua sắm hàng hóa có công nghệ thiết bị và xây lắp đặc biệt phức tạp. • Dự án thực hiện theo hợp

đồng chìa khóa trao tay.

• Giai đoạn thứ hai: các nhà thầu tham gia trong giai đoạn thứ nhất nộp HSDT chính thức với đề xuất kỹ thuật và đề xuất chi tiết về tài chính (có cả giá)

Phương thức Đấu thầu một túi hồ sơ

Các hình thức tổ chức và phương thức mua sắm có thể tham khảo thêm trong [2]. Hình 2 dưới đây mô tả tổng hợp các qui trình mua sắm trong khuôn khổ dự án

Trang số: 8/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA ODA. Lưu ý “Chương trình đào tạo” mặc dù rất gần với hoạt động dịch vụ tư vấn nhưng cũng được xếp riêng do tính đặc thù đào tạo.

Hình 2: Sơ đồ tổng hợp các qui trình mua sắm trong khuôn khổ dự án ODA (Tham khảo qui trình của WB)

XÂY LẮP Hoàn chỉnh thiết kế và giá dự toán

HÀNG HOÁ Chuẩn bị D.mục và giá duyệt

Giai đoạn thiết kế, thẩm định

DỊCH VỤ TƯ VẤN Hoàn chỉnh yêu cầu tư vấn và kinh phí

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO Chuẩn bị yêu cầu và kinh phí

Thông tin nhà thầu; HSMT

Tuyển học viên

Chuẩn bị chào hàng Quốc tế & trong nước

Chuẩn bị HSMT cạnh tranh trong nước

Q. cáo và chuẩn bị HSMT cạnh tranh Quốc tế

Tham chiếu; Tiêu chí đ/giá Quan tâm; D. sách ngắn

Giai đoạn triển khai

Mời thầu

Quảng cáo và mời thầu

Yêu cầu báo giá

Chọn cơ sở đào tạo

Danh sách nhà thầu; gửi HSMT

Yêu cầu gửi HSDT (Đề xuất)

Xét chọn đề xuất tốt nhất

Tổ chức, thu xếp lớp học

Đánh giá và chọn nhà cung cấp

Tiếp nhận, đánh giá HSDT; xét chọn nhà thầu

Ký hợp đồng

Đặt hàng hoặc ký hợp đồng

Triển khai khoá học

Đàm phán – Ký hơp đồng

Xây lắp; giám sát thực hiện

Giao hàng tại chỗ

Giao hàng tại cảng hoặc địa điểm qui ước

Kết thúc

Thực hiện hợp đồng

Học viên đã đào tạo

LẮP ĐẶT VẬN HÀNH TÁC NGHIỆP

Đào tạo & hướng dẫn

Đánh giá

Giai oạn đ đán h giá

Trang số: 9/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA 4. Qui trình mua sắm trong dự án ODA.

(cid:41) Hãy quan sát và đọc kỹ mô tả các bước của qui trình (Hình 3) để có một

hình ảnh tổng thể về qui trình và các bước của qui trình. Lưu ý các đầu ra (văn bản) sau mỗi bước và các hoạt động quản lý cần tác nghiệp:

Hình 3: Qui trình mua sắm trong dự án ODA

HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

Bước

Lập kế hoạch

(cid:110)

• Phân nhân lực phụ trách mua sắm • Hoàn chỉnh thông tin, yêu cầu kỹ

• Danh mục ưu tiên mua sắm • Kế hoạch mua sắm • Nhân lực cho mua sắm

Kết quả / Văn bản

thuật liên quan sản phẩm • Xác định danh mục mua sắm • Xác định các hình thức mua sắm • Xác định tiêu chí, qui trình đánh giá • Lập kế hoạch mua sắm • Quản cáo

Mời thầu

(cid:111)

• Mời thầu • Liên hệ với nhà thầu: thông báo điều chỉnh các điều khoản

• Nhận, quản lý HSDT

• Các thủ tục mời thầu • HSDT (Đề xuất, chào thầu)

Chọn thầu

(cid:112)

• Đánh giá, xếp hạng HSDT • Thương thảo với nhà thầu • Trình duyệt kết quả đấu thầu • Thông báo kết quả đấu thầu • Ký hợp đồng

• Kết quả đánh giá • Kết quả thương thảo • Hợp đồng đã ký

• Xúc tiến các hoạt động hỗ trợ

thực hiện hợp đồng

Giám sát Hợp đồng

(cid:113)

• Báo cáo giám sát thực hiện

hợp đồng

• Giám sát cung cấp hàng hoá/ dịch vụ tư vấn/tiến độ và sản phẩm xây lắp của nhà thầu • Nhắc nhở thực hiện hợp đồng

• Tổ chức đánh giá sảm phẩm

được cung cấp

Kết thúc mua sắm

(cid:114)

• Nghiệm thu và thanh toán hợp

đồng

• Thực hiên các báo cáo cần

• Nghiệm thu hợp đồng. • Văn bản hỗ trợ kèm theo

thiết với chủ dự án, chủ đầu tư, nhà tài trợ, các bên liên quan…

(kiểm toán, chứng nhận môi trường v.v.)

Trang số: 10/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA (cid:41)

Hãy theo dõi mô tả chi tiết các bước của qui trình mua sắm trong khuôn khổ dự án ODA theo thứ tự các nhiệm vụ quản lý (cid:110) (cid:111) (cid:112) (cid:113) (cid:114). Lưu ý rằng trong mỗi nhiệm vụ cần lần lượt xem xét ĐẦU VÀO, CÔNG CỤ HỖ TRỢ (cần có) và KẾT QUẢ (đầu ra: văn bản, hồ sơ, danh mục, quảng cáo v.v.). Kết quả của nhiệm vụ này thường là đầu vào cho nhiệm vụ tiếp theo:

Chuẩn bị-kế hoạch

(cid:110)

Là công việc đòi hỏi sự chuẩn bị công phu có ảnh hưởng tới toàn bộ qui trình mua sắm sau này.

Công cụ và hỗ trợ 1. Các hồ sơ chuẩn 2. Đánh giá chuyên

môn

Kết quả 1. Hồ sơ mời thầu 2. Giá được duyệt 3. Các tiêu chuẩn đánh giá

Đầu vào 1. Nhân lực 2. Danh mục 3. Kế hoạch mua sắm

Đầu vào

• Phân công nhân lực mua sắm:

(cid:0) Giám đốc dự án chỉ định cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm mua sắm của dự án có kiến thức và kinh nghiệm về chuyên môn và mua sắm.

(cid:0) Chọn và đề xuất Danh sách (hội đồng) chấm thầu cho từng hạng mục mua sắm sau khi đã lập kế hoạch mua sắm. Những thành viên của hội đồng ngoài các yêu cầu về chuyên môn, quản lý còn cần có sự cam kết về thời gian tham gia và các qui định bảo mật thông tin đấu thầu. Danh sách này cũng cần được các cấp chủ quản của dự án xét duyệt.

• Tìm hiểu thông tin và hoàn chỉnh thông số/yêu cầu kỹ thuật

liên quan đến sản phẩm/dịch vụ tư vấn cần mua sắm: (cid:0) Các thông tin về bản thân sản phẩm như thông số kỹ thuật, nhà sản

xuất và các nhà cung cấp tiềm năng; kinh nghiệm tư vấn v.v.

Trang số: 11/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

(cid:0) Các thông tin về việc mua sắm các sản phẩm tương tự. (cid:0) Các qui định (kỹ thuật, hải quan v.v) về việc mua sắm.

