Chia sẻ cách viết proposal
Words thích hợp với các proposal ngắn, nội dung mang nhiều tính “đoàn thể”. Trình bày trên Words cũng tiện cho việc in ra nếu bạn gửi hồ sơ dưới dạng giấy (hardcopy). Excel thích hợp khi bạn làm nhiều bảng biểu, có nhiều phụ lục phụ chú hay nhiều kế hoạch khác nhau, chia ra mỗi thứ 1 sheet rất dễ theo dõi. Nhưng về design và chèn hình, format… hơi bị hạn chế. Powerpoint thích hợp nếu kế hoạch thiên về trình bày, thuyết trình, phù hợp nhất để gửi khách hàng, chèn nhạc, chèn hình, format… dễ dàng, lại ngắn gọn với nội dung là các gạch đầu dòng. Hình như tuỳ mỗi cty có 1 gu riêng nữa á.
B. Cách thức trình bày
Kế hoạch,nhất là kế hoạch gửi ra ngoài cho đối tác, khách hàng, nhà tài trợ… nói
lên sự chuyên nghiệp của tổ chức bạn. Do đó từ cách thức trình bày bạn cần rất chú
ý, đôi khi chỉ 1, 2 lỗi nhỏ do bất cẩn sẽ làm người ta có những đánh giá không tốt.
Khi trình bày proposal, để được đánh giá là chuyên nghiệp, bạn nên chú ý:
a. Với Words:
- Chú ý các gạch đầu dòng và bullet, phải đồng nhất, không trồi ra thụt vào mất trật
tự
- Chú ý font, size chữ, định dạng, phải có sự đồng nhất, đề mục này size lớn cỡ 16,
in đậm, nghiêng thì đề mục thứ 2 của nó cũng phải giống vậy.
- Chú ý là khi sang những máy tính khác, font chữ, size chữ sẽ thay đổi dẫn đến
những vị trí không như bạn mong muốn: Chữ này đáng ra ở đầu trang lại nằm cuối
trang trước, định ra khoảng trống để qua trang cối cùng nó nằm ngay giữa trang rất
vô duyên.
Có khoảng trắng dzô dziên do chữ nhảy font
Để khắc phục điều này, bạn có thể convert file đó sang định dạng PDF hoặc chọn
Tool/Option/Save, stick vào Embed true type font.
b. Với Powerpoint:
-Có 1 phác thảo rõ ràng các đề mục để người đọc có hình dung tổng quát ban đầu
về những gì bạn sẽ trình bày, ví dụ nhét vào 1 phần Mục lục với các ý chính: Ý
nghĩa, Mục đích, Nội dung, Cách thực thi, các thiết kế, phụ lục…
- Nội dung cần hết sức súc tích, ngắn gọn, tránh câu cú rườm rà như thể đang viết
trên Words.
- Các chữ trong kế hoạch phải cùng 1 font, 1 size…, chú ý cả các bullet, tránh slide
này 1 bullet này, slide khác lại bullet khác.
- Không nhét quá nhiều chữ vào 1 slide powepoint, làm người đọc thấy rối nùi
Muốn cận thị vì nhiều chữ
- Hình ảnh chèn vào không được kéo giãn không theo tỷ lệ, không bị bể hạt,mất
nét…
- Tối kỵ để chữ hay hình ảnh đè lên logo cty.
- Không dùng các font chữ lạ, đề phòng máy tính khác không có font đó lại hiển thị
thành font khác thì có khi mất hết định dạng ban đầu của bạn do chữ to ra hay nhỏ
lại đè lên hình hoặc tràn cả ra ngoài (tốt nhất convert qua PDF).
Chữ đè lên hình do qua máy khác bị đổi font
- Sử dụng các hiệu ứng transit các slide hay animation sẽ làm powerpoint sinh
động, nhưng tránh lạm dụng làm cho Powerpoint trở thành 1 bộ phim hoạt hình:
chữ nghĩa bay tứ phía, slide nhảy bổ ra rồi lại trượt ngang, trượt dọc.. Cũng đừng
lạm dụng các hình động quá, 1 , 2 cái cho vui thì được chứ nhiều quá trông vừa
như bài tập của sinh viên mới biết làm presentation, vừa gây mất tập trung cho
người nghe bạn thuyết trình.
c. Với Excel:
Chú ý việc nhét vừa kế hoạch của bạn trong 1 màn hình và in ra giấy. Trừ những
trường hợp bất khả kháng do cần quá nhiều column, cần hạn chế làm cho người
đọc phải kéo mỏi tay theo chiều ngang để xem hết kế hoạch của bạn.
Và nói chung tất cả những thứ gửi ra ngoài nên convert thành file PDF để tránh
thay đổi định dạng và chứng tỏ sự chuyên nghiệp, hạn chế gửi file gốc cho đối tác.
