Chia sẻ cách viết proposal
Words thích hợp với các proposal ngắn, nội dung mang nhiều tính “đoàn thể”.
Trình bày trên Words cũng tiện cho việc in ra nếu bạn gửi hồ sơ dưới dạng giấy
(hardcopy).
Excel thích hợp khi bạn làm nhiều bảng biểu, có nhiều phụ lục phụ chú hay nhiều
kế hoạch khác nhau, chia ra mỗi thứ 1 sheet rất dễ theo dõi. Nhưng về design và
chèn hình, format… hơi bị hạn chế.
Powerpoint thích hợp nếu kế hoạch thiên về trình bày, thuyết trình, phù hợp nhất
để gửi khách hàng, chèn nhạc, chèn hình, format… dễ dàng, lại ngắn gọn với nội
dung là các gạch đầu dòng.
Hình như tuỳ mỗi cty có 1 gu riêng nữa á.
B. Cách thức trình bày
Kế hoạch,nhất là kế hoạch gửi ra ngoài cho đối tác, khách hàng, nhà tài trợ… nói
lên sự chuyên nghiệp của tổ chức bạn. Do đó từ cách thức trình bày bạn cần rất chú
ý, đôi khi chỉ 1, 2 lỗi nhỏ do bất cẩn sẽ làm người ta có những đánh giá không tốt.
Khi trình bày proposal, để được đánh giá là chuyên nghiệp, bạn nên chú ý:
a. Với Words:
- Chú ý các gạch đầu dòng và bullet, phải đồng nhất, không trồi ra thụt vào mất trật
tự
- Chú ý font, size chữ, định dạng, phải có sự đồng nhất, đề mục này size lớn cỡ 16,
in đậm, nghiêng thì đề mục thứ 2 của nó cũng phải giống vậy.
- Chú ý là khi sang những máy tính khác, font chữ, size chữ sẽ thay đổi dẫn đến
những vị trí không như bạn mong muốn: Chữ này đáng ra ở đầu trang lại nằm cuối
trang trước, định ra khoảng trống để qua trang cối cùng nó nằm ngay giữa trang rất
vô duyên.
Có khoảng trắng dzô dziên do chữ nhảy font
Để khắc phục điều này, bạn có thể convert file đó sang định dạng PDF hoặc chọn
Tool/Option/Save, stick vào Embed true type font.
b. Với Powerpoint:
-Có 1 phác thảo rõ ràng các đề mục để người đọc có hình dung tổng quát ban đầu
về những gì bạn sẽ trình bày, ví dụ nhét vào 1 phần Mục lục với các ý chính: Ý
nghĩa, Mục đích, Nội dung, Cách thực thi, các thiết kế, phụ lục…
- Nội dung cần hết sức súc tích, ngắn gọn, tránh câu cú rườm rà như thể đang viết
trên Words.
- Các chữ trong kế hoạch phải cùng 1 font, 1 size…, chú ý cả các bullet, tránh slide
này 1 bullet này, slide khác lại bullet khác.
- Không nhét quá nhiều chữ vào 1 slide powepoint, làm người đọc thấy rối nùi
Muốn cận thị vì nhiều chữ
- Hình ảnh chèn vào không được kéo giãn không theo tỷ lệ, không bị bể hạt,mất
nét…
- Tối kỵ để chữ hay hình ảnh đè lên logo cty.
- Không dùng các font chữ lạ, đề phòng máy tính khác không có font đó lại hiển thị
thành font khác thì có khi mất hết định dạng ban đầu của bạn do chữ to ra hay nhỏ
lại đè lên hình hoặc tràn cả ra ngoài (tốt nhất convert qua PDF).
Chữ đè lên hình do qua máy khác bị đổi font
- Sử dụng các hiệu ứng transit các slide hay animation sẽ làm powerpoint sinh
động, nhưng tránh lạm dụng làm cho Powerpoint trở thành 1 bộ phim hoạt hình:
chữ nghĩa bay tứ phía, slide nhảy bổ ra rồi lại trượt ngang, trượt dọc.. Cũng đừng
lạm dụng các hình động quá, 1 , 2 cái cho vui thì được chứ nhiều quá trông vừa
như bài tập của sinh viên mới biết làm presentation, vừa gây mất tập trung cho
người nghe bạn thuyết trình.
c. Với Excel:
Chú ý việc nhét vừa kế hoạch của bạn trong 1 màn hình và in ra giấy. Trừ những
trường hợp bất khả kháng do cần quá nhiều column, cần hạn chế làm cho người
đọc phải kéo mỏi tay theo chiều ngang để xem hết kế hoạch của bạn.
Và nói chung tất cả những thứ gửi ra ngoài nên convert thành file PDF để tránh
thay đổi định dạng và chứng tỏ sự chuyên nghiệp, hạn chế gửi file gốc cho đối tác.