• Xác định danh mục các hình thức mua sắm

(cid:0) Căn cứ trên Danh mục mua sắm đã được duyệt (hàng hoá, xây lắp, dịch vụ tư vấn) xác định các gói thầu (sao cho số lượng, kích thước và giá trị các gói thầu hợp lý và kinh tế cho việc tổ chức mua sắm)

(cid:0) Xác định các phương thức tổ chức mua sắm thích hợp cho từng sản phẩm hoặc gói thầu (đấu thầu quốc tế, đấu thầu trong nước, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu v.v.)

• Xác định các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển

Các tiêu chuẩn đánh giá được sử dụng để xếp hạng các HSDT. Các tiêu chuẩn đánh giá thường được coi là một phần của các tài liệu mua sắm. Theo Luật đấu thầu, các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển phải được công bố cho nhà thầu trong HSMT. (cid:0) Các tiêu chuẩn đánh giá sơ tuyển (Tiền đánh giá): thường được thiết kế và sử dụng căn cứ vào kinh nghiệm/thâm niên của nhà thầu, khả năng tài chính, năng lực triển khai và quản lý các nhiệm vụ mua sắm tương tự.

(cid:0) Các tiêu chuẩn lựa chọn tư vấn hoặc nhà cung cấp căn cứ vào giá dự thầu và khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, quản lý. Các tiêu chuẩn và cách thức xét tuyển đa dạng tuỳ theo loại hình và phương thức mua sắm (Chi tiết tại Mođun MS2, MS3, MS4).

Hình 4: Ví dụ kế hoạch mua sắm

• Thể hiện kế hoạch mua sắm

Dựa trên danh mục, tiến độ, phương thức đấu thầu của các gói thầu, bạn cần cụ thể hoá kế hoạch mua sắm. Lưu ý rằng, mặc dù kế hoạch mua sắm đã được phản ảnh trong kế hoạch chung của dự án nhưng đối với các nhiệm vụ mua sắm lớn và phức tạp, kế hoạch mua sắm cần phải được thể hiện chi tiết với các hoạt động cùng lịch trình cụ thể. Ví dụ khái quát về một bản kế hoạch như vậy (Mua sắm phục vụ xây dựng Trường Tiểu học Đông Thái – Hà nội) được thể hiện như trong Hình 4 và xem chi tiết tại Phụ lục 1. Công cụ để thể hiện bản kế hoạch

Trang số: 12/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

là phần mềm Microsoft Project hoặc bạn chỉ cần thể hiện kế hoạch dưới dạng bảng thông thường.

• Sơ tuyển nhà thầu

Thường chỉ áp dụng cho các mua sắm lớn hoặc đặc biệt. Để tổ chức sơ tuyển, cần tiến hành các công việc sau: (cid:0) Gửi thư mời sơ tuyển đến các nhà thầu/nhà cung cấp tiềm năng. (cid:0) Đính kèm vào hồ sơ sơ tuyển các tài liệu cần thiết đã được Nhà tài

trợ/Ngân hàng thẩm định để hướng dẫn cụ thể cho các nhà thầu. Hãy dành đủ thời gian để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự sơ tuyển. (cid:0) Khi có sửa đổi, cần gửi đính kèm các sửa đổi vào hồ sơ mời sơ

tuyển gửi cho tất cả các nhà thầu đã tham gia quá trình sơ tuyển.

(cid:0) Tổ chức và chuẩn bị các nhóm đánh giá sơ tuyển. (cid:0) Quản lý và đánh giá các hồ sơ sơ tuyển. Sơ tuyển có ưu điểm giúp hạn chế sự tham gia của các nhà thầu chưa đủ năng lực, kinh nghiệm. Tuy nhiên, nhược điểm là làm tăng thời gian mua sắm, chi phí quản lý cao hơn và tăng nguy cơ các công ty đã qua sơ tuyển “móc nối” làm giảm tính cạnh tranh, đặc biệt, nếu họ ở cùng một quốc gia.

Công cụ-hỗ trợ

• Các mẫu chuẩn (để tham khảo): có thể bao gồm các hợp đồng

chuẩn, các mô tả các khoản mục mua sắm chuẩn. Lưu ý rằng, các dự án có khối lượng mua sắm đáng kể nên có nhiều những tài liệu chuẩn hóa này để tham khảo.

• Đánh giá chuyên môn: Những đánh giá, nhận xét và kiến nghị (có thể được thực hiện trước) của chuyên gia, tư vấn về các các sản phẩm cần mua sắm.

Kết quả

• Hồ sơ mời thầu (HSMT)

Chú ý 1

Mẫu dùng mua sắm hàng hoá có thể tham khảo trong [6, 7, 8, 9]

HSMT giúp nhà cung cấp tiềm năng chuẩn bị và gửi các đề xuất hoặc chào hàng phù hợp. Một bộ HSMT bao gồm: (cid:0) Thư mời thầu (cid:0) Hướng dẫn nhà thầu; (cid:0) Dữ liệu đấu thầu;

Trang số: 13/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

(cid:11)

Lưu ý, các thuật ngữ “đấu thầu” và “báo giá” thường được sử dụng khi lựa chọn nguồn cung cấp căn cứ vào giá trong khi thuật ngữ “đề xuất” được sử dụng khi cân nhắc không dựa vào tài chính mà dựa chủ yếu vào kỹ năng, kỹ thuật hay cách tiếp cận (như khi mua các dịch vụ tư vấn mang tính chuyên môn).

(cid:11)

Công cụ lập kế hoạch có thể tham khảo qua Mođun KH4 “Lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA”

(cid:0) Các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển; (cid:0) Phạm vi mua sắm (cid:0) Tiến độ cung cấp; (cid:0) Các thông số kỹ thuật và bản vẽ; (cid:0) Các điều kiện chung của hợp đồng; (cid:0) Các điều kiện đặc biệt của hợp đồng; (cid:0) Biểu mẫu dự thầu (cid:0) Tính hợp lệ đối với các qui định về HSDT Biểu mẫu dự thầu có số lượng và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào hình loại và phương thức mua sắm Chúng có thể là: (cid:0) Yêu cầu đề xuất (Request for Proposal - REP), (cid:0) Yêu cầu báo giá (Request for Quotation - RFQ), (cid:0) Thư mời đàm phán (Invitation for Negotiation), và (cid:0) Phản hồi ban đầu của nhà thầu (Contractor initial Response) (cid:0) Mẫu bảo lãnh dự thầu (Bid security) (cid:0) Mẫu Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (Contract Performance Security)

Tuỳ loại hình mua sắm, tài liệu mua sắm có thể không nhất thiết cần toàn bộ các tài liệu trên.

• Giá được duyệt. Có thể là:

(cid:0) Giá được duyệt cho hàng hoá/thiết bị (cid:0) Giá dự toán của công trình (cid:0) Phí tư vấn và chi phí hoàn trả tối đa dành cho tư vấn Việc định giá cần do các chuyên gia dự toán. Giá dư toán không phù hợp có thể dẫn tới (1) Giá quá thấp (ví dụ thấp hơn tất cả các giá dự thầu) không chọn được nhà thầu và dẫn đến phải tổ chức tổ chức đấu thầu lại (2) Giá cao có thể gây lãng phí.

• Các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển

Trang số: 14/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

(cid:0) Tài liệu mua sắm phải chính xác để đảm bảo

Các tiêu chuẩn đánh giá cần thống nhất, cụ thể (tiêu chí, thang điểm …) và được thông báo trong HSMT.

thuận lợi trong so sánh các chào thầu, nhưng cũng phải đủ linh hoạt để có thể nhận được các phản hồi của nhà cung cấp.

GHI NHỚ

(cid:0) Kế hoạch mua sắm cần được các cấp thẩm quyền thông qua và các bên liên quan nắm vững.

