Kinh nghiệm viết và
báo cáo proposal
Với các bạn nghiên cứu sinh tiến sỹ (PhD program) thì việc
đầu tiên đó là phải làm và báo cáo project proposal, hoặc khi
các bạn có ý định xin học bổng PhD thì hầu hết các bạn đều
bị yêu cầu trình bày PhD proposal. Minh viết bài này với
mục đích chia sẻ kinh nghiệm khi làm PhD Proposal, hi vọng
sẽ có ích cho các bạn tham khảo.
Với các bạn nghiên cứu sinh tiến sỹ (PhD program) thì việc đầu
tiên đó là phải làm và báo cáo project proposal, hoặc khi các bạn
có ý định xin học bổng PhD thì hầu hết các bạn đều bị yêu cầu
trình bày PhD proposal. Minh viết bài này với mục đích chia sẻ
kinh nghiệm khi làm PhD Proposal, hi vọng sẽ có ích cho các
bạn tham khảo.
Nói qua một chút, mình vừa tham gia một cuộc thi tuyển vị trí
PhD Stipend Program tại trường mình. Các ứng cử viên sau khi
nộp hồ sơ, được duyệt vào vòng trong thì sẽ phải tham gia một
buổi báo cáo về PhD Project của mình, qua đó hội đồng sẽ xét
dựa trên các tiêu chí của họ. Mục tiêu ban đầu của mình là tham
gia lấy kinh nghiệm, nhưng rất bất ngờ là mình đã được suất duy
nhất full 3 năm. Minh nghĩ có lẽ một số kinh nghiệm mình áp
dụng đã có hiệu quả và muốn chia sẻ với mọi người.
Chuẩn bị tốt slide
Để làm được một slide tốt các bạn phải dành khá nhiều thời gian
và công sức cho nó, một slide tốt sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều cho
việc báo cáo, và đây cũng là tài liệu quan trọng mà hội đồng sẽ
căn cứ vào đó và hỏi bạn về dự án của mình. Khi chuẩn bị slide
các bạn nên lưu ý tới một số vấn đề sau:
Thời gian báo cáo:
Việc slide dài hay ngắn sẽ phụ thuộc vào lượng thời gian mà bạn
được cho phép báo cáo cũng như lượng thông tin mà bạn định
trình bày trong buổi báo cáo. Mỗi trang slide thì nên được nói
trong khoảng 1 phút hoặc hơn, điều đó có nghĩa là bạn không
nên nói quá vội vàng vì như thế sẽ khiến bạn dễ mắc lỗi cũng
như làm người nghe không kịp tiếp nhận thông tin mình định
nói.
Mẫu trình bày:
Một slide có mẫu chuẩn và chuyên nghiệp sẽ được đánh giá rất
cao và có thiện cảm. Mình lấy ví dụ trong đợt thi vừa rồi của
mình có 6 người được báo cáo. Nhìn vào slide thì có 2 bạn trình
bày không được chuyên nghiệp lắm. Theme quá đơn giản, hầu
như chỉ có nền trắng. Một bạn khác thì làm slide hầu như chỉ có
chữ và rất ít hình minh họa. Mình cho rằng hai bạn này đã mắc
lỗi về việc làm slide dẫn đến sự thiếu hấp dẫn ở slide và không
thuyết phục được ban giám khảo. Về phần mình, mình chọn
được một mẫu theme cho Latex (mình dùng latex để soạn slide
dạng file Pdf), mình có sử dụng logo của ban tổ chức cuộc thi.
Nhìn chung mình khá hài lòng về mẫu slide mình dùng, và trông
rất chuyên nghiệp.
Nội dung ghi trên slide:
Tất nhiên là phụ thuộc vào những tiêu chí mà ban tổ chức họ
đưa ra, và mình nên bám sát vào những tiêu chí đó để làm bật ý
là mình đủ những phẩm chất họ cần, cũng như chỉ ra rằng cái dự
án của tôi là thuyết phục. Việc phân bố nội dung cho các tiêu chí
cũng nên được cân nhắc.
Thông thường một PP có các phần sau
Giới thiệu chung về lĩnh vực mình định làm
Động lực (motivation) cho dự án của mình. Tất nhiên bạn
phải nói được những tiềm năng ứng dụng to lớn cho dự án
của mình, và nếu được thì nêu luôn nó sẽ giải quyết được
vấn đề gì đang rất cần trong thực tế. Như trường hợp của
mình làm về tối ưu giao thông thì mình nói cho họ về lợi
ích kinh tế, xã hội của việc quy hoạch giao thông, và cũng
không quên đưa ra một bảng thống kê con số khủng khiếp
về tai nạn giao thông ở các nước đang phát triển.