C. Cách thức thể hiện nội dung proposal:
Barem của 1 proposal
Nói chung là tuỳ chương trình, tuỳ phong cách người viết thì nội dung proposal có
khác nhau,quan trọng là bạn phải làm sao cho đọc xong 1 proposal, người ta nắm
được những gì bạn muốn thể hiện như thể có sẵn 1 dàn ý trong đầu họ. Một
proposal tiêu biểu thường có các mục:
- Nền tảng, mục đích: Cái này nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cân
- Thông tin cơ bản về event : thời gian, địa điểm, số lượng tham gia…
- Các ý tưởng căn bản: đón khách thế nào, launch sản phẩm ra sao, đề xuất gì về
quà tặng…
- Kịch bản chương trình sơ bộ: Mấy giờ, làm gì… nói chung là xâu chuỗi được các
sự kiện trong 1 event.
- Thiết kế: Ít nhất nên có các thiết kế cơ bản như banner, backdrop,sân khấu…,
không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hoá được ý tưởng của bạn, khách hàng khoái
xem hình hơn đọc chữ.
- Thực thi: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết… tuỳ bạn muốn nó chi tiết đến đâu,
nói chung càng chi tiết càng thuyết phục nhưng cẩn thận có thể là dọn sẵn cho
người khác ăn đó.
Ngoài ra nếu mở rộng thêm có thể tính đến:
- Mục tiêu: khác với mục đích là thể hiện lý do làm event, mục tiêu định lượng và
định tính hoá những gì cần đạt được thông qua event.
- Phân tích: Thông điệp, đối tượng mục tiêu…. -> đưa ra theme,concept chương
trình
- Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ mặt bằng, đặc điểm…
- Các phương án để đảm bảo số ngườ tham gia, đảm bảo việc tài trợ
- Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event
- Cấu trúc nhân sự team làm event này
- Kinh phí dự kiến
- Bạn offer cho khách hàng những gì thông qua event/tại sao họ nên chọn agency
của bạn.
Nhưng không phải học thuộc “công thức” trên là bạn đã yên tâm về khả năng viết
1 proposal của mình. Tính logic rất quan trọng, nó giúp bạn xâu chuỗi các ý tưởng
lại và diễn đạt nó 1 cách mạch lạc và chặt chẽ nhất. Nên cố gắng rèn luyện cho
mình khả năng khi nhận 1 “đề bài”, bạn hình dung ngay trong đầu kết cấu của
những vấn đề cần trình bày.
Ví dụ hôm nay có ai đó giao cho chúng ta viết 1 proposal về một cuộc thi, thì trong
đầu ta như vạch ra 1 cái khung, cuộc thi đó nhất định phải có:
- Mục đích
- Thông tin cơ bản
- Thể lệ tham dự
- Cơ cấu giải thưởng
- Cách thức thực hiện cuộc thi
- ……
Ngày mai ta lại được đặt hàng viết proposal cho một chương trình activation cho
các cô gái tiếp thị thuốc lá tại điểm bán thì trong đầu hình dung ra các bước:
- Mục đích
- Đánh giá thị trường, đối thủ cạnh tranh -> để xuất phương án
- Thông tin cơ bản
- Nội dung chương trình
- Vấn đề tuyển dụng
- Vấn đề báo cáo
- Vấn đề thực thi
- …….
Như bạn thấy đó, chẳng có công thức nào chuẩn cả, tuỳ bài toán đặt ra mà ta áp
dụng công thức phù hợp thôi. Về việc này, nếu không có năng khiếu xâu chuỗi vấn
đề, thì đành chịu khó rèn luyện vậy.
Diễn đạt ý tưởng
Bạn có ý tưởng tốt, nhưng bạn cần diễn đạt tốt mới thuyết phục được người đọc.
Đừng làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi, hãy biết
cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung.
Để diễn tả ý tưởng tổ chức event, bạn hãy tưởng tượng event đó đang diễn ra theo
tuần tự, sau đó dành từng slide để mô tả các hạng mục diễn ra. Hãy tham khảo ví
dụ sau,nó được lấy ra từ 1 proposal của cty thực hiện khai trương 1 TT mua sắm
hiện đại bậc nhất Hà Nội.
Đón khách (guests welcome):
Receptionists in red costumes welcome guests and guide them to their seats
Light music amuse and warm up the waiting atmosphere
MC ask for audience attention and then the drummers begin to perform. The warm
and loud sound from the drums grasp attention of passengers and cheer-up the
atmosphere.
(Tiếp tân mặc trang phục đỏ tiếp đón khách và chỉ dẫn họ vào chỗ ngồi
Nhạc nhẹ làm vui tươi và làm nóng không khí lúc chờ đợi
MC kiểm tra sự hiện diện của khán giả và đội trống chuẩn bị biểu diễn. Âm thanh
trầm ấm và lớn của trống gây chú ý cho những người đi đường và làm không khí
thêm sôi nổi.
Diễn văn khai mạc (Opening speeches)
MC commences the ceremony by introducing VIP and invites PARKSON’s
representative to give speech
After then, representatives of city authorities, C&T Group… give felicitation
speech to PARKSON
MC invites representatives to stay on stage to prepare for the ribbon cutting
rite
(MC mở màn buổi lễ bằng giới thiệu VIP và mời đại diện của PARKSON phát biểu
Sau đó đại diện chính quyền thành phố, tập đoàn C&T đọc diễn văn chúc mừng
Parkson.