Mời thầu

(cid:111) Mời thầu gồm các hoạt động nhằm quảng bá thông tin đến những nhà thầu tiềm năng có khả năng đáp ứng những yêu cầu mua sắm của dự án.

Công cụ và hỗ trợ 1. Hội nghị các nhà

Đầu vào 1. Tài liệu mua sắm (HSMT)

thầu/ nhà cung cấp

2. Danh sách

Kết quả 1. HSDT (Đề xuất, chào thầu)

các nhà thầu/ nhà cung cấp

2. Quảng cáo

Đầu vào

• Các tài liệu mua sắm: Trong đó quan trọng nhất là HSMT. • Danh sách các nhà thầu: Các nhà thầu đủ tiêu chuẩn là nhà cung cấp/nhà thầu hợp lệ và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đưa ra trong HSMT. Một số tổ chức lưu trữ danh sách hoặc hồ sơ thông tin về những nhà thầu tiềm năng. Các danh sách này thường có các thông tin liên quan đến kinh nghiệm, tính hợp lệ và các đặc điểm khác của các nhà thầu.

Trang số: 15/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

(cid:11)

Nếu những danh sách như vậy không có sẵn, cán bộ mua sắm phải tự thu thập tin trong các thư viện, các tổ chức địa phương liên quan, các tạp chí thương mại v.v. Trong một số trường hợp cần đến tận nơi hoặc liên lạc với những khách hàng trước đó để có thêm thông tin cụ thể.

Tài liệu mua sắm có thể được gửi tới một số hoặc tất cả các nhà thầu.

Công cụ-hỗ trợ

• Hội nghị các nhà thầu

(cid:11) Có thể đính kèm phần giải đáp các câu hỏi tại hội nghị vào tài liệu mua

Hội nghị các nhà thầu (hay còn gọi là Hội nghị tiền đấu thầu) là cuộc họp mặt những nhà thầu/nhà cung cấp tiềm năng để chuẩn bị lập hồ sơ dự thầu/đề xuất/chào hàng. Hội nghị nhằm đảm bảo tất cả các nhà thầu đều có những thông tin chung và rõ ràng về gói thầu (yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu về hợp đồng, v.v).

sắm.

• Quảng cáo

Có thể giúp mở rộng danh sách các nhà cung cấp tiềm năng bằng cách đăng quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng và chuyên ngành. Lưu ý, pháp luật của một số nước qui định việc quảng cáo mời thầu là bắt buộc đối với một số mặt hàng nhất định đặc biệt với hầu hết các hợp đồng của chính phủ.

(cid:0) Thông báo mời thầu tổng hợp (General Procurement Notice -

GPN):

Hầu hết các nhà Tài trợ yêu cầu các bên vay phải đăng tải Thông báo thầu tổng hợp trên trang web Phát triển Kinh doanh của Liên Hợp Quốc (UNDB) nhằm cung cấp các thông tin cập nhật về các gói thầu chính của dự án đang/đã được ngân hàng xem xét phê duyệt tài trợ nhằm tạo điều kiện cho các nhà cung cấp/các nhà thầu nắm được thông tin về các cơ hội tham gia đấu thầu Quốc tế (ICB).

Nội dung Thông báo bao gồm: o Tên của Bên vay/dự án o Khoản và mục đích khoản vay hoặc khoản vay đang xem xét

Trang số: 16/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

o Phạm vi đấu thầu theo hình thức ICB và các dịch vụ tư vấn có

trị giá bằng hoặc lớn hơn US$ 200.000 o Tên và địa chỉ của cơ quan thực hiện dự án o Nếu có, các mốc tiến độ phát hành HSMT/tài liệu sơ tuyển nhà thầu.

Cách thức đăng tải: o Bên vay/dự án cần soạn GPN và sau đó gửi cho ngân hàng xem xét trước khi gửi đăng tải không muộn hơn 8 tuần trước ngày đầu tiên công bố rộng rãi hồ sơ sơ tuyển/HSMT cho gói thầu ICB Địa chỉ tại: http://www.devbusiness.co m hoặc có thể gửi thẳng theo địa chỉ: (cid:0) dbusiness@worldbank. org (cho các dự án ODA của Ngân hàng Thế giới)

(cho các dự án ODA không thuộc của Ngân hàng Thế giới)

o Phải phát hành GPN trong giai (cid:0) dbusiness@un.org đoạn thẩm định dự án

o GPN cần được cập nhật bất cứ khi nào nếu có sự thay đổi cơ bản trong dự án.

(cid:0) Thông báo mời thầu cụ thể (Special Procurement Notice - SPN) Áp dụng cho mỗi gói thầu chính của dự án với nội dung tương tự như Thông báo mời thầu tổng hợp. Cách thức đăng tải: SPN cần được thực hiện như sau: o Dự án phải gửi SPN cho nhà tài trợ trước khi phát hành với nhấn mạnh áp dụng sơ tuyển hay không.

o Thông báo cho đại dịên trong nước của các quốc gia hợp lệ tham gia dự án của nhà tài trợ.

o Quảng cáo trên ít nhất một tờ báo trong nước o Thông báo trên tạp chí chính thức trong nước o Thông báo trực tiếp tới tất cả các hãng đã gửi thư quan tâm khi phát hành thông báo mời thầu.

o Dự án nên cho các nhà thầu khoảng thời gian xác định để chuẩn bị hồ sơ sơ tuyển hoặc HSDT không dưới 6 tuần.

Kết quả

Trang số: 17/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA • Hồ sơ dự thầu (HSDT): (đề xuất, chào thầu) là những tài liệu đã được chuẩn bị của các nhà thầu/nhà cung cấp mô tả khả năng và sự sẵn sàng của họ trong việc cung cấp những sản phẩm mua sắm yêu cầu.

Lựa chọn nhà thầu

(cid:112)

Lựa chọn nhà thầu là hoạt động phức hợp căn cứ theo các tiêu chuẩn đánh giá để chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.

Đầu vào 1. HSDT 2. Các tiêu chuẩn

đánh giá

Kết quả 1. Hợp đồng

3. Các chính sách của tổ chức

Công cụ và hỗ trợ 1. Đàm phán hợp đồng 2. Hệ thống trọng số 3. Các ước lượng độc lập

Đầu vào

• HSDT

HSDT thường bao gồm Đề xuất kỹ thuật và Đề xuất tài chính.

• Các tiêu chuẩn đánh giá: Giá có thể là yếu tố quyết định chính đối với một số khoản mục mua sắm. Tuy nhiên, giá đề xuất thấp hơn có thể không phải là chi phí thấp nhất khi nhà cung cấp không thể giao sản phẩm đúng hạn.

• Các chính sách của tổ chức: Các tổ chức tham gia vào dự án có thể có những chính sách chính thức và không chính thức ảnh hưởng tới việc đánh giá các đề xuất. Ví dụ, tổ chức có thể sử dụng hệ thống đánh giá để: (cid:0) Xếp hạng tất cả các HSDT để thiết lập một thứ tự đàm phán. (cid:0) Lựa chọn một nhà cung cấp duy nhất để ký hợp đồng.

Công cụ-hỗ trợ

• Đàm phán hợp đồng

Hình 5 tóm tắt các bước đàm phán cơ bản.

