Cách viết Proposal
Thông thường, viết 1 proposal - chương trình gồm có 3 phần:
I. Phần I : OVERVIEW
Phần này các bạn triển khai những ý sau:
1.
Mục đích của chương trình (cái này thường thì client cung cấp luôn, vì nó nằm
trong plan marketing của họ)
2. Consumer insight (các bạn phải research 1 số những thông tin và insight của
target consumer để biết họ nghĩ gì và muốn gì)
- Từ đó các bạn mới đưa ra được những hình thức để tiếp cận và "đánh" họ. Phần
này rất quan trọng, nó giúp bạn có được những bước đi chính xác và thuyết phục
hơn để viết proposal chào khách hàng)
3. Target consumers (là những nhóm khách hàng mà bạn định "đánh")
- Bạn phải phân tích được họ thích gì, thường tập trung ở đâu để chọn lựa ra được
địa điểm thực hiện và tiếp cận họ.
4. Timing & Location:
- Thời gian thực hiện chương trình và những địa điểm thực hiện.
II. Phần II: EXECUTION
Phần này ghi thông tin chi tiết trên proposal và những ý tưởng của bạn sẽ được
triển khai trong phần này
1. Concept:
- Bạn phải đưa ra 1 concept dựa trên consumers insight cho chính xác và phù hợp
với nhãn hàng. Cái này rất quan trọng, hầu như nó lá xương sống của 1 proposal, vì
phải phải thực hiện tất cả những hoạt động của mình dựa trên nó.
2. Concept development:
- Phần này các bạn phân tích concept của mình. Dựa trên concept này các bạn sẽ
cho ra những hoạt động liên quan đến concept và xoay xung quanh concept.
3. Mechanic:
- Phần này là cách thức thực hiện chương trình. Các bạn đưa ra những hình thức
thực hiện của chương trình 1 cách sơ lược để khi khách hàng nhìn vào đó sẽ nhìn
được 1 cái khung của chương trình.
4. Detail Mechanic:
Phần này các bạn ghi rõ chi tiết của chương trình gồm những gì:
- Cách thực thực hiện như thế nào
- Có những trò chơi gì, triển khai trò chơi như thế nào.
- Những hoạt động tương tác với nhãn hàng
- Cách thức thực hiện công việc của nhân sự trong chương trình (Promoters, MC,
Sup,...)
III. Phần III: PLAN
1. Master plan
- Phần này các bạn add master plan vào, là những thông tin cơ bản cùa plan: số
lượng tờ rơi, quà, địa điểm, ngày làm việc, nhân sự,...
- Tất cả phải rõ ràng và thuyết phục
2. Human Power
- Phần này các bạn ghi sơ đồ nhân sự trong chương trình và nhiệm vụ của từng
người chi tiết trong chương trình.
3. Timeline:
- Các bạn ghi rõ những hạng mục từ khi viết và gửi proposal cho tới khi làm báo
cáo sau khi kết thúc chương trình.
- Phần này tuy nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng vì nó xác định thời
gian chạy chương trình. Nếu bạn tính không kỹ thì có thể ảnh hưởng tới tiến trình
thực hiện chương trình
Viết một Proposal thành công #1 : Viết những gì?
Được đăng vào Thứ Sáu, tháng 6 08, 2012
Nhân vụ bạn của Kintin vò đầu bức tóc với cái proposal của bạn í , nên mình cũng
sẵn đây làm một bài để chia sẻ về cách viết một cái proposal luôn (mặc dù còn bao
nhiêu việc chưa làm @@). Và bài viết này là đút kết từ kinh nghiệm viết của mình,
sau quá trình học hỏi cách viết từ các trang nước ngoài và hightlight cho chính
mình.
Khối lượng thư quảng cáo, brochures hay giao lưu tại cái cuộc họp trực tiếp có thể
giúp xác định khách hàng tiềm năng, nhưng để giành được một hợp đồng, các công
ty quảng cáo/ marketing đều sẽ phải viết proposal. Nếu bạn là một marketer chịu
trách nhiệm trong việc phát triển kế hoạch marketing cho sản phẩm, một chuyên
gia thiết kế đồ họa trong lĩnh vực quảng cáo, và nhất là khi bạn làm việc cho phòng
account của một agency quảng cáo thì rất có thể nhiệm vụ này sẽ được giao cho
bạn.
Vậy Proposal là gì?
Proposal là Đề xuất, trong đó trình bày những thiết kế, dự toán của công ty bạn về
một công trình, dự án nào đó. Nó có thể được trình bày bằng Words, Excel, và
Power point. Nhưng mình thấy bây giờ ai cũng dùng Ppt cả :).
Nếu khả năng viết lách của bạn không được tốt lắm, thì việc phải viết một cái
proposal dường như có vẻ hơi đáng sợ ha. Đọc bài này rồi bạn sẽ biết là nó sẽ
không khó như bạn nghĩ đâu ^^.
Không cần quan tâm đến loại hàng hóa hay dịch vụ bạn muốn trình bày, mỗi
proposal đều sử dụng cấu trúc bốn phần sau đây : ( 4 phần này được chia dựa trên
mục tiêu truyền tải nội dung nhé )
1. Giới thiệu - An introduction
2. Đặt khách hàng là trung tâm - Client-centered
3. Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng - A detailed description
of what you propose to do
4. Chuyên môn và kinh nghiệm của bạn - Your expertise and experience
Bạn có thể viết ngắn hay dài thì tùy theo nội dung bạn muốn viết, nhưng nhớ là thứ
tự này vẫn như cũ nhé.