State-of-the-Art : nói về nghiên cứu đã có trong lĩnh vực
này
Plan for the project : mục này bạn nên làm rõ những việc
mình định làm, và làm sao để thực hiện được nhiệm vụ đó.
Phần này nên tỏ ra mình đã rất rõ ràng về những việc mình
định làm. Không nên nói ra quá nhiều những cái nhiệm vụ
to tát quá, mà quan trọng là khả năng bạn có thể triển khai
được nhiệm vụ đó và hoàn thành. Nên có nhiều hình minh
họa cho những nội dung mình sẽ trình bày, như thế sẽ thu
hút được sự chú ý của mọi người. Đôi khi một hình ảnh
đúng có thể hơn nghìn lời nói.
Trong phần này nếu được thì bạn nêu thêm những đối tác giúp
bạn thực hiện được nhiệm vụ, nhớ là chỉ nêu những ai thực sự sẽ
tham gia dự án chứ đừng viết tên những người nổi tiếng nhưng
không có vai trò gì nhiều. Mình nhớ là có một bạn nữ, trình bày
rất tốt, slide chuyên nghiệp và thậm chí còn được cả bác giáo sư
hướng dẫn đứng bên cạnh hỗ trợ slide. Nhưng sau đó trong hội
đồng có hỏi về vai trò của đối tác mà bạn ấy nói trên slide là một
giáo sư B. (bác này rất nổi tiếng và cực kì bận rộn) trong nhiệm
vụ đó là gì. Bạn ấy trả lời chung chung là bác ấy giúp về tối ưu,
nhưng khi hội đồng hỏi sâu hơn thì bạn ấy mới nói là (I have no
idea: tôi không biết gì cả) và bác giáo sư hướng dẫn phải đính
chính là đã nói chuyện với giáo sư B. và giáo sư B. bảo là có thể
một nghiên cứu sinh của ông ấy giúp được gì đó. Và như thế là
hội đồng biết là bác giáo sư B. hoàn toàn không có vai trò gì
trong việc bạn đó nêu, và lúc sau khi đọc kết quả (từng người)
thì họ nói nguyên nhân từ chối bạn này là do bạn ý không nắm
rõ ai cần làm gì trong dự án của mình. Đây cũng là kinh nghiệm.
Rất may trong báo cáo của mình thì mình đã liệt kê rất chi tiết
những đối tác của mình cũng như nhiệm vụ của họ trong dự án
là gì.
Về cách báo cáo:
Mình thực sự khuyên rằng các bạn nên báo cáo trước ở nhà,
dành khoảng 3 ngày sau khi đã hoàn thành xong slide để tập báo
cáo (làm như báo cáo thật) cũng như điều chỉnh slide cho phù
hợp với việc báo cáo.
Một số bạn hay đọc lại những gì ghi trên slide, nhưng điều này
nên hạn chế, vì chắc chán rằng những người trong hội đồng họ
biết đọc cả :P. Bạn nên thay vì đọc những gì nêu trên slide thì
bạn nói bổ sung , làm rõ ý đang chiếu. Như vậy thì bạn vừa tiết
kiệm được thời gian, vừa bổ sung thêm thông tin cho những gì
mình định nói.
Khi báo cáo, hãy cố gắng nói thật rõ và với một thái độ tự tin và
đặc biệt là tràn đầy quyết tâm. Trong lần báo cáo của mình, có
một bạn người Đức, bạn này đang là người phụ giúp giáo sư
hướng dẫn sinh viên. Chính vì thế bạn này có rất nhiều kinh
nghiệm báo cáo. Mọi thứ đều rất hoàn chỉnh, từ việc làm slide,
phong thái chĩnh chạc khi báo cáo. Sau này khi đọc kết quả bị từ
chối thì ban tổ chức có nói nguyên nhân là chưa thấy đủ sự nhiệt
huyết và quyết tâm của bạn, hơn nữa bạn này bị hụt một tiêu chí
của ban tổ chức là phải có international education background.
Bạn này mới chỉ tham gia một hội nghị nho nhỏ nào đó ở châu
Á nhưng không được ấn tượng lắm.
Trong lúc báo cáo có những phần khá dễ nói hoặc có thể tạo
được không khí vui vẻ trong phần này thì bạn nên tận dụng. Một
không khí vui vẻ thay vì căng thẳng sẽ làm cho những người
trong hội đồng xét duyệt dễ chấp nhận và có thiện cảm với báo
cáo của bạn.