Trang số: 18/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Hình 5: Đàm phán hợp đồng

Mời nhà thầu xếp thứ nhất sau khi đánh giá

Chỉ định nhóm đàm phán

•

(cid:0) Đàm phán hợp đồng là

Đàm phán điều kiện hợp đồng

• • • •

•

Đàm phán chuyên môn Làm rõ phạm vi mua sắm, các yêu cầu về dịch vụ tư vấn hoặc tính năng, thông số kỹ thuật, điều kiện hoạt động của hàng hoá/thiết bị Vận chuyển/giao nhận/thuế/bảo hiểm

Xung đột lợi ích Thanh tra & kiểm toán Bản quyền Trách nhiệm và hỗ trợ từ dự án Trách nhiệm pháp lý Giải quyết tranh chấp

• •

ế

•

việc thảo luận giữa dự án với nhà thầu để đi tới nhất trí những thỏa thuận về cấu trúc và nội dung hợp đồng trước khi ký. Trong phạm vi có thể, hợp đồng cuối cùng phải phản ánh tất cả các thỏa thuận đã đạt được. (cid:0) Đối với các khoản mục mua sắm phức tạp, đàm phán hợp đồng có thể là một quá trình độc lập và có những đầu vào và đầu ra riêng biệt.

Đàm phán tài chính Giá hàng hoá thiết bị/dịch vụ tư vấn Thủ tục và đồng tiền chi trả

Soạn thảo Ghi nhớ đàm phán & báo cáo đàm phán

Nhà tài trợ “Không phản đối”

Ký hợp đồng

• Hệ thống trọng số Hệ thống này giúp định lượng các dữ liệu định tính nhằm tránh tác động của định kiến cá nhân đến kết quả lựa chọn nhà cung cấp. Hệ thống như vậy bao gồm:

(cid:0) Sử dụng trọng số cho một số tiêu chuẩn quan trọng (cid:0) Đánh giá những nhà cung cấp tiềm năng theo từng tiêu chuẩn (cid:0) Nhân trọng số với các giá trị đánh giá được (cid:0) Lấy tổng các tích số trên để xác định điểm toàn phần. Có thể tham khảo áp dụng Hệ thống trọng số tại Mođun MS3 “Mua sắm dịch vụ tư vấn trong dự án ODA”

• Các ước lượng độc lập

Đối với nhiều khoản mục mua sắm, cán bộ quản lý mua sắm có thể chuẩn bị trước những ước tính của mình để đối chứng, kiểm tra đối với giá đề xuất. Cần phải tìm nguyên nhân của những khác biệt đáng kể so với các ước tính: khác biệt đáng kể có thể là hệ quả của tài liệu thầu chưa đầy đủ hoặc nhà cung cấp hiểu nhầm hoặc không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu.

Trang số: 19/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Kết quả

• Hợp đồng

Hợp đồng là thỏa thuận ràng buộc lẫn nhau giữa người mua và nhà cung cấp: nhà cung cấp phải có trách nhiệm cung cấp sản phẩm cụ thể và người mua phải trả tiền cho sản phẩm. Hợp đồng là văn bản pháp lý chịu sự phán quyết của toà án. Hầu hết các dự án ODA đều có văn bản quy định ai là người nhân danh dự án để ký hợp đồng.

• Các điều khoản hợp đồng trong HSMT chuẩn

(cid:0) Các điều khoản hợp đồng chung (GCC) là cơ sở cho các hợp đồng

mua sắm và các bên mua - bán không được thay đổi: o Các điều khoản thực hiện o Các điều khoản bảo vệ o Các thay đổi o Bồi thường

(cid:0) Các điều khoản hợp đồng đặc biệt (SCC) bao gồm các qui định do bên mua soạn thảo cho mỗi gói thầu cụ thể và phải đảm bảo thống nhất với các điều khoản chung của hợp đồng.

(cid:41) Lưu ý trong các HSDT cần có bảo lãnh dự thầu và khi nhà thầu đã được

trao thầu thì nhà thầu cần có bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Đây là những qui định bắt buộc.

• Bảo lãnh dự thầu và Bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Để lưu ý nhà thầu về sự nghiêm túc của quá trình đấu thầu và để bù đắp những chi phí của dự án do tác động của việc nhà thầu thắng thầu rút lui không muốn thực hiện hợp đồng, dự án yêu cầu các nhà thầu nộp bảo lãnh thầu dưới dạng Bảo lãnh của Ngân hàng hoặc công ty bảo hiểm hoặc tiền mặt. Các yêu cầu về bảo lãnh thầu cần được chỉ rõ trong HSMT. Nếu nhà thầu thắng thầu từ chối ký hợp đồng, bên mua/dự án sẽ được hưởng bảo lãnh trên. Tương tự, Bảo lãnh thực hiện hợp đồng cũng được thực hiện đối với hợp đồng đã được ký với nhà thầu nhằm tránh trường hợp nhà thầu

Trang số: 20/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

bỏ không thực hiện hợp đồng. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng mua sắm thường không vượt quá 10% giá hợp đồng.

Hình 5 thể hiện thời điểm nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Bảo lãnh dự thầu

Thiết kế

Quá trình đấu thầu

Đánh giá – ký hợp đồng

Triển khai hợp đồng

Hình 6: Thời điểm nộp bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Theo dõi & đánh giá

(cid:113) Quản lý thực hiện hợp đồng mua sắm là nhằm đảm bảo hiệu quả mua sắm theo hợp đồng đã ký. Tính chất pháp lý của mối quan hệ hợp đồng buộc nhóm cán bộ quản lý dự án phải nhận thức được sâu sắc những vấn đề pháp lý liên quan tới các hoạt động quản lý thực hiện hợp đồng. Các quá trình quản lý mua sắm bao gồm:

1) Thực thi kế hoạch mua sắm. 2) Theo dõi công việc, chi phí, thời gian biểu, và hiệu quả kỹ thuật của

nhà thầu.

3) Kiểm tra chất lượng của các sản phẩm cung cấp. 4) Kiểm tra các thay đổi trong hợp đồng để đảm bảo rằng chúng là cần

thiết

5) Quản lý các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng

phù hợp với tiến trình thực hiện và thanh toán.

Trang số: 21/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Đầu vào 1. Hợp đồng 2. Kết quả công

việc

3. Các yêu cầu thay

Kết quả 1. Thông tin 2. Những thay đổi trong hợp đồng 3. Yêu cầu

đổi

Công cụ và hỗ trợ 1. Hệ thống kiểm soát thay đổi thực hiên hợp đồng 2. Báo cáo kết quả thực hiện 3. Hệ thống thanh toán

thanh toán

4. Hoá đơn

Đầu vào

• Hợp đồng đã ký • Các kết quả công việc: Thông tin về kết quả công việc của nhà thầu - những sản phẩm chuyển giao nào đã được hoàn thành và chưa được hoàn thành, chất lượng ở mức độ nào, chi phí là bao nhiêu, v.v.

• Các yêu cầu thay đổi: bao gồm những thay đổi về một số phần của hợp đồng hoặc về đặc điểm của hàng hoá và dịch vụ được cung cấp. Quyết định chấm dứt hợp đồng, những tranh cãi - khi nhà cung cấp và ban quản lý dự án không đồng ý với nhau về bồi thường hoặc thay đổi, có thể tuỳ theo từng tình huống mà được gọi là yêu sách, tranh cãi hoặc kháng cáo.

• Các hoá đơn của nhà cung cấp yêu cầu thanh toán cho công việc

của mình.

Công cụ-hỗ trợ

• Hệ thống kiểm soát thay đổi trong thực hiện hợp đồng bao gồm

giấy tờ hành chính, hệ thống theo dõi, thủ tục giải quyết tranh chấp và các cấp phê chuẩn cần thiết khi có uỷ quyền.

• Báo cáo hiệu quả thực hiện: Báo cáo cung cấp cho ban quản lý

những thông tin về hiệu quả công việc mà nhà thầu/nhà cung cấp đạt được so với mục tiêu chung của hợp đồng.

Trang số: 22/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA • Hệ thống thanh toán: Các khoản thanh toán cho nhà cung cấp

thường được giải quyết thông qua hệ thống các tài khoản hợp lệ và thích hợp.