1. Giới thiệu - An introduction
- Giới thiệu bạn là ai và tại sao bạn gửi proposal này.
- Nếu rõ những gì bạn muốn người đọc làm tiếp theo
- Cung cấp đầy thông tin liên hệ.
*Trên cùng của proposal bạn nên tạo một cái Title page ngắn gọn về tên của cái
proposal.
Nếu là một proposal đơn giản thì phần này chỉ cần vậy là đủ rồi, nhưng nếu là một
cái proposal phức tạp hơn thì bạn nên tóm tắt những điểm quan trọng nhất và có
một bảng mục lục giúp người đọc tìm thấy các phần dễ dàng hơn. Điều này cũng
thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn.
2. Đặt khách hàng là trung tâm - Client-centered
Phần này là phần quyết định sự khác biệt giữa một cái proposal thành công và một
cái phải ra đi :)). Trong phần này, mục tiêu của bạn là chứng minh công ty bạn
hiểu những gì khách hàng tiềm năng cần và muốn.
Thường thì đại khái sẽ là những phần overview về mục đích chương trình, phân
tích về khách hàng mục tiêu của client, các yếu tố tác động đến sản phẩm của
client, nhu cầu mà client đang mong muốn là gì ? Cuối cùng ngân sách của client
cho dự án này. Những chi tiết cụ thể cho dự án, nếu trong một proposal ngắn, bạn
có thể liệt kê thẳng tất cả trong một trang. Nhưng nếu là một dự án lớn, bạn nên
làm mỗi chi tiết một trang riêng. Các chi tiết cụ thể này có thể là: Specifications,
Customer insight, Schedule, Location, Budget, Deadlines, và một vài chi tiết
khác....Nếu bạn có thắc mắc gì về tổ thức hay dự án được đề xuất, cứ gọi cho
khách hàng và hỏi nhé.
Bạn nên nhớ, khi trình bày phần này trước khách hàng, bạn nên focus vào mục tiêu
chính của bạn. Đó là : "Những gì bạn có thể làm cho khách hàng của bạn".
Những chi tiết cụ thể mô tả về khách hàng là để chứng minh bạn đã lắng nghe nhu
cầu của họ.
3. Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng - Detailed
description of what you propose to do
Sau mô tả về nhu cầu và những gì khách hàng quan tâm và mong muốn, phần tiếp
theo là mô tả về sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Phần này bạn mô tả chính
xác những gì bạn đề xuất làm cho dự án:
- Những ý tưởng của bạn đáp ứng nhu cầu đặt ra trong phần trước như thế
nào?
- Những điều này sẽ mang lại lợi ích cho khách hàng như thế nào ?
- Những chi phí khách hàng phải trả.
Quan trọng nhất của proposal là đây, bạn phải đưa ra 1 ý tưởng (concept) dựa trên
phần customer insight sao cho chính xác và phù hợp với nhãn hàng và triển khai nó
thành các đề xuất cụ thể.
Nếu là một cái proposal đơn giản, bản chỉ cần trình bày gọn trong một trang về các
giải pháp và một list tóm tắt về bảng giá. Nhưng nếu những cái proposal dài hơn,
bạn có thể để các nội dung riêng như là : Options, Packages, Research,
Subcontractors, Teamwork, Venues, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion,
Advertising, Demographics, Publicity, Packaging, Branding development..., tất cả
tùy vào dự án.
Mục tiêu của bạn trong bước này là mô tả chi tiết những gì bạn định làm và giải
thích ý tưởng của bạn, cung cấp các giải pháp cho nhu cầu của khách hàng.
Hãy càng cụ thể càng tốt!
4. Chuyên môn và kinh nghiệm của công ty bạn - Your expertise and
experience
Đây là phần cuối cùng nhưng không phải là phần bạn dành nói hết về công ty bạn
đâu nhé. Đây là nơi cần phải bao gồm tất cả các thông tin mà bạn có sẽ thuyết
phục khách hàng tiềm năng rằng bạn là lựa chọn tốt nhất để thực hiện dự án
của họ. Nội dung thường bao gồm:
- Giới thiệu lịch sử Công Ty,
- Các thành viên, Nhân sự, hoặc các Team,
- Mô tả kinh nghiệm liên quan hoặc danh sách khách hàng bạn đã thực hiện công
việc tương tự, và danh sách các dự án thành công mà công ty bạn đã thực hiện.
- Cái giải thưởng, đặc biệt Chứng chỉ đào tạo, hoặc các chứng thực từ khách hàng
hài lòng.
Và bây giờ, bạn đã viết xong được bạn dự thảo đầu tiên cho proposal của mình.
Chỉ còn việc là hoàn thiện nó bằng cách gửi cho một ai đó đọc thử và góp ý, sửa lỗi
chính tả, và thiết kế, trang trí cho nó thiệt đẹp nữa là xong. Đừng quên thêm logo
công ty vào nhé.
Một kinh nghiệm nữa của mình là bạn nên xuất proposal của bạn vào một file PDF
và gửi cho khách hàng của bạn sẽ tốt hơn là gửi bản file gốc :).