MC mời đại biểu đứng trên sân khấu để chuẫn bi lễ cắt băng khách thành)
Cắt băng khánh thành (Ribbon cutting)
A long red ribbon is braided into 2 or 3 flower balls (depending on the
number of representatives). Each representatives cut 2 sides of the ribbon to
get the flower ball and place on tray, brought to stage by receptionists
After the cutting rite, drums resound and 2 lions jump out. These lions dance
for a while and do some somersaults
(Một dải băng đỏ được luồn giữa 2 hay 3 bông vải (phụ thuộc số đại biểu. Mỗi
người cắt 2 phía của băng khánh thành để làm rời hoa vải và đặt nó trên khay, tiếp
tân sẽ phụ trách bưng lên sân khấu.
Sau khi cắt băng, trống lại nổi lên và 2 con sư tử nhảy ra. Hai con sư tử nhảy múa
nhào lộn)
Việc launching (Act of launch)
Finishing the dance, 2 lions climb up the wall of the front door to grasp 2
long red ribbons hanging on the front door, connected to a big red clothes
flower ball
When they get down to the ground, they give these ribbons to the
representatives
All that need to do at the moment is pulling the ribbons quite hard, the
flower ball opens and drops down confetti.
At this moment, the door is opened, the representatives step in together with
other guests.
(Kết thúc màn múa sư tử, 2 con sư tử leo lên bức tường ở cửa chính để cắp lấy 2
dải băng đỏ treo ở cửa chính lúc này đang nối với một quả hoa vải thật lớn.
Khi tiếp đất, chúng trao dải băng cho các đại biểu.
Lúc này cần kéo mạnh dải băng để làm trái cầu hoa tách ra tung kim tuyến ra
ngoài.
Lúc này cửa mở, đại biểu và khách mời bước vào trong)
Bạn thấy đó, ý tưởng trên chẳng cao siêu gì mấy, nhưng quan trọng nó làm khách
hình dung được sẽ có những gì diễn ra trong event của họ. Đôi khi họ chỉ cần có
thế mà thôi.
Văn phong thể hiện được cá tính:
Văn phong quyết định rất nhiều sự chuyên nghiệp của 1 proposal. Bạn phải biết
cách diễn đạt nó bằng chữ nghĩa 1 cách thật tốt thì mới thuyết phục được người
khác,nhưng nói vậy không có nghĩa là viết rườm rà để phô bày văn hay chữ. Nội
dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông dài, vì tôi chắc
người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của bạn, hoặc họ sẽ ngủ gật trong lúc đọc.
Ví dụ thay vì viết:
Nhằm mục đích nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event, trau dồi
sự chuyên nghiệp của những người vừa bước chân vào lãnh vực event, Titanium
viết kế hoạch này để trình bày cách thức viết một proposal.
Thì chỉ nên viết:
Mục đích:
- Nâng cao khả năng viết proposal cho thành viên F-Event
- Trau dồi sự chuyên nghiệp cho những người vừa bước chân vào lãnh vực event
Nói thế là đã đầy đủ, dễ hiểu lắm rồi.
Nếu proposal viết bằng tiếng Anh, bạn cũng không nên quá cầu kỳ văn phong chữ
nhĩa. Đừng nghĩ dùng những từ lạ lẫm, hành văn với ngữ pháp thật chuẩn người ta
sẽ đánh giá bạn là dân pro. Nên nhớ rằng không phải người đọc proposal lúc nào
cũng là người đến từ các nước nói tiếng Anh, họ có thể là một ông sếp Hàn Quốc
với vốn từ bập bẹ, hoặc một chị nhân viên Việt Nam với trình độ tiếng Anh tàng
tàng. Cố gắng dùng những từ càng phổ biến, dễ hiểu càng tốt.Ví dụ một slide ghi
thế này:
XoneFM: Providing information of hottest songs which the young love, combining
interview celebrities.
Kenh14.vn: Providing information about celebrities and music in Vietnam , foreign
countries for XoneFM to upload.
Tôi sẽ đánh giá là tối nghĩa, nhiều từ lạ và dài dòng, thay vào đó, chỉ cần viết đơn
giản như sau là đủ dễ hiểu:
XoneFM: Provide information of Youth’s favorite songs, combining with
celebrities, interview.
Kenh14.vn: Provide information of dosmestic and abroad show biz for using on
XoneFM.Bạn còn cần phải biết “gu” của khách hàng/sếp nữa
Có người muốn proposal phải thể hiện các ý tưởng bay bổng, có người khoái tính
chặt chẽ logic, lại có nhiều người ưa chuộng proposal có nhiều hình ảnh cho họ
tiện hình dung… Hãy khéo léo quan sát gu của họ để viết proposal cho phù hợp,
nếu họ đọc vào thấy có cảm tình là đã đạt được khoảng 80% thắng lợi rồi đó.