Kết quả

• Thông tin: Kết quả thực hiện hợp đồng, sự không hài lòng về kết

quả và những thay đổi cần có.

• Những thay đổi về hợp đồng: Thay đổi (được chấp nhận hoặc không được chấp nhận) được phản hồi thông qua các tài liệu cập nhật tương ứng.

• Các yêu cầu thanh toán do nhà thầu gửi.

Kết thúc mua sắm

(cid:114)

Kết thúc hay thanh lý hợp đồng liên quan đến kiểm tra sản phẩm (toàn bộ công việc có được hoàn thành thoả đáng hay không) và thanh lý hành chính (cập nhật những ghi nhận phản ánh kết quả cuối cùng và lưu trữ thông tin để dùng trong tương lai). Dựa vào các điều khoản và điều kiện của hợp đồng dự án ODA có thể đề ra những thủ tục nhất định cho việc thanh lý hợp đồng. Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn là một trường hợp đặc biệt của thanh lý hợp đồng.

Kết quả 1. Lưu hồ sơ hợp

đồng

Đầu vào Tài liệu Hợp đồng

Công cụ và hỗ trợ 1. Kiểm tra mua sắm

2. Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Đầu vào

• Tài liệu hợp đồng: Tài liệu hợp đồng bao gồm bản thân hợp đồng

và những tài liệu liên quan khác: thời gian biểu bổ sung, những thay

Trang số: 23/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

đổi được chấp thuận, tài liệu về sự phát triển kỹ thuật của nhà cung cấp, báo cáo công việc, các tài liệu tài chính như hoá đơn và thông tin về thanh toán và tất cả các kết quả điều tra liên quan đến hợp đồng.

Công cụ-hỗ trợ

• Kiểm tra mua sắm: là tập hợp các văn bản lưu giữ quá trình mua sắm từ lập kế hoạch mua sắm cho tới vấn đề hành chính của hợp đồng. Những ghi nhận về những thành công, thất bại có thể được vận dụng cho việc mua sắm khác trong dự án hoặc cho các dự án khác của cùng một cơ quan thực hiện (Xem thêm Phần 6. Theo dõi, đánh giá mua sắm trong dự án ODA)

Kết quả

• Lập hồ sơ hợp đồng: một bộ tài liệu hoàn chỉnh bao gồm tất cả các hồ sơ, kết quả liên quan được dùng cho đánh giá cuối cùng của dự án.

• Chấp nhận và thanh lý chính thức: Dự án cần gửi cho nhà cung

cấp thư chính thức về việc hợp đồng đã được hoàn tất.

• Tranh chấp và giải quyết tranh chấp trong mua sắm trong dự

án ODA Căn cứ để giải quyết tranh chấp là hợp đồng đã ký, các qui định chung của nhà tài trợ về giải quyết tranh chấp, Luật đấu thầu và các luật pháp khác của Việt Nam. Có một số dạng tranh chấp: (cid:0) Tranh chấp trong nước (cid:0) Tranh chấp quốc tế Cần phải kiểm soát và tìm ra các cơ chế giải quyết tranh chấp.

• Chấm dứt hợp đồng: Trong hợp đồng luôn có những điều khoản chung và điều khoản đặc biệt qui định trường hợp chấm dứt hợp đồng (Chi tiết về tranh chấp, chấp dứt hợp đồng v.v. có thể xem trong Mođun NS5 “Quản lý hợp đồng trong dự án ODA”)

Trang số: 24/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Thực hành

Tên:

“Phát hiện đặc điểm và sự khác biệt của các qui trình mua sắm trong dự án ODA”

Mục tiêu: Giúp học viên củng cố kiến thức và khả năng phân biệt các

qui trình mua sắm trong khuôn khổ dự án ODA.

Thời gian : 30-45 phút. Thực hiện sau khi kết thúc “Sơ đồ các qui trình

Mô tả :

mua sắm trong khuôn khổ dự án ODA” • Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên. • Giáo viên hướng dẫn, trao nhiệm vụ cho mỗi nhóm “mua sắm” một loại hàng hoá tiêu biểu tương ứng với các nhóm xây lắp, dịch vụ tư vấn, hàng hoá)

• Nhiệm vụ của của mỗi nhóm là thảo luận, mô tả và thể

hiện trên khổ giấy Ao qui trình mua sắm loại hàng hoá của nhóm mình căn cứ trên các khái niệm, qui trình và sơ đồ đã học.

• Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp về qui trình, chú ý trả lời các câu hỏi: Qui trình bắt đầu từ đâu? Các tài liệu nào cần có trong mỗi giai đoạn? Thời gian dự kiến? Các hoạt động hỗ trợ?

• Các nhóm có thể yêu cầu sự hỗ trợ của giáo viên. • Giáo viên nhận xét, tóm tắt.

Chuẩn bị: Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có)

(cid:11) Có thể kết hợp mời chuyên gia đấu thầu (quản lý đấu thầu) thuyết trình và kết hợp giải đáp về các tình huống đấu thầu trong thực tiễn để giúp học viên có thêm các các kinh nghiệm trong thực hành. Thời gian cho thuyết trình không quá 20 phút.

Trang số: 25/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA 5. Theo dõi – đánh giá mua sắm trong dự án ODA

(cid:41) Đọc và xác định các nhiệm vụ, nội dung theo dõi – đánh giá (TDĐG)

công tác mua sắm trong các dự án ODA:

• TDĐG mua sắm tuy là hai hoạt động khác nhau nhưng với cùng mục đích đảm bảo tiến trình, chất lượng mua sắm và chúng thường “đi cùng” và bổ sung cho nhau. Sự khác biệt chính ở chỗ trong khi theo dõi mua sắm được tiến hành thường xuyên hoặc định kỳ dựa trên các tiêu chí/yêu cầu kỹ thuật cố định có sẵn thì đánh giá được tiến hành có thời điểm hoặc định kỳ, với các tiêu chí có thể thay đổi nhằm phát hiện, điều chỉnh hoạt động và kết quả mua sắm.

Kiểm tra sự sẵn sàng của công tác chuẩn bị, nhân sự, kế hoạch.

• Thực tế mua sắm trong dự án ODA cho thấy công việc TDĐG khả thi và hiệu quả nhất khi được tiến hành bám sát qui trình mua sắm (chuẩn bị, lập kế hoạch, mời thầu, ký hợp đồng v.v.) (cid:0) Theo tiến trình dự án, có:

Đánh giá ban đầu

Kiểm tra triển khai mua sắm và giúp điều chỉnh hoạt động mua sắm.

Đánh giá giữa kỳ

Đánh gía chất lượng công trình, hàng hoá, dịch vụ tư vấn theo mục tiêu, thoả thuận hợp đồng.

Đánh giá kết thúc

Đánh giá tác động

Được tiến hành sau khi kết thúc lắp đặt, vận hành (ví dụ sau 6 tháng) để kiểm tra tính hiệu quả của mua sắm.

(cid:0) Về hình thức, TDĐG có:

o TDĐG nội bộ: do nhân sự của dự án đảm nhiệm, báo cáo cho giám đốc dự án chủ yếu để kiểm soát và điều phối hoạt động nội bộ dự án.

o TDĐG bên ngoài: thường do chủ dự án hoặc nhà tài trợ thuê/chỉ định chuyên gia đánh giá tiến hành và báo cáo cho chủ dự án hoặc báo cáo độc lập cho Ngân hàng/nhà tài trợ.

Trang số: 26/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA • Người làm quản lý mua sắm trong dự án ODA cần hiểu rõ nội dung và

các công cụ TDĐG thông dụng.

(cid:41) Kiểm tra xem bạn đã có đầy đủ các công cụ và sự hỗ trợ dưới đây trong

quá trình theo dõi mua sắm.

