Concept và theme: Linh hồn của sự
kiện
Để chuyển tải thông điệp về sản phẩm thông qua sự kiện, để xây dựng
một ấn tượng trong đầu người tham dự về sản phẩm, thương hiệu của
chúng ta trong sự kiện, người tổ chức chương trình không thể bỏ qua
việc xây dựng Concept và Theme cho sự kiện của mình.
Concept được định nghĩ là Ý tưởng chủ đạo (Main Idea, core idea), tức là ý
tưởng đi xuyên suốt trong chương trình, từ phong cách trang trí, set up cho
tới các hoạt động đều xoay quanh việc làm nổi bật Concept của chương
trình. Từ Concept, người ta phát triển tiếp những nhánh ý tưởng nhỏ khác
như ý tưởng về thiết kế, ý tưởng về xây dựng hoạt động giải trí, ý tưởng về
quà tặng... nhưng phải đảm bảo những ý tưởng đó làm tôn lên Concept.
Theme (chủ đề) là diện mạo của sự kiện bao hàm tất cả những gì liên quan
đến phần nhìn như cách trang trí, set up, màu sắc, bố cục... trong sự kiện.
Nhiều người trong đó có cả những người làm event thường cảm thấy mơ hồ
trong việc phân biệt hai khái niệm này. Tuy nhiên chúng ta có thể hiểu nôm
na rằng Concept là xương sống, các ý tưởng con là những xương sườn còn
Theme là bộ da. Như vậy Theme là cái trực quan, đập vào mắt người tham
dự còn Concept thì phải thông qua những gì diễn ra ở Event làm cho người
tham dự cảm nhận được nó.
Ví dụ như một sự kiện tung sản phẩm mỹ phẩm dành cho phụ nữ ở lứa tuổi
30-45, là doanh nhân thành đạt, tùy vào tính chất của sản phẩm có thể chọn
một trong 2 Concept sau, mỗi Concept có một Theme tương ứng:
Concept là Vẻ đẹp của sự chín muồi sẽ nhấn mạnh rằng mỹ phẩm này
giúp tôn vinh vẻ đẹp quyến rũ của phụ nữ lứa tuổi trung niên, khi
người tham dự cảm nhận được Concept này, họ sẽ hiểu rằng sản phẩm
mỹ phẩm này thực sự dành cho họ (tuổi trung niên), đáp ứng nhu cầu
làm đẹp ở độ tuổi này. Theme của sự kiện này tương ứng với Concept,
có thể lấy màu chủ đạo là đỏ Bordeaux sang trọng quyến rũ (màu đỏ
lúc nào cũng tượng trưng cho sự quyến rũ và chín chắn) hay sử dụng
những hình ảnh có tính trực quan để minh họa cho Concept như hoa
hồng đỏ, ngọc trai... Bạn có thể set up một tòa lâu đài trang trí toàn
hoa hồng hay một hồ nước đầy ngọc trai long lanh dưới đáy.
Concept là Đẳng cấp của phụ nữ thành đạt, nói lên rằng sản phẩm
này vừa đáp ứng được nhu cầu làm đẹp vừa thể hiện đẳng cấp của họ
(xài mỹ phẩm này là sang trọng hơn người). Theme của sự kiện theo
Concept này, cũng có thể lấy màu chủ đạo là đỏ Bordeaux là màu
sang trọng hay màu đen quý phái (có thể còn phải xét đến màu của
sản phẩm hay logo để sử dụng cho phù hợp), có thể set up địa điểm tổ
chức thành một lâu đài tột đỉnh quý phái làm cho người tham dự như
được sống trong cảnh vua chúa ngày xưa.
Lên concept là phần quan trọng hàng đầu trong các bước tổ chức sự kiện bởi
vì nó như kim chỉ nam định hướng cho việc triển khai sự kiện của chúng ta.
Một Event mà không có Concept không khác gì một con thuyền không có
bánh lái vì mọi thứ sẽ rất dàn trải, chồng chéo, làm cho người tham dự
không hiểu được ý đồ của nhà tổ chức Event.
Để có một Concept thuyết phục người đầu tư tổ chức sự kiện, thì Event team
phải đầu tư cho những ý tưởng vừa độc đáo, mới lạ, ấn tượng vừa có tính
khả thi, tuy nhiên, tất cả những điều đó không được nằm ngoài khuôn khổ
thông điệp mà sản phẩm cần truyền tải đến khách hàng của nó. Người làm
Event phải hiểu tính chất, cách định vị của sản phẩm, hiểu đối tượng khách
hàng của sản phẩm đó muốn gì, quan tâm đến điều gì... thì mới có được
những Concept "đo ni đóng giày" cho sản phẩm. Một Concept vừa tốt vừa
phù hợp, không khác gì gãi đúng chỗ ngứa của người đầu tư tổ chức sự kiện,
chắc chắn nó sẽ giúp Event team của bạn vượt qua "cửa ải" đầu tiên.
Đức Thiện - nhân viên Event trong một Event Agency đã chia sẻ về một
thành công ngoạn mục của công ty mình nhờ có Concept tốt: "Khách hàng
của chúng tôi là một nhãn hàng mỹ phẩm cao cấp, đơn vị tham gia đấu thầu
cùng là một đơn vị chuyên tổ chức wedding event, event ngoài trời..., họ có
kinh nghiệm dày dạn, ý tưởng rất tốt và tính thẩm mỹ trong thực hiện rất
cao. Nhưng nhờ chúng tôi hiểu sản phẩm, hiểu khách hàng trong ngành mỹ
phẩm cao cấp hơn đơn vị kia, chúng tôi đưa ra concept phù hợp với sản
phẩm mới, phù hợp với nhãn hiệu, kết nối được các sản phẩm đã có với nhãn
hiệu, với những định vị của nhãn hàng. Và cuối cùng chúng tôi đã thắng
thầu một cách ngoạn mục".
Để suy nghĩ ra Concept và Theme cho sự kiện, chúng ta có thể sử dụng
phương pháp Brainstorm như sau:
- Một nhóm ít nhất 3 người
- Chuẩn bị một tấm bảng lớn
- Một số tập giấy note và cây viết (tốt nhất là mỗi thành viên có một tập note
có màu khác nhau)
Người chủ trì Brainstorming sẽ đưa ra những thông tin và yêu cầu cơ bản
của sự kiện, của sản phẩm, khách hàng/người tham dự mục tiêu, và kêu gọi
mọi người đóng góp ý tưởng về Concept bằng cách viết nó ra các tờ giấy
note (mỗi ý tưởng một tờ) và dán tất cả ý tưởng của mình lên bảng. Mọi
người tự do suy nghĩ các ý tưởng xoay quanh những thông tin đã đưa ra, ý
tưởng đó có thể là một câu mô tả hay đơn giản là một cụm từ, ví dụ "thể
thao", "vua chúa"...
Sau khi mọi người đã suy nghĩ xong và dán tất cả ý tưởng về Concept của
mình lên bảng, người chủ trì cùng các thành viên bầu chọn ra Concept tốt
nhất hoặc dựa trên một ý tưởng nào đó trong số các ý tưởng đã đưa ra, tiếp
tục phát triển nó thành những ý tưởng sâu sát hơn, phù hợp với tính cách sản
phẩm và có tính khả thi cao.
Sau khi đã có Concept, mọi người sẽ tiếp tục suy nghĩ Theme và các ý tưởng
khác xoay quanh Concept cũng bằng phương pháp chọn lọc kể trên.