Các lưu ý khi tổ chức sự kiện tại hội trường Dinh Thống Nhất
Event Channel - Hẳn là bạn đã quá quen thuộc với các hội nghị, hội thảo, họp
báo ở những khách sạn bốn, năm sao hoặc trung tâm hội nghị. Tuy nhiên, vẫn
còn một địa điểm khá trang trọng mà các nhà tổ chức sự kiện lựa chọn để tổ
chức các sự kiện của mình, đó là Hội trường dinh Thống Nhất.
Vậy tổ chức sự kiện tại đây có gì khác so với những khách sạn lớn kia? Vì đây là
hội trường nằm trong một cơ quan thuộc quản lý của nhà nước nên có rất nhiều
điều phải lưu ý khi làm sự kiện ở đây. Dưới đây là một số điều nên biết khi làm sự
kiện tại địa điểm này.
1. Địa điểm
Tiền thuê địa điểm sẽ tính riêng tùy theo phòng mà bạn sử dụng chứ không tính
trên đầu người như thông thường. Giá thuê khoảng từ 2000USD cho hội trường
khoảng 50 người cho đến 3000USD cho hội trường đến 500 người cho hội thảo
khoảng 8 tiếng ban ngày và 4 tiếng ban đêm. Nếu thuê cả khuôn viên thì mức giá
lên đến 15000USD. Nếu sự kiện lớn cần 1 ngày set up và một ngày để thu dọn thì
ngày này được tính bằng 50% giá trị ngày thuê. Giá cho thuê này đã bao gồm 1 số
hạng mục như sắp xếp bàn ghế theo yêu cầu, âm thanh hội nghị còn các hạng mục
khác như hoa tươi hay máy chiếu, màn chiếu sẽ tính riêng.
Tuy nhiên, tiền địa điểm + teabreak cũng dao động trong khoảng 25USD -
28USD/pax - tương đương với khách sạn 4 sao. Lưu ý là hóa đơn xuất ra sẽ là hóa
đơn bán hàng không thuế VAT. Vì vậy, bạn sẽ phải lo phần hóa đơn nếu khách
hàng yêu cầu.
Dinh Thống Nhất
2. Thanh toán
Thay vì sẽ thanh toán 50% giá trị hợp đồng ngay sau khi ký hợp đồng và 50% còn
lại sau khi sự kiện diễn ra thì sự kiện tổ chức tại hội trường dinh Thống Nhất sẽ bắt
buộc bạn thanh toán 100% giá trị ngay sau khi ký hợp đồng. Điều này đồng nghĩa
là sự kiện của bạn buộc phải diễn ra bằng mọi giá hoặc hủy bỏ chứ không có
chuyện delay hay có bất kì thay đổi nào.
3. Giấy tờ
Bạn phải có giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty (đơn vị thực hiện tổ chức)
và giấy phép tổ chức (tùy chương trình mà đòi hỏi giấy phép này). Mẫu thư mời
bạn cũng cần gửi trước theo quy định là 3 ngày để Ban Quản lý hội trường kiểm tra
và ngày diễn ra sự kiện, khách có thư mời mới được vào cổng. Ban cần ghi chú rõ
trên thư mời hoặc dặn kĩ với khách mời.
Một trong các phòng hội nghị của Dinh Thống Nhất
Mặt bằng Dinh Thống Nhất
5. Set up, trang trí
Bạn phải gửi gửi nội dung trang trí trước 03 ngày thực hiện để bên phía Ban quản
lý hội trường duyệt rồi mới biết là có được trang trí, set up như vậy hay không. Với
đội ngũ thực hiện việc set up, bạn phải gửi danh sách ban tổ chức,nhân viên trang
trí, lắp đặt thiết bị trước ngày thực hiện thì ngày hôm đó họ mới được vào cổng với
điều kiện phải mang theo giấy tờ tùy thân.
Toàn bộ khu vực khuôn viên của Dinh Thống Nhất
5. Tiệc
Như thường lệ thì các khách sạn sẽ offer cho bạn teabreak chứ không chọn trên
menu, còn ở đây, bạn sẽ được chọn menu cho tiệc teabreak, giá vào khoảng 2USD
- 3USD/pax. Còn nếu đặt tiệc set menu thì sẽ không được chọn bàn dự phòng và
giá không thấp hơn 157USD/bàn. Với tiệc đứng (buffet) thì dao động khoảng
18USD - 20USD/pax.
6. Treo gắn:
Ở đây có khá nhiều vị trí thuận thiên cho việc treo gắn, ở cả mặt tiền và lối đi. Bạn
làm viêc với bên Ban quản lý để biết được vị trí nào được treo gắn hạng mục gì.
Dưới đây là một số hình ảnh về treo gắn cho hội nghị.