1) Tham chiếu dự án 2) Kế hoạch mua sắm 3) Các mẫu chuẩn về các tài liệu mua sắm (Thư mời thầu, mô tả kỹ

thuật, hợp đồng, …)

4) Biên bản các loại 5) Báo cáo gửi chủ quản/nhà tài trợ/Ngân hàng 6) Thanh lý hợp đồng 7) Hoá đơn, chứng từ, kết quả kiểm toán 8) Báo cáo điều tra khảo sát hiện trường. 9) Đánh giá khoá học chuyển giao (nếu có)

(cid:41) Sử dụng Bảng 3 Bảng kiểm tra nội dung mua sắm để kiểm tra các nội

dung cần theo dõi trong quá trình mua sắm.

Các phương pháp theo dõi – đánh giá mua sắm trong dự án ODA

(cid:41) Đọc các mô tả về các phương pháp TDĐG, lưu ý vị trí và vai trò của

người quản lý mua sắm trong dự án ODA:

CÁC PHƯƠNG PHÁP THEO DÕI MUA SẮM CHỦ YẾU: • Theo dõi theo các bước của qui trình mua sắm (đây là phương pháp theo dõi chủ yếu như đã nêu): cán bộ mua sắm cần theo dõi quá trình mua sắm thông qua việc theo dõi và điền Bảng 3.

• Theo dõi tăng cường đối với các hạng mục mua sắm chủ chốt và nhậy cảm (mua thiết bị chính của công trình, lắp đặt thiết bị cuối cùng, bàn giao công nghệ v.v.)

• Theo dõi mối liên hệ giữa mua sắm với các nhiệm vụ khác của dự án (Tài chính, nhân sự, kế hoạch…): mối liên hệ này được thể hiện trong Hình 7.

Trang số: 27/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Bảng 3: Kiểm tra nội dung mua sắm

Bảng kiểm tra mua sắm

(cid:57)

TT NỘI DUNG KIỂM TRA

1 2 3 4 5 6

Chuẩn bị - kế hoạch Danh sách mua sắm đã được xác định? Có thông tin về các nhà cung ứng có tiềm năng? Có kế hoạch mua sắm rõ ràng và được chấp thuận? Có cán bộ phụ trách mua sắm thích hợp với nhiệm vụ? Có kế hoạch huy động chuyên gia chấm thầu? Các tài liệu mua sắm đã sẵn sàng? • Tham chiếu. • Thư mời thầu/Hướng dẫn nhà thầu; Dữ liệu thầu; Các tiêu chí đánh giá và xét tuyển; các điều kiện chung của hợp đồng; Các điều kiện đặc biệt của hợp đồng; Tiến độ cung ứng; Các thông số kỹ thuật và bản vẽ; Tính hợp lệ đối với các qui định về hồ sơ thầu.

• Bảng tiêu chí đánh giá HSDT (chào hàng) • Yêu cầu đề xuất/Yêu cầu báo giá/Thư mời đàm phán, • Mẫu HSDT/đề xuất chuẩn • Mẫu hợp đồng/Mẫu Phản hồi ban đầu của nhà thầu/ Mẫu yêu cầu

giải thích (dành cho nhà thầu)…

Mời thầu - chọn thầu 7 8 9

Có biên bản kết quả chấm thầu? Có biên bản kết quả đàm phán? Các kết quả chấm thầu/đàm phán đã được báo cáo cho chủ quản/Ngân hàng/Nhà tài trợ? Thủ tục Hợp đồng đầy đủ? Giám sát hợp đồng

11 Những thay đổi, điều chỉnh nội dung mua sắm, nội dung hợp đồng đã

được thảo luận (bên mua-bên cung cấp) và đã được báo cáo và chấp thuận?

12 Nhà cung cấp/nhà thầu đáp ứng tiến độ? 13 Nhà cung cấp/nhà thầu đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hoá, thiết

bị?

14 Danh sách tư vấn đúng như/tương đương đề xuất? 15 Nhận đầy đủ các báo cáo (tháng, quí, giữ kỳ …) của nhà cung cấp Thiết bị được lắp đặt đầy đủ và vận hành thử (nếu yêu cầu)? 16 Kết thúc mua sắm Thiết bị/phụ kiện/tài liệu được bàn giao đầy đủ cùng các giấy tờ liên 17 quan (hướng dẫn sử dụng, chứng nhận chuyên môn và môi trường…)?

Các hoạt động mua sắm đã được thanh toán? Các hoạt động mua sắm đã được kiểm toán?

18 Đào tạo chuyển giao/ hướng dẫn sử dụng đã được tiến hành? 19 20 21 Hoàn thành Biên bản thanh lý hợp đồng? 22 Kết quả mua sắm đã được báo cáo và đã được tham khảo/thể hiện

trong báo cáo chung của dự án?

Trang số: 28/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Hình 7: Mối liên hệ giữa nhiệm vụ mua sắm với các nhiệm vụ khác của dự án.

Mô tả quan hệ

(cid:0) Giám sát qui trình mua sắm

(chuẩn bị hồ sơ, chọn thầu…) (cid:0) Đánh giá kết quả mua sắm (nếu

GS: Theo dõi-Đánh giá-Báo cáo Công cụ, tham khảo (cid:0) Bảng kiểm tra (cid:0) Phiếu đánh giá (cid:0) Mẫu báo cáo chuẩn

yêu cầu)

dự án

(cid:0) Cấp thông tin cho cơ sở dữ liệu

TC: Tài chính-Kế toán

Mô tả quan hệ

Công cụ, tham khảo (cid:0) Mẫu biểu hoá đơn,

(cid:0) Các chi tiết về tài khoản, bảo

lãnh dự thầu, bảo lãnh hợp đồng

chứng từ

(cid:0) Thủ tục chi trả mua sắm

(cid:0) Thủ tục ngân hàng

MT: Môi trường–Xã hội Mô tả quan hệ

(cid:0) Cần thông tin về môi trường

Công cụ, tham khảo (cid:0) Tiêu chuẩn, văn

MS: Mua sắm

bản về môi trường

cho các hợp đồng mua sắm xây lắp

NS: Nhân sự

Mô tả quan hệ (cid:0) Cán bộ phụ trách mua sắm có

Công cụ, tham khảo (cid:0) Chức danh cán bộ

chuyên môn

mua sắm

(cid:0) Huy động nhân sự hỗ trợ (khi

(cid:0) Mô tả nhiệm vụ

cần)

KH: Chuẩn bị-Kế hoạch

Mô tả quan hệ

Công cụ, tham khảo (cid:0) Kế hoạch khung dự

(cid:0) Kế hoạch mua sắm trong kế

hoạch tổng thể dự án

án

(cid:0) Thông báo cho nhau khi có sự

điều chỉnh kế hoạch

Trang số: 29/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ MUA SẮM CHỦ YẾU • Đánh giá dựa theo mục tiêu cuối cùng: Bên mua chỉ quan tâm tới sản phẩm vào thời điểm giao hàng. Phương pháp đánh giá này giúp giảm nhân lực theo dõi tuy nhiên có độ mạo hiểm, vì vậy, nó thường được áp dụng cho mua sắm hàng hoá, thiết bị đơn giản, vật liệu chế tạo đã có mẫu sẵn.

• Đánh giá theo tiến trình mua sắm: Được tiến hành theo một lộ

trình vạch sẵn chủ yếu dựa trên kết quả, sản phẩm cần đạt tại những thời điểm xác định của mua sắm. Đánh giá này đòi hỏi nhân lực thường xuyên theo dõi, cập nhật ghi chép, chụp ảnh, dữ liệu. Phương pháp này thường áp dụng cho các dây chuyền sản xuất, đào tạo chuyển giao v.v.

• Nội dung phê duyệt của nhà tài trợ.

(cid:41) Bạn cần quan tâm đến những nội dung phê duyệt (và cũng là những nội

dung theo dõi và đánh giá) mà các nhà tài trợ/Ngân hàng thường quan tâm:

• Phê duyệt trước: Dự án trình nhà tài trợ/ngân hàng những tài liệu

sau trước khi thực hiện qui trình đấu thầu: (cid:0) Các bước tiến hành quảng cáo bao gồm GPN và SPN (cid:0) Mời sơ tuyển, các tài liệu, các đánh giá tiếp theo (cid:0) HSMT và các phụ lục (cid:0) Đánh giá HSDT và đề xuất trao hợp đồng (cid:0) Các tài liệu hợp đồng (cid:0) Bổ sung hợp đồng trong quá trình thực hiện.

• Phê duyệt sau: Tương tự như các yêu cầu trong phê duyệt trước,

kèm theo: (cid:0) Kiểm toán công tác đấu thầu (cid:0) Kiểm tra và sắp xếp các HSMT được sửa đổi (cid:0) Những thay đổi hợp đồng.

6. Tham ô và hối lộ

(cid:41) Đọc các mô tả về các hình thức và biện pháp theo dõi ngăn chặn tham ô, hối lộ trong hoạt động mua sắm trong triển khai dự án ODA:

• Các hình thức tham ô, hối lộ phổ biến nhất

Trang số: 30/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

(cid:0) Hối lộ có thể bắt nguồn từ bên mua và nhà thầu/tư vấn. (cid:0) Gian lận thường bắt nguồn từ việc nhà thầu/tư vấn cố ý bóp méo nội

dung chính của đề xuất.

• Trong giai đoạn tuyển chọn nhà thầu/tư vấn có thể làm các việc

sau: (cid:0) Hối lộ cán bộ của bên mua nhằm được vào danh sách ngắn (cid:0) Thông đồng với nhau hoặc với bên mua để giảm tính cạnh tranh (cid:0) Hối lộ cán bộ của bên mua nhằm có được thông tin mật hoặc lợi thế

trong quá trình tuyển chọn và đánh giá HSDT (cid:0) Gây áp lực cho thành viên của Ban chấm thầu (cid:0) Nội dung thư quan tâm, đề xuất kỹ thuật không trung thực nhằm tạo

lợi thế cho HSDT/đề xuất của nhà cung cấp/nhà thầu/tư vấn

(cid:0) Thông đồng với bên mua để thay đổi đề xuất tài chính sau khi đóng

thầu, hoặc

(cid:0) Che giấu thông tin quan trọng liên quan đến xung đột lợi ích.

• Trong giai đoạn thực hiện, nhà thầu/tư vấn có thể làm các việc sau: (cid:0) Kéo dài thời hạn hợp đồng hoặc thanh toán mà không có chứng

minh;

(cid:0) Thay đổi chuyên gia không hợp lý; (cid:0) Yêu cầu bên mua thanh toán cao hơn thực tế; (cid:0) Thực hiện khối lượng công việc ít hơn thoả thuận trong hợp đồng

mà không thông báo cho bên mua;

(cid:0) Tự ý tăng số chuyên gia tư vấn thực hiện công việc; (cid:0) Trì hoãn công việc hoặc đề nghị gia hạn thêm với mục đích gian lận (cid:0) Sử dụng tài sản và các dịch vụ của dự án vào những công việc và

mục đích không cho phép;

(cid:0) Thay đổi hệ thống kế toán công việc của nhà cung cấp/nhà thầu/tư

vấn nhằm biển thủ ngân sách dự án.

• Ngăn chặn các hành vi tham ô hối lộ

Vai trò của dự án:

Trong giai đoạn đấu thầu/tuyển chọn tư vấn: (cid:0) Cho nhà thầu/tư vấn thời gian hợp lý để chuẩn bị thư quan tâm và

HSDT/đề xuất;

(cid:0) Chọn các nhà cung cấp có năng lực vào danh sách ngắn; (cid:0) HSDT phải rõ ràng;

Trang số: 31/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

(cid:0) Các tiêu chí và tiểu tiêu chí đánh gia, xét tuyển phải rõ ràng; (cid:0) Áp dụng phương thức đấu thầu hợp lệ nhất; (cid:0) Ban chấm thầu phải có năng lực; (cid:0) Đàm phán để ký một hợp đồng thoả đáng; (cid:0) Báo cáo, điều tra, và thông báo các trường hợp có ý định hoặc tham

ô hối lộ;

(cid:0) Xây dựng một hệ thống quản lý thông tin hỏi đáp/ thắc mắc tin cậy; (cid:0) Thông báo kết quả tuyển chọn cho các bên quan tâm; (cid:0) Những biện pháp khác.

Trong giai đoạn thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp/nhà thầu/tư vấn: (cid:0) Đảm bảo đánh giá công khai chất lượng thực hiện dự án; (cid:0) Bổ nhiệm cán bộ theo dõi có năng lực có trách nhiệm rõ ràng và trả

lương hợp lý;

(cid:0) Áp dụng qui định quản lý có hiệu lực pháp lý; (cid:0) Thanh toán hoá đơn nhanh chóng (trừ các khoản có tranh chấp); (cid:0) Luôn tôn trọng các qui định trong hợp đồng; (cid:0) Cần đạt được phê duyệt của Nhà tài trợ/Ngân hàng nếu có sai sót; (cid:0) Duy trì hệ thống lưu trữ và kế toán chặt chẽ ; (cid:0) Tiến hành kiểm toán kỹ thuật, tài chính, và quản lý hành chính định

kỳ và cuối cùng;

• Không quên sử dụng Bảng kiểm tra để theo dõi

(cid:0) Những biện pháp khác.

công tác mua sắm

• Tuân thủ “Công ước Liên Hợp quốc về chống

tham nhũng” mà Việt Nam đã ký (Có hiệu lực từ 13/1/05)

GHI NHỚ

7. Hệ thống thông tin mua sắm và các tài liệu tham khảo

(cid:41)

Công việc mua sắm cần rất nhiều thông tin. Việc tổ chức thông tin có thể tham khảo thêm trong GS2: “Quản lý thông tin dự án ODA”

• Thông tin mua sắm

(cid:0) Mua sắm (hàng hoá, xây lắp, dịch vụ tư vấn) và chi phí (cid:0) Phản ảnh của người hưởng lợi về sử dụng các công trình và dịch vụ; (cid:0) Các nguyên nhân của những phản ứng không mong đợi từ phía

những người hưởng lơị của dự án; (cid:0) Đánh giá đo đạc các chỉ số đầu ra;

Trang số: 32/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

(cid:0) Thu thập dữ liệu và quản lý hồ sơ dự án; (cid:0) Kế hoạch và tiến độ mua sắm; (cid:0) Các thủ tục về thể chế; (cid:0) Bảo dưỡng hệ thống lưu trữ dữ liệu; (cid:0) Đánh giá môi trường mua sắm; (cid:0) Các báo cáo định kỳ trình chủ quản, nhà tài trợ; (cid:0) Các kết quả theo dõi và đánh giá làm cơ sở ra quyết định.

• Lưu trữ tài liệu:

(cid:0) Bản copy các quảng cáo rộng rãi (cid:0) Các hồ sơ mời sơ tuyển (nếu áp dụng) (cid:0) Hồ sơ mời thầu và các phụ lục (cid:0) Các ghi chép về các cuộc họp tiền đấu thầu (cid:0) Biên bản mở thầu (cid:0) Kết quả đánh giá HSDT bao gồm cả các tài liệu xét thầu (cid:0) Các yêu cầu về thủ tục hoặc đề xuất trao thầu (cid:0) Bản copy hợp đồng đã ký kết và các bảo lãnh thực hiện (cid:0) Các tài liệu khác.

• Các tài liệu tham khảo dùng cho mua sắm

Luật Đấu thầu Việt Nam

Qui chế Quản lý Đấu thầu

Tình huống trong đấu thầu

Hợp đồng xây dựng của FIDIC

Hợp đồng thầu phụ của FIDIC

Định ước thương mại Quốc tế

Hợp đồng “Thiết kế - xây dựng” của FIDIC

Mẫu hợp đồng mua sắm hàng hoá của MPI

Các tài liệu có trong bảng Tài liệu tham khảo là tài liệu được sử dụng cho việc biên soạn các mođun mua sắm. Tra cứu chúng (nếu cần), giáo viên và học viên có thể hiểu sâu hơn các vấn đề trình bày. Giáo viên cũng cần tham khảo chúng trong việc thiết kế các bài tập, đề tài và nội dung thảo luận v.v.

Trang số: 33/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tên tài liệu

Nguồn***

TT 1

Luật đấu thầu (song ngữ Việt – Anh)

Nhà xuất bản Thống kê - 2005 Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia - 2005

2 Hệ thống VBPL mới qui chế quản lý đấu thầu và xây dựng qui chế đấu thầu Nghị định 17/2001/NĐ-CP về quản lý sử dụng ODA

Nghị định 88/1999/NĐ-CP - Về việc ban hành Qui chế Đấu thầu. Ban hành ngày 1.9.1999 Tình huống trong đấu thầu (Hỏi đáp) - Tập 1 - Chủ biên: Ts Nguyễn Việt Hùng

Mô tả - Tóm tắt Việt – Anh. 5 chương; 76 điều. Điều 3.3. Qui định về Đấu thầu ODA. Văn bản liên quan của: Chính phủ; Bộ Tài chính; Bộ Xây dựng; Bộ Kế hoạch - Đầu tư và các Bộ và các Ngành khác Điều 30. Đấu thầu “Việc đấu thầu đối với các chương trình, dự án ODA được thực hiện theo quy định của pháp luật” Ban hành nhằm thống nhất quản lý các hoạt động đấu thầu: tuyển chọn tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp thực hiện dự án/ từng phần dự án tại Việt Nam Web Site của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Tiếng Việt): Giải đáp các tình huống đấu thầu dưới hình thức Hỏi -Đáp

6 Mẫu hồ sơ mời thầu mua

http://mpi.gov.vn/tddg/ME- in-Vietnam/ME- Legislation.vip http://dauthau.mpi.gov.vn/V BQPPL/quydinhtrongnuoc/n ghidinh/mltextrule.2005-10- 31.9340844949 Nhà Xuất bản Thống kê – 2005 - Vụ QLĐT-MPI http://dauthau.mpi.gov.vn/h oidap Nhà xuất bản thống kê . 9.2005

sắm hàng hoá – Bộ KHĐT - Vụ QLĐT Chính sách và Hướng dẫn mua sắm của Ngân hàng Thế giới (WB)

8 Hướng dẫn mua sắm trong khuôn khổ Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB)

http://web.worldbank.org/W BSITE/EXTERNAL/PROJ ECTS/PROCUREMENT/ http://www.adb.org/Procure ment/hs~default.asp

9 Hướng dẫn mua sắm trong khuôn khổ ODA của Ngân hàng Nhật bản về Hợp tác Quốc tế (JBIC)

10 Định ước thương mại Quốc tế (INCOTERMS) - Incoterms 2000 (ICC publication No. 560)

Tài liệu đấu thầu (WB) cho mua sắm hàng hoá - 2006

Ban hành kèm theo Quyết định số 909/2005/QĐ-BKH ngày 13/9/2005 của Bộ trưởng Bộ KHĐT (Tiếng Việt) Web site của WB (Tiếng Anh): Information for Borrowers; Bidding/Consulting Opportunities; Policies and Procedures … Web Site của ADB (Tiếng Anh): Procurement Principles ; Cofinancing Arrangements; Advance Procurement Action; Bidding Procedures… Web Site của JBIC – File PDF (Tiếng Anh) “Notice on JBIC Procurement Policy under JBIC ODA Loans” … Các qui ước Quốc tế về vận tải, thuế quan và bảo hiểm. (The full text of the 13 Incoterms 2000 - the standard trade terms for traders in the 21st century) Web site của WB về mua sắm hàng hoá (Tiếng Anh)

Có thể tham khảo Mẫu hợp đồng xây lắp theo “thiết kế-xây dựng” và “Chìa khoá trao tay”; Mẫu Hợp đồng thầu phụ

12 Mẫu hợp đồng xây dựng công trình dân dụng - Tổ chức Tư vấn Quốc tế về xây dựng (FIDIC) - 2005 13 HSMT (WB) xây lắp có giá

Web site của WB về mua sắm (Tiếng Anh)

trị hợp đồng lớn hơn 10 triệu USD - 2006

14 HSMT (WB) xây lắp giá trị

Web site của WB về mua sắm (Tiếng Anh)

dưới 10 triệu USD (Mẫu đơn giản) - 2006

http://www.jbic.go.jp/englis h/oec/guide/pdf/notice_0501 06.pdf#search=%22JBIC%2 0procurement%22 Tiếng Việt đặt qua VCCI vcci@fmail.vnn.vn Bản Tiếng Anh (bản gốc) http://www.iccwbo.org/inco terms/order.asp http://web.worldbank.org/W BSITE/EXTERNAL/PROJ ECTS/PROCUREMENT/ Đề xuất của WB bản gốc Tiếng Anh có thể mua qua http://www1.fidic.org/books hop/default_contracts.asp http://web.worldbank.org/W BSITE/EXTERNAL/PROJ ECTS/PROCUREMENT/ http://web.worldbank.org/W BSITE/EXTERNAL/PROJ ECTS/PROCUREMENT/

*** Muốn tham khảo hoặc tải nội dung, có thể copy hoặc đánh lại các đường dẫn này vào cửa sổ đường dẫn của các trang web/các trang Web tìm kiếm (google.com; yahoo.com v.v.)

Trang số: 34/37

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

1. Hãy điền tên các loại mua sắm (hàng hoá, dịch vụ tư vấn, xây lắp) trong

Định tính

Định lượng

Chưa đạt

Đạt

dự án ODA vào chỗ trống thích hợp trong hình dưới đây:

2. Chọn gạch chân các tài liệu/văn bản dưới đây bạn cho là cần thiết cho

quá trình quản lý mua sắm trong dự án ODA.

Đạt

Chưa đạt

Tham chiếu dự án Qui định mua sắm trong dự án ODA Kế hoạch mua sắm dự án Hợp đồng mua sắm Báo cáo theo dõi Biên bản nghiệm thu lắp đặt (thiết bị) Nghiệm thu hợp đồng mua sắm Chương trình đào tạo chuyển giao

3. Bổ sung thêm 3 tài liệu/văn bản vào danh sách các “công cụ - hỗ trợ”

1. Tham chiếu dự án 2. Kế hoạch ………………………………………. 3. Các mẫu chuẩn về các tài liệu mua sắm (Thư mời, mô tả kỹ thuật, hợp

đồng, …)

4. Biên bản các loại 5. Báo cáo gửi ……………………………………. 6. Thanh lý hợp đồng 7. Hoá đơn, chứng từ, kết quả kiểm toán 8. Báo cáo điều tra ……………………………….. 9. Đánh giá khoá học chuyển giao

Đạt

Chưa đạt

cho công tác theo dõi – đánh giá mua sắm trong dự án ODA